就職活動でほとんどの場合に必要となるのが履歴書や職務経歴書などの書類です。

これらの書類を事前に送る場合もしくは持参する場合、封筒に送付状を同封するべきかどうかを悩む方が多くいらっしゃいます。

同封すると決めた場合でも、いざ書こうと思っても書き方がわからずに困る方も多いかもしれませんね。

この記事では履歴書提出時に送付状が必要かどうかや、書き方などの注意点を詳しく解説します。

よくお読みいただき、就職もしくは転職活動でライバルと差を付けられるようにしっかり準備してください。

履歴書提出時の送付状の必要性

まず応募書類を提出する際、送付状は同封する必要があると考えてください。

とはいえ送付状は必要書類として明示されているものではありません。

そのため必要ないと考えたり、送付状そのものの存在を知らずに書類を郵送してしまう方もおられるかもしれませんね。

仮に送付状がないからといって、その時点ですぐに選考を落とされる心配は少ないでしょう。

しかし、書類を送る際に送付状を添えるのは社会人としてのマナーであり、非常に重要な役割を果たします。

採用担当者に良い印象を与えやり取りをスムーズにするためにも、履歴書や職務経歴書を送る際には送付状を添えなければなりません。

送付状の役割は

送付状をなぜ添えるのか、その必要性がわからなければ書き方や使い方を間違ってしまうかもしれません。

誤らないためにも送付状の役割を理解しておきましょう。

送付状は書類や贈り物を手渡しする際の挨拶の代わりとして添えるものです。

手渡しなら「○○をお持ちしました」と直接伝えられますが、送付の場合は中身を確認しなければ内容がわかりません。

誰宛てに何をお送りしたのかを記載することで、情報不足を補い相手に配慮する役割が送付状にはあります。

送付状を同封することで丁寧な印象を与えられるうえ、書類の行き違いも避けられますよ。

送付状が必要ない場合は？

書類には送付状を添えるのがマナーと説明しましたが、必要ない場合もあります。

送付状はあくまで手渡しの挨拶の代わりに添えるものですから、手渡しの場合には必要ありません。

面接時に応募書類を持参する場合などは送付状は同封せず、封筒に「履歴書在中」と記載しましょう。

履歴書提出時の送付状の書き方と郵送マナー

送付状の必要性がわかったところで、基本的な書き方と郵送のマナーを解説します。

参考にして間違いのない送付状を用意してください。

A4の用紙を用意しよう

まずは用紙を準備します。

添え状だからといって一筆箋やメモ用紙などではいけません。

A4の用紙を準備し手書きやパソコンで作成すれば良いでしょう。用紙を縦に使い、横書きの設定で作成してください。

送付年月日を書こう

最初に送付する日付を記載します。

日付は用紙の右上に、年月日で書いてください。

西暦を使用しても和暦を使用しても構いませんが、書類の中で統一しているほうが良いでしょう。

履歴書や職務経歴書と合わせて書式を整えてください。

宛先は正式なものを書こう

送付年月日の次は宛先を書きます。

宛先は会社名・部署名・担当者名を記載しますが、それぞれ正式なものを書いてください。

特に注意するのは社名の「株式会社」が前につくのか後ろにつくのかです。

うっかり間違えると大変失礼なうえ、会社に対する興味や意欲が低いのかと感じさせてしまいます。

他にも部署名や役職名がわかる場合は、省略せずに正しく書きましょう。

また、「御中」と「様」の使い方にも気を付けなければなりません。

採用担当者の名前がわかる場合は「(担当者名)様」と書き、わからない場合は「人事部御中」とするのがマナーです。

「人事部御中　(担当者名)様」のように、「御中」と「様」が並ばないように注意してください。

件名があると丁寧な印象

宛先の次には送り主の名前や連絡先を右側に記載し、本文へと続きます。

本文の前に件名が入ると、丁寧でメリハリのある送付状に仕上がりますよ。

「履歴書送付の件」など簡潔に件名を付けてください。

「拝啓」「敬具」を使おう

正式な文書には頭語と結語そして時候の挨拶が必要です。

頭語と結語には「拝啓・敬具」「前略・草々」など様々な組み合わせがあり、ふさわしいものを選ばなければなりません。

送付状など一般的な文書には「拝啓・敬具」を選ぶと良いでしょう。

時候の挨拶も多くの表現がありますが、応募書類やビジネス書類の場合は、季節を問わず使える「時下」が便利です。

「時下　貴社におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます」などが使いやすいですね。

本文は簡潔に書こう

挨拶の1文が書けたら、本文を書きます。

本文では応募に至った経緯や自己PR・志望動機と、どのような書類を送付するかを簡潔に伝えましょう。

「○○で貴社の事務職の求人を拝見し、ぜひの選考を受けたいと考えております。」

「下記の通り応募書類を送付いたしますのでご確認ください。」

「私は前職でも総務部で事務処理全般を担当しておりましたので、貴社のお力になれるはずです。」

のように、それぞれを簡潔に伝えられると良いですね。

同封書類を記載しよう

同封する書類については「下記の書類をお送りします」と書いたうえで、「記」の下に箇条書きで書いてください。

「記」は左右の中央揃えとし、上下は2行ほど空けると見やすく伝わりやすい書類になります。

書類を書いたら2行ほど空け、最後に「以上」を右側に書けば完成です。

 

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送付状を使う時に気を付けること

送付状の基本の書き方がわかりましたので、続いては注意点を説明します。

フォーマットが正しくても内容が伴わなければマナー違反となってしまうので、こちらも注意が必要です。

用紙1枚に収めよう

送付状はA4用紙1枚に収めなければなりません。

2枚に渡ってはいけませんし、逆に半ページにおさまって下半分が空欄のような状態もNGです。

文字のフォントや行間も確認しながら、バランスの良い送付状を作成してください。

応募書類の1番上に置こう

正しく作成できた送付状は応募書類に同封して郵送します。

その際、封筒から書類を取り出した時にすぐに目に入るように、書類の1番上に置かなければなりません。

応募書類の順番も、送付状に記載したとおりの順番で並べると、採用担当者も見やすく好印象でしょう。

誤字や脱字がないか確認しよう

最後に忘れてはいけないのが、誤字脱字のチェックです。

履歴書や職務経歴書は誤字脱字がないように注意を払って仕上げますが、送付状では気が抜けてしまう場合もあります。

封を閉じる前に最終チェックをし、特に宛先の会社名や担当者名は漢字までしっかり確認してミスを防いでください。

送付状を書くときのNG例

送付状の書き方や書く内容はわかりました。

それらを守ったとしても、書きすぎたり余計なことを書いてしまうと、採用担当者の心証を損ねてしまう可能性もあります。

良かれと思って添付した送付状が原因でマイナスのイメージを与えてしまったなら、逆効果です。

次に説明する3つの注意点を頭に入れて、完璧な送付状づくりに備えましょう。

志望動機や自己PRの書きすぎ

送付状の本文には、志望動機や自己PRを記載しますが、あくまで簡潔に書かなければなりません。

「この会社に就職したい」という気持ちが強いと、志望動機に熱がこもってしまう方がいらっしゃいます。

また、文章をまとめるのが苦手で自己PRが長くなってしまう方もおられるでしょう。

しかし、それらの内容は履歴書に記載しており、送付状はあくまで挨拶状であることを忘れてはいけません。

あまりに細かく書かれた送付状は、送付状の意味合いを理解していないと思われる可能性があります。

また、重複した内容を何度も採用担当者に読ませることになり、相手に対して失礼です。

「誰が、誰宛てに、何のために、何を送ってきたのか」がわかるような内容にとどめてくださいね。

希望条件などの不必要なことを書く

例えば募集要項に書かれている条件が希望と異なり、「この部分は何とかならないだろうか」と考えることもあるでしょう。

例えば「家庭の事情で残業が難しい」「入社後に勤務地の異動は可能かどうか」などが多いケースです。

そのような時、丁寧で真面目な人ほど条件と希望のギャップをクリアにしておきたいと考える傾向にあります。

そして「後から差が判明すると失礼だから送付状に書こう」と考えるかもしれませんが、ここに書くべきではありません。

そのような相談は面接時に直接質問するか、気になるなら事前に電話で問い合わせするべきです。

送付状には余計なことは書かずに、必要な内容だけ記載してください。

経歴の言い訳を書く

事前に応募書類を郵送する場合、面接前に書類選考がおこなわれるケースが多いです。

そのため、学歴や職歴に気になることがあると、「○○が理由で落とされるのではないか」と不安を感じます。

特に最終学歴が中退であったり、短い期間で転職した経験があるとそのように考える方が多いですね。

しかし、いくら心配だからといって、送付状に言い訳を書いても意味がありません。

それよりも、正しく整った書式の送付状を添えて、丁寧に書いた履歴書を送るほうが好印象です。

力を入れる部分を誤らないように、冷静に準備を進めましょう。

履歴書と送付状の封筒への入れ方

応募書類と送付状が揃ったら、封筒に入れて郵送します。

次のような点に注意して封筒に入れましょう。

• 角2封筒を用意する
• 上から「送付状→履歴書→職務経歴書→その他指定されている必要書類」の順に並べる
• クリアファイルに入れる
• 封筒を糊付けし、〆マークを書く

履歴書を購入すると、3つ折りにした履歴書が入るサイズの封筒が同封されていることがありますが、これは使いません。

A4用紙を折らずにそのまま入れられる角2サイズの封筒を用意してください。

その中に応募書類を正しい順に並べて重ね、クリアファイルに挟んでから封筒に入れます。

クリアファイルに挟むことで、郵送時に折れ曲がってしまう事や水濡れが防げますよ。

さらに採用担当者が開封した際に、中の書類がバラバラになることを防ぐ効果もあります。

最後まで気を抜かず、丁寧に仕上げてくださいね。

送付状に関する疑問をチェック

送付状の書き方や送り方などを解説してきましたが、最後に送付状に対して抱かれることが多い疑問をチェックしましょう。

入れ忘れた場合はどうすれば良いのか

応募書類を郵送してから送付状の入れ忘れに気付く可能性も考えられますね。

郵便局まで出向いて封筒を回収しなければならないかと思い詰める方が時々おられますが、そこまでする必要はありません。

また、送付状だけを後から郵送するべきかと考える方もおられますが、その必要もありません。

送付状はあくまで挨拶状で、それで選考されるわけではありませんので安心してください。

送付状がなかったら書類選考で落とされるのか

送付状の有無や出来具合が先行の合否に直結するわけではありません。

送付状は選考書類ではないからです。

ただ、添えられているとマナーが良い印象を与えられますので、書類送付の際には必ず同封しましょう。

困ったら転職エージェントに相談しよう

送付状の書き方や送り方について説明しましたが、それでもどうしても不安な方もいらっしゃるでしょう。

送付状をはじめ、すべての書類を誰かにチェックして欲しいと思うかもしれませんね。

そんな時には転職エージェントが強い味方です。

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まとめ

履歴書や職務経歴書を提出する際の送付状の必要性や、書き方などについて次のようなことがわかりました。

• 応募書類の郵送時には送付状が必要
• 応募書類を持参する場合には不要
• 送付状は手渡ししないものに添える挨拶状
• 送付状によって書類の行き違いも防げる
• 「誰が・誰宛てに・どのような用件で・何を」送るのかを簡潔に伝える
• 自己PRを書きすぎたり関係ないことを書かない
• 送付状は重要なビジネスマナーだが、添え忘れたからといって落とされるわけではない

送付状は丁寧な印象を与えられるうえ、書類の行き違いを防いであなたの選考をスムーズにしてくれます。

説明した書き方を守って正しい送付状を作成し、採用担当者へのアピールツールとしても使ってくださいね。