退職をするにあたり、しっかりと手続きをするうえで、退職届の準備は欠かせません。

またビジネス文書であることを考えると、用紙や封筒もマナーにそったものを選ぶべきでしょう。

そこで今回は、退職届に必要な用紙や封筒はコンビニで買えるのか、マナーを守った準備方法について解説します。

退職を決めたら退職届を用意しよう

会社を退職すると決めたら、まずは直属の上司に口頭でその意思を伝えるのが基本です。その後に退職届を提出するのが慣例です。

日本の法律では口頭であっても、退職の意思を示してから14日を経過すると、雇用契約は終了すると見なされます。

しかし、退職にあたって会社とトラブルになると、必要書類を用意してもらえないなどの弊害が出ることもあり注意が必要です。

退職にあたってはしっかりと手順を守り、退職届は用意しておきましょう。

退職願いと退職届は何が違うの？

初めて会社を辞めようとしている人の中には、退職願いと退職届を混同している人もいるかもしれません。

しかしこの二つの書類は、内容も提出するタイミングも異なります。

退職願いとは、会社に対して自分の退職の意向を伝え打診をするために提出する書類です。

上司に口頭で退職を申し出る場合は、退職願いを提出しないことも珍しくありません。

退職願いはあくまでも、退職の意思を伝えるためのものであり、会社側が承諾するまで取り下げることが可能です。

一方の退職届は会社に退職が了承された際に、退職の意思を明確に伝えるための書類をさします。

そして退職届は、会社の承諾の可否を問わずに提出できる書類です。そのため、法律上は退職届を提出した日から2週間後に退職できます。

口頭のやりとりだけではトラブルに発展した際に証明ができないこともあり、記録に残す意味でも退職届の提出は一般的に行います。

そして退職届を提出すると、撤回はできないのが原則ですが、退職届を取り下げる旨を会社側が了承すれば、残ることは可能です。

しかし、退職届の撤回を認めるかどうかは会社の判断になるため、提出にあたっては熟考することをおすすめします。

退職届に必要なものはコンビニで揃う？

退職届を作成するにあたり、便せんや封筒を用意する必要がありますが、サイズ並びに色柄などへの配慮することも大切です。

また退職届に必要なものをわざわざ、文房具店に買いに行くのが難しいこともあるでしょう。

ここでは、退職届に必要なものはコンビニで揃うのかについて紹介します。

用紙は？

退職届に使用する用紙は、コピー用紙もしくは白い便箋が基本で、どちらもコンビニで購入可能です。

一般的なコピー用紙は、セブン-イレブンやファミリーマートで購入できます。

白い便箋はコクヨの縦書きがおすすめですが、セブン-イレブンやローソン、ファミリーマートなど大手コンビニで取り扱っています。

封筒は？

退職届は折りたたんで封筒に入れて提出するものですが、白封筒を選ぶのが慣例となっています。

その際には封筒のサイズは長形4号、長形3号のいずれかを選ぶのですが、選び方のポイントは後述します。

長形4号または長形3号の白封筒は、ローソンまたはファミリーマートで購入可能です。

それ以外に購入できる場所

退職届に必要な用紙や封筒は、コンビニ以外でも買うことができます。

文房具店だけでなく、ダイソーやセリアといった100円ショップでも販売されています。

中でもセリアでは、様々なサイズのコピー用紙が販売されているので便利です。

書き直すことを想定し、多めに用意しましょう。

退職届に適した用紙サイズは

退職届にはA4版またはB5版の用紙を使うのが慣例となっていますが、どちらを選んでも問題ありません。

退職届はA4版が一般的と紹介している転職サイトなども多いですが、B5版は封筒に入れた後スーツのポケットにしまいやすいです。

白いコピー用紙に退職届の文章をプリントしようと考えているなら、自宅に常備されていることが多いA4版でかまいません。

手持ちの封筒をチェックして、適応するサイズの用紙を選びましょう。

退職届に適した用紙は

退職届は会社に提出するビジネス文書ですので、適した用紙を選ぶのがマナーです。

ここでは、退職届に適した用紙とはどんなものかを説明します。

白い紙が定番

退職届に用いる用紙は白い紙であることが定番となっており、基本的には白いコピー用紙または白い便箋を使います。

コピー用紙の中には再生紙や色付きのものもありますが、退職届には適していないので、使わないようにしましょう。

罫線入りの便箋でもOK

一方の便箋を使うときには白地に細く黒い罫線が入っているだけの、シンプルなものを選ぶのがマナーです。

色や柄、イラストが入った便箋はもちろん、凹凸のある和紙などもマナー違反になりますので、選ばないようにしましょう。

指定の用紙があればそれを使おう

また企業によっては、会社で退職届の書式を用意しているところもあります。その場合は、総務部や人事部などから受け取りましょう。

また近年は、退職届専用用紙がamazonなどで販売されています。専用用紙には書き方や注意事項が書かれているので便利です。

専用用紙は縦書きと横書きの2種類があるので、どちらがよいかを判断しましょう。

退職届を入れる封筒は

退職届は郵便番号枠のない白い封筒に入れて提出するものですが、折り方にもマナーがあり、適したサイズを選ぶことが大事です。

ここでは、退職届を入れる封筒について説明します。

紙に合わせたサイズを選ぶ

退職届は折りたたんで、封筒に入れて提出するものです。だからこそ、用紙に合わせたサイズを選ぶ必要があります。

退職届に適した用紙はA4版またはB5版ですので、封筒もそれに合うサイズを選びます。

A4版の用紙サイズは210×297㎜なので、大きさが120×235㎜となっている長形3号を選びましょう。

B5版の紙サイズは182×257㎜なので、大きさが90×205㎜の長形4号がおすすめです。

色は白がベスト

退職届はビジネス文書ですので、色は白がベストです。白であっても凹凸や透かし模様が入った封筒は、退職届には合いません。

さらに退職届には、二重封筒がおすすめです。二重封筒であれば、中味が透けて見えることがないからです。

のり付きの封筒の場合はマナーとして、封をして〆マークを書いて提出しましょう。

郵便番号欄はいらない

白い封筒の中には、赤い郵便番号枠が印刷されているものもありますが、退職届に使用するのは郵便番号の枠がないものにしましょう。

これは無地の白封筒には清潔感があり、フォーマルとされているからです。

退職届の折り方は

白封筒に退職届を入れるときには、折り方にもマナーがあります。開いた時に読みやすいよう、三つ折りにするのがマナーです。

三つ折りのやり方は、以下の通りです。

・きれいなテーブルに、用紙をまっすぐに置く

・用紙の下3分の1を上に向かって折り返す

・上の3分の1を下に向かって折り返す

三つ折りにした退職届は、書き出しである右上が裏返した封筒の右上にくるように入れるのがマナーです。

そして封筒に退職届を入れるときには、しわにならないように丁寧に入れてください。

万が一、三つ折りにした退職届が手元にある封筒に入らない場合は、四つ折りにしてもマナー違反にはなりません。

封筒から出したときにしわにならないように、どちらかの折り方を選択しましょう。

退職届の書き方

そのため退職届を提出するにあたり、手書きとパソコン作成のどちらがよいのか、迷う人も多いことでしょう。

ここでは、退職届の書き方のマナーについて説明します。

手書き？パソコン？

退職届は、原則的には手書きとされ、その場合は黒いボールペンか万年筆を使って書くのがマナーです。

しかし近年は、パソコンで作成するケースも増えています。効率重視の外資系企業やベンチャー企業には、特に多いようです。

社風にもよりますが、基本的には手書きすることをおすすめします。特に年配の上司に提出する場合は、手書きの方が無難です。

しかし、勤務先からパソコンで作成するよう指示されるケースもあるので、会社のフォーマットをまず確認しましょう。

縦書き？横書き？

退職届を作成するにあたり、縦書きにすべきか、横書きでもよいのか、迷う人もいることでしょう。

基本的には、退職届は縦書きで手書きするものと覚えておきましょう。

しかし近年は、企業名にアルファベットが使われているケースも多く、その場合は横書きの方が書きやすいです。

退職届を提出する際に、会社の人事部または総務部で確認することをおすすめします。

会社都合で辞める際にも退職届は必要？

本来の退職届は、従業員が自分の意思を伝えるためにある書類です。

しかし退職の事務処理をするにあたって、会社都合であっても退職届を提出するよう求めるところもあります。

会社都合で退職するときには事前に人事に問い合わせたり、就業規則を確認することで、退職届が必要か否かを確認しましょう。

また、会社都合で退職する際には文面の中に具体的な退職理由を書くことが、とても大切です。

書かれている退職理由によって、失業保険の受給時期が変わる可能性があるからです。具体的な書き方は、次章で説明します。

書くべき内容は？

退職届は書き方や書くべき内容が決まっているので、マニュアル通りに書くようにしましょう。具体的な内容を以下にまとめます。

・冒頭行：「退職届」と記載する

・導入文：自己都合退職の際には「このたび一身上の都合により」と記載する

会社都合の際には、「部門縮小のため」「退職勧奨に伴い」「早期退職のため」などの文言を入れる

・退職日付：上司と退職の合意が得られた年月日を書くのが基本。西暦でも元号でもかまわないが、会社規定を確認するのがおすすめ

・文末表記：退職届の場合は「退職いたします」と明記する

・届出年月日：書類を提出する日付を記載する

・所属部署と氏名：行の下になる位置に、所属部署の正式名称とフルネームを記載し、捺印する

・宛名：会社の再校進行責任者が基本なので、社長の名称を入れる。行の上段に役職とフルネームを記載し、殿あるいは様をつける

書くべき内容は、縦書きでも横書きでも変わりません。しかし文章の配置など、書き方は違うので下調べをしましょう。

手渡し？郵送？

会社に在籍中に退職届を提出するときには、上司や担当部署の人に手渡しするのがセオリーです。

しかしケガや病気で休職している、または本社が遠く手渡しするのが難しいこともあるでしょう。

中には、会社が退職届の受け取りを拒否するケースもあります。そうした事情で手渡しが難しい場合には、郵送してかまいません。

ただしその場合は、退職届が料金不足で返送されることを防ぐためにも、郵便局の窓口から送ることをおすすめします。

また、郵送した退職届が届いていないと主張されることを防ぐために、内容証明郵便として送る方が安心です。

合わせて退職時のトラブルを避けるため、退職届を郵送して終わりではなく、会社とは連絡を取るよう心がけましょう。

退職トラブルがあると転職活動にマイナスになる可能性が高まるので、誠意をもって対応するのがおすすめです。

退職届を入れる封筒の書き方

退職届は用紙がしわにならないだけでなく、封筒もきれいな状態で提出するのがマナーです。

そして退職届を入れる封筒の書き方も、マナーを守ることが大事です。

ここでは、退職届を入れる封筒をマナーを守って書く方法を具体的に紹介します。

表面に書くこと

白い封筒の表面には、楷書で「退職届」と書きましょう。前述した通り、黒いインクのボールペンまたは万年筆で書きます。

「退職届」の文字は縦書きが基本で、封筒の中央より上の部分に大きめの文字で書き、企業名などは入れる必要はありません。

万が一、書き損じをしてしまったときには修正するのではなく、別な封筒に書き直しましょう。

裏面に書くこと

退職届を入れた封筒の裏面には、自分の所属部署とフルネームを書きます。書く場所は封筒裏面の左下です。

裏面の文字は表面のように大きくなくてかまいません。封をする場合は、〆マークを書くのを忘れないようにしましょう。

郵送する場合の書き方

退職届を郵送するときには、退職届の入った長形4号封筒を、長形3号封筒に入れて送るのがセオリーです。

長形3号封筒には、会社の住所と会社並びに部署名、そして開封してほしい人の個人名を書きます。

中小企業であれば社長名でかまいませんが、大企業の場合は人事部の役職者や直属の上司が宛名になるケースもあるようです。

そして封筒の表面の左下に、朱書きで「親展」と記載して赤い罫線で囲みます。

「親展」という言葉には、宛名本人しか開封しないようにという意味が込められているからです。

裏面には自分の住所とフルネームを書き、しっかり〆マークも入れましょう。

まとめ

今回は、退職届の紙はコンビニで買えるのかをはじめ、書き方や折り方、サイズなども含めたマナーについても解説しました。

円満退職してから転職するにこしたことはありませんので、退職届はマナーを守って作成するのが大人のたしなみです。

用紙や封筒はコンビニでも入手可能ですので、サイズ選びや書き方にも配慮して作成しましょう。