1人1台パソコンを持つ時代になり、手紙や領収書なども手書きから電子化が主流となりました。

仕事へ応募する際に使用する履歴書も例外ではなく、多くの企業で許容されるようになっています。

ですが、新卒の就職活動の説明会などに参加していない限り、Web履歴書の正しい書き方を知らない人も多いと思います。

Web履歴書の正しい書き方が分からない人たちに向けて、Web履歴書を書くときに気になるポイントや注意点をまとめました。

Web履歴書で転職を効率よく進めよう

Web履歴書を使えば、転職活動を効率良く進められるといわれています。その理由はどのようなところにあるのかみていきましょう。

Web履歴書とは？

Web履歴書は2種類あります。1つ目は求人サイト上のフォームに入力して作成するものです。

オンライン上で作成し、そのまま企業へ送ることができます。2つ目はExcelやWord形式でダウンロードをして入力する方法です。

オンライン上ではないため、作成後にメールなどで担当者宛に送る必要がありますが、考えながら時間をかけて作成できます。

プロフィールや職歴、学歴などの記載欄があり、どちらも紙の履歴書と記載内容は変わりません。

どんなときに使用する？

転職サイトなどで、気になる企業に応募するときに使用します。

企業は紙の履歴書と同様に、Web履歴書を参考にしながら選考を進めます。紙の履歴書と扱いは変わりません。

転職サイトによっては、企業に匿名の履歴書を公開しスカウトさせるところもあり、キャリアシートのような役割をすることもあります。

こちらが希望している業界や職種以外からのスカウトがくることもあり、新たな可能性が広がるかもしれません。

履歴書は手書きしなくてもいいの？

履歴書は手書きのほうが心がこもっている、本気度が伝わる、というようなイメージがあります。

そのようなイメージを持っている人にとってWeb履歴書で提出することは少し心配かもしれません。

本当にWeb履歴書で問題ないのか説明します。

Web履歴書でも大丈夫

Web履歴書だからといって選考が不利になるといったことはありません。ましてやマナー違反だということも全くないのでご安心ください。

手書きの履歴書を求めている企業は｢履歴書は手書きで｣と事前に連絡があるため、その場合は手書きの履歴書を提出しましょう。

逆に、アメリカで手書きの履歴書を提出すると｢パソコンを使えない｣｢読みにくい｣といった理由で選考が不利になることがあるそうです。

国や企業の考え方によって異なるため、その企業に合わせた履歴書を用意することをおすすめします。

Web履歴書のメリット

初めて応募した企業に内定をもらえるという人はなかなかいません。

転職活動を進めている人の中には経験がある人もいるかもしれませんが、企業の選考を進める上で必ず提出を求められるのが履歴書。

複数の企業に応募する場合は、履歴書を複数枚用意する必要があります。1枚1枚手書きするのは、手間も時間もかかりますよね。

誤字が見つかった場合は1から書き直しです。新卒の就職活動時にこのような経験をした人も多いかもしれません。

しかし自分でダウンロードして送るWeb履歴書であれば、日付と志望動機を変更するだけで良く、かなりの時間短縮になるのです。

さらに、手書きの履歴書でありがちな文字の書き間違いや、字が下手で受け手側が読めないという問題も少なくなります。

そのため、担当者へストレスを与えずに選考に入れるというメリットがWeb履歴書にはあるのです。

Web履歴書の基本的な書き方

履歴書に書いてある項目は、全て埋めるようにしましょう。その上で他の人と差がでるポイントを3つお伝えします。1つ目はふりがなです。

履歴書のフォーマットに｢ふりがな｣と記載されている場合は平仮名、｢フリガナ｣と記載されている場合はカタカナで記載してください。

2つ目は正式名称を記載することです。

例えば、東京都に住んでいて東京都の企業に応募する際に住所を区や市から記載したり、マンション名などの省略などはよく見受けられます。

正式名称を記載すると同時に、住所の番地も○丁目XX番地と記載することが望ましいです。3つ目は西暦と和暦の混在。

生年月日は履歴書のフォーマットに従い、学歴や職歴は自身で記載するパターンがほとんどです。

この部分が合っていない人が多くみられます。正式な書類では統一することが望ましいため、気を付けましょう。

Web履歴書作成の注意点

Web履歴書を作成するときに注意したいポイントをまとめました。複数回作成したことがある人でも、意外と見落としているかもしれません。

WordかExcelがおすすめの理由

WordやExcelは、パソコンが普及した現代で使う機会の多いオフィスソフトです。

特に事務職や営業職であれば、基礎的なパソコンスキルはマストだといっても良いでしょう。

その中でWordやExcelを使った履歴書は、最低限のパソコンスキルがあるという証明になります。

ただし、WordやExcelの状態では互換性の問題がでる可能性があるため、メールで送る際はPDFファイルに変換して送るようにしましょう。

その際に、プライバシー保護のためにもデータにパスワードをかけることをおすすめします。

1通目にパスワードをかけた履歴書、2通目にパスワードを記載して送信。

これはビジネスシーンでも度々使われる方法なので、採用担当者にとって迷惑になることはありません。

むしろ、ビジネスマナーが身に付いていると捉えられることもあり、積極的に使ってほしい方法です。

相手に見やすいフォントを使おう

履歴書に使用するフォントは、どのフォントでも良いというわけではありません。

履歴書はフォーマルな書類のため、ビジネスシーンでも使われる明朝体やゴシック体がおすすめです。

ただし、ゴシック体は見出しに使用する程度で、他は明朝体を使用しましょう。

特殊なフォントを使用していたり、フォントの種類が多いと見にくかったり、常識がないとみられてしまうこともあります。

また、フォントのサイズもポイントです。サイズは10.5～11ポイントで書類内で統一しましょう。

加えて見出しはプラス2ポイント、氏名は14～18ポイント程度に強弱をつけると見やすい履歴書となります。

起こりやすいミス

Web履歴書を作成する上で間違いやすいポイントです。パソコンならではの間違いばかりなので、Web履歴書に慣れている人も気を付けましょう。

文字化け

機種依存文字以外にも旧字体などを使用した場合に、文字化けすることがあります。

相手がどのような環境で確認するか分からないので、なるべく文字化けをしない漢字や記号を使うようにしてください。

もし氏名などで文字化けしそうな漢字を使用する場合は、文字化けしない漢字に置き換えてしまって問題ありません。

変換ミス

パソコンで入力するときに起こりがちな間違いです。誤字や脱字は読み返すことで気付くことが多いため、必ず読み返すようにしましょう。

誤字や脱字があると｢正確な仕事ができなそう｣｢仕事でも細かいミスをするのではないか｣というようなマイナスイメージを与えてしまいます。

常に間違えているという気持ちで読み返すことが大切です。

タイムアウトや保存忘れ

特に企業が用意したホームページに入力する場合は、時間がかかってしまうとタイムアウトとなることがあります。その場合は最初からやり直し。

あらかじめ記載内容を確認してから、メモなどに下書きをして残りはコピー&ペーストをするだけの状態にしておくと安心です。

また、ExcelやWordで作成する場合も書き終わったことに安心して、保存せずに閉じてしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。

そのようなことにならないためにも、こまめに保存をしながら作成することをおすすめします。

作成するときのポイント

記憶に残りやすいWeb履歴書の作成ポイントをお伝えします。意識するだけでだいぶ印象が変わるはずです。

採用担当者が読みやすいように書こう

採用担当者は何十枚、時には何百枚の履歴書を一定期間でみます。

読みにくかったり分かりにくい履歴書では、例え優秀な成績を残すような逸材でもしっかりと読まれないまま、次の履歴書にいくでしょう。

そのようなことにならないためにも、採用担当者が読みやすい履歴書を作る必要があります。

例えば、前職の仕事内容です。まず、部署名や職種名。

同じ業界でも企業によって部署名や仕事内容が異なるため、伝わりづらいだろうと感じるところには注釈をいれましょう。

次に、前職(もしくは現職)の成果を書く場合は、目標達成率や実績を数字で記載すると伝わりやすくなります。

特に実績は会社の規模で金額の基準が異なるため、客観的にみて分かりやすくすることが重要。

基準となる数字を併せて記載するとグッと読みやすくなるに違いありません。

また、職歴欄には在籍中なのか退職しているのかを忘れずに記載してください。

退職後であれば、退職した理由を簡潔に記載するのが望ましいです。

内容は詰め込み過ぎない

一文が長くなってしまったり、一文に多くの話題を詰め込まれると、非常に読みにくい文章になります。

履歴書では最大40～50文字を目安にまとめるようにしましょう。

長い文章は最後まで読んでもらえなかったり、大切なことがどこか伝わらなかったりと、良いことはありません。

一文に多くの話題が入っている場合も同様です。

｢さまざまなことが書いてあるが、結局なにがいいたいのかわからない｣ということにならないよう、一文一義を意識してください。

フリー記述欄がある場合には？

本人希望欄や自己PR欄など、なにを書けば良いのか悩みますよね。しかし、このフリー記述欄は転職活動を有利にさせる欄でもあるのです。

空白は避けよう

空白の場合、記入することがなかったのか、それとも記入漏れか判断ができません。なにかしら記入することが好ましいです。

自己PRできることであれば希望職種に関係なくても問題ありません。本人希望欄が空欄となる場合は｢貴社規定に準じます｣と記載しましょう。

資格欄は取得予定のものがあれば取得予定日を、資格を持っていない場合は｢特になし｣と記載すれば問題ありません。

記号や箇条書きでメリハリをつけよう

フリー記述欄は、自分をアピールする良いチャンスです。

アピールしたいポイントにカッコなどの記号をつけたりや箇条書きにすることで履歴書にメリハリが生まれます。

そうすることで、一気に読みやすく伝わりやすい履歴書の完成です。

例え希望職種に関係ない内容だとしても、人となりを分かってもらえたり、書類の作り方でイメージアップを狙える可能性もあります。

提出後にミス発覚！どうしたらいい？

提出後にミスを見つけてしまったら焦りますよね。多少の誤字脱字であれば、採用担当者が混乱してしまうため再送は控えてください。

しかし、メールアドレスや電話番号といった連絡先を間違えた場合は、採用担当者に連絡をして差し替えてもらいましょう。

気づいた時点ですぐ連絡することがベストですが、面接当日に気づいた場合は、面接時に直接訂正しても問題ありません。

基本的に一度提出したものは差し替えられない、という気持ちで見直しをしてください。

つまずいたときは転職エージェントに相談を！

Web履歴書の作成中に抱いた疑問点など、誰に聞いたら良いか分からないことがでてくると思います。

特に自己PRなどは常日頃から意識していない限り、書き進めるのは難しいでしょう。その際は専門エージェントにご相談ください。

Web履歴書の書き方や内容、さらには転職先の企業についてもアドバイスします。

まとめ

Web履歴書の書き方と注意したいポイントについて紹介しました。

Web履歴書、手書きの履歴書に関わらず、履歴書を書くにあたりに大切なことは｢正確さ｣｢読みやすさ｣｢伝わりやすさ｣です。

採用担当者は、履歴書1枚から入社後にどのような社員になるかを想像して読み解きます。

焦って提出せずに、提出前は自分で読み直しをすることを心がけてください。

一昔前は紙の履歴書に手書ききていましたが、最近ではWeb履歴書が主流になりつつあります。

手書きと比べて手軽に作成や修正が可能になった分、Web履歴書ならではの間違いもあり、更に注意が必要です。

ですが、上手く使えば手書きの履歴書と比べ物にならないくらい便利なので、この記事をみながら使いこなしてください。