「人と話をするのが苦ではない人」というのは、営業に向いている人の特徴です。

このように、職種によって向いている資質やスキルが異なります。では、事務職はどのような人が向いているのかご存知ですか?

事務職に向いている人についてまとめたので、事務職をお考えの方はご参考ください。

事務職に向いている人の共通点とは?

事務職として活躍している人の共通点を3つ見つけたので紹介します。

この3つの特徴を兼ね備えていると事務職にぴったりだといっていいでしょう。

しっかりやり遂げられる人

事務職は、書類の作成やデータの打ち込みといった単純作業の繰り返しがメインの仕事となります。

しかもほとんどの場合が自分でやりたいと思ってやるものではなく、営業職や上司からの頼まれ仕事です。

人によっては途中で投げ出したくなることもあるでしょう。しかし、このような作業が会社の売上を支えているといっても過言ではありません。

頼まれた仕事を自分の判断だけで止めると、会社に迷惑がかかってしまうのです。時には取引先を巻き込んだ大問題に発展してしまうことも。

そのようなことから、しっかりとやり遂げられる人が向いているといえるでしょう。また、事務職は細々とした仕事が多くあります。

細かい仕事は、ミスしやすいですよね。だからといってミスをしても許されるというわけではありません。

些細なミスが後々大きな問題につながることも多くあるのです。

そういった問題を防ぐためにもひとつひとつの仕事に注意を払い、仕事に取り組むことが大切になります。

臨機応変に対応できる人

先述のように事務職の仕事は、与えられ仕事がほとんどです。

特に営業事務は営業のサポートがメイン業務となり、営業の仕事によっては突発的な依頼が入ることもあります。

普段は多くの人が1日のスケジュールを頭に描いて仕事をしているはず。

しかし、スケジュールが埋まっているから突発的な仕事が受けられない、と断ることはできないと思っていたほうが良いでしょう。

その状況に合わせて臨機応変な対応が求められます。

時には業務内容に優先順位をつけて優先度の高いものから処理していかなくてはなりません。

いわゆるお役所仕事と呼ばれるような仕事の仕方では、企業の事務職は成り立たないといっても良いくらいです。

コミュニケーション能力が高い人

事務職にはあまり必要ではないように思われるコミュニケーション能力。しかし、これがとても重要なのです。

事務職のほとんどが営業、もしくは企業全体のサポート業務

例えば営業から仕事を依頼された場合、依頼内容をしっかり理解し仕事を遂行する必要があります。

依頼内容を詳細まで説明してくれない人もいるかもしれません。

そのようなときに不明な点をそのままにせず、理解するまで相手に聞けるくらいのコミュニケーション能力が求められます。

仕事は事務職がいないと成り立ちませんが、事務職だけでは仕事を進められません

関わる人とのコミュニケーションを大切に円滑に業務を遂行することが求められます。

事務職の人が持つ共通スキル

事務職は専門職ではないため、特に資格は必要ありません。

また事務職といっても幅広いため一概にいえませんが、どの事務職にも共通するあると便利なスキルを紹介します。

パソコン操作

一昔前はパソコンを使って仕事をする事務をOA事務と呼んでいました。

昨今では1人1台パソコンが支給されて、OA事務に限らずパソコンを使用するようになっています。

昔は紙を使っておこなっていた請求書や見積書の作成も、今ではすべてパソコンに打ち込んで紙に出力。

他の職種以上にパソコンを使用する機会が多く、パソコンを扱えないと仕事になりません

タイピングやデータ入力は最低でもできないと事務職として務まらないでしょう。

ただ、事務職が使用するパソコンのソフトは専門的なものではなく、WordやExcelで対応できます。

それらの基本操作を理解し、それぞれの企業で使用しているソフトの扱いを覚えれば差程難しいことではありません。

ビジネスマナー

社会人としてどの職種でも持ち合わせていたいのがビジネスマナー。

事務職は、電話対応や来客対応で社外の人とやり取りをすることも多くみられます。

その際に相手方からの印象によっては、会社の信用を失う可能性も秘めているのです。

特に電話対応時は、顔が見えないなかでのやり取りとなるため、声やしゃべり方だけで判断されてしまいます。

必要最低限のマナーと言葉遣いは覚えておいて損はないでしょう。

スケジュール管理能力

事務職はほとんど残業がない職種だといわれています。

その理由は、社外の人が相手ではないことや締め切りなどに追われることがあまりないためです。

そのため、事務職に限り繁忙期以外の残業を認めていない企業も多くあり、就業時間内に終わらせることを求められています。

自分の仕事量をしっかりと把握し、締め切りまでにできない場合は他の人に手伝ってもらう必要があるのです。

他の人に依頼するにも、自分のスケジュールを正しく把握していないとできません。

自分のスケジュールを管理することで作業を効率良く進められる、時間内に終わらせることができる、といった点から事務職には必要なスキルだといえます。

企業が転職者に求める資質

事務職に共通する点としてお伝えしたように、優先度を見極めて高いものからしっかりと業務を遂行できる人を求めています。

時間が限られているように、時間内でできる業務量も限られていますよね。

その中で最大限のパフォーマンスをするために、どうしたら良いのか工夫し続けられる人は企業から重宝されるに違いありません。

また、事務職の仕事のほとんどがサポート業務です。自己主張の強い人よりもサポートするのが好きな人のほうを企業は求める傾向にあります。

知っていると仕事がしやすい!?3つのポイント

事務職は女性がほとんどです。女性が多い環境では、どうしても人間関係が複雑になりがち。

男性女性に関わらず退職する1番多い理由は、人間関係だといいます。

事務職に共通しているスキルのひとつに女性に好かれるという項目があっても良いくらい、悩んでいる人は多くいるのです。

そこで、女性が多い環境でうまくやるコツをお伝えします。

協調性

男女問わず社会人として身につけていたい素質です。例えばお局さんといった特定の人に好かれようとせず、平等に接することが求められます。

また、女性は比較的話を聞いてほしい人が多いため、聞き役にまわれると良いでしょう。

ただし聞き役にまわってばかりではなく、仕事のことはきちんと共有するなど、仕事はしっかりおこなうことが大切です。

心配り

営業に男性が多い職場で、事務の人間関係が悪くなる1番の理由が、男性に媚びているということ。

媚びているつもりがなくとも媚びているようにみえることもあります。男女関係なく同じ態度で接するようにしましょう。

また、お土産をもらったら次に旅行へ行ったときに返すなどといった気遣いも人間関係をよくするポイントです。

深入りをしない

職場仲間と仲良くすることは大切ですが、必要以上に深入りをすると後々トラブルになることもあります。

特に家族のことなどはあまり詮索せず、適度な距離感でいることが望ましいです。

ひとりに話したら全員に伝わっていた、という可能性があることも覚えておいた方がいいかもしれません。

事務職への適正をチェック!

  • 他人のサポートをすることが好きだ
  • 1日座っていても苦ではない
  • 単純作業の繰り返しでも嫌にならない
  • うっかりミスが少ない
  • 物事に優先順位をつけることができる

ひとつでも当てはまったら事務職の素質があるといえるでしょう。事務職に興味がある人は専門エージェントに問い合わせしてみてください。

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まとめ

事務職で活躍している人の共通点をまとめました。どれも事務職で活躍するにはあった方がいい素質とスキルです。

しかし、現在活躍している人でも全て当てはまっている人はなかなかいません。

そのため、全て当てはまらないからといって事務職に向いていないということではないのです。

ひとつでも当てはまれば事務職に向いている可能性大事務職に向いているか不安な方や、興味を持たれた方はぜひ問い合わせをしてください。

素敵なご縁があることを願っています。

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