就職活動をする場合、希望する企業に志望動機自己PRを必ず伝える必要があります。

志望動機や自己PRは書類選考や面接の合否に大きく関わるためしっかりと作成しましょう。

今回の記事では、一般事務を志望する場合の志望動機や自己PRの書き方のコツを例文をまじえてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

事務職にはどんなことが求められている?

デスクトップPCで作業する人

事務職の主な業務内容は以下の通りです。

• パソコンを使った書類の作成

• ファイリングや整理

• データ入力

• 電話対応 • 来客の対応

上記から分かる通り、パソコンのWordやExcel、メール対応のスキルが必要です。

また電話や来客の対応など、コミュニケーション能力を求められます。

志望動機や自己PRを書く時には、求められていることに対してどのように対応できるのかが伝わることが重要です。

特に持っているスキルや自分の性格についてを簡潔にわかりやすく記入しましょう。

志望動機を書く時のポイント

志望動機を書く時には、次の3つのポイントを押さえましょう。

会社・職種に対する志望理由を述べる

ビル群と飛行機

会社側は、なぜ他の会社ではなく自分の会社を選んだのかという点に関心を寄せています。

なぜその会社を志望しようと思ったのかや、魅力を感じた点、自分との接点をアピールします。

例えば、展開しているサービスや商品が魅力的だと感じた、会社の理念に共感した、といった理由があげられます。

こうした情報を志望動機を書く前にホームページなどで調べておきましょう。

未経験の場合は、事務職に興味を持ったきっかけについて触れた理由がベターです。

事務職に対する準備をしていることや過去の経験、スキルが活かせることをアピールするといいでしょう。

求められているスキルをアピールする

一般事務には、パソコンスキルが求められます。そのため、志望理由書の中でもWordやExcelに対するスキルがあることをアピールしましょう。

簿記やワープロ検定、英検、TOEICなどの資格も持っているのなら記入します。

また、一般事務にはコミュニケーション能力も求められます。自分の性格を盛り込みながらコミュニケーション能力があることをアピールできるでしょう。

会社に貢献したいことを述べる

「採用されたらどのような活躍ができるか」を伝えることが大切です。

スキルや経験をただ伝えるだけでなく、採用されたらどのような活躍ができるか、会社で何をしたいのか、将来はどうなりたいのかを具体的に記入しましょう。

就職後の目標なども書き込むことで仕事に対して前向きな姿勢をアピールできます。

志望動機の例文4選

どのような経験を積んでおり、どのようなスキルがあるのかを盛り込んだ例文を紹介します。

その上で志望している理由が明確に伝わることを心がけましょう。

例文1:業務に対する熱意を伝える

話し合うビジネスマンの手

私は、現職では営業職でお客様への電話や訪問などの活動を行っています。

これまで培った経験を活かして一般事務職として勤務したいと考え、貴社を志望しました。

現職では、営業と同時に営業活動に関する報告書の作成や経費の精算等の事務仕事も行っており、結果が目に見える営業職にやりがいを感じています。

しかしもともとコツコツと作業することが好きな性質だったため、事務仕事で正確に速く作業を追求することに楽しみとやりがいを感じるようになりました。

営業職、事務職のへだてなく、社員全員で仕事を成し遂げる貴社の理念に大変共感いたしました。

一般事務職は初心者ですが、根気強い性格と営業で培った経験を活かして貴社の戦力になれるようがんばりたいと思っています。

例文2:会社の姿勢への共感を述べる

私が貴社を志望した理由は、正社員・派遣社員の立場に関係なく、全員が会社の成長を目標に一丸となって業務に取り組む姿勢に魅力を感じたからです。

私は派遣社員として3年間、さまざまな企業で事務業務に従事して参りました。

仕事に臨む際には、Word、Excel、簿記などのスキルを高め、どのようにしたら効率よく仕事をすることができるかに重点をおいて工夫しています。

それにより、これまで勤務していた企業で高い評価を得ることができました。

しかし、派遣社員の仕事は任される業務に制限があります。もっと責任のある業務を担当し、経験を活かして貴社に貢献したいと考えております。

例文3:仕事への前向きな姿勢をアピール

私は専門商社で5年間事務職に従事し、主に資料や請求書の作成や売り上げデータの収集を行っています。

今の仕事にやりがいを感じていますが、裁量が限定されているため、これ以上のスキルアップが難しいと判断し転職活動を行っています。

貴社は、事務職にも営業と同様の裁量が任せられているとホームページにて拝見しました。

貴社の成長に貢献しながら、自身も研鑽を積みたいと思っております。

現在の職場にてWord、Excelを使用しており、基本的なPCスキルを身につけました。

また、簿記2級も取得しているため、それを活かして経理業務でも貢献したいと考えております。

例文4:自分のスキルをアピール

私は現在の会社で販売を担当していますが、会社を直接支える仕事をしたいと思い、事務職への転職を希望しております。

貴社にはサービスを提供するために多くの優秀な社員が在籍されており、チームとして仕事ができる環境を整備されている点に魅力を感じ志望しました。

私は現職でもPCで書類記入などを行っていますが、スキルアップを目指し、通信教育にてより専門的なWordやExcelの使い方を学びました

PCスキルや販売で培ったコミュニケーション能力を活かして、会社の成長に貢献したいと考えております。

志望動機のNG例文

続いて、志望動機のNG例を紹介します。

自分を中心としたエピソードのみを述べる

スマホを持つ女性の手

私は健康食品会社の販売員として5年間働いており、お客様のニーズに合った商品の提案や丁寧で明るい接客を心がけております。

社内売り上げ実績1位を獲得したこともあり、私の提案で購入される客様も多くおられました。

今後は販売員として得た対応力や指導力を活かして、貴社の事務職でも事業の成長を支えたいと思っております。

改良ポイント

一般事務職は、他の社員を支えるいわゆる「縁の下の力持ち」の仕事です。

そのため、志望動機で自分が達成した成果や自分を中心としたエピソードのみを述べるのはNGです。

他の社員やお客様に喜ばれたエピソードを書きましょう。

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志望動機と自己PRは区別をつける

ノートPCで作業する女性

志望動機と自己PRは似ているので混同しやすいですが、別のものです。

志望動機は、選んだ理由や入社後はどのように会社に貢献したいかなど、相手のことを述べます。

それに対し自己PRは、仕事に対する自分の強み・こだわり・経験・やる気・人間性など、自分のことを述べます。

志望動機で過去の経験を述べたり、自己PRで企業に対する熱意を述べたりといった食い違いがでないように注意してください。

自己PRを書く時のポイント

自己PRを書く時はまず求人誌や会社のHPを読み込み、会社がどのような能力のある人材を求めているかを確認します。

それに対応した自己PRをしましょう。

自己PRを書く時に押さえたい3つのポイントを解説します。

経験やスキルがどのように活かせるかを具体的に書く

開いた手帳とノートPC

どんな経験をしてどんなスキルがあるか、スキルや経験を今後どのように活かしていきたいかを具体的に書くと説得力が増します。

会社側は入社後にどのような貢献をしてくれるかを求めているため、具体的に述べないと伝わりません。

業績アップに貢献したい、○○ができます、などの曖昧な言い方は避けましょう。

面接でどのようなことができる?と聞かれた時にすぐに具体的に答えられるように書くことを心がけます。

評価された点や工夫した点を具体的に書く

ライバルと差をつけるために、得意な仕事や、前職で何を行い、どのような評価を得たのかなどを具体的に書きましょう。

また、仕事に対して前向きな姿勢が伝わるよう、今は持っていないが必要な知識は今後学ぶ意欲があることをアピールします。

仕事に活かせるけれどまだ持っていない資格があれば、今後取得に向けて勉強する予定であることなどを書くのも良いでしょう。

人間性や性格をアピール

人間性や性格は志望動機でも述べますが、志望動機では会社に貢献できる能力を述べます。

それに対して自己PRでは「こんな性格である」と魅力を感じることのできる人間性について述べます。

自己PRの例文4選

自己PRの例文を紹介します。これまでの経験で得たスキルや今後活かせる長所が伝わることを意識しましょう。

例文1:仕事の効率化を実現した実績

キーボードに置かれた手

私はこれまで10人規模の会社の事務職をしていました。

事務職は私1人だったため、来客や電話・メールの対応、伝票作成、請求書作成、決算処理など一連の事務作業を全て担当します。

時間が限られる中で優先順位を決定し作業時間を割り振り、効率よく仕事ができるよう工夫しました。

さらに書類の作成時には、時間に余裕を持って仕上げ、ミスがないように提出前の確認を必ず行うよう心がけました。

そのため、伝票や請求書の記載ミスは一度もありませんでした。

例文2:前職で得たスキルをアピール

私は前職で百貨店のアパレルショップで販売員をしていました。

売り上げやシフトの管理をPCでしているうちに「将来も役に立つPCスキルを伸ばしたい」と思い、事務職への転職を決めました。

前職では、幅広い年齢層のお客様に接します。その環境に身を置くことで、相手に合わせたコミュニケーションを取る能力を身につけました。

ホームページを拝見し、貴社の事務職は幅広い年齢や職種、ポジションの方と接することを知り、この経験が活かせるのではないかと考えています。

例文3:自身の強みを具体例を交えてアピール

私の強みは、作業を的確に速く行えることです。

アルバイトで事務職を経験し、書類作成、データ入力、備品管理、郵便物の受け取りや仕分け・発送などを担当しました。

最も心がけていたのは、短時間で確実に速く処理できるよう、常に時間を意識して無駄なく使うことです。

今度もより多くの仕事を確実に素早く処理できるよう、成長を続けたいと思います。

例文4:業務にプラスとなる性格と実績

私は慎重な性格のため、ミスなく仕事をすることが得意です。

前職ではスーパーのレジ業務に携わり、常に確認を怠らないことをモットーとしておりました。

その結果、レジ業務におけるミスが最も少ないスタッフとして表彰していただきました。

貴社の事務職では、多くの請求書や見積書を取り扱っているとホームページで拝見し、この慎重な性格を活かせるのではないかと考えています。

正確性を重視し、慎重に取り組む姿勢を活かしてがんばりたいと思っております。

自己PRのNG例文

自己PRのNG例文は以下のようなものです。

具体性がない

握手をする人々

私は社交性が高いことが長所です。

人間関係を構築するうえで、社交性の高さは大変重要だと考えております。

貴社の事務職においても必要なスキルだと考えるので、入社後も社交性を活かして人間関係を円滑に築きながら、仕事をしていきたいと考えています。

NGの理由

この自己PRには、社交性が高いことを証明する具体的なエピソードがありません。

一口に社交性が高いと言ってもさまざまな特徴があるため、具体的に説明する必要があります。

まとめ

開いた手帳とペン

志望動機や自己PRは転職の際には絶対に必ず聞かれる項目です。

一般事務に就職、または転職を希望する場合は、事務職として求められているスキルや性格、就職後にやりたいことなどを的確かつ簡潔に書くことが大切です。

志望動機と自己PRは一見似ており混同しやすいので注意して作成しましょう。

志望動機は相手のことに関して述べ、自己PRは自分のことに関して述べます。

しかし、志望動機も自己PRもどのように書けば良いのか悩む人も多いことでしょう。

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