デスクワークが中心で、残業が少なくプライベートの時間もしっかりと確保できるイメージのある一般事務は、女性の転職希望者からの人気が高い職種です。

しかし人気が高いがゆえに転職が難しく、転職を成功させるためには他の転職希望者と経験やスキルなどで差をつけなければいけません。

今回は一般事務への転職が難しいと言われる理由や採用されやすい人の特徴、転職を成功させるコツなどを解説します。

一般事務の業務内容

一般事務とは、主に書類作成やファイリング、電話対応、データ入力など、デスクワーク全般を行います。

社内全体の事務作業を行うため、営業や経理など、幅広い部署と関わることになる職種です。

どのような書類を作成するかは、会社の規模や部署によって異なります。

また、企業によっては社内資料だけでなく社外向けの文書を作成する場合もあるでしょう。

この他、備品管理や来客対応なども一般事務の業務内容に含まれています。

このように、一般事務では専門性の高いスキルが必要とされることはありません。

仕事の難易度

一般事務の仕事の難易度は、他の職種に比べてそれほど高いわけではありません。仕事に臨む上でどのような点を押さえていればよいのか解説します。

基本的なビジネスマナーやPCスキルがあればOK

一般事務は書類作成やデータ入力など、パソコンを使ったデスクワークが中心です。そのため、PCスキルが身についていないと難易度は上がってしまいます。

また、電話や来客の対応が未経験の場合は、先輩社員にやり方を教わり、実際に見て覚えることも必要です。

また、社内のルールがあればそれを覚えなければなりません。

ただし、専門性が高いわけではないので、基本的なビジネスマナーやPCスキルがあれば問題なく業務をこなせるでしょう。

スケジュール管理が重要

基本的にはパソコンを使った仕事が中心の一般事務ですが、抱える仕事の量は多くなりがちです。

書類を作成しつつ電話対応もこなし、来客があればその対応をすることもあります。

一つのことに時間をとられてしまうと他が疎かになってしまう、ということは避けなければなりません。

そのため、仕事の優先順位を考えたスケジュール管理が大切です。多くの仕事をスケジュール通りにこなしきる能力を身につけている方が良いでしょう。

一般事務への女性の転職が難しい理由

一般事務は専門性が高いわけでもなく、誰でも可能な仕事です。その一方で、転職は難しいと言われてしまいがちな職種でもあります。

なぜ一般事務への転職が難しいと言われるのでしょうか。その理由を解説します。

常に人気の職種

一般事務は他と比べて転職希望者からの人気が高い傾向にある職種です。

その理由としては、基本的にはデスクワーク中心で、体力も特に必要ないことなどが挙げられます。

さらに、残業が少なくプライベートの時間をしっかりと確保することができるのも魅力の一つです。

特に、子育てをしている女性であれば子どもの送り迎えなどで時間外に働くことが難しい人もいるでしょう。

そうした場合にも時間の融通をきかせて働きやすいため、人気を集めています。

企業側の募集が少ない

転職希望者からの人気の高い一般事務ですが、企業側の募集は少ない傾向があります。

これは、IT技術の進歩に伴い、今まで一般事務が行っていた仕事の電子化が進んでいることが大きな要因です。

こうした時代の変化に伴い、一般事務を多く採用する必要がなくなってきています。

募集人数が少ないところに多くの転職希望者が応募するため、倍率が高くなりがちです。

転職希望者にとっては、多くのライバルの中から内定を勝ち取らなければならない、狭き門となっています。

PCスキルや資格が求められる

一般事務の主な仕事は書類作成や電話対応です。そのため、書類作成のためのPCスキルが必要になります。

多くの企業ではオフィス系ソフトを導入しているため、それらの基本的な操作ができなければスムーズに仕事ができません。

それらのスキルがあることを証明する資格を取得している方が有利です。

また、来客や電話の対応を行うため、ビジネスマナーも求められます。

選考段階でビジネスマナーができていないと採用担当者に思われてしまった場合には、採用は難しいでしょう。

若手の方が有利

多くの応募がある一般事務では、応募者の中にスキルや経験が同程度の人もいます。

その場合、採用する基準として若い人の方が有利になりやすいです。

理由としては、若手であれば就職後に新しい知識やスキルを身につけ、成長する可能性が高いことが挙げられます。

未経験の場合は特にこの傾向が強くなっているため、未経験の場合は年齢も転職の壁となるのです。

未経験でも採用される？

一般事務の場合、未経験でも採用されるチャンスは十分にあります。

書類作成や電話対応などは、何か特別な能力が求められるわけではありません。

むしろ、若い人材であればビジネスマナーや基本スキルを身につけるためには事務はうってつけの職種です。

そのため、未経験でも若い人材を採用し、今後の伸び代に期待している企業もあります。

ただし、企業によってはしっかりと経験を積んだ即戦力となる社員を求めていることもあるため、その場合には経験者の方が圧倒的に有利でしょう。

未経験者でも応募可能かどうかは、多くの場合募集要項の中に記載されています。

応募する前に募集要項をよく読んで、未経験でも応募可能な企業へ募集しましょう。

採用されやすい人の特徴

競争率が高い一般事務に採用されやすい人とはどのような人なのでしょうか。一般事務に採用されやすい人の特徴を解説します。

コミュニケーション能力がある

一般事務は書類作成などが中心で、一人で作業することが多いイメージがあるかもしれません。しかし、実際には社内の人の連携も重要です。

特に中小企業であれば「何でも屋」のように多くの部署の書類を作成することもあります。

それらを正確に作成していくためには、コミュニケーションをとって依頼内容や指示を確認しなければなりません。

そのため、コミュニケーションを円滑にとれる人ほど採用されやすい傾向があります。

資格やスキルがある

書類を作成する際にはパソコンでの作業が中心のため、基本的なPCスキルが求められます。

一般的に、会社で使われているのはマイクロソフト社のオフィス系ソフトです。それらを使いこなせるスキルがあるかどうかは、採用基準として重視されています。

さらに、経理などに関わることもあるため経理に関する資格なども取得しているとより有利です。

ビジネスマナーがしっかりと身についている

一般事務の業務内容には、電話や来客の対応も含まれています。特に電話は会社の窓口のような役割を担っているため、ビジネスマナーを守った対応が必要です。

マナーのなっていない対応をしてしまうと、会社の評判を落とすことにも繋がりかねません。

そうしたことのないよう、しっかりとビジネスマナーが身についている人が採用されやすい傾向にあります。
 
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転職成功のコツ

絶対に一般事務への転職を成功させたいのであれば、事前の準備が非常に大切です。転職成功のために押さえておきたいコツを紹介します。

資格を取得する

PCスキルを示す資格としては「MOS」を取得しておくと良いでしょう。「MOS」は「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略称です。

その中でも使用頻度の高いWord、Excelの両方を取得していると、他の応募者より一歩リードすることができるでしょう。

その他、日商簿記やFASS検定の資格を取得すれば、経理の知識があることをアピールできます。

選考中のビジネスマナーに注意する

採用基準の一つにビジネスマナーがしっかりできるかどうかが含まれていることの多い一般事務。

面接の時はもちろん、メールや電話でのやりとりにおいても丁寧な対応を心がけましょう。

面接の時は良かったけれど、メールではビジネスマナーができていないとなればマイナスの評価を受けかねません。

選考中の全てのやりとりにおいて丁寧で失礼のない対応を心がけましょう。

まとめ

一般事務は未経験でも採用の可能性のある、女性から人気の高い職種です。その一方、競争率が高く、転職が難しい職種でもあります。

その狭き門をくぐり抜けるために求められるスキルが、ビジネスマナーやPCスキルです。

そこからさらに差をつけるには、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力などが欠かせません。

それらを身につけ、面接などの選考時にしっかりとアピールすることで採用に繋がります。

これらの準備をしっかりと行い、一般事務への転職を成功させましょう。
 
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