事務職は予定の見通しが立てやすく、体力的にも負担が少ないため女性に人気が高い職種。

でも「このまま事務職で働いていて良いのだろうか…」と悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。

この記事では事務職としてのキャリアプランの立て方や転職面接での答え方などを詳しく解説します！ぜひ最後までお読みください。

事務職の一般的な仕事内容とは

事務職は企業から一定の需要があり、女性が転職しやすい職種といえます。

事務職といっても、その仕事内容は様々。営業部門系と管理部門系に大きく分けて主な仕事内容をご紹介します。

営業部門系の事務の仕事内容

営業部門の事務職は「営業事務」のほか、「営業アシスタント」や「サポート事務」等の名前で募集されていることもあります。

営業部門の事務職は営業活動に関するサポート業務を行うのが一般的です。具体的には以下のような仕事を担当することになります。

• 見積書・契約書や請求書の作成
• 顧客からの問い合わせ対応
• 商品の在庫管理
• 入金管理
• その他営業担当者のサポート

管理部門系の事務の仕事内容

営業部門以外の管理部門に属する事務職は、「OA事務」「事務アシスタント」といった名前で募集されていることがあります。

また、部門名を付けて「総務事務」「人事事務」といった名前での募集もあります。

所属部署によって違いがありますが、一般的には以下のような事務業務を担当します。

• 社内外からの電話対応
• ビジネス文書作成
• 書類のファイリング
• 来客応対

いずれの事務職でもパソコンでデータ入力や文書作成をするスキルは必要です。WordやExcelなどの基本操作は習得しておきましょう。
 
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事務職で身に付くスキルとは

事務職では様々なスキルが身に付きます。主なものを挙げると以下のようなスキルです。

• オフィスソフトの操作スキル
• 社内外でのコミュニケーション力
• 対人関係やスケジュールを調整する力

現在までの経験を振り返ってみよう

先ほどお伝えしたように事務職で身に付くスキルは多岐にわたります。

未来のキャリアプランを考えるにあたっては、現在までを振り返ることが重要です。

まずは自分がこれまでの仕事で楽しいと感じたことや、やりがいがあると感じた仕事をリストアップしてみましょう。

楽しさややりがいを感じた事が自分の強みやモチベーションを上げるポイント。

実現しやすいキャリアプランを立てるには身に付けたことを明確にしたうえで、具体的に描くことが大切なのです。

面接で質問されたときの答え方

転職の面接でも「入社後のキャリアプラン」を質問されることがよくあります。どのように答えたら良いのでしょうか。

キャリアプランとは

キャリアプランとは自分がいつまでにどうなりたいかという計画のことです。

難しく考える必要はなく、1年後や5年後といった区切りで実現したい目標やなっていたい姿をイメージしましょう。

キャリアプランから企業が知りたいこと

採用担当者がまず知りたいことは「入社意欲の高さ」。

採用活動にもコストがかかりますので意慾の高い人に入社してほしいのは当然。

具体的なキャリアプランを伝えることで入社意欲が高いと見られるのです。

もうひとつ「ミスマッチではないか」ということも大切なチェックポイント。

描いているキャリアプランからその人が実現したい役割を確認できますので、企業が求める役割とマッチしているかを知ろうとしているのです。

面接での答え方のポイント

 

転職後に自分がどのような役割を果たしていきたいかを具体的に伝えましょう。

企業に伝わりやすい答え方のポイントは以下の4つ。それぞれについてご紹介していきます！

• 抽象的な言い方を避ける
• 企業の求める役割にマッチした内容にする
• 結論から簡潔に話す
• 明るく抑揚を付けて話す

まず「抽象的な言い方を避ける」ことと「企業の求める役割にマッチした内容にする」ことは採用の可能性を高めるために重要です。

抽象的な表現ではどこの会社でも通用する内容になり、入社意欲が伝わりにくくなるため避けた方が無難です。

企業の求める役割にマッチした内容であればミスマッチでないことが採用担当者に伝わりやすくなります。

プラン実現のために取り組んだことをプラスするとより好印象となるでしょう。

「結論から話す」ことや「明るく抑揚をつけて話す」ことは社会人として基本的なことです。

採用担当者が聞きやすい話し方をすることで話した内容も印象に残りやすくなるため改めて意識してみましょう。

意外と結論から話せていなかったり平板な話し方になっていたりすることがよくあります。

転職のプロへの相談を利用すると客観的なアドバイスも受けられとても有効です。

面接でのキャリアプランの回答例

「資料作成の正確さやスピードの早さを活かして迅速な営業活動のために業務に取り組みたいと思っております。」

｢わたしの事務職としての強みは業務の正確さです。御社で経験を積み1年後には業務効率アップを実現することが目標です。」

「わたしは「○○部の事務ならあの人が詳しい！」と言ってもらえるような縁の下の力持ちを目指したいです。」

事務職がキャリアアップするには

専門性の高い事務職にチャレンジする

事務職のキャリアアップ例として一般事務や営業事務から専門性のある事務にチャレンジするパターンが考えられます。

事務職の中でも専門性の高さに比例して待遇面も良くなることが一般的。

未経験可の事務職からキャリアを積み、資格取得やスキルアップをして専門性の高い事務職にチャレンジするのがおすすめです。

専門性の高い事務職の例

一般事務や営業事務からのキャリアアップにおすすめの事務職を3つご紹介します。

• 経理事務
• 金融事務
• 英文事務

経理事務は入出金管理や帳簿作成および決算等の経理業務を担当する事務職です。

一般事務からのステップアップが比較的しやすい職種といえます。数字が得意で正確かつ迅速な事務処理ができる方に適性があるでしょう。

日商簿記2級程度の資格があれば基本的な知識の証明にもなるので取得しておくことをおすすめします。

金融事務は金融系に特化した事務職です。証券会社や銀行のほか保険会社等で金融商品を取り扱う際の事務やお客様へのアフターフォローを担当します。

お客様とのやり取りも多くなりますので、正確な事務処理とともに対人間での調整が得意な方に向いているでしょう。

証券外務員資格やファイナンシャルプランナーの資格があると基本的な知識が身に付きますので、興味がある方は取得してみてもよいかもしれません。

英文事務は外資系の会社や商社等で英文の文書作成や翻訳のほか英語での電話・メール対応を担当する事務職です。

また、貿易を行う会社の場合は輸出入に関する手続きを担当するケースもあり、その場合「貿易事務」と呼ばれます。

ビジネスレベルの英語力や調整力やコミュニケーション力が必要とされるでしょう。TOEICのスコアがあると英語力の証明がしやすいのでおすすめです。
 
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まとめ

この記事では、事務職のキャリアプランの立て方や面接での答え方についてご紹介してきました。

今までの事務経験を見つめ直して強みを見つけ出すことで、専門性の高い事務職へのキャリアアップの可能性もあります。

「事務職を続けていくことが不安」と感じていた方にとって、新たなキャリアの発見やキャリアプランを考えるヒントになったのではないでしょうか。

転職検討中の方も含めキャリアプランにお悩みの方はプロのサポートを利用するのがおすすめ。

自分では気付かなかった強みの発見につながることもありますので気軽にご相談してみてください。