人事事務はどんな仕事？

人事事務とは主に、人事部の業務をサポートするお仕事となります。

そのため人事部と同じ業務をする訳ではないので注意が必要です。

しかし、人事部のサポートとなれば人事業務に必要な知識や用語などは覚える必要があるでしょう。

人事部と二人三脚で業務を行う仕事となるため、様々な知識を得られるはずです。

また人事部の主な仕事内容は、

• 採用関係
• 労務管理
• 社内環境の整備

となります。以上の業務に必要な書類を作成したり、データをまとめたりする業務となるでしょう。

採用関係

入社志望の方を実際に受け入れるのは人事部の業務です。そこで人事事務では入社の手続きなどをサポートします。

例えば面接に来た方の対応をするなど、自分が社外の人にとって初めて顔を合わせる相手となるのです。

そのため会社の顔だったり、会社のイメージにも繋がったりするため失礼のないようにする必要があります。

また入社の場合だけではなく、退職する際も規定に基づいた書類の提出や手続きが必要でしょう。

人事事務はそういった書類を準備したり、新入社員の受け入れ作業などを主に行う業務です。

労務管理

労務管理というのは、基本的な社員の情報を管理する仕事のことをいいます。

給与の計算はもちろん、社員の配偶者の有無の管理まで行うことが多いです。

給与関係に関しては、社員それぞれの残業時間を把握する必要があるためタスクも多くやりがいのある仕事となるでしょう。

 
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そしてその計算した各社員への給与を、指定日に指定口座へと振り込まなければなりません。

労務管理は非常に責任感のある仕事ともいえます。

社内環境の整備

社内環境の整備では、社員全員が過ごしやすい環境で仕事をこなせるよう整備します。

例えば社内の什器や備品などの破損があった場合、修理依頼をするなどの対応するでしょう。

また社員自身が会社をより良くするために提案してきたりするかもしれません。

そういった声もかき集めて、一丸となって過ごしやすい会社作りを目指します。

またこういった物理的な問題だけではなく、パワハラやセクハラなどの社内問題もサポートする場合があります。

このような形で人助けを行えるため、胸を張って働けるのではないでしょうか。

未経験でも人事事務になれる？

人事事務への転職では、事務の経験がある方はもちろん有利ですが未経験でも全く問題ありません。

企業側は常に入社後すぐに即戦力になってくれる方を求めています。

しかし事務の経験がある方でも、まずは会社それぞれのルールに慣れるように簡単な作業から始めるでしょう。

それは未経験の方でも同じで、簡単な作業から慣れてどんどんスキルアップをしていけば良いのです。

そのため未経験の方でも採用されやすいですし、仕事も覚えやすく働きやすい職種といえます。

また未経験であれば具体的にどういった仕事を任されるかだったり、専門知識がなかったりと様々な不安があるでしょう。

ですが面接で正直に未経験と伝えていれば、専門知識などが無くても安心して働けるはずですし未経験の方に難しい業務は任せません。

人事事務で役立つ経験

人事事務として業務する上で役立つ経験があります。

人事部のサポートを主に行う業務ですが、パソコンを利用できれば良いだけではありません。

今までのアルバイトや前職での経験を存分に活かしましょう。

接客経験

人事事務は営業と違いあまり外出をしたり、お客様と会う回数は多くありません。

しかし採用関係の仕事も行うため、入社志望の初対面の方と会う機会があるでしょう。

また来客の対応をする場合もあり、少なからず接客スキルが求められます。

そのため接客経験がある方は、会社側も安心して仕事を任せられるはずです。

パソコンを使用した業務経験

昨今の働き方では必ずといって良いほどパソコンを使用して業務を行います。

しかし業種によっては、全くパソコンを使わずタイムカードなどの機械しか扱わないこともあるでしょう。

またプライベートでパソコンを使用していたとしても、業務では全く別の使い方をします。

例えばインターネットの利用の際は、会社側からアクセスを制限されていたりと最初は戸惑うでしょう。

もし業務上でパソコンを使用した経験があるのであれば、細かいルールなどを説明せずとも良くなるため会社側は助かります。

 

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人事事務に求められるスキル

人事事務は未経験でも採用されやすい職種ではありますが、ある程度求められるスキルがあります。

求められるスキルが全て揃っていなくても構いませんが、一つはあると良いでしょう。

また志望する会社によって求められるスキルは異なりますが、以下に挙げるスキルはどの会社でも通用するはずです。

コミュニケーションスキル

人事部のサポートを主に行う業務となるため、人事部とのやり取りが多いでしょう。

そのためコミュニケーションスキルは大切になります。

人事部とスムーズなやり取りを行うためには、変に緊張せずコミュニケーションをとる必要があるのです。

そのため人と話すことに怖気づいてしまう方には難しいかもしれません。

パソコンスキル

パソコンを使用する人事事務が多いです。そのためパソコンを適切に使用できる方が好まれます。

しかしパソコンについての専門知識などは必要ではなく、ある程度の知識や理解があれば構いません。

またデータ入力や管理をするため、その際に使用するであろうExcelやWordなどのソフトに慣れておくと良いです。

タスク管理スキル

労務管理などを行う職種となるため、タスクを的確に管理する必要があります。

例えば給与関係であれば、社員の生活に関わることなので指定日に確実に給与を振り込まなければなりません。

遅れてしまった場合、謝れば済む問題ではなく最悪一大事になってしまうでしょう。

そうしたミスがないように、スケジュールを正確に管理し自分の身の回り以外もタスク管理をするつもりで臨みましょう。

人事事務への転職の近道

人事事務への転職をスムーズに行うためにはいくつか方法があります。

未経験のため人事事務について詳しく知らない方や不安な方でも、安心して転職活動を行いましょう。

残業の確認

人事事務の業務内容からみると、決まった時期に忙しくなることが見受けられます。

給料日近くや、新卒採用が行われる時期は沢山の業務をこなすことになるでしょう。

そのためそういった時期は忙しくなり、もしかしたら残業をするかもしれません。

そこで残業をした場合、しっかり残業代が出るのか、また平均残業時間などもふまえて調べることが大事です。

法律を学ぶ

人事事務は一般事務に比べて専門知識が必要な場面が多々あります。

労務管理や入退社手続きに関しては、法律に基づいた規定があるため守りながら業務を遂行していくでしょう。

そのため転職前に少し時間があるのであれば、勤務関係の法律を学んでみるのも良いかもしれません。

先に学んでおけば面接時にも大変有利ですし、入社してすぐに即戦力となりえるでしょう。
 
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まとめ

人事部のサポートとして働く人事事務ですが、全くもって裏方の仕事ではありません。

むしろ人事事務がいるからこそ、会社が成り立つといっても過言ではないでしょう。

そのため責任感のある仕事をこなすことになりますし、様々な知識を身に付け自分自身を大きく成長させられる機会となります。

今までに事務としての実務経験がない方や、人事事務が未経験の方でも入社してから学んでいけるため安心して転職活動を行いましょう。