OA事務という職種はご存知ですか？あまり聞きなれない人も多いのではないでしょうか。

実は特別な資格は必要なく、未経験でも活躍しやすい職種です。今回は、OA事務の仕事内容や持っていると有利な資格について詳しく紹介します。

OA事務について

OAとは｢Office Automation｣の略で、今まで手作業でおこなわれていた作業を機械を使っておこなうことです。

つまり、OA事務とは機械を使って仕事をする事務職のこと。

請求書の作成など、紙をベースとしておこなわれていた事務作業を機械でおこなうことで、作業の効率化が狙えます。

そんなOA事務の詳しい仕事内容についてみていきましょう。

OA事務の仕事内容について

配属された部署にもよりますが、主な仕事はパソコンへのデータ入力です。

OA事務の仕事は幅広く、Excelなどを使用してデータの集計や分析をおこなったり、ビジネス文書の作成をおこなうこともあります。

他にも、営業の人が社外へのプレゼンテーションに使用する資料を作成するなど、時には売上に貢献できることがあるかもしれません。

IT化が進んでいる現代では、会社の規模に関係なくOA事務は存在しています。

仕事内容も大きくは変わらず、どの業界でも活躍しやすい職種です。

一般事務との違いとは？

パソコンが普及する前は、パソコンを使うOA事務と紙媒体で対応する一般事務という区分で仕事内容は大きく異なっていました。

しかし、パソコンが普及した現代では一般事務もパソコンを使用するようになり、両者の違いは曖昧に。

とはいえ、OA事務は一般事務と比べると来客や電話応対が少なく、パソコンスキルが求められることが多くあります。

OA事務に必要なスキルとは？

実際のところ、OA事務として働く上で必ず持っていないといけないスキルは特にありません。

しかし、持っていると役に立つスキルは存在します。

MOS資格

マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)と呼ばれる、マイクロソフト社の認定資格です。

MOSは、国際資格の一種でパソコンスキルを証明できる人気の資格で、スペシャリストとエキスパートの2種あります。

マイクロソフト社が販売しているソフト、WordやExcelを主に使用する業務であれば、スペシャリストを取得していると良いでしょう。

特にSUMやVLOOKUPといったExcel関数についてのスキルは、必ずといっていいくらい使用するため、身に付けておいて損はありません。

簿記検定

OA事務の求人には、経理も含まれている場合があります。

会社の経費を経理ソフトへ入力したり、給与計算をおこなうことが経理でのOA事務の仕事です。

経理で働くことを考えていない人には不要の資格ですが、持っていると選択の幅が広がります。

ただし、履歴書に書けるのは簿記検定2級以上の場合のみです。

OA事務に向いている人の特徴

パソコンが使えれば基本的にOA事務に就くことは難しくありませんが、OA事務にも向き不向きがあるのです。

そこで、OA事務に向いている人の特徴を紹介します。

コミュニケーションスキルがある人

パソコンを使って営業のアシスタント業務をおこなったり、社内の資料を作成したりするOA事務。

やり取りをする相手は基本的に同じ社内の人間ですが、相手の要望を正しく汲み取って、形にする必要があります。

求めていることに対して正しくおこない円滑に進めるためには、ある程度のコミュニケーションスキルが必要です。

場合によっては部署の垣根を越えた付き合いが必要になることがあります。

そのため、さまざまな人と触れ合う機会になれていると良いかもしれません。

柔軟性がある人

事務仕事は総体的に自分のペースで仕事をおこなうというより、他の社員のサポートがメインとなります。

これはOA事務にもいえることで、急ぎの依頼やトラブル対応に追われることもしばしば。

予定外の急な仕事だからといって、簡単に断ることはできません。

時には先に進めていた仕事をストップして、至急の案件を先に終わらせるといった対応が必要になることもあります。

状況に応じて臨機応変に対応し、ベストな方法を考えられる柔軟性がある人ほどOA事務にはぴったりです。

適切な対応ができる人

OA事務の仕事は、データ入力や社内外の資料作成だとお伝えしましたが、これらには間違いがあってはいけません。

例えば発注数量を間違えて入力したり、営業用資料で先方に提示する金額を間違えたりしたら大変なことになってしまいます。

はじめから間違えないことは難しいので、ミスがないか見直すことや時間に余裕をもって仕事をこなすクセをつけると良いでしょう。

スピード感は大切ですが、ひとつひとつの仕事に対して適切な対応をすることで、結果的には仕事をはやく終わらせることにもつながります。

向上心のある人

向上心は｢社会人として持っていて損はない｣といっても過言ではないかもしれません。

これはOA事務も例外ではなく、向上心があるOA事務をどの企業も欲しています。

入力作業ひとつ取っても、ミスがなくスピーディーにできるように工夫をする人としない人では、前者の方が重宝されることでしょう。

目の前の仕事にしっかり取り組んで仕事の質をあげることで、周りからの信頼も厚くなっていきます。

OA事務に活かしやすい経験

OA事務として働くにあたり必要な経験はありません。

ただし、前項でもお伝えした通りパソコンでの作業経験や、コミュニケーション能力が磨かれる接客経験は必ず役に立つでしょう。

また、事務といってもメールや資料を通して、時には対面して取引先とやりとりをする場面もでてきます。

そのため、今までの社会人経験で身に付けた一般常識やビジネスマナーは必ずどこかで活かせるに違いありません。

しかし、場合によっては今までの経験が邪魔をすることもあります。

使用するパソコンのソフトや資料の作り方などは企業により異なり、転職先で違和感を感じてしまうことがでてくるでしょう。

前職でのやり方に引っ張られずに早めに慣れることが大切です。

OA事務として採用されやすい人とは？

パソコンを使用したデスクワーク経験やパソコンスキルがあり、コミュニケーションがしっかりとれている人が採用されやすい傾向にあります。

そのため、面接時はこのようなポイントを中心にアピールすると良いでしょう。

また、自分の中では当たり前だと思っていることがOA事務に向いているポイントだったり、自分の強みになったりすることがあります。

自分の強みが見つかっていない場合は、専門エージェントに相談してください。OA事務として採用されやすくなる面接方法を紹介します。
 
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まとめ

OA事務に転職するために知っておきたいことをお伝えしました。

OA事務と聞いて難しいイメージを抱いていた人も、未経験でも意外とチャレンジしやすい職種だということをお分かりいただけたでしょうか。

一昔前と違いパソコンが身近になった現代では、OA事務になるにあたり特別な準備は必要ありません。

会社の規模に関係なくOA事務は必要となる存在のため、さまざまな業界の求人が存在します。

求人の数に比例して人気も高いため、気になる求人を見つけた時には、応募することを強くおすすめします。

そして、社内外向けの資料を作成するなど、一般事務よりも自分の色を出しやすいOA事務。

自分の作った資料で契約が取れたときは、喜びもひとしおです。気になる人は、OA事務への転職にチャレンジしてみてください。
 
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