事務職といっても一般事務や経理事務・医療事務など多くの職種があります。中でも総務事務は会社の雑務全般を受け持つ縁の下の力持ちのような業務です。

総務事務が気になった方の中には、仕事内容が多くどこにポイントを絞って履歴書を書けばよいのか迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでこのページでは総務事務の志望動機の書き方を徹底解説します。例文やNG例も紹介しますので是非参考にしてみてください。

総務事務ってどんな仕事？

総務事務は書類の作成から備品の管理、来客時の対応など会社の雑務を引き受ける仕事です。

その他にも各種手続きから社員への説明まで何でもこなします。営業や製造とは違い社内が円滑に機能するために尽力する業務です。

他の人のサポートをすることが好きな人やたくさんの人とかかわりを持つことが好きな人にはおすすめの仕事になります。

総務事務に向いている人って？

総務事務はオフィスワークが基本です。特に担当を限定された仕事ではなく幅広く対応します。

コツコツと小さな仕事を積み重ねる仕事が好きな人やオフィスワークが苦にならない人は適性があるでしょう。

社員の業務に関連する重要な書類を作成したり様々な部署とかかわりを持つためコミュニケーション能力が高い人は総務事務に向いているといえます。
 
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重要なアピールポイント【3選】

ポイントは総務事務の仕事内容を考えてアピールすることです。自分の経験談を交えるとより具体的になります。

コミュニケーション能力が高い

総務事務はいろいろな部署とやり取りをする仕事です。時には書類内容を説明する必要もあります。

多くの人と会話し社員を支える裏方の仕事だからこそコミュニケーション能力が高いことは重要です。

書類を読み取って正確に相手に伝えることができればとても喜ばれるでしょう。

人の支えになることができる

総務事務の仕事は大きな契約をとって喜ばれたり凄い商品を開発して注目を浴びる仕事ではありません。

どちらかといえば小さな仕事をコツコツ積み上げていきます。そのため自分が一番に注目を浴びたいというよりも人の支えになることが重要です。

後方支援や裏方の仕事が好きな人はきちんとアピールしましょう。

オフィスワークの経験がある

書類の管理などオフィスワークの経験がある場合はしっかりアピールしましょう。

転職で総務事務を求めている会社はオフィスワークのスキルを持つ人材を求める場合も多いです。

書類の作成や管理がしっかりとできるのは即戦力として重要なアピールポイントになります。

志望動機の例文【6選】

それでは具体的に志望動機の例文を掲載します。アピールポイントを含め総務事務の仕事にマッチする人柄が伝わることを目標にしましょう。

オフィスワークの経験をアピールする例文

• 現在の会社では一般事務として書類作成のサポートや書類の管理・電話対応業務に従事しています。
  Microsoft WordやMicrosoft Excelを使用し文章作成を行うことにやりがいを感じていますが、さらに幅広い業務に携わりたいと思い転職活動を始めました。採用活動を活発に実施している貴社であれば、書類作成や社員のサポート業務の深度を深められ、スキルアップにつながると考えて志望しました。

自分の持っている事務処理スキルを具体的にアピールします。
スキルアップしたいという将来のビジョンも伝えることができるとより良いです。

他人をサポートしてきた経験をアピールする例文

• 現在の会社では飲食業のフロアマネージャーとして店舗スタッフのサポートや接客業務を行っています。アルバイトとして採用されてから常に丁寧な接客を心がけ、フロアマネージャーに抜擢されました。また日々の食品発注業務にもかかわっており数字を頭にインプットする力にも自信があります。飲食業の業務にやりがいを感じていますが、特にスタッフのサポートに注力したいと感じて転職活動を決めました。

他人をサポートできる経験は積極的にアピールしましょう。前職でどのような業務にあたっていたのか具体的に伝えることも重要です。

• 私は大学時代にテニス部のマネージャーをしていました。部員の健康管理やサポートを通じて部活動に打ち込む仲間をサポートする楽しさを感じていました。誰が困っているのか誰に何をすれば良いのかを判断する力も養われたと考えます。
  この経験を通じて、沢山の方のサポートを行い社内の業務をスムーズにする総務事務の仕事に興味を持ちました。

新卒の場合でも経験談を交えながらどのように貢献できるかをアピールしましょう。

今までの職業の経験をアピールする例文

• 現職では薬品の営業をしております。営業チームの一員としてお客様に提案する業務を大切に行ってきましたが、書類作りやアポイントメントの対応など仲間をサポートする仕事がしたいと感じ転職を決意しました。営業で培ったお客様の声を聞く力は、誰が困っているのかを判断できることに役立つと考えます。チーム単位で業務にあたる貴社であれば、これまでの営業での経験を、社員の皆様のサポートに役立てられると考え志望しました。

前職の経験をどう活かすのかをアピールしてください。何故この会社なのかも伝えることができるとさらに良いです。

コミュニケーションのスキルをアピールする例文

• 前職では教材販売の営業をしておりました。お客様とコミュニケーションを取りながら、何を求められているのかを大切に考えてきました。お客様から何度も「納得のいく商品をありがとう」というお言葉をいただき、自信に繋がりました。
  総務事務という仕事は未経験ですが、お客様の気持ちに寄り添ってきたコミュニケーション能力を活かして、社員の皆様の気持ちに沿いながらより良い環境づくりに貢献したいと考えています。

総務事務はたくさんの社員と会話をします。誰にでもわかりやすく説明できるコミュニケーション能力は大きなアピールポイントになります。

総務事務の仕事に魅力を感じていることをアピールする例文

• 昔からコツコツと小さな作業を積み重ねていくことが好きでした。書類整理やファイリングも得意です。貴社の業務では書類を多く扱っていると聞きましたので、社内の業務が円滑に行われるよう、書類の作成や整理業務に貢献できると考えました。

事務の業務に繋がる好きなことや得意なことはきちんとアピールしましょう。

志望動機のNG例文【2選】

自分をアピールすることはとても良い事なのですが、その内容がぼやけていたり悪印象を与える文章では逆効果になってしまいます。

志望動機のNG例文も参考にしてみてください。

自信が無いという態度を全面に出す

• 総務事務の仕事は未経験なので自信がありません。今は何も分からないのでお仕事を教えていただければと考えます。よろしくお願いします。

学ぶ姿勢は大切ですが、自分は何もできないという控えめな主張は得策ではありません。

企業は求人に応募してきた人は何ができるかを見ています。何もできない人は採用には繋がりません。

ミスや不安を見せる

• 最初はいろいろ間違ってしまうこともあるかと思いますが、笑顔でカバーしたいと考えます。頑張るのでよろしくお願いいたします。

最初から間違うことを前提にするのは印象が良くありません。総務事務の仕事は大切な書類を扱うため正確さが求められます。
 
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総務事務の志望動機の書き方まとめ

志望動機を書くときには具体的なエピソードを交えてアピールしましょう。総務事務の業務内容に沿うようなアピールポイントを用意するのが重要です。

自分のアピールポイントが分からない方はぜひ無料転職相談でエージェントに相談してください。