転職活動を行っていく中で、何らかの理由により内定辞退をすることは珍しくありません。

その場合には、内定辞退する企業に対して自分から連絡をする必要があります。

今回の記事では、内定辞退することをメールで送ることについて解説していきましょう。

内定辞退をメールで送ることに問題はないのでしょうか。

内定辞退をメールで送っても良いのか解説

パソコン

内定辞退は電話や対面で伝えるのが基本です。

電話の方が担当者に対して自分の声で直接内定辞退を伝えられます。

可能であれば、担当者と会って伝えるのが1番良いでしょう。

メールの場合は担当者が見ていなかった場合、伝達が遅れてしまう可能性があります。

しかし対面や電話で連絡をすれば、お詫びの気持ちもきちんと伝えられます。

もし対面が難しく、電話かメールで迷っている場合には電話にすると良いでしょう。

しかし、電話をした際に担当者と連絡がつかない場合があります。

そのような場合にはメールで内定を辞退することを伝えると良いでしょう。

今回は内定辞退をメールで伝える場合の伝え方をご紹介します。

 

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内定を辞退する場合のマナーは?

ポイント

まずは内定辞退を伝える際のマナーについて解説していきます。

内定を辞退する場合には最低限、以下のことを守るようにしましょう。

なるべく早めに連絡する

内定辞退の意志を固めたらなるべく早く企業の担当者に連絡するようにしましょう。

内定通知から1週間以内の連絡が望ましいです。

内定辞退者が発生した場合、企業は新たに採用活動を行う必要があるかもしれません。

そのため、そうした企業側の事情も考慮してできるだけ早く連絡することが大切です。

内定辞退を伝えることに抵抗を感じる方もいるかもしれませんが、連絡しないというのは社会人のマナーとしてNGです。

必ず連絡をするようにしましょう。

相手の就業時間に配慮する

女性、オフィス

内定辞退の連絡は辞退する会社の就業時間内に連絡をするようにしましょう。

しかしながら就業時間であればいつでも電話をしていいというわけではありません。

一般的に忙しいと思われる、9:30〜11:00と16:30〜18:00の時間帯は電話を控えるようにしましょう。

落ち着いて話ができない状況で内定辞退の連絡をしても、担当者に迷惑をかけてしまいます。

電話をした際は簡潔に内定辞退する旨を伝え、謝罪しましょう。

辞退理由を長々と話すことなく、担当者の時間を取らないように考慮するのを忘れないようにすることが大切です。

丁寧な対応を心がける

企業は採用にコストをかけており、あなたを採用するまでに他の最終候補者を不採用にしている可能性もあります。

内定辞退の連絡をするのは気が引けると思いますが、企業側の事情や想いにも考慮して丁寧な対応を心がけましょう。

自分に内定を出してくれた企業に対して誠意を示すためにも、しっかりとビジネスマナーに則った対応をすることが大切です。

 

ワンポイント
・内定通知から1週間以内に辞退の連絡をする
・会社が忙しくない時間帯に連絡する
・企業に対しての誠意を示すために丁寧な対応を心がける

内定辞退メールを作成する際のポイント

パソコンを使う女性

次は内定辞退のメールを作成する際のポイントについて解説していきます。

電話ではなくメールで内定辞退することを伝える場合、どういったことに気をつければ良いのでしょうか。

具体的にご紹介していきましょう。

メールの件名は簡潔に

メールの件名に関しては内定辞退についてのメールであるということが分かるように簡潔に書くことが大切です。

企業の採用担当者は毎日多くのメールをチェックしなければならないため、件名が簡潔でなければ気が付かない可能性があります。

「内定辞退のご連絡」などと記載して自分の名前も添えるようにすると担当者の方も気が付きやすいでしょう。

担当者への配慮をしっかりと行うことがポイントです。

内定への感謝も伝える

笑顔の女性

内定辞退のメールを送る際には、メールの本文のなかで内定をもらえたことに対しての感謝を伝えましょう。

企業はコストをかけて採用活動をしています。

採用担当者以外にも、企業の様々な人が選考に関わっているのです。

そのことをしっかりと考えて企業に対してお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。

メールでの連絡になることを謝罪する

内定辞退の連絡がメールとなってしまったことへの謝罪を忘れないようにしましょう。

内定辞退はメールではなく、対面か電話で行うのが一般的です。

企業は選考にあたって時間をかけながら、誰を採用すべきかを考えています。

そのことをしっかりと理解していると伝わるように謝罪の気持ちを伝えましょう。

 

ワンポイント
・件名は分かりやすくする
・内定をもらえたことに対しての感謝を忘れない
・電話ではなくメールとなってしまったことを謝罪する
 

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内定辞退メールの書き方

笑顔の女性

次は内定辞退メールの具体的な書き方を解説していきます。

企業に自分の気持ちを丁寧に伝えるためにも、メールも丁寧に書くことを心がけましょう。

最初に結論を書く

メールではまず内定辞退するという結論を1番最初に伝えるようにしましょう。

最初に長々と理由や自分の心情を書くと結局何がいいたいか伝わらなかったり、読みにくかったりするため注意が必要です。

必ず結論から書き、その後に理由や自身の気持ちを伝えるようにしましょう。

時間のない中でメールを読んでくれる担当者が読みやすいようなメール作りを意識することが大切です。

辞退理由は簡潔に書く

植木と女性

「内定を辞退する」という結論について書いたら、次は辞退する理由を書きましょう。

その際、理由を全て詳細に伝える必要はなく、「検討した結果」「一身上の都合」など一般的な文言で簡単に伝えれば問題ありません。

場合によっては後ほど企業から詳細な理由を聞かれる場合もありますが、その際は企業に対して失礼のない内容を心がけましょう。

お詫びと感謝を伝える

内定を辞退したことへのお詫びと感謝は必ず記載するようにしましょう。

お詫びというのは企業にせっかく選考をしてもらったにも関わらず、最終的に内定辞退に至ったことへの謝罪です。

加えて、メールでの連絡になってしまったこともお詫びすると良いでしょう。

また、自分に対して企業が内定を与えてくれたことや、自分を担当してくれた人へ感謝の気持ちを表すことも必要です。

自分を担当してくれた全ての人を対象とするために「採用に関わってくださった皆様」という形で感謝の言葉を記しましょう。

自分の気持ちが現在どういったものなのかということを伝える上で、お詫びと感謝というのは大変重要です。

文末で会社の発展をお祈りする

文末では会社に対して、発展をお祈りするという旨の1文を添えてメールを締めくくりましょう。

「貴社の益々の発展をお祈り申し上げます」など、一般的な文言で問題ありません。

この1文は社会人としてのマナーともいえるものであるため、忘れないようにしましょう。

内定辞退メールの例文

考える女性

次は具体的に内定辞退のメールの文章を例文形式でご紹介します。

以下の例文を参考にして、内定辞退メールを作成しましょう。

理由をいわずに内定辞退をする場合

「お世話になっております。○○です。

この度は、内定通知のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

貴社から内定を頂いたにも関わらず大変恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

今回内定を頂いてから十分に悩んだ結果、勝手ながら内定を辞退させていただく決断を致しました。

貴社には貴重な時間を割いて面接をしていただいたにも関わらず、このような結果になってしまい申し訳ございません。

本来はお電話でご連絡差し上げたかったのですが、メールでのご連絡となってしまいましたこと、ご了承頂けますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」

他社から内定をもらい内定辞退をする場合

「お世話になっております。

先日、内定通知をいただきました〇〇です。

この度は内定のご連絡ありがとうございます。

貴社に内定を頂き、大変光栄ではありますが誠に恐縮ながら、内定を辞退させて頂きたいと考えております。

転職活動に際しまして、応募しておりました他社から内定のご連絡を受け、熟慮した結果そちらに入社することを決断しました。

貴社にも内定を頂き大変迷ったのですが今後の自身のキャリアを考え、この決断に至った次第です。

貴重な時間を割いて選考をして頂いたにも関わらずこのような結果になり申し訳ございません。

また、内定辞退のご連絡がメールとなってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。何卒ご理解下さい。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」

 

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内定辞退メールに返信があった場合は?

考え事をする女性

次は内定辞退メールに返信があった場合、どのような形で対応をすれば良いかをご紹介します。

ここでもしっかりと誠意を込めた対応をするように心がけましょう。

辞退について了承してもらえた場合

もし内定辞退について了承のメールが来た場合には、返信をする必要はありません

もしまた返信をしてしまうと担当者はそのメールに目を通さなければいけず、負担となってしまうでしょう。

そのため辞退について了承してもらえた場合、返信をしないでメールを終えて大丈夫です。

辞退理由を詳しく聞かれた場合

内定辞退について、理由を詳しく聞かれた場合にはそれに対してメールで返答しましょう。

その際、嘘をつかず正直な理由を伝えることが大切です。

企業は辞退理由を知ることによって今後の採用活動の参考にしたいと考えています。

そのため、嘘のない理由を伝えることを心がけましょう。

しっかりとした理由を伝えれば、担当者も納得してくれるはずです。

しかし場合によっては内定辞退を取り止めさせたいという理由で辞退理由を聞いている可能性もあります。

そのため、理由については具体性を持って伝え、内定辞退の意志が固いことが分かるようにしましょう。

 

ワンポイント
・内定辞退を了承してもらえた場合は返信する必要はない
・内定辞退の理由を聞かれた場合はそれについて返答するメールを出す

内定辞退メールに返信がない場合は?

相談を受ける女性

次は内定辞退メールに返信がない場合です。

返信がない場合には、企業の担当者がメールを確認していない可能性があります。

そのため、返信がない場合には以下のどちらかの方法で担当者に連絡を取りましょう。

  • 電話をする
  • 確認のメールをする

内定辞退というのは重要な連絡であるため可能であれば会社に電話をすることが望ましいです。

しかし事情により電話ができない場合には、以前送った内容を再度記載し、確認のメールをすると良いでしょう。

 

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転職エージェントを利用している際の内定辞退

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転職エージェントを利用している場合は、内定辞退に関しては転職エージェントが企業に伝えてくれます。

そのため内定辞退をする際は転職エージェントのキャリアアドバイザーに連絡をする形です。

また、その際内定辞退を決断する前にキャリアアドバイザーに相談してみると良いでしょう。

その判断が正しいかどうか、キャリアアドバイザーは冷静な判断をしてくれます。

キャリアアドバイザーの判断を聞いてから、決断をすると良いでしょう。

もし内定辞退の連絡をする場合も、企業に伝えるのは早い方が良いため連絡は内定通知から1週間以内を目安にすると良いでしょう。

 

ワンポイント
転職エージェントを利用している場合はキャリアアドバイザー経由で内定辞退を伝えてもらいます。

転職の内定辞退に関する悩みは転職エージェントに相談しよう

ファイルとガッツ

今回のような内定辞退に関する悩みを抱えることが不安である場合には、転職活動を始める際に転職エージェントに相談しましょう。

転職エージェントは転職活動に関して始まりから終わりまでサポートをしてくれます。

そのため安心して転職活動を行っていけるはずです。

内定辞退以外にも、求人の紹介や選考の対策なども手伝ってくれます。

転職活動が初めてで心配という方も、転職エージェントがいれば安心して転職活動を行っていけることでしょう。

この機会に利用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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まとめ

ガッツポーズをする女性

今回は内定辞退をメールで送る場合のポイント方法などを解説してきました。

本来、内定辞退の連絡は対面や電話でするのが一般的です。

そのため、内定辞退をメールで送るのはそうした手段が難しい場合にしましょう。

もし内定辞退のメールを送る場合には、今回の内容を参考にしていただければと思います。

また、転職活動に関して困ったことがある場合には、転職エージェントを利用すると良いでしょう。

内定辞退に限らず、幅広いサポートを行ってくれるため転職活動に関する悩みの解消につながります。

この機会に是非利用を検討してみてください。

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