転職活動を行っていく中で、何らかの理由により内定辞退をすることは珍しくありません。

その場合には、内定辞退する企業に対して自分から連絡をする必要があります。

今回の記事では、内定辞退することをメールで送ることについて解説していきましょう。

内定辞退をメールで送ることに問題はないのでしょうか。

Contents

内定辞退をメールで送っても良いのか解説

パソコン

内定辞退は電話や対面で伝えるのが基本です。

電話の方が担当者に対して自分の声で直接内定辞退を伝えられます。

可能であれば、担当者と会って伝えるのが1番良いでしょう。

メールの場合は担当者が見ていなかった場合、伝達が遅れてしまう可能性があります。

しかし対面や電話で連絡をすれば、お詫びの気持ちもきちんと伝えられます。

もし対面が難しく、電話かメールで迷っている場合には電話にすると良いでしょう。

しかし、電話をした際に担当者と連絡がつかない場合があります。

そのような場合にはメールで内定を辞退することを伝えると良いでしょう。

今回は内定辞退をメールで伝える場合の伝え方をご紹介します。

内定を辞退する場合のマナーは?

ポイント

まずは内定辞退を伝える際のマナーについて解説していきます。

内定を辞退する場合には最低限、以下のことを守るようにしましょう。

なるべく早めに連絡する

内定辞退の意志を固めたらなるべく早く企業の担当者に連絡するようにしましょう。

内定通知から1週間以内の連絡が望ましいです。

内定辞退者が発生した場合、企業は新たに採用活動を行う必要があるかもしれません。

そのため、そうした企業側の事情も考慮してできるだけ早く連絡することが大切です。

内定辞退を伝えることに抵抗を感じる方もいるかもしれませんが、連絡しないというのは社会人のマナーとしてNGです。

必ず連絡をするようにしましょう。

相手の就業時間に配慮する

女性、オフィス

内定辞退の連絡は辞退する会社の就業時間内に連絡をするようにしましょう。

しかしながら就業時間であればいつでも電話をしていいというわけではありません。

一般的に忙しいと思われる、9:30〜11:00と16:30〜18:00の時間帯は電話を控えるようにしましょう。

落ち着いて話ができない状況で内定辞退の連絡をしても、担当者に迷惑をかけてしまいます。

電話をした際は簡潔に内定辞退する旨を伝え、謝罪しましょう。

辞退理由を長々と話すことなく、担当者の時間を取らないように考慮するのを忘れないようにすることが大切です。

丁寧な対応を心がける

企業は採用にコストをかけており、あなたを採用するまでに他の最終候補者を不採用にしている可能性もあります。

内定辞退の連絡をするのは気が引けると思いますが、企業側の事情や想いにも考慮して丁寧な対応を心がけましょう。

自分に内定を出してくれた企業に対して誠意を示すためにも、しっかりとビジネスマナーに則った対応をすることが大切です。

 

ワンポイント
・内定通知から1週間以内に辞退の連絡をする
・会社が忙しくない時間帯に連絡する
・企業に対しての誠意を示すために丁寧な対応を心がける

内定辞退メールを作成する際のポイント

パソコンを使う女性

次は内定辞退のメールを作成する際のポイントについて解説していきます。

電話ではなくメールで内定辞退することを伝える場合、どういったことに気をつければ良いのでしょうか。

具体的にご紹介していきましょう。

メールの件名は簡潔に

メールの件名に関しては内定辞退についてのメールであるということが分かるように簡潔に書くことが大切です。

企業の採用担当者は毎日多くのメールをチェックしなければならないため、件名が簡潔でなければ気が付かない可能性があります。

「内定辞退のご連絡」などと記載して自分の名前も添えるようにすると担当者の方も気が付きやすいでしょう。

担当者への配慮をしっかりと行うことがポイントです。

内定への感謝も伝える

笑顔の女性

内定辞退のメールを送る際には、メールの本文のなかで内定をもらえたことに対しての感謝を伝えましょう。

企業はコストをかけて採用活動をしています。

採用担当者以外にも、企業の様々な人が選考に関わっているのです。

そのことをしっかりと考えて企業に対してお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。

メールでの連絡になることを謝罪する

内定辞退の連絡がメールとなってしまったことへの謝罪を忘れないようにしましょう。

内定辞退はメールではなく、対面か電話で行うのが一般的です。

企業は選考にあたって時間をかけながら、誰を採用すべきかを考えています。

そのことをしっかりと理解していると伝わるように謝罪の気持ちを伝えましょう。

 

ワンポイント
・件名は分かりやすくする
・内定をもらえたことに対しての感謝を忘れない
・電話ではなくメールとなってしまったことを謝罪する

内定辞退メールの書き方

笑顔の女性

次は内定辞退メールの具体的な書き方を解説していきます。

企業に自分の気持ちを丁寧に伝えるためにも、メールも丁寧に書くことを心がけましょう。

最初に結論を書く

メールではまず内定辞退するという結論を1番最初に伝えるようにしましょう。

最初に長々と理由や自分の心情を書くと結局何がいいたいか伝わらなかったり、読みにくかったりするため注意が必要です。

必ず結論から書き、その後に理由や自身の気持ちを伝えるようにしましょう。

時間のない中でメールを読んでくれる担当者が読みやすいようなメール作りを意識することが大切です。

辞退理由は簡潔に書く

植木と女性

「内定を辞退する」という結論について書いたら、次は辞退する理由を書きましょう。

その際、理由を全て詳細に伝える必要はなく、「検討した結果」「一身上の都合」など一般的な文言で簡単に伝えれば問題ありません。

場合によっては後ほど企業から詳細な理由を聞かれる場合もありますが、その際は企業に対して失礼のない内容を心がけましょう。

お詫びと感謝を伝える

内定を辞退したことへのお詫びと感謝は必ず記載するようにしましょう。

お詫びというのは企業にせっかく選考をしてもらったにも関わらず、最終的に内定辞退に至ったことへの謝罪です。

加えて、メールでの連絡になってしまったこともお詫びすると良いでしょう。

また、自分に対して企業が内定を与えてくれたことや、自分を担当してくれた人へ感謝の気持ちを表すことも必要です。

自分を担当してくれた全ての人を対象とするために「採用に関わってくださった皆様」という形で感謝の言葉を記しましょう。

自分の気持ちが現在どういったものなのかということを伝える上で、お詫びと感謝というのは大変重要です。

文末で会社の発展をお祈りする

文末では会社に対して、発展をお祈りするという旨の1文を添えてメールを締めくくりましょう。

「貴社の益々の発展をお祈り申し上げます」など、一般的な文言で問題ありません。

この1文は社会人としてのマナーともいえるものであるため、忘れないようにしましょう。

内定辞退メールの例文

考える女性

次は具体的に内定辞退のメールの文章を例文形式でご紹介します。

以下の例文を参考にして、内定辞退メールを作成しましょう。

理由をいわずに内定辞退をする場合

「お世話になっております。○○です。

この度は、内定通知のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

貴社から内定を頂いたにも関わらず大変恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

今回内定を頂いてから十分に悩んだ結果、勝手ながら内定を辞退させていただく決断を致しました。

貴社には貴重な時間を割いて面接をしていただいたにも関わらず、このような結果になってしまい申し訳ございません。

本来はお電話でご連絡差し上げたかったのですが、メールでのご連絡となってしまいましたこと、ご了承頂けますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」

他社から内定をもらい内定辞退をする場合

「お世話になっております。

先日、内定通知をいただきました〇〇です。

この度は内定のご連絡ありがとうございます。

貴社に内定を頂き、大変光栄ではありますが誠に恐縮ながら、内定を辞退させて頂きたいと考えております。

転職活動に際しまして、応募しておりました他社から内定のご連絡を受け、熟慮した結果そちらに入社することを決断しました。

貴社にも内定を頂き大変迷ったのですが今後の自身のキャリアを考え、この決断に至った次第です。

貴重な時間を割いて選考をして頂いたにも関わらずこのような結果になり申し訳ございません。

また、内定辞退のご連絡がメールとなってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。何卒ご理解下さい。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」

内定辞退メールに返信があった場合は?

考え事をする女性

次は内定辞退メールに返信があった場合、どのような形で対応をすれば良いかをご紹介します。

ここでもしっかりと誠意を込めた対応をするように心がけましょう。

辞退について了承してもらえた場合

もし内定辞退について了承のメールが来た場合には、返信をする必要はありません

もしまた返信をしてしまうと担当者はそのメールに目を通さなければいけず、負担となってしまうでしょう。

そのため辞退について了承してもらえた場合、返信をしないでメールを終えて大丈夫です。

辞退理由を詳しく聞かれた場合

内定辞退について、理由を詳しく聞かれた場合にはそれに対してメールで返答しましょう。

その際、嘘をつかず正直な理由を伝えることが大切です。

企業は辞退理由を知ることによって今後の採用活動の参考にしたいと考えています。

そのため、嘘のない理由を伝えることを心がけましょう。

しっかりとした理由を伝えれば、担当者も納得してくれるはずです。

しかし場合によっては内定辞退を取り止めさせたいという理由で辞退理由を聞いている可能性もあります。

そのため、理由については具体性を持って伝え、内定辞退の意志が固いことが分かるようにしましょう。

 

ワンポイント
・内定辞退を了承してもらえた場合は返信する必要はない
・内定辞退の理由を聞かれた場合はそれについて返答するメールを出す

内定辞退メールに返信がない場合は?

相談を受ける女性

次は内定辞退メールに返信がない場合です。

返信がない場合には、企業の担当者がメールを確認していない可能性があります。

そのため、返信がない場合には以下のどちらかの方法で担当者に連絡を取りましょう。

  • 電話をする
  • 確認のメールをする

内定辞退というのは重要な連絡であるため可能であれば会社に電話をすることが望ましいです。

しかし事情により電話ができない場合には、以前送った内容を再度記載し、確認のメールをすると良いでしょう。

転職エージェントを利用している際の内定辞退

女性の面接

転職エージェントを利用している場合は、内定辞退に関しては転職エージェントが企業に伝えてくれます。

そのため内定辞退をする際は転職エージェントのキャリアアドバイザーに連絡をする形です。

また、その際内定辞退を決断する前にキャリアアドバイザーに相談してみると良いでしょう。

その判断が正しいかどうか、キャリアアドバイザーは冷静な判断をしてくれます。

キャリアアドバイザーの判断を聞いてから、決断をすると良いでしょう。

もし内定辞退の連絡をする場合も、企業に伝えるのは早い方が良いため連絡は内定通知から1週間以内を目安にすると良いでしょう。

 

ワンポイント
転職エージェントを利用している場合はキャリアアドバイザー経由で内定辞退を伝えてもらいます。

転職の内定辞退に関する悩みは転職エージェントに相談しよう

ファイルとガッツ

今回のような内定辞退に関する悩みを抱えることが不安である場合には、転職活動を始める際に転職エージェントに相談しましょう。

転職エージェントは転職活動に関して始まりから終わりまでサポートをしてくれます。

そのため安心して転職活動を行っていけるはずです。

内定辞退以外にも、求人の紹介や選考の対策なども手伝ってくれます。

転職活動が初めてで心配という方も、転職エージェントがいれば安心して転職活動を行っていけることでしょう。

この機会に利用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

ガッツポーズをする女性

今回は内定辞退をメールで送る場合のポイント方法などを解説してきました。

本来、内定辞退の連絡は対面や電話でするのが一般的です。

そのため、内定辞退をメールで送るのはそうした手段が難しい場合にしましょう。

もし内定辞退のメールを送る場合には、今回の内容を参考にしていただければと思います。

また、転職活動に関して困ったことがある場合には、転職エージェントを利用すると良いでしょう。

内定辞退に限らず、幅広いサポートを行ってくれるため転職活動に関する悩みの解消につながります。

この機会に是非利用を検討してみてください。

転職成功への近道は自分にあった転職サイトを見つけること!


転職サイトはそれぞれ特徴や強みが異なります。
そのため、転職成功には自分の目的や希望職種にあった転職サイトを見つけなければなりません。

  • 種類が多すぎて、どれを選べばいいかわからない
  • 自分にあった転職サイトはどうやって見つければいいの?

こんな悩みをお持ちではないですか?

以下に転職サイトの選び方比較を紹介します。
是非参考にしてみてください!

転職サイトの選び方


転職サイトは以下のような進め方で選ぶと最適なものを選ぶことができます。

  • 「エージェント型」と「サイト(求人広告)型」を使い分ける
  • 転職目的や職種など希望から選ぶ

これらをより詳しく見ていきましょう。

「エージェント型」と「サイト(求人広告)型」を使い分ける

転職サイトは大きく分けて2種類存在します。

  • エージェント型:担当のキャリアアドバイザーがついて転職活動のサポートをしてくれる
  • サイト(求人広告)型:求人広告が掲載されており、自身で転職活動を進める

それぞれメリット・デメリットはありますが、転職の成功率を上げるのであれば使い分けが重要です。

各サイトで扱っている求人も異なりますので少し面倒かと思っても満足のいく転職をするために使用してみてください。

転職目的や職種など希望から選ぶ

すでに転職の目的が定まっている人もいることでしょう。

そんな方は「第二新卒の活躍を支援しているサイト」「IT業界に特化したサイト」など、幅広い支援をしてくれる大手サイトだけでなく目的にあったサイトも活用するとより満足のいく転職ができます。

おすすめ転職エージェントBEST3


ウィメンズワークスが厳選した転職エージェントをご紹介します。

転職エージェントの特徴は求人数が多いことです。

そのため、幅広いがゆえに初めての転職やどの転職エージェントを使ったらいいかわからないこともあるでしょう。

そんな方は是非参考にしてみてください。

1位.マイナビAGENT

マイナビエージェント

マイナビAGENTは20代・30代の転職に強い転職エージェントです。

担当者が親身になって応募書類の準備から面接対策まで転職をサポートしてくれるので、初めて転職する方でも安心です。

第二新卒のサポートも手厚く企業担当のアドバイザーが在籍しているため、職場の雰囲気や求人票に載っていない情報を知ることができます。
転職先でうまくやっていけるか不安な方や初めての転職にはおすすめです。

 
マイナビAGENTの評判はこちら  
【無料】マイナビエージェントに転職相談する  

2位.dodaエージェント

doda
dodaエージェントは、幅広い業界や業種の求人を取り扱う国内最大級の転職エージェントです。

dodaのみが取り扱っている求人も多く、転職活動の視野を広げたい方におすすめです。

また、応募書類のアドバイスや書類だけでは伝わらない人柄や志向などを企業に伝えてくれたり、面接前後のサポートも手厚いです。

20代30代だけでなく地方での転職の方にもおすすめできる転職エージェントです。

 
dodaの評判はこちら  
【無料】dodaに転職相談する  

3位.リクルートエージェント

リクルートエージェント

リクルートエージェントは多数求人を保有している、転職支援実績No.1の総合転職エージェントです。

一般公開求人だけでなく、非公開求人数も10万件以上取り揃えています。
転職において求人数が多く実績も豊富なため、必ず登録すべき1社と言えます。

また、各業界・各職種に精通したキャリアアドバイザーがフルサポートしてくれるため、初めての転職でも利用しやすいでしょう。

 
リクルートエージェントの評判はこちら  

おすすめ転職サイトBEST3


先述した通り、転職エージェントは求人が多いです。
しかし、エージェントに登録していない企業もあります。

転職は「情報をどれだけ集められるか」が非常に重要になります。
そのため、転職エージェントだけでなく転職サイトもぜひ活用していきましょう。

ウィメンズワークスが厳選した転職サイトをご紹介します。

1位.doda

doda
dodaはリクナビNEXTに次いで多くの求人数を保有しており、利用者満足度の高い転職サイトです。

お気づきの方もいるかとおもいますが、dodaは転職エージェントと一体型なのです。
つまり、dodaに登録することで求人を見ることも、転職エージェントに相談することも出来ます。

情報収集をしつつ気になった企業への相談がすぐにできるので非常に魅力的な転職サイトと言えるでしょう。
転職初心者はリクナビNEXTと合わせて登録しておくことがおすすめです。

 
dodaの評判はこちら  
【無料】dodaに転職相談する  

2位.マイナビ転職

マイナビ転職
マイナビ転職は、大手人材企業「マイナビ」が運営する転職サイトです。

20代〜30代前半に多く利用されている若者向け転職サイトで、若手を採用したい企業が多いので第二新卒や20代であれば転職成功に大きく近づけるでしょう。
また独占求人が多く、他サイトにない求人に巡り合うことができるのでこちらも登録することをおすすめします。

20代〜30代前半であれば登録しつつ他サイトと比較していくと選択肢が広がるきっかけになるでしょう。

 
マイナビ転職の評判はこちら  
【無料】マイナビエージェントに転職相談する  

3位.リクナビNEXT

リクナビNEXT
リクナビNEXTは、大手人材企業「リクルート」が運営する、業界最大規模の転職サイトです。

転職をする際はまず登録すべきサイトの一つです。
リクナビNEXTの掲載求人は20代~50代までと幅広く、地域に偏らないことも大きなメリットです。

リクナビNEXTであれば希望条件に合致する求人や地方在住に関わらず、自分に合う仕事が見つかるでしょう。

また、「グッドポイント診断」を使用すれば自分では気が付かない長所や強みを見つけるきっかけになります。
これらを活用して書類作成や面接準備もスムーズに進めることができるでしょう。

 
リクナビNEXTの評判はこちら