情報管理はどの企業でも必要になる重要なものです。

情報の漏洩や紛失を防ぐためにも、情報の管理を仕事として行う人が必要になります。

その情報管理の仕事の一つが文書情報管理です。

知名度が高くない職業ですが、どのような仕事をするのでしょうか。求人内容も合わせて紹介します。

文書情報管理の仕事内容を紹介!

スマートフォンとマグカップ

文書情報管理はあまり聞き慣れない職業だと感じる人も多いでしょう。

しかしながら、実は会社の中心的なポジションにもなり得る仕事です。

個人情報保護法やペーパーレス・電子化などといった話を一度くらいは聞いたことがあるのではないでしょうか。

政府がマイナンバーカードの普及にも全力を注いでいるとおり、情報管理化がかなりのスピードで進んでいます。

そうした情報管理を使って重要書類を管理するポジションが文書情報管理なのです。

JIIMA(日本文書情報マネジメント協会)による資格を取れば、弁護士・税理士などのように「仕業」として働くこともできます。

 

ワンポイント
文書情報管理は情報が溢れる現代企業においてなくてはならない存在です。
データはしっかりと管理され、必要な時にスムーズに取り出せるようにしなければ会社は回りません。

実際の求人で仕事内容を確認

履歴書

文書情報管理の求人はどのようなものなのでしょうか。

実際にあった求人を見てみましょう。

労務スタッフ

直接書かれていませんが、実は文書情報管理の求人です。

  • 残業20時間程度
  • 年間休日126日
  • 住宅手当や研修制度など福利厚生充実

給与計算などの労務採用業務に携わる仕事になります。

この企業では先輩と一緒に業務を行うので、安心して仕事にのぞめるでしょう。

総務及び人事労務職

こちらも文書情報管理とは明記されていませんが、文書の申請や照合・管理を行う仕事です。

弁護士アシスタント 電話対応や書類作成

電話対応やフォーマットを使った書類作成などを行います。

これも文書情報管理に含まれる仕事です。

 

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未経験・無資格でもできる文書情報管理の仕事

ガッツポーズする女性

文書情報管理の仕事と聞くと何か資格が必要だと感じる人もいますが、未経験・無資格でも就ける仕事です。

スキャナーで文書を取り込みパソコンで保管する、保管した文書の閲覧のルール化をするなどといった仕事が中心になります。

たとえば病院のカルテを電子化するという仕事はイメージがつきやすいかもしれません。

カルテには個人情報が記載されており、それを電子化する仕事も立派な情報管理です。

企業において情報管理は非常に重要となります。

顧客情報を漏洩させたとなると一気に社会的信用を失い、企業存続に多大な影響が出てしまうのです。

また退職者による情報の持ち出しにも対策を取っている企業が増大しており、情報マネジメントを行う部署を設置しています。

「情報管理」といっても作業自体はそこまで難しいものではありません。

社内回覧資料・会議資料・プレゼン資料など、どんな企業にも何かしらの書類が山のようにあります。

そしてその書類には実に様々な情報が入っているものです。

そういった書類の整理整頓から始まり、スキャナーを使って電子化・パソコン内の文書管理といった仕事がたくさんあります。

今やスマートフォンやパソコンで文書を電子化することが当たり前の時代です。

しかし未だに書類を電子化して情報マネジメントができていない企業もたくさんあります。

たとえば病院のカルテの管理や不動産企業で売買に伴う文書管理、設計事務所での図面管理などです。

すべて外部に漏らすわけにはいかない大切な情報であり、情報マネジメントが必須となります。

また昨今の情勢により多くの企業が働き方について見直しをしているのも事実です。

政府もテレワークを推奨している中、企業に行かないと書類が見られないといった状態では仕事になりません。

全ての文書を電子化してサーバーにアップし、皆が自宅からアクセスして書類を閲覧できるという体制を構築し始めています。

しかしながら、その文書の情報を電子化して管理する人材は足りていないのが現状です。

 

ワンポイント
文書情報管理は未経験・無資格でも就くことができる反面、会社の未来をも左右する重要な役割を担うポジションでもあります。
 

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文書情報管理士の資格が有利になる転職案件とは

PC操作する女性

文書情報管理士とはセキュリティや環境問題・法律や規制に沿った知識を駆使して文書管理を行う実力を示す資格になります。

文書情報管理に限らず、多方面から優遇される資格です。特に労務・人事・経理といった職種には有利となる資格となります。

マネジメント作業が求められる職種でも有利となる資格であり、転職案件の幅が格段とアップするでしょう。

医療系・IT系などセキュリティに厳しい業界は当然のこと、大企業でもセキュリティ対策に伴う文書管理は重要な仕事になります。

たとえ中小企業であっても、情報管理対策をしっかり取らないとならない環境です。

そうした時代なので、社内のセキュリティ対策をどのように行っているかを外部に開示しなければならないケースが多々あります。

こういった中で文書情報管理士のニーズは増える一方です。

多くの官公庁や自治体での入札要件にも文書情報管理士の資格が求められています。

メールでのやり取りが主となるビジネスにおいて、文書・技術資料・図面類・の電子化も重要です。

 

ワンポイント
文書情報管理は無資格でも就くことができる職業ですが、「文書情報管理士」があればより選考を有利にすることができます。

文書情報管理士は医療系で活躍できる

医療スタッフと受付

どんな業界の企業でもひっぱりだこな文書情報管理士ですが、特に活躍できる場とされているのが医療系になります。

診療情報管理士

医療系の文書情報管理には「診療情報管理士」という職業があります。

患者の様々な診療情報を国際統計などに基づいて収集・管理しなければなりません。

そしてデータベースを抽出・加工・分析して様々なニーズに適した情報を提供する。

それが診療情報管理士です。

医療の質が問われる時代、患者の診療情報は重要なデータベースになります。

診療報酬支払制度やがん登録推進法、医療事故調査制度など診療情報管理士が関係する重要な制度も多いです。

知識を持った診療情報管理士は今後さらなる活躍が期待されています。

医療事務

案内する医療スタッフ

医療事務は病院や医院の受付業務から始まり、カルテ作成など事務業務全般を行う仕事です。

電話やネット予約の受付管理や医療費の計算や保険者への診療報酬を請求する仕事になります。

医療費計算では正確性やスピードが求められる職業です。

また、大切なのは、患者にとっての最初の窓口であるという意識を持つことです。

患者を安心させられる笑顔で接することも重要な仕事となります。

ドクターズクラーク

「ドクターズクラーク」とは、「医師事務作業補助者」のことです。

2008年に多忙な医師の業務負担を減らすための対策として配置されたポジションになります。

医師の数は年々増加傾向にありますが、未だに医師の業務の負担は軽減されていません。

その負担を減らすために、

  • 医療文書・カルテなどの代行記載や入力
  • 診療データの収集や管理
  • 院内の統計業務
  • 医療事故や医療過誤を防ぐためのレポート作成
  • 感染症に関する情報収集・検証・分析

これらはドクターズクラークが行います。

資格がなくてもスタートでき、医療の知識が身に付くオススメの仕事です。

 

ワンポイント
医療系は患者や薬など様々な情報を扱います。そのため文書情報管理が特に重要視されるのです。

仕業のサポートでも活躍できる

考えるビジネスウーマン

文書情報管理はその業界の第一線で活躍する人々を支える仕事も多いです。

元々その業界の知識があまりなかったとしても、側で情報管理の仕事をすることで知識を得ることができます。

会計コンサルタント

会計コンサルタントと一言でいっても、業務は多岐にわたります。

たとえば公認会計士としての企業の財務管理・企業戦略のアドバイス・M&Aのコンサルタントなどです。

コンサルタント業務には行政に提出する文書や企業から受け取る書類、企業情報の整理など膨大な文書を管理しなければなりません。

実際に企業買収案件などが始まると、会計士はアシスタントと二人三脚でゴールを目指して進めていくことになります。

会計士のサポート業務は重要な位置づけとなるでしょう。

情報管理の知識を持ち、文書の保管や電子化の業務を行うサポートは会計士にとってなくてはならない存在です。

弁護士アシスタント

打合せする男女

民事事件や刑事事件を扱う弁護士のアシスタントと聞くと、法律の知識が必要なのではないかと思う人もいるでしょう。

しかし弁護士アシスタントになる上で法律の知識は必要ありません

弁護士はテレビドラマで出てくるような法廷の仕事だけではなく、相続財産や離婚訴訟など身近にある案件もたくさんあります。

情報化社会の中、企業間の特許訴訟案件による弁護士の文書管理は非常に重要です。

膨大な資料をすべて印刷して管理することはありません。電子化された特許資料から検索をして照合作業などが発生します。

一つ一つの案件をサポートしていくうちに法律の知識も得られ、自身のステップアップにつながるでしょう。

 

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研究機関でも活躍できる

白衣を着た女性

文書情報管理は様々なデータを扱う研究機関でも活躍できます。

データ分析

大学での研究や国を代表する理化学研究所など研究機関でも文書情報管理は重要な存在です。

たとえば世界最高速スーパーコンピュータの「富岳」も文書情報管理を必要とします。

AIが搭載された電子機器も一般市場に出回り、こういった製品にはデータ分析が必須です。

あらゆる分析データを情報として管理する仕事は一般企業だけでなく、研究機関でも大活躍できます。

実際にはまぐろの養殖をデータから分析して可能にする、火星探査機のデータ分析をして人類が住めるかどうかの検証などといったことです。

こうした夢のあるデータ分析に携わることもできます。

英語ができればライティングも

研究機関でのデータ分析を用いて、学会発表の資料作成・特許資料の作成などの文書作成や管理は重要です。

研究成果は国際学会での発表国際特許取得となるケースが多々あります。

そのため英語ができれば研究者が書いた原稿を英語に直してライティングする仕事も発生するのです。

国際学会ともなると世界各国から専門家が集まり、発表資料が配布されます。

この配布資料はもちろん世界共通言語である英語です。

情報マネジメントだけでなく、英語ができればこのような著名人の方々へ配布される資料にも携わることができます。

さらには自分が翻訳した資料を使ってNASAがロケットを飛ばすということまであるのです。

 

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もちろん事務でも大活躍

PCを操作する女性

文書情報管理はデータを管理するため、事務でも活躍できます。

特に文書情報管理が必要となる仕事を見てみましょう。

人事総務

個人情報保護法が成立され、社員の自宅住所や自宅電話番号などの個人情報は徹底して人事総務で管理しています。

給与明細も電子化し、メールで配布する企業も多くなってきました。

社内文書や書類もすべてデータベース化し、社員はサーバーにアクセスして閲覧する時代です。

情報マネジメント力・文書情報管理力を発揮して会社の重要ポジションで力を発揮することができます。

法務

法務と聞くと難しいイメージを抱く人もいるでしょう。しかし企業にはその道の専門家が必ずいます。

大企業ではその企業専属の法務を務めることが多いですが、中小企業の場合は外部委託が多いです。

文書や書類の管理も法務の重要な仕事となります。

企業が新規事業を行う時に法律に抵触していないか、行政に提出する書類は何があるかなどの管理が法務の仕事です。

上級レベルのスキルが求められるかもしれませんが、その上級レベルのスキルを身に付けるチャンスがある仕事となります。

労務

労務は一般的には人事・総務部の中の一つの仕事となりますが、とても重要な業務です。

入社手続きや退社手続き、交通費精算や出張精算など内容は多岐にわたります。

金銭に関わることが多い仕事なので正確さは望まれますが、会社にとってなくてはならないポジションです。

営業事務

電話するビジネスウーマン

営業時日は外回りで飛び回っている営業マンに代わって、見積もりや社内文書をお客様へメールで送るといった仕事になります。

営業アシスタントとして営業マンが安心できるように書類や文書を管理する縁の下の力持ちとしての活躍も可能です。

今のスキルに不安があったら転職エージェントに相談

スーツの女性

転職となると何かと不安を感じます。一人で抱え込まずに転職エージェントに相談しましょう。

事務はやったことがなく資格を持っていなかったり、ブランクがあったりする中転職活動をしている人もいるのではないでしょうか。

不安になるのはみんな一緒です。

あらゆる業界に精通する転職エージェントに相談すれば、きっと解決への道を示してくれるでしょう。

 

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まとめ

ファイル

今回は「文書情報管理」の仕事について紹介しました。

インターネットで検索すれば何でも出てくる世の中です。

しかし情報の取捨選択、すなわち情報マネジメントは企業にとって最も重要といえます。

情報をマネジメントし、文書や書類を管理・社員全員のサポートをする仕事は業界を問わずニーズが増大しているのです。

スキルアップして資格を取り、仕業である文書情報管理士として会社の重要なポジションで働いてみませんか?

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