履歴書を郵送する時に履歴書のみを送りつけるのはビジネスマナーに反します。きちんとした内容の添え状を付けましょう。

添え状とはあいさつ文のことですが、ビジネス文書ですからフォーマット通りに書くと間違いがありません。

こちらでは添え状の書き方やマナー、そしてNG例を紹介しています。履歴書を郵送する時の参考にしてください。

履歴書を郵送する時の添え状の書き方を解説

添え状は履歴書を郵送する時に同封する挨拶状です。ビジネス文書なのでA4サイズのフォーマットへの記入というのが多いです。

パソコンでフォーマットに記入する形が一般的ですが、自己PRを書くことはマナー違反ではありません。

採用担当者がまず一番先に目を通す添え状は自分をアピールするためのものでもあると心得ましょう。

添え状一枚といえどもおろそかにしてはもったいないです。送付した履歴書を読んでもらうためにも添え状を活用してください。

添え状を書く意味は？

本来添え状は履歴書などを送付する際に、この書類を送りますと一枚書面をつけますがその挨拶状のことをいうのです。

履歴書だけを送付せずに添え状を書くことで、採用担当者にはしっかりとビジネスマナーを守れる人だと思ってもらえます。

挨拶状ですから書くことはほぼ決まっています。添え状のためのフォーマットもあるほどです。

特別なことや長々とPR文書を書くことはできませんが、ほんの数行でも自分の熱い思いを書くようにすると良いでしょう。

ビジネスマナーとして

特に転職者の場合何年もの間社会人としての必要なマナーを学んでいるので、即戦力として活躍してもらいたいと企業では考えます。

当然ビジネスマナーは身につけているべきと見なされます。添え状のマナーは守って書くようにしてください。

時候の挨拶もビジネス文書ならではの書き方が必要なのです。きちんと文書で挨拶ができるのは仕事上でも期待できると思ってもらえます。

履歴書を読んでもらうため

添え状の役割の一つは履歴書を読んでもらうためのものであるといえます。

どのような人の履歴書なのか、添え状を読んだだけで把握してもらえるのです。添え状の書き方で履歴書がより活きてきます。

この人の履歴書なら最後まで読んでみよう、面接してみようと思われることが必要なのです。

まず履歴書を読んでもらうこと、そして書類審査をクリアして面接に進むことが添え状を添える目的の一つです。

 

添え状には何を書けばいい？

添え状には必ず書くべき項目があります。どのような順序と内容か挙げてみましょう。

• 日付・あて先
• 自分の名前・連絡先
• 挨拶文・用件
• 自己PR
• 同封書類について

上記のことを１枚に書き、履歴書や職務経歴書などの応募書類に添えて送付します。

用紙は履歴書やその他の書類に合わせて使用してください。日付は投函する日にちにして郵送するようにしましょう。

どのように書いていけばよいのか、それぞれを詳しく解説していきましょう。

日付、あて先

日付は用紙の右上に履歴書など送付書類の日付に合わせて記入します。西暦でも令和でもかまいません。

宛先は左上に会社名を書き続いて所属部署と担当者名を書くようにしましょう。

会社名を書く時は㈱と略さず、株式会社〇〇です。所属部署宛の時は人事部御中とし、採用担当者宛の場合は人事部〇〇様とします。

自分の名前、連絡先

続いて自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレスの記載です。住所はきちんと郵便番号も忘れずに書いてください。

電話番号（ファクス兼用ならその旨記載）メールアドレスは間違いのないように書きましょう。自宅電話は携帯電話のみでも可。

電話番号はいつ連絡をもらっても対応できる番号やメールアドレスにすることが大切です。

挨拶文、用件

挨拶本文に入る前に「〇〇応募の件」など用件について記載します。

その後いよいよ本文に入りますが、まず書き出し（前文）で時候挨拶を行います。

この時前略などという言葉はNGです。必ず「拝啓」を使いましょう。頭語は「拝啓」結語は「敬具」が常識です。

時候の挨拶は「拝啓」の後改行または１文字空けて書くようにします。「貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」

などが一般的でしょう。続いて主文となります。主文の最初は自分が求人に応募する旨を記載します。

この時何を見て応募することになったのかも、書き添えると良いでしょう。

自己PR

続いて自分のＰＲをくどくならないように記載します。簡潔にスキルや前職での経験適性などをアピールしましょう。

貴社で求められる〇〇職については充分な経験を積んでいるなど、伝えたいことは書いてももちろんかまいません。

履歴書では詳しく書けなかったこと、特にネガティブな条件となる部分は説明したくなる気持ちはわかります。

あまり添え状に詳しく書くのは逆効果の場合が多いのです。担当者には長々と言い訳をしているとしかとられない場合があるからです。

簡潔にいいたいことを要約して書くようにしましょう。

最後に面接の機会を与えていただきたいとお願いして文を終えます。この時の結語は拝啓に対する「敬具」を使います。

同封書類について

最後に同封書類を明記します。本文の次に改行し「記」と書き左下に同封書類として履歴書1通・職務経歴書1通と書きましょう。

送付する時には履歴書と職務経歴書そして一番上に添え書きを揃え、クリアファイルに入れた上で封筒に入れるようにしましょう。

書類が汚れたり折れ曲がることを防ぐためですが、受け取った側からは細心の注意を払うことのできる人と評価されます。

履歴書を持参する時は添え状を書かなくていい

添え状はあくまでも履歴書などの書類を送付する場合に必要となるものです。持参して直接手渡す場合には不要です。

よろしくお願いいたします。と言葉に出して履歴書などの書類を入れた封筒を手渡します。

この場合でも書類をまとめてクリアファイルに入れた上で封筒に入れるとより丁寧です。

表書きは不要ですが氏名と「履歴書在中」と記載しておくとよいでしょう。

添え状を書くときのマナーは？

添え状はどのようなことに気を付けて書くことが大切なのでしょうか。ビジネスマナーを守っているかが要です。

添え状も書き方一つでマナーのある人ととられるか、そうでない人ととられるかが決まります。少し気を付けるだけで文章は変わります。

• 頭語は「拝啓」結語は「敬具」
• マナーを感じさせる文章
• 自己PRは簡潔に

頭語は「拝啓」です。つい使いやすい「前略」は使わないように気を付けましょう。一対として使うので結語は「敬具」です。

文章自体はマナーを感じさせるようにしてください。あくまでもビジネス文書であることを忘れないようにしてください。

自己PRは簡潔に書くのがマナーです。ただし履歴書や職務経歴書に書き切れなかったことを伝えることは悪くはありません。

たとえば30歳までの求人に31歳で応募する場合や3年以上の経験とあるのに2年しか経験が無い場合などです。

くどくどと並べ立てるのは当然NGですが、さらりと簡潔に自分をアピールすることが大切です。

履歴書だけでは不適格とされる場合でも、貴社に貢献できる自信があるとはっきりと伝えることで採用担当者の気持が変わります。

 

添え状を書くときのポイント

添え状を書くポイントもいくつかあります。用紙のサイズは履歴書や他の書類に合わせます。

書き方についてはすでにお話ししたように、ビジネス文書としてのマナーをわきまえたものにする必要があります。

単に履歴書を送るときの送り状ではありますが、社会人としてのビジネスマナーを身につけていると感じられる文章を心掛けましょう。

A4サイズが一般的

用紙のサイズは履歴書他の書類に合わせるのが一般的で、通常Ａ4サイズです。添え状のフォーマットを使用してもよいでしょう。

一筆箋などを使用する人がいますが、一筆箋はプライベートで使うカジュアルなものでビジネス文書としては適しません。

A4サイズの用紙に横書きで書くのがビジネス文書としては一般的です。

文体は「ですます調」

頭語は「拝啓」結語は「敬具」文体は「ですます調」に統一します。長々と書かず簡潔に書くようにしてください。

あくまでもビジネス文書であることを頭において文章を作成するようにしましょう。

書き終えたら間違いや不備がないか必ず確認してください。フリガナを付け忘れたり、電話番号の間違いなどが無いようにしてください。

送付書類の1番上に重ねる

添え状は書類を送るための挨拶状です。書類の一番上に重ねるようにしてください。

書類などが折れ曲がるのを防ぐために、クリアファイルに入れた上で封筒に入れて送るとよいでしょう。

書類に不備はないか再度確認してから封筒に入れるようにしてください。

封筒はA4サイズの書類がそのまま入るものがよいでしょう。色は茶色でも構いませんが、白の方が好印象となる場合もあります。

表書きは当然ですが、人事部などの部署宛の場合は「御中」担当者個人に送る場合は「様」と書くようにしてください。

 

手書きとパソコンどちらで書けばいい？

 

添え状は手書きとパソコン作成のどちらがより良いのでしょうか。昔は履歴書はもちろん添え状も手書きが常識でした。

今はパソコン作成が主流になっているようです。企業によっては手書きを良しと捉えるところもあり、それぞれだといわざるを得ません。

職種や企業側の考えで違ってくるので一概にはいえませんが、添え状に関していえばフォーマットを使いパソコン作成で充分でしょう。

ただパソコンで制作する場合でも定型文を並べ立てるだけでなく、自分の言葉で書くということが大切なのはいうまでもありません。

 

添え状のNG例

 

添え状はあくまでも送付書類に添えるもので履歴書とは別のものです。それでも添え状は送り主の性格を表すものでありたいです。

どうでもよいような書き方では、履歴書まで見てもらえないなどということになりかねません。

この人の履歴書ならしっかりと読んでみたいと思われ、会ってみたいと思ってもらえるような書き方を心掛けてください。

反対に採用担当者にこれでは面接しても仕方がないのではと、よい感情を持たれない添え状では添えて送る意味がなくなります。

添え状でありがちなNGな例にはどのようなものがあるのでしょうか。例を挙げてみましょう。

• 自己PRを長々と書く
• 希望を書く
• 定型文だけの添え状

長い自己PR

添え状に簡潔に自己PRを書き添えることは悪くありません。履歴書だけでは伝えきれないことを書きたい気持ちもわかります。

ただ不利になりそうな履歴書の記入事項について長々と書きつづったのでは、担当者には言い訳と取られてもしかたありません。

これだけは分かってもらいたいということのみ、簡潔に書くようにしてください。

添え状に希望を書く

添え状に自分の勤務に関する希望を書く人が時々いますが、これは添え状に書くべきことではありません。

希望は履歴書の中の希望闌に書くようにしてください。マナー違反ととられてしまう可能性もあります。

定型文だけの添え状

添え状のフォーマットはあるのですが、内容は自分の言葉で書くようにしましょう。定型文が並んだ添え状では魅力がありません。

添え状が直接転職の成功に関わる訳ではないのですが、個性的で面白いと感じてもらえたら履歴書も期待して読んでもらえるでしょう。

 

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

履歴書などを郵送する場合の添え状について解説してきましたが、おわかりいただけたでしょうか。

添え状に限りませんが、一人ではこんな時どうすればよいのかと迷うことがあるでしょう。

転職に関して聞いてみたい時や、どうすればよいのか悩んだ時は転職エージェントに相談してみましょう。

女性の転職をしっかりとサポートして成功に導きます。転職エージェントをぜひ活用して転職を成功させてください。

 
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まとめ

履歴書や書類を送付する時に、一緒に送る書面を添え状といいます。添え状はフォーマットに沿って書くとよいでしょう。

用紙サイズは履歴書に合わせてA4サイズが一般的です。手書かパソコン作成か迷うところですが一概にはいえません。

どちらにしてもビジネス文書であることを意識して、頭語は「拝啓」結語は「敬具」「ですます調」で仕上げます。

志望動機に書き切れなかったことを補うために、自己PRを入れてもよいのですができるだけ簡潔に書くようにしてください。