転職の際、新しい会社への入社時に「住民票記載事項変更証明書」の提出を求められることがあります。

あまり聞き慣れない書類でどう入手すればよいのかなどが分からない人も多いでしょう。

今回は住民票記載事項変更証明書の提出までの流れを解説します。

住民票記載事項証明書を転職先へ提出するまでの流れを解説

女性

転職時には多くの書類が求められますが、その中の1つとして住民票記載事項変更証明書があります。

住民票の情報の中から企業が欲しい情報のみを記載する書類です。

会社は通常、新入社員の身元を確認する必要があり、そのための証明書の提出を求めます。

申請する機会も少ない書類だからこそ申請から提出までの流れも分からないという人も多いでしょう。

転職時に必要な書類が揃わなければスムーズな転職はできません。

申請方法や注意点をしっかりと押さえておきましょう。

 

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住民票記載事項証明書は必要に応じて提出を求められる

メモを書く女性

住民票記載事項変更証明書は必ず提出しなければならないものではなく、必要に応じて求められる書類です。

この書類には住民票の中から必要な情報を選んで記載されます。

生年月日や現在の居住地と履歴書の住所が一致しているかなどの確認が主な目的です。

労働基準法の中で企業には従業員名簿の作成が義務付けられています。

そのために必要な情報をこの書類で確認するために、入社時にこの書類の提出を求められるのです。

個人情報の取り扱いが厳しくなる中で、住民票の写しでは本来必要無い情報も記載されてしまっている場合があります。

その本来必要ない情報を管理するために管理体制の強化が必要になる場合もあるでしょう。

しかしこれでは企業側の負担が増すばかりであり、リスクも増えてしまいます。

住民票で全ての情報を提出してしまうと双方にとって全く良いことは無いのです。

そのリスクを軽減するためにも住民票記載事項変更証明書の提出が求められるのです。

 

ワンポイント
住民票記載事項変更証明書の提出を求められたら忘れず提出しよう。

住民票記載事項証明書の取得方法を解説

ではどうやって住民票記載事項変更証明書を取得できるのか、その取得方法を詳しく解説していきます。

役所や行政サービスの窓口で取得

相談

この住民票記載事項変更証明書を提出するには、まず申請しに行きかなければなりません。

申請する場所は、住んでいる場所の市区町村の役所や行政サービス窓口です。

基本的に本人が窓口に出向いて申請書を提出しますが、親や兄妹など同一世帯の代理人に委任することも可能です。

申請時には、申請用紙に記入し本人確認証明書とともに提出します。

これらの必要書類を提出したら、次に証明書発行手数料を証紙を購入して支払いましょう。

役所や行政サービスの窓口は平日のみや昼休みに閉じている場合があります。

窓口にあいている時間を事前に調べておくことで二度手間や余分な待ち時間を防止できるでしょう。

申請は窓口のみではなく、自治体によっては郵送コンビニ発行が可能な場合もあります。

これもあらかじめ自治体のホームページなどで調べておくと良いでしょう。

申請時に必要なもの

女性

申請時に必ず必要なのが、以下の3つです。

  • 本人確認書類
  • 印鑑(認印可)
  • 住所票記載事項証明書の用紙

本人確認書類は運転免許証など顔写真付きのものが確実です。

他にもパスポートや健康保険証などもあるため、どれが有効か行政のホームページで確認しておきましょう。

特に写真付き証明書以外は組み合わせが必要など複雑なので、しっかりと確認が必要です。

また、委任する場合は委任状が必要になります。

これらがなければ申請ができないため、無駄足を防ぐために詳細情報を事前にしっかりと調べておきましょう。

手数料について

申請の際には、証明書発行手数料がかかります。

地域によって様々ですが、窓口の脇などに証紙の自販機がある場合が多いです。

その自販機の横などに各種発行手数料の一覧表に金額が表示してある場合は多いでしょう。

しかし一覧表がない場合もあるため、住民票記載事項変更証明書の発行手数料がいくらか把握しておくと良いでしょう。

自治体によって多少違いはありますが、200~500円程度です。

手数料が自治体によって大きく異なるため、事前にいくら必要なのか調べておきましょう。

 

ワンポイント
自治体によって窓口の開いている時間や手数料は異なる。
 

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コンビニでも発行可能な自治体の場合もある

証明書の申請は役所の窓口ですが、役所は平日の日中しか開いていないケースは多くあります。

そこで増えてきた便利なサービスがコンビニ発行です。コンビニ発行のメリット・デメリットを解説します。

コンビニ発行のメリット

女性

行政の窓口は基本的に平日日中のみに開いている場合が多いものです。

しかし忙しい社会人などは、窓口申請になかなか行くことが出来ません。

誰かに委任できるとはいえ、実家を出て1人世帯になっていれば委任することもできないため、自分が行くしかありません。

特に日曜や祝日、夜間などにしか行けない場合は、なかなか取得できずに不便に感じる人もいるでしょう。

コンビニ発行が出来れば、こうした時間の制約がなくなり大変便利です。

コンビニで申請する場合は申請書をダウンロードして記入しておき、それを持参することで発行できます。

コンビニに設置されているマルチコピー機を使用して発行するため、自分の都合の良いタイミングでできるでしょう。

コンビニ発行のデメリット

仕事に悩む女性

コンビニ発行システムは取り扱いがあればとても便利です。

しかし提出先企業の指定用紙がある場合は、コンビニ発行が出来ません。

また、コンビニで発行する場合はマイナンバーカードか住民基本台帳カードが必要です。

このどちらかがなければ発行手続きができないため、事前に取得したり、発行時に忘れないなどの確認が必要です。

また、コンビニでの発行サービスはすべての自治体で扱っているわけではありません。

自分の住んでいる自治体が対応しているかどうかを事前に調べておきましょう。

さらに取り扱い時間も24時間ではないので注意と事前の確認が必要です。

 

ワンポイント
コンビニ発行が可能かどうかは自治体によって異なる。

「住民票の写し」との違いは?

住民票記載事項変更証明書と住民票の写しは役割としては同じようなものです。

しかし企業にとっては扱いが大きく変わります。

住民票記載事項変更証明書と住民票の写しにはどんな違いがあるのかを詳しくみてみましょう。

指定した事項のみが記載されている

チェックリスト

住民票の写しには、氏名や生年月日・現住所の他に本籍・前住所・住民票コードなども記載されています。

これらの情報の中には企業にとって必要ない情報も含まれてしまっているのです。

しかし、個人情報保護の観点では必要なくても厳重に保管しなければならなくなってしまいます。

一方で住民票記載事項変更証明書は、住民票の中から必要な情報のみをピックアップして掲載できる書類です。

必要最低限の情報のみが記載されているため、先述した通り、企業としては管理しやすく、リスク軽減にも繋がります。

プライバシーも守られるため、このシステムは従業員にも企業側にもメリットがあるのです。

「住民票の写し」を代わりに提出するのはNG

×印

企業側から『住民票記載事項変更証明書』の指定があるのにもかかわらず『住民票の写し』を提出するのはNGです。

どちらにせよ必要な情報が載っているので良いのではないか、と思われるかもしれません。

しかし先述した通り『個人情報』は重要な機密情報であり、慎重・厳重に行うことが義務付けられています。

必要以上に個人情報を持ちたくないと考える企業も多いのが実情なため、指定通りの提出が必要です。

 

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住民票記載事項証明書の書き方について

住民票記載事項変更証明書の書き方を解説します。

この証明書は用紙も企業が指定する場合があるため、指定の有無によって分けてみてみましょう。

企業指定の用紙がある場合

キーボード、ノート、ペン

まず、提出先の企業の指定用紙がある場合、指定の用紙を手に入れる必要があります。

書式をダウンロ―ドできるのか、実際にもらいに行くのかなどホームぺージなどで調べて用紙を入手し記入します。

郵送やオンライン申請の可否もしっかりと調べておくと便利です。

企業指定の用紙がない場合

企業指定の用紙が無い場合は、自治体のホームページからダウンロード出来る場合はそちらを使うと便利です。

オンライン申請や郵送申請もあるので、確認してみると良いでしょう。

もちろん、窓口で用紙を入手しその場で記入しても大丈夫です。

このように用紙指定が無い場合は、扱いがあれば便利なコンビニ申請も可能です。

こちらもホームページなどで詳細を調べておきましょう。

住民票記載事項証明書取得時の注意点

ここまで申請についての解説をしてきました。続いて取得時の注意点についても説明します。

記載内容は住民票と同じでなければならない

パソコンをいじる女性

まず最も重要なのが記載内容の全てが住民票と同じであることです。

発行時に窓口で内容確認を求められますので、しっかりと確認をしましょう。

記載内容は住民票と同じでなければいけませんので、その場で自己都合の訂正は出来ません。

また一語一句同じでなければならないため、特に住所の番地表記などに注意しましょう。

例えば住民票で「1丁目2番3号」と表記されているのに「1-2-3」となっていたら再提出しなければならなくなります。

他にも生年月日の西暦と和暦の違いなど、内容は同じでも表記が違えば再提出となってしまうでしょう。

これらの細かい表記間違いを防ぐためには、記入前に行政の窓口で相談しておくのがおすすめです。

特に慎重に確認が必要なポイント

住民票記載事項証明で特に確認すべき点として、選択した事項が正しく表示されているかを必ず確認しましょう。

選択事項が違っていたり抜けがあると、企業に受け取ってもらえない可能性があります。

この書類は入社前の身分証明のための書類のため、情報に過不足があってはいけません。

その場合は再発行しなければならず二度手間となってしまうでしょう。

また用紙指定されている場合はその用紙を発行してもらうために企業側にも手間をかける場合もあります。

それを避けるためにも、申請時や発行された際には選択項目に間違いがないかの確認が欠かせないのです。

 

ワンポイント
細かい表記間違いにも注意しよう。
 

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転職時に求められる書類はきちんと準備しよう

転職時には、用意する書類やその他もろもろとバタバタしがちです。

しかし転職時に必要な手続きはしっかりと抜けの無いようにしなければなりません。

転職時に求められる書類の詳細情報を事前にきちんと調べ、提出に備えるようにしましょう。

必要書類の確認をしておく

資料を読む女性

住民票記載事項証明書に限らず、転職に必要な書類は数多くあり、行政などの申請しなければならないものも多くあります。

それらの申請をスムーズに行うには、必要書類の確認が重要です。

不足や不備があると手続きは止まり発行が遅れてしまうので、慎重に確認しましょう。

また、書類によっては即日発行されるものもあれば、日数がかかるものもあることにも注意が必要です。

必要な書類が期日までに揃わないことで会社や自分が不利益を被る場合も考えられます。

こうした書類手続きがスムーズにできなければ、入社前からマイナスイメージを与えることに繋がってしまうでしょう。

それを避け、互いに気持ちよくスタートを切れるように必要書類の事前確認が大切です。

わからないことは転職エージェントを活用

転職時は、新しいことで頭がいっぱいになり、さらには不安もある中で分からないことがたくさん出てくるものです。

そんな時は、遠慮なく転職エージェントを活用しましょう。

何事もうまく行った先輩やその道のプロに聞くのが一番の近道です。

転職エージェントに相談することで、1人では解決できなかった疑問や不安を無くすことができます。

回り道や失敗をしている時間を短縮したり無くしたりできるため、より効率的に転職活動ができるでしょう。

転職での疑問は転職エージェントに相談しよう

相談

転職は一人で判断し行動すると、不安や間違いが起こりがちです。

もちろん慎重に動けば問題はないかもしれませんが、せっかくならば経験豊富な転職エージェントに相談しましょう。

転職エージェントは、その道のプロとして転職市場の知識を用いて、良いアイディアやアドバイスを出してくれます。

細かい手続きの疑問や、様々なケースでの動き方ぜひ転職エージェントに聞いてみてください。

「あの時ああしておけば良かったのに」とか「あの時のあの選択を誤らなければ今頃は…」といったことも防止できます。

転職を成功させるためにも、転職エージェントの利用を検討してみてください。

 

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まとめ

ポイント

今回は転職時に求められる「住民票記載事項変更証明書」の解説をしてきました。

耳慣れない書類の名前をいわれると、申請方法などに戸惑い、一気に不安な気持ちをあおられてしまいがちです。

しかし必要な書類や申請方法をしっかり把握して対応し準備をしていきましょう。

住民票記載事項変更証明書は、簡潔にまとまった最低限の個人情報が提出できる書類です。

会社にとってはリスクを抑えて従業員の管理を行うために必要な書類でもあります。

申請は基本的に行政の窓口で行うため、働きながらでは時間をみつけることが難しいかもしれません。

その場合は自分の住んでいる自治体がコンビニでの申請サービスをしていないか確認してみましょう。

時間がとれずに提出が遅れてしまうと、企業側の印象を落としてしまう可能性もあります。

余裕をもって申請し、不備のない書類を提出しましょう。

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