安定したイメージのある大学事務ですが、どのような仕事をする職業なのでしょうか。

今回は大学事務の仕事内容について詳しく掘り下げて解説していきます。

女性が大学事務として働くメリットややりがいについて、また採用方法や転職に有利なスキルについての情報も必見です。

ぜひ転職のために参考にしてみてください。

大学事務の仕事内容を解説

まずは大学事務の仕事内容を具体的に見ていきましょう。

大学事務の仕事とは、簡単にいえば「授業以外の全ての仕事」といえます。

授業だけは教員が行いますが、その他に大学の運営に必要な仕事は全て大学事務が行っているのです。

仕事内容を学生対応・文書作成・教材管理・人事総務・経理の５つに分類し、それぞれ詳しく解説します。

学生対応・学籍管理の仕事

大学事務のまず大きな仕事としては、学内の学生対応や学籍管理の仕事が挙げられます。

学生生活における各種手続きや提出書類の案内をすることで、学生がスムーズに学生生活を送れるようにサポートする仕事です。

全体的なガイダンスの他、個別に質問に訪れる学生の相談に乗ることもあります。

その他にも入退学や単位の取得状況・奨学金などについて管理するのも主要な業務内容です。

文書作成の仕事

学生・保護者あるいは教員に向けた告知や事務的文書の作成も大学事務の仕事です。

Office系ソフトなどを活用して掲示や配布のための用紙を作るほか、学内サイトなどデジタルでの作業も多いでしょう。

学内向けのみならず、学会開催時の配布資料の準備などもこれに当たります。

また、学生募集のためのホームページやパンフレットの作成を学内で行う場合も大学事務が担当することが多いようです。

教材の管理・発注の仕事

授業で使用する教材や備品の管理・発注も大学事務員が行います。

例えば授業前に教員から「この資料を人数分コピーしてください」などと頼まれることも日常的です。

授業やオリエンテーションのために使用するオーディオ機器やプロジェクターなどの準備や片付けも含まれます。

また教材以外にも、教室などの学内施設も全て管理するのが大学事務の仕事です。

人事総務の仕事

人事の仕事として、教職員の給与計算や勤怠管理なども大学事務が行います。

私立であれば人事異動や職員の採用を担当することもあるようです。

また総務の仕事として、各種式典の運営や学内会議の運営も大学事務の仕事といえます。

幅広く大学の運営に必要な雑務は全てここに含まれると考えてよいでしょう。

経理の仕事

学内の経理についても大学事務の仕事です。

経費の計算や見積書・納品書・請求書・領収書などの管理、助成金などの申請も仕事内容に含まれます。

また決算に必要な書類を作成したり、研究室を含む大学全体の予算管理を任されることもあるでしょう。

このように、大学事務の仕事は非常に多岐にわたり、一通りの事務の仕事は全て含まれているといえます。

 

 
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大学事務の魅力

大学事務の仕事における魅力とはどんなところにあるのでしょうか。

単に事務作業にとどまらず、学生の成長を見られることや様々な人と関われることは大学事務における醍醐味といえるでしょう。

また、女性にとって働きやすい仕事であることも魅力的です。

具体的に見ていきましょう。

学生の成長を見届けられる

大学事務の仕事では窓口対応などで日常的に学生たちと接する機会があります。

若く希望にあふれた学生たちが夢に向かって成長する姿を見られるのは、大学事務の一番の魅力といえるでしょう。

時につまづいたり悩んだりする若者をサポートし、無事に卒業を迎え巣立っていく姿を見る喜びは、ただの事務員では味わえません。

教育的な側面もありつつ、事務的な面で学生たちの生活を支えられることが大学事務の魅力といえます。

多種多様な人と接することができる

大学事務は学生や教員だけでなく、学外の業者や研究者・他国からの留学生など、多種多様な人と接することができる仕事です。

中には最先端の研究内容を垣間見る機会もあり、そのため事務といえども日々刺激がある環境といえるでしょう。

これらは普通の事務にはない、大学という特別な場だからこそ味わえる部分でもあります。

いろいろな価値観の人と接することで自身の考えの幅が広がり、成長しやすい環境でもあるのが魅力の1つです。

女性が働きやすい

大学事務の仕事では力仕事よりも事務的な仕事がメインのため、女性が活躍しやすい職場でもあります。

事務仕事だけでなく学生や教員を含む様々な人と接する機会が多く、女性ならではの細やかな心遣いが評価されるでしょう。

また基本的には大学の時間割に沿った仕事になるため、深夜残業や休日出勤のリスクが少ないのも仕事上の利点です。

規則正しい生活を送りやすく、また毎月ノルマに追われるような精神的負担もほとんどないため、女性が働きやすい仕事といえます。

大学事務で働くメリットとやりがいは

大学事務として働くことで得られるメリットややりがいについて考えてみましょう。

大学事務は未経験からでも転職可能で、仕事をする中でパソコンのスキルが自然に身につくというのが大きなメリットといえます。

また、残業が少ないことでプライベートを充実させられるのもうれしい点です。

未経験でも転職・就職できること

大学事務で求められるスキルは、一般的な事務員に求められるスキルとほぼ同じといえます。

そのため大学事務の仕事が未経験であっても、一定の事務スキルがあれば転職のハードルはそれほど高くありません。

一定の事務スキルとは例えばOffice系ソフトが使えるなどのほか、経理や総務などの事務経験があることを指します。

業界未経験で転職できる仕事は限られますから、転職を考える上でかなり大きなメリットといえるでしょう。

パソコンスキルが自然に身に付くこと

大学事務の仕事ではパソコンを使う機会が非常に多いです。

各種書類の作成を始め、大学のHPやパンフレットなどに関わることがあれば専門ソフトを使用する機会もあります。

その他にもIT機器や学内サイトなどの管理もあり、パソコンに関する知識が不可欠です。

そのため、日々の仕事をこなす中でパソコンのスキルが自然と身につくことが大きなメリットといえるでしょう。

残業が少なく、プライベートが充実すること

大学事務の仕事は基本的に大学の授業時間に合わせた勤務になります。

そのため残業や休日出勤が少なく、規則正しい生活を送ることができるのでワークライフバランスの面から見てもうれしい点です。

さらに大学教授や学生たちから様々な情報が得られることから、レジャーや趣味の幅が広がることもあります。

休日はしっかり休んで趣味に没頭するという働き方ができるのも大学事務の大きなメリットといってよいでしょう。

 

 
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大学事務は忙しいの？

前述した大学事務の仕事内容を見ると、かなり幅広く多岐にわたることから、大学事務は忙しいと思われることも多いです。

実際は一人で全ての仕事をするわけではありませんから、当然そこまで忙しいということにはならないでしょう。

有給や急な休みも取りやすく、比較的落ち着いて仕事ができる反面、繁忙期には残業が発生することもあります。

有給や急な休みは取りやすい

大学事務の仕事はノルマに追われるような仕事は少なく、比較的スケジュールに沿って計画的に仕事を進めていくことが多いです。

そのため計画的に有給休暇を取るのはもちろんのこと、体調不良などで急な休みを取る場合でも比較的容易に休むことができます。

その意味では突発的に困る事態が起きても安心して働ける職場といえるでしょう。

繁忙期はあるの？

大学事務の繁忙期としては、まずは入学試験にまつわる出願や試験の準備が挙げられます。

大量に寄せられる書類の確認や取りまとめ、また不正やミスが許されない試験の準備には普段以上に気を使い、残業になることも。

また年度末や年度初めなども学生の入れ替わりが多く、学籍管理や式典の手配などで忙しくなりがちです。

学会や学祭などの大きなイベントがある場合も、会場の取り決めや外部との折衝などで時間に追われる可能性があります。

 

大学職員になるには？

大学事務は非常に人気が高い職業で求人も少なく、狭き門といわれることが多いです。

しかし求人さえあれば資格がなくても応募することができ、特に実務経験も必要ないため、チャンスがあればぜひ挑戦しましょう。

大学事務になるためには国立大学法人や地方公務員の採用試験、私立であれば大学ごとの採用試験に合格する必要があります。

また期間限定の契約職員という形でも募集があり、一度採用されて実力があればそのまま採用されることもあるようです。

大学事務の採用方法をチェック

大学事務の採用方法は、大学の分類によって大きく異なります。

国立大学の場合は国立大学法人等職員採用試験に合格することが必要です。

北海道・東北・関東甲信越・東海北陸・近畿・中国四国・九州の地域ごとに採用試験を行っています。

公立大学は地方公務員採用試験に合格することが最低条件です。

詳細は自治体によって異なりますので、希望する地域の受験案内を確認しましょう。

私立大学は学校ごとに採用試験が行われているため、直接申し込むか、転職エージェントなどを通じて応募することになります。

大学事務の仕事が向いている人の特徴

大学事務は事務の仕事を行いながらも、人と接することの多い仕事です。

特に学生と接するときは社会人相手と異なり、相手の考え方や感じ方を意識しながら接する必要があります。

そのため、人と接することや人の相談に乗るのが好きな人は大学事務の仕事に向いているといえるでしょう。

また、事務職とはいえ学生の対応で立ったり座ったり、授業などの準備で教室を移動したりと、何かと立ち仕事も多いです。

ずっと座りっぱなしだと落ち着かない人や、適度に動いている方が楽しんで仕事ができるという人は大学事務に向いています。

 

 
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大学事務への転職に有利なスキルは？

大学事務への転職には必須の資格はありませんが、身につけておきたいスキルはあります。

まずは一般的な事務作業を行うための事務系のスキルは一通り身につけておくとよいでしょう。

資格で証明するのであれば、MOS検定や秘書検定2級以上・簿記3級以上などの事務系の資格を取得しておくと有利になります。

また人と接することが多い仕事であるため、接客のスキルがあると有利といえるでしょう。

前職や過去の仕事で接客をした経験があればぜひアピールしたいところです。

転職相談は転職エージェントを活用しよう

大学事務の求人は数が少ない傾向にあり、なかなか一人で情報を集めるのは大変です。

転職活動において困ることがあれば、転職エージェントに相談してみましょう。

プロのキャリアアドバイザーが親身に相談に乗り、希望の条件に合う求人を紹介してくれるので安心して応募できます。

またスキルの棚卸しから模擬面接まで、転職が成功できるように全面的にサポートしてくれる心強い存在です。

転職エージェントは無料で利用できますのでぜひ活用し、効率よく転職活動を進めましょう。

まとめ

大学事務の仕事内容は大学での「授業以外の全ての仕事」であり、非常に多岐にわたります。

その反面、学生たちが成長する姿を見届けることができ、また様々な人と接することのできる、やりがいの多い仕事です。

繁忙期以外は残業や休日出勤も少ないため、ワークライフバランスのとりやすい仕事といえます。

大学事務になるためには地域や大学ごとの採用試験に合格しなければなりません。

志望する地域や大学の情報をしっかりと集めて受験に備えましょう。

転職に有利なスキルとしては、事務系のスキルや接客のスキルが挙げられます。

持っているスキルを積極的に活用し、大学事務への転職を成功させましょう。