会社勤めの方にとっては、退職時の挨拶は悩みの種になることがあります。

社内だけではなく、社外でお世話になった取引先への挨拶には神経質になりがちです。

今後の取引先との関係をスムーズに引き継ぐために、退職挨拶の優先事項注意点を把握しておきましょう。

伝える手段だけでなく、実際に使用できる挨拶の例文も紹介します。

退職時の取引先への挨拶方法を解説

スーツ、女性

退職する際、お世話になった取引先への挨拶は礼儀として必要です。

社外の取引先に直接出向いて挨拶に伺う以外に、メールで簡易的に退職挨拶を送信する機会も増えています。

お世話になった取引先なのに、メールであっさり退職挨拶を済ますことに抵抗を持たれるかもしれません。

ただ、肝心なことは、取引先に敬意を持って良好な関係を築けたことへの感謝を伝えることです。

そのためには失礼にならないタイミングで伝える必要があります。

退職する旨を正式に伝えた上で、業務の引き継ぎに安心感を与えることを考慮しましょう。

後任者に引き継いだ後に、良好な関係を継続できるかどうかが焦点になります。

 

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取引先への退職挨拶はいつするの?

不満

社内での退職挨拶と違い、社外の取引先には早い段階で退職する旨を伝えておくべきです。

遅くとも1ヶ月前には退職の旨を伝えた上で、機会を改めて退職挨拶を済ませるのが良いでしょう。

その理由は、退職の有無に関係なく、勤めていた会社や後任者と取引先との繋がりは継続していくからです。

せっかく築いてきた良好な関係を、自分の退職以降も業務に支障をきたさない配慮が求められます。

そのため取引先には前もって退職挨拶の段取りを計画しておくことが大切です。

 

ワンポイント
業務に支障をきたさないタイミングで挨拶しよう。

退職時の取引先への挨拶はどんな方法で伝えるか

いざ取引先へ退職挨拶を伝えるに当たって、挨拶を伝える手段に頭を悩ませる方が多いです。

本来であれば、事前にアポイントを取り直接挨拶に伺うのがベストでしょう。

しかし、スケジュールの都合上適切なタイミングで取引先に挨拶ができるとは限りません。

その場合はメール挨拶状を利用して、取引先への退職挨拶を伝える手段をとってみましょう。

便利ではありますが、利用する上での配慮すべき注意点も解説します。

メール

パソコン

メールは現代のビジネスシーンでは欠かせないアイテムです。

メールの長所は、遠方の取引先でも送信とほぼ同時に確認されやすいためタイムラグを気にすることがありません。

ただ、退職の挨拶といった重要な内容を安易にメールで伝えるのは躊躇するでしょう。

取引先によっては、人事にまつわる重要連絡をメールで済ますことに軽い印象を持たれる可能性もあります。

上司と入念に話し合いを行い、メールで退職挨拶を済ませて問題ないかどうかを確認するようにしましょう。

挨拶状を出す

ヒアリング

挨拶状はメールが普及する前から行われている一般的な伝達方法です。

取引先に年配者が多い会社や形式を重視する会社などに退職挨拶をお知らせするには、無難な方法でしょう。

しかし郵送による手段のため、取引先が挨拶状を受け取る時期がずれこんで遅くなるのは良くありません。

そのため、挨拶状を送る時期は退職する2ヶ月前がおすすめです。

後任者の引き継ぎも含めた上で、時期のずれを心配することはありません。

取引先に対して、業務に対する不安を与えないようにすることが重要です。

 

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退職挨拶で取引先に必ず伝えるべきこと

取引先に事前に退職挨拶を伝えるとなれば、退職の旨以外にも告知しなければならない情報がたくさんあります。

社内では退職を把握していても、社外では詳細を告知せず時間が流れていく事態だけは避けなければなりません。

取引先の会社に対する退職挨拶はお世話になった感謝を伝える以外に、業務の移行をスムーズにするという役割があります。

その役割を果たすためにも、優先して伝えなければならないポイントを押さえておきましょう。

退職日や最終出社日

スケジュール

退職するタイミングは明確に伝えましょう。

特に取引先に混乱を与えないため、退職日最終出社日の報告は正確な日付で伝えることが重要です。

取引先の会社の重要ポイントとしては、退職理由よりも退職するタイミングに比重を置きましょう。

もし退職日等を記載せずにいつの間にか担当者が辞めていたとなると、不信感を募らせる原因にも繋がります。

お世話になった旨を社内挨拶する以上に丁寧な配慮を心掛けて、退職日や最終出社日は必ず伝えましょう。

後任者や引き継ぎの情報共有

パソコンと女性

取引先にとって、退職タイミングが分かった後に重要になるのは現行の業務の引き継ぎ後任者の紹介です。

退職する当事者は挨拶を済ませたら、引き継ぎは全て会社が請け負うものではありません。

会社の窓口として担当してきた以上は、後任者の告知も責任を持って伝えておきましょう。

また、後任者に引き継ぐ業務が今までと変わりがないかどうかも伝えておくと、よりスムーズに引き継ぐことができます。

業務にまつわる情報共有は、取引先との信頼関係に大きく比例するものです。

そのため上司とよく相談しておくことをおすすめします。

感謝の言葉

取引先に対する感謝の言葉は決して忘れてはいけません。

担当者と取引先との間に良好な関係が継続できているのは、業務以外に人間性も信頼して関係を地道に築いてきたからです。

築いてきた関係が水の泡にならないためにも、必ず感謝の言葉を添えましょう。

印象に残ったエピソードなどを簡単に交えておくと、感謝の気持ちを伝えやすくなります。

 

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退職挨拶で取引先に伝えるべきではないことは?

退職挨拶で優先して伝えることがある一方で、口外する必要がないことを挨拶文に加えないよう注意が必要です。

退職の挨拶を送るタイミングは、まだ勤務先の会社に在籍している状況を忘れてはいけません。

引き際を濁さないために、伝えるべきではないことを解説します。

転職先やプライベートの情報

バツ、女性

すでに転職先が決定している場合は、現行の業務よりも転職のことで頭の中が占められている可能性があります。

けれども、転職については退職を伝える挨拶とは直接関係はありません。

うっかり情報を漏らしてしまわないように、退職を迎えるまで言葉にしないようにしましょう。

また、プライベートについても同様です。

特に女性の場合は男性と違い、結婚・出産・育児などの節目のタイミングで退職することも少なくありません。

こうしたプライベートな話題についても、退職の挨拶文に書き加える必要はないことです。

業務にまつわることだけに内容を絞って伝えましょう。

コンプライアンス違反な内容

バツを出す女性

退職挨拶の中で会社のコンプライアンスに違反する内容を伝えるのは厳禁です。

例えば守秘義務にまつわる内容や勤務する会社の労働環境など、注意すべき点は多くあります。

ただし、コンプライアンスに関しては勤務先の会社によって異なるものです。

場合によっては伝えてはいけない内容かどうかの判断が難しい場合もあるでしょう。

その場合は、必ず上司に相談して挨拶文の内容も含めて確認してもらうようにすることおすすめします。

 

ワンポイント
取引先に伝えても良いか悩む場合は上司に相談しよう。

退職挨拶をメールで送る場合「取引先に訪問あり」

事前に退職挨拶をメールで伝えますが、取引先の会社に訪問する機会がある場合の作成ポイントがあります。

今後退職までに訪問する機会があることも踏まえて、内容を過剰に重くする必要はありません。

簡素ではありますが、告知すべき優先事項を押さえて作成するようにしましょう。

作成に困った時に備えて、例文も参考の上で退職挨拶文を作成してみてください。

メールのポイント

デスクでノートパソコンを触るビジネスウーマン

退職挨拶文ではありますが、後日改めて取引先に伺うことも踏まえた意図を伝えるようにしましょう。

まず件名は躊躇することなく「退職のご挨拶」でダイレクトに伝えます。

文面には退職するに当たって、退職日・感謝の言葉・後任者については訪問前に明確に伝えておくべきです。

さらに、後日伺う日程についてはこちらから日程の候補を挙げておくと良いでしょう。

取引先の会社だけでなく、勤務する会社にも都合があります。

事前に日程を伝えておくことで返信に備えておくだけでいいので安心です。

例文

○○会社の○○です。

いつもお世話になっております。

私事であり大変申し訳ありませんが、この度、一身上の都合により〇年〇月〇日付で○○会社を退職することになりました。

御社の○○様には、業務に携わった当初から、ご支援を賜り大変お世話になりました。

ここに御礼を申し上げます。

業務の後任は○○が責任を持って担当させて頂きます。

改めて後任者の○○とご訪問の上で、退職のご挨拶と業務の引き継ぎについて御社にお伺いしたく思っております。

お忙しい中で恐縮ですが、以下の日程でご都合をご検討頂けないでしょうか。

・○月○日(○) ○○:○○

・○月○日(○) ○○:○○

改めましてご検討宜しくお願い致します。

 

ワンポイント
訪問の候補日は複数伝えよう。

退職挨拶をメールで送る場合「取引先に訪問しない」

取引先の会社へ訪問しないからといって、極端に退職挨拶の内容を変更する必要はありません。

ただし、取引先と対面せずに退職の旨を伝えることを理解した上で、挨拶文を作成することが求められます。

メールのポイント

パソコンで作業する女性

メールの冒頭の雛形は、取引先に訪問する場合と同じ文章でも構いません。

退職する旨と日時・感謝の言葉・後任者を正確に伝えましょう。

しかし取引先に訪問せずに退職を迎えることになるので、そのことに触れる必要があります。

訪問しないからこそ感謝の気持ちだけでなく訪問できないことへのお詫びの一文も合わせて丁重に添えましょう。

また、取引先との会社との関係はこの退職挨拶文が最後になる可能性が高いです。

文末には、会社の繁栄と担当者の活躍をお祈りする一文で締めるようにすることで退職挨拶文に締まりが生まれます。

例文

○○会社の○○です。

いつもお世話になっております。

私事であり大変申し訳ありませんが、この度、一身上の都合により〇年〇月〇日付で○○会社を退職することになりました。

貴社の○○様には、訪問当初から業務に対してお力添えいただきました。

長きに渡ってのご厚意を大変お世話になりましたことを、ここに御礼を申し上げます。

本来であれば、御社へお伺いしてご挨拶に上がりたい所ですが、メールによるご連絡になり大変申し訳ありません。

業務の後任は○○が責任を持って担当させて頂きます。

貴社の繁栄並びに○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

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退職挨拶を挨拶状を送付する場合

挨拶状による退職を伝える場合は、下記で紹介する例文の冒頭のような定型文雛形による作成が必要となります。

特に手紙に書き慣れていない場合は、挨拶文の雛形を上司と相談しながら作成することも考えておくと安心です。

会社の業務に支障をきたさないように、挨拶状送付の準備を進めていきましょう。

挨拶状のポイント

調べてメモをとる女性

挨拶状は畏まった雛型で作成することになるので、冒頭は時候の挨拶から始めるようにします。

例文のような時候の言葉は、季節のタイミングに合わせた定型文を利用すると良いでしょう。

挨拶状であっても、退職日・感謝の言葉・後任者はメールと同様に伝えておくべきことです。

また、退職理由は特筆すべきことはないので「一身上の都合」で問題ありません。

例文からも分かるように、メールと比較しても手紙を書き慣れていないと堅苦しさを感じるものです。

けれども、万人に通用する挨拶状特有の雛型として知っておくと良いでしょう。

送信日時が履歴で残るメールとは異なるため挨拶状の最後に作成の年月日の記入を忘れないでください。

例文

謹啓 初春の候に先立ち、ますますご健勝のことお喜び申し上げます。

さて、私○○は、令和〇年〇月〇日を持ちまして、一身上の都合で〇〇会社を退職することになりました。

貴社の○○様には、在職中は長年に渡りお引き立て賜ったことを、ここに厚く御礼申し上げます。

また、後任につきましては、○○が継続して担当になります。

責任を持って業務を引き継いで参りますので、今後とも宜しくお願い申し上げます。

略儀ではありますが、書面によるご挨拶にて失礼致します。

末筆ではありますが、貴社の繁栄と○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

謹白

令和〇年〇月〇日

 

ワンポイント
時候の挨拶は相手の居住地に季節感を考慮したものにしよう。

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面談

在職中に転職活動をする場合、現職の会社の退職を考えている傍らで、転職の情報を集めることにも追われてきます。

さらに転職先と会社の退職が決まれば、日々の業務もこなしつつ、取引先への挨拶も考えなければなりません。

それを全部一人で抱えるのは大変、という人は転職エージェントの利用を検討してみてください。

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さらに求人数・就労条件・希望に見合った収入などの要望からマッチングを行い転職活動全般のサポートをしてくれます。

転職エージェントに問い合わせてみましょう。

 

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まとめ

外回りをする女性

退職は、人生の中でのビッグイベントの1つです。

女性の場合は、仕事と家庭を常に天秤に量りながら退職の手続きを滞りなく進めなければなりません。

後を濁さない形で退職するためにも、取引先には余裕を持って退職挨拶を済ませておくようにしましょう。

社内の上司とも綿密に相談を重ねて、後任者へスムーズに引き継ぎが行えるよう道を作ることにもなります。

円滑な転職へ方向転換できるよう、ポイントや注意点に配慮して手続きを行ってください。

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