秘書になりたい女性はどのような面接対策が必要なのでしょうか。

面接でよく聞かれる質問を抑えておくことで採用される可能性は高くなるでしょう。

当記事で秘書の転職面接対策や意識すべきポイントをご紹介します。

秘書になりたい女性の面接の対策方法を解説

社長や役員、経営者といった重役のサポートをするのが秘書の務めです。

サポートとは上司の意見を代弁したり行動を予想して先回りしたりということが考えられます。

また、上司だけでなく外部とやり取りをすることも頻繁にあるのでコミュニケーション能力が欠かせません。

ほかにも急な日程変更が行われたり緊急の仕事が入ったりと、予定外の事態に対応することも日常茶飯事です。

上司の側近として重い責任を背負うため、大きなやりがいを得られるでしょう。

では秘書になりたい女性は面接に向けてどのような対策を行えばいいのでしょうか。

続けてご説明します。

秘書への転職面接で見られるポイント

秘書への転職面接でチェックされるポイントはサポート力です。

秘書はあらゆる場面で上司のサポートに徹することが求められます。

多くの人の前に立って活躍する上司を陰ながらサポートすることが重要です。

そのために関係者との日程調整や仕事のスケジュール管理、一般事務などあらゆる業務をこなさなくてはなりません。

したがって、上司をサポートするために幅広い業務を担当できる能力も求められます。

1人で複数の業務をこなす必要があるので、秘書は多忙を極める職業といえるでしょう。

その分仕事のやりがいは大きく、人の役に立つことができたという充実感を得られることは間違いありません。

面接ではあなたにサポートする力があるか、幅広く業務をこなすことができるかどうかチェックされています。

 

最も重要視されるポイントは

面接ではどのようなことを意識すればいいのでしょうか。

あらかじめポイントを抑えておくことで採用される確率が高くなるでしょう。

具体的に秘書へ求められるポイントを3つご紹介します。

「上司の影になれる」かどうか

秘書に求められるポイントは上司の影になれるかどうかです。

上司のサポート役として活躍する秘書は、もう1人の上司として振る舞う必要があります。

特に外部とのやり取りにおいては、上司だけですべて対応するのは難しいでしょう。

だからこそ秘書が上司に代わって考えを巡らせておく必要があるのです。

実際に相手方とやり取りするのは上司ですが、スムーズにやり取りできるよう準備を整えておくのが秘書の務め。

上司の影として滞りなく仕事が進むよう、徹底したサポートが求められます。

臨機応変に対応できるか

秘書は何事にも臨機応変に対応しなくてはなりません。

スケジュール通りに進まなかったり緊急の仕事が入ったりと、予想外の出来事が起こるのは日常茶飯事です。

想定外の事態が発生する度にうろたえていては秘書を務めるのは難しいでしょう。

上司の思考パターンを読むことも秘書の大事な役目です。

会社の評判を守ったり取引先との信頼関係を失ったりしないためにも仕事を滞らせるわけにはいきません。

そのためには上司の側近として活躍する秘書が何事にも臨機応変に対応する必要があるのです。

上品・几帳面・清潔感があるか

秘書はもう1人の上司ともいえるので上品さが求められます。

もし秘書が品のない行動を取ってしまえば、その責任はすべて上司が負うことになるのです。

その結果、会社の評判が落ちたり取引先との関係性が悪化したりという事態を招くことになるでしょう。

上品さに加えて大切なのが几帳面であることです。

どれだけ些細なことでもメモしたり、取引先の社長や役員の名前を覚えていたりと細かな気配りが求められます。

そして最後にもう1つ欠かせない要素が清潔感です。

常に上司とともに行動する秘書ですから、見た目の清潔感にも気を遣わなくてはなりません。

これら3つの要素を兼ね備えていることが秘書として活躍するには欠かせないでしょう。

 

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秘書への転職面接で意識すべきこと

秘書の転職面接ではどのようなことを意識すればいいのでしょうか。

具体的なポイントを5つご紹介します。

言葉遣いを意識しよう

秘書は常に丁寧な言葉遣いを意識する必要があります。

上司の側近として行動をともにするので、すべての発言が常にチェックされていると思っておきましょう。

言葉遣いが荒ければ上司だけでなく会社の評判も悪くなってしまいます。

基本的な敬語の使い方はあらかじめマスターしておきましょう。

きちんとしたマナー

丁寧な言葉遣いと同じくきちんとしたマナーも大切です。

マナーが悪ければ良くない意味で周りからの注目を集めてしまいます。

「あの秘書はマナーがなっていない」という評判は瞬く間に広まってしまうでしょう。

もう1人の上司として品のある振る舞いをするにはきちんとしたマナーが欠かせません。

基本的なビジネスマナーはあらかじめ身につけておきましょう。

事務能力があることを伝えよう

秘書の業務はスケジュール調整や外部とのやり取り、メール・電話対応など多岐にわたります。

上司の側近として行動するほかに一般事務も同時にこなさなくてはなりません。

時には複数の事務仕事を同時に進めることもあるでしょう。

したがって、秘書面接では事務能力があることをアピールしてください。

相槌をして聞く力をアピールしよう

秘書にはコミュニケーション能力が欠かせません。

たとえば上司に1日のスケジュールを説明したり、外部と日程調整をしたりする際に必要です。

コミュニケーションをうまく取るには話す力だけでなく聞く力も持ち合わせている必要があります。

話を聞くことは簡単なようで意外と難しいものです。

相手が気持ちよく話すことができるよう、相槌をして次の話を促すなどのテクニックが求められます。

普段から人の話を聞くことが得意だと伝えるため、面接時においても相槌をして聞き上手をアピールしましょう。

質問には簡潔に整理して伝えよう

多忙を極める上司に話しかけるには、要点をまとめて簡潔に整理してから伝える必要があります。

長々と話してしまえば聞く側も飽きてしまうのです。

これは一朝一夕でできることではなく、普段から簡潔に話すことを意識する必要があります。

面接でもわかりやすく要点を整理できているかどうかチェックされていると思ってください。

したがって、質問には簡潔に整理して答えられるよう準備しておきましょう。

 

秘書への転職で自己PRすべきポイント

面接では人の役に立ちたいことをアピールしましょう。

秘書は徹底した上司のサポートが求められます。

仕事が円滑に進むよう、スケジュール管理や取引先とのやり取りなどあらゆる業務をこなさなくてはなりません。

担当する業務は多く多忙を極めますが、それらはすべて上司のためになっているのです。

自分の仕事が人の役に立つことにやりがいを感じるのであれば秘書にぴったりの性格といえます。

人の役に立ちたいことを自己PRで伝えることができれば採用される確率はグッと高くなるでしょう。

また、秘書はあらゆる業務を担当することでさまざまなスキルが身につくことも考えられます。

あなた自身のスキルアップにもつながりますから、人の役に立つだけでなく大きなやりがいを感じられる仕事です。

 

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秘書への転職面接で注意すべきこと

転職面接では服装に注意してください。

秘書の転職面接では特に見た目の清潔感が重要視されます。

上司の側近として社内だけでなく社外の人と関わることが多くなるので、清潔感が欠かせない要素なのです。

したがって、面接の時点で清潔感のある服装を心掛けることで好印象を与えられるでしょう。

清潔感のある服装とは具体的に、スカートの丈が短すぎない、ヒールは高すぎないということが考えられます。

また、メイクも派手になりすぎないようナチュラルメイクを意識しましょう。

面接にアクセサリーをつけていく場合は控えめなものを選んでください。

ピアスや指輪、ネックレスなどいくつもアクセサリーをつけていくのは避けましょう。

 

秘書への転職面接でよくある質問

秘書の転職面接ではどのようなことが質問されるのでしょうか。

あらかじめ質問内容を確認しておくことでしっかりとした準備ができます。

よくある質問を3つみていきましょう。

不満を抱えた顧客が直接経営者と話したいと言われたらどのように対応しますか？

「現在取り込み中であるため対応できないことを説明したうえで伝言を預かります。

それに加えてほかの人で対応できないか提案します。」

自社商品などに不満を抱えた顧客が経営者と直接話したいという場面を想定した質問です。

秘書は上司に対する窓口の役割も担っているので、このような場面に遭遇することが考えられます。

基本的に相手がどのような態度であっても動じてはいけません。

毅然とした態度で適切な対応を取る必要があるのです。

面接官は目の前の応募者に対して、難しい場面が訪れても動揺せず対応できるかどうかチェックしています。

業務効率化のために使用しているツールはありますか？

「日々のタスク管理として○○を、日別・月別スケジュール管理として○○というツールを使っています。」

秘書は上司のスケジュール管理や仕事の日程調整などを行います。

仕事に支障をきたさないよう日程管理は徹底する必要があり、そのためには便利なツールの使用が欠かせません。

ITツールを使いこなせることは秘書として絶対に必要なことと言っても過言ではないのです。

また、スケジュール管理のほか秘書自身も担当する業務があります。

すべて円滑に進めるためにはITツールを駆使して業務を効率化しましょう。

面接で質問されたら普段から使っているツールの名前を具体的に説明するのが効果的です。

緊急の仕事が入った時どのように対処しますか？

「常に平常心でいることを心掛けます。仕事の優先事項を決め、業務が滞らないよう冷静に対処いたします。」

社長や経営者ともなると緊急案件が入ることは日常茶飯事です。

1つだけでなく複数の案件が同時に入ることもあるので、常に落ち着いて対処しなくてはなりません。

緊急時こそ秘書の腕の見せ所です。

複数の仕事をすべて円滑に進められるよう、秘書には冷静さが求められます。

物事を俯瞰してみることができればどんなに緊急な事態にも落ち着いて対応することができるでしょう。

面接では何事にも冷静沈着に対処できることをアピールしてください。

 

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秘書への転職面接で有効な逆質問

転職面接では一通り質問が終わった後「最後に何かありますか？」と聞かれることがあります。

これは逆質問と呼ばれるもので、最後にもう一度あなたの熱意をアピールするチャンスです。

では秘書の転職面接では具体的にどのようなことを質問すればいいのでしょうか。

有効な逆質問を2つご紹介します。

入社まで勉強しておくことはありますか？

仮に採用が決まった場合、入社まで勉強しておくことがあるかどうか質問しましょう。

この質問をすることで学ぶ意欲のある人、秘書として働くうえで自覚がある人という好印象を与えられます。

ほとんどの人は採用されたことに安心して入社日まで何もせずに過ごす場合が多いものです。

ほかの人と差別化を図り熱意をアピールするためにも、積極的に質問してみてください。

秘書に求められる資質をご教示ください

秘書として働くうえで大切な資質を質問しましょう。

これもまた働く意欲のある人だとアピールすることにつながります。

1点注意したいのは「秘書に求められる資質をご教示ください。」と質問して終わらないことです。

ただ質問するだけでなく「私は○○が大切だと思いますがいかがでしょうか」と一言添えましょう。

あなたの考えを伝えることで面接官に好印象を与えることができます。

 

転職相談は転職エージェントを活用しよう

転職活動を行っているとうまくいかなかったり壁にぶつかったりと困難に直面することがあります。

一度マイナスの感情を抱いてしまうと負の連鎖に陥ってしまう危険性があるのです。

転職活動の悩みは1人で抱えず転職エージェントに相談してください。

エージェントは転職のプロなので、あなたの転職が成功するよう適切にアドバイスしてくれます。

エージェントと二人三脚で理想の未来を手に入れましょう。

まとめ

秘書は上司の仕事をサポートする重要な役割です。

スケジュール管理や社内外とのやり取り、一般事務など担当する業務は多岐にわたります。

転職面接を突破するにはサポートする力やコミュニケーション能力のアピールが欠かせません。

また、上品・几帳面・清潔感は秘書に必要不可欠な要素です。

あなたの希望が叶うようエージェントをうまく活用しながら転職の準備を進めましょう。