秘書という仕事は上司がやるべき仕事をスムーズにできるようサポートする仕事です。

「スケジュール管理」や「電話・メール対応」など基本業務の他に、担当上司に合わせた仕事のサポートもします。

当記事では「秘書はどのような人に向いているのか」「どのようにキャリアアップをしていくのか」など秘書業務について詳しく解説していきます。

秘書を目指したい人はぜひ参考にしてください。

秘書のキャリアプランを解説

秘書という仕事はコミュニケーション能力をはじめ、事務処理力、スケジュール管理能力など様々な能力が求められます。

そのため新卒で秘書に採用されることはほとんどありません。

未経験からの場合は総務や経理などの事務職を経て、秘書へとステップアップするのが一般的です。

正しい言葉遣いやビジネスマナーが必要なので、自信のない方は習得しておくと良いでしょう。

また秘書技能検定資格を取得するとその点もアピールできます。

一般企業秘書から弁護士や医師、政治家といった専門職の個人秘書へステップアップすることも可能です。

将来的にどういうキャリアを築きたいかどんな方面で活躍したいか考えてみましょう。

目標に沿って語学力など必要なスキルを身に付けていくと計画的にステップアップできます。

秘書の主な仕事内容

秘書にとって最も重要な仕事は上司が本来果たすべき役割に専念できるように補佐することです。

秘書の主な仕事は基本業務と担当上司に合わせた業務に大別されます。ここでは基本業務について解説します。

＜スケジュール管理＞

スケジュール管理の目的は上司の最も大切な資産である時間を確保し、仕事の生産性を最大化することです。

社内外の会議や会合のスケジュール管理、出張の手配なども行います。上司の体調も考慮しながら細やかな対応が必要になります。

予定が変更になることも珍しくありません。そんな時は重要度と緊急度を考慮してスケジュールを組み直します。

スケジュール管理は秘書にとって一番大変な仕事です。思うようにいかないことがあっても冷静に対処しましょう。

＜電話・メール対応＞

上司宛ての大量のメールや電話を選別し内容に応じて処理します。上司の指示に従い電話は必要なものだけを取り次ぎます。

メールは内容を確認して不要なものは報告しないなど、上司のスタイルに合わせた対応を行います。

送られてきたLINEやメールは即対応を心掛けましょう。

＜来客対応＞

訪問希望者のアポイントメントの受付と来客時の案内も大事な仕事です。秘書は上司より先に訪問者に会うため第一印象がとても大切です。

訪問者が上司に対して抱く印象が秘書によって左右されることがあるからです。

その後の仕事への影響も考えられるため正しいマナーで迎える必要があります。

また訪問者とのやりとりを補佐するために、会議への同席を求められることもあります。

＜資料・文書作成＞

資料・文書作成といっても以下の通りさまざまなものがあります。

• 会議・会合・商談のための資料
• 上司の名前で出す社内文書
• お中元・お歳暮のお礼状

ビジネスのお付き合いで重要視される儀礼文書は、しきたりやルールを重んじて礼儀正しく書く必要があります。

慶弔などの情報を得た時は事実確認とともに、お祝いやお悔やみを適切なタイミングで出すことが大切です。

また上司が作成した文書の体裁を整えたり、手書きしたものをパソコンで清書したりすることもあります。

ワードやエクセルはもちろんですが、パワーポイントやブラインドタッチなどパソコンのスキルを磨きましょう。

秘書のキャリアアップ方法

秘書としてキャリアアップするためにはどのような方法があるのでしょうか。

ここで詳しく解説します。

社内でステップアップ

秘書は高度なビジネスマナーが求められるためあまり新卒採用はしません。一般事務から入社し経験を積んで秘書室に移ることが一般的です。

同一組織内であれば秘書アシスタントから部長秘書、役員秘書をして社長秘書へとステップアップしていきます。

秘書の仕事は上司の役職が上がるにつれて求められるレベルも高度になっていきます。

ビジネスマナー・コミュニケーションスキル・パソコンスキル・英語力など秘書にとって必要なスキルの向上を目指すことが大切です。

英語スキルを磨いて「バイリンガルセクレタリー」を目指す

バイリンガルセクレタリーは2ヶ国の言葉を使って仕事をします。

近年は外資系企業だけでなく国内企業もグローバル展開しているところが飛躍的に増えています。

そのためバイリンガルセクレタリーはビジネスシーンになくてはならない存在となりつつあります。

そのような組織で働く秘書には当然外国語の能力が必須です。

業務にもよりますが一般的にTOEIC®800点以上の英語力が必要だといわれています。

言葉だけではなく異文化への理解を深め、積極的に取り込む姿勢が求められます。

上司が外国人の場合、通訳や翻訳スキルが求められるケースも少なくありません。

当然ですが一般的秘書業務能力も必要になります。

一番忘れてならないのは日本人として日本の習慣・文化の知識・美しい日本語を使いこなせることです。

外国の方に日本のことを聞かれて答えられないようでは秘書は務まりません。

バイリンガルセクレタリーを目指すなら、まずは秘書としての経験を積むこと。

そして外国語のみならず日本のことをしっかり知りましょう。

 

女性秘書が目指せるキャリアパス

キャリアパスを考える第一歩は自分がどんな秘書になりたいのか、どうスキルを活かしたいかを具体的にイメージすることです。

転職の場合、担当者は企業のキャリアパスと一致するかどうかを確認しています。

ここでは秘書のキャリアパスの3つのステップを紹介します。

秘書アシスタント

秘書業務が未経験の場合、秘書アシスタントから始めましょう。

秘書アシスタントの主な仕事内容は基本業務で、基本スキルを身につけることです。

• 電話・メール対応
• 予算管理
• 社外向けの資料作成

などが主な仕事です。

資料の和訳・英訳ができる、そしてメール・電話対応ができるレベルの英語力を持っていると望ましいでしょう。

役員秘書

基本スキルを身につけたら次は役員秘書を目指します。

経営会議資料の作成やとりまとめ・広報・メディア対応などさらにレベルの高い業務を担当します。

• スケジュール管理・社内外調整業務
• 出張の手配
• メール対応・郵便物の処理
• 情報収集・資料作成
• 名刺管理やさまざまなリストの作成・管理
• 会食・接待などの手配

などが主な仕事になります。もちろん電話対応や来客対応もあります。

役員に代わって対応する場合もありますので丁寧な対応はもちろんのこと英語力も必要です。

役員クラスの秘書の間違いは会社の印象に大きく影響します。

お茶を出す順番ひとつにしても間違えることがないようしっかり対応しましょう。

社長秘書

企業内秘書として最終的に目指したいのは社長秘書です。社長秘書になると基本業務はもちろんですがより高度なスキルが求められます。

• VIP対応の代行
• 会社が主催するイベントの運営
• 出張やパーティーなど社外行事のアテンド
• 契約を詰める、社外でのなどの外部折衝

以上が主な仕事で社外で活躍する機会が増えます。

会社によってはグローバル会議の運営や海外出張のアレンジなど、高い英語力を求められる場合もあるでしょう。

社長秘書になると業務内容も機密度が高く、社外の重要なポストにいる人との接点が多くなります。

 

秘書のキャリアアップに必要なスキル

秘書としてキャリアアップをする上で必要とされるスキルはどのようなものでしょうか。

どんどんキャリアアップしたいと考える人に知っておいてほしいことを解説します。

体調も考慮したスケジュールを組める

業務を円滑に進めるためには上司の体調管理も秘書の重要な仕事です。

そのためには

• スケジュールを過密にしない
• 日常の健康状態の把握、体調の変化に気を配る
• かかりつけの病院や主治医を知っておく

このようなことに気を配ります。

ランチや休憩時間をしっかり確保することで、効率が落ち悪循環に陥るのを防ぎやすくなります。

また風邪気味の時は、普段飲んでいるコーヒーをレモン水に変えるなどの配慮があると良いでしょう。

上司の体調が悪そうな様子が見えた時はスケジュールの変更が必要がどうか確認し、変更が必要な場合は早めに調整しましょう。

上司の体調不良は社内外に大きな影響を与えます。どこまで連絡するかは上司としっかり相談しましょう。

単なる風邪が重病だという内容になったりしないような配慮が必要です。

先周りの気遣いができる

指示されたことをこなすだけではキャリアアップは難しいでしょう。

基本業務のように共通の仕事はありますが、それ以外の業務は仕える上司によってさまざまです。

踏み込む範囲や距離感も人によってさまざまで、なかなかマニュアル化できるものではありません。

「相手の視点に立つ」とよくいいますが、実際には難しいことです。

どうすれば上司が快適に働けるのかを、自然と考えられることが重要です。

普段から他人に対し細かい気遣いができる人でなければ、秘書業務の遂行は難しいでしょう。

不測の事態に備えて、あらかじめいくつかの代替案を準備しておくなど、「先周りの気遣い」があると良いキャリアを築けます。

どのような状況にも動じない心と体力が必要といえるでしょう。

マルチタスクをこなせる

秘書の仕事は広範囲に渡り、上司が必要とする情報を集めておいたり、先回りして仕事を行ったりなど自主的な行動が求められます。

同時に複数の仕事をこなすためには高いスキルが必要です。

マルチタスクに向いているのは、コミュニケーション能力に長けている人です。

立場や性別が異なる人たちと過不足なくコミュニケーションを取れる人は、秘書業務をする上で仕事のできる人です。

すべての仕事に優先順位をつけ、効率よくスピーディに業務をこなせるようになれば理想的です。

一方で、急な割り込み仕事にも柔軟に対応できるゆとり（バッファ）を持つことも大切です。

これらを当たり前のようにこなすことができるのが優秀な秘書なのです。

 

秘書としてのキャリアプランを描く上で意識すべきこと

秘書としてのキャリアプランを描く上で意識すべきことを解説します。

サポートするだけではない

秘書の仕事は指示されたことをするだけではありません。常に上司の仕事が円滑に進むよう考えながら調整するのが仕事です。

場面場面に応じて機転を利かせたり、上司が必要としていることを読み取って配慮したりします。

自分で考えて独自の工夫をプラスアルファすることで、上司に頼られる存在になることが出来ます。

評価されるような工夫ができるとワンランク上の仕事も任せてもらえるようになり、信頼も獲得できるでしょう。

資格や検定はあくまで資格

秘書は資格がないとできない仕事ではありません。とはいえ秘書の仕事は多岐にわたるので、現場で一から学ぶには無理があります。

そのためビジネスマナーや秘書業の基本を学べる「秘書検定」などの資格を取得しておくと有利でしょう。

勉強することで秘書に求められるマナーや知識が身につきアピールポイントになります。

秘書の仕事においては「上司を適切にサポートできるか」という点がもっとも重要なポイントです。

能力や適性があれば検定等に合格している必要はありません。

「秘書」という仕事にこだわりすぎない

秘書を目指す場合、最初から秘書という仕事のみに狙いを定めて転職活動を行わないことが大切です。

なぜなら未経験の場合、総務や経理などの事務からの移動が多いからです。

また秘書と言っても、役員や社長のサポートだけでなく本部長や部門長の秘書もあります。

一人の上司に秘書一人で対応するものや、複数の役員を一人でサポートする場合もあります。
秘書の定義は会社によってさまざまなのです。

営業事務で部署のあらゆるサポートをしている方が活躍することもあります。

あるいは総務部門でアドミ業務をしていた方がステップアップすることもあり、秘書の仕事に就く方法はさまざまです。

 

女性の結婚後の秘書のキャリア

女性にとって転機となるのが結婚や出産です。

結婚や出産後の秘書のキャリアについて解説します。

結婚後の働き方や雇用形態は？

秘書は転勤や出張が少ないので、その点では続けやすい仕事といえます。

ですが基本的に上司のスケジュールに合わせて働かなければなりません。

結婚後も働き続けることができるかどうかは、その組織の考え方や仕組みによるところが大きいでしょう。

複数人の秘書がチームとして活躍しているような場合は、相互にフォローしやすいはずです。

しかし現実問題、そのような企業はあまり多くはありません。

そのため、労働時間が決められている派遣社員として働く方法を選ぶ人もいます。

子育てしながら秘書を続けられる？

正直なところ子育てしながら働くのは難しいでしょう。

秘書は残業が多く、休日でも急な仕事が入るなどスケジュール通りにいかないことが多いからです。

女性の場合出産・育児中は独身時代のように仕事中心の生活がしづらい環境になります。

子供の急な発熱や学校行事などで休むことも増えるでしょう。

女性が多い理解のある職場も多いですが、そうでない場合は一般事務などに転職するケースが多いようです。

女性は秘書として働き続けられる？

事務などのキャリアを積んでから秘書になることがほとんどなので、新卒から定年まで働く人はほぼいません。

結婚や子育てで一時秘書から離れる人も少なくないのが実情です。

しかし秘書として身につけた知識やスキルは、様々な仕事で生かすことができます。

また子育てが一段落した後で秘書への復職も視野に入れられるでしょう。

秘書として働き続けるためには、自分がどのような働き方をしたいのかをしっかり考えることが必要です。

転職の悩みは転職エージェントに相談しようは

転職エージェントでは応募や面接対策など、プロの助けを得ながら転職活動を進めていくことが出来ます。

内定率や書類通過率が高く面倒な作業を代行してくれるのが特徴です。

一般求人よりも、エージェント経由のみで募集している直接雇用ポジションが多く見受けられるのが大きなメリットです。

また、企業の内情やどういう人材が求められているのかを知ることもできます。

未経験者をいきなり秘書として採用する企業はほぼありません。

もし転職エージェントなどで紹介された仕事が秘書ではなく総務や人事だったとしても、すぐに断らずじっくりと話を聞くことをおすすめします。

人事や総務での経験が、きっと秘書として活躍する糧になるでしょう。

自身の経歴の中に、秘書に適するスキルや経験があるかどうかを知るためにも、一度転職エージェントに相談してみてください。

まとめ

この記事では、秘書のキャリアパスを考える上で重要な考え方や知っておきたいことを紹介してきました。

業務は多岐に渡るため、幅広い能力やスキルが求められます。

その分コミュニケーション能力や交渉力・事務処理能力などがどんどん身に付きます。

これらの能力は秘書の仕事ばかりでなく、人生にも役立つものです。

秘書は女性が活躍している職場で、さまざまなスキルが身に付く将来性ある職業といえるでしょう。

この記事が秘書という仕事を理解する上で少しでもお役に立てたら幸いです。