秘書は女性にとってあこがれの仕事かもしれません。しかし、実際には女性だけではなく男性の秘書も少なくありません。

秘書へ転職するつもりならば、履歴書に記載する志望動機をしっかりと書くことが重要です。

もちろん、志望動機だけではなく、秘書の仕事内容に見合うだけのスキルを身につけておくべきでしょう。

志望動機は誰でも悩みながら書くことが多いですが、どのような視点で書けばいいのかを解説しましょう。

これを読んでから自信を持って秘書への転職に臨んでください。

秘書へ転職する志望動機の考え方を解説

ポイント

秘書へ転職する場合に、どのような志望動機を書けばいいのかを考えてみましょう。

もちろん、仕事の中で秘書を選んだ理由、多くの企業の中から会社を選んだ理由を明確にしておくことが大切です。

単なる自分のあこがれというだけでは、ほとんどアピールできません。

志望動機を書くにあたっては、秘書の仕事を知ること、どのようなスキルが求められるのかを意識しましょう。

 

ワンポイント
・きめ細かな来客対応
・漏れのないスケジュール管理
・上司の代わりとしての社内調整

秘書の主な仕事内容

パソコン作業

まず、秘書の主な仕事について整理しましょう。

テレビなどでは会社の重役に必ず秘書がいますが、それは極端な例です。

社長でも若ければ、何でも自分でやってしまう人もいます。

ただ、すべてを一人ではできないため、事前に仕事の整理を誰かにやってもらうことになります。それが秘書の仕事です。

来客の対応スケジュール管理、社内調整、社内の会議資料の準備などがあります。

重要なことは、秘書が情報の重要性を判断するのではなく、上司に最終的な決定をしてもらうことです。

ただ、簡易な用件や回ってきた書類の整理などは秘書が単独でできます。

どこまでを秘書がやるべきなのかを判断するスキルが求められます。

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秘書の志望動機を書くコツ

パソコンと女性

秘書の志望動機を書く場合にはコツがあります。

まずは、自分が秘書という仕事に対して、どれだけ頑張ろうと考えているのかを明確に記述することです。

秘書としてのスキルを持っていることをアピールします。

それから、会社に対する考えを記述します。

他の会社ではなく、なぜこの会社なのかも漠然とした表現ではなく、具体的にしておきましょう。

もちろん、社内事情をすべて知っているわけではないですから、パンフレットやインターネットの情報に限定します。

ホームページに掲載されている会社の理念を頭にイメージして書きましょう。

秘書の特徴を理解して書こう

秘書として自分に何ができるかを考えてください。

企業によって秘書の仕事は少しずつ違いますが、基本的な部分は同じです。

有能な秘書がいれば、それだけ上司は重要な決定事項の検討をする時間を確保できます。

つまり、秘書は会社の中では縁の下の力持ちと考えてください。

表には出てきませんが、その役割は非常に重要です。

社長がこまごまとした作業をしていては、会社の将来を決める会議で十分な議論ができません。

小さな作業は秘書がやらなければならないのです。

このような秘書の仕事を自分にできるのか、自信がないとしても、積極的にアピールして転職を実現させましょう。

その企業を選んだ理由を明確にしよう

多くの企業の中で、この会社を選んだ理由を志望動機には書かなければなりません。

ただ、企業の理念を斜め読みしただけで、会社の姿勢に共感しているというイメージの文章にならないようにします。

それでは自分をアピールできませんから、自分が他の人よりも得意なことを書きましょう。

それが秘書としての重要な役割となるのだと強調します。

入社後の自分をイメージさせよう

転職に申し込んでいる段階ですから、入社後にどのような秘書になれるのか不透明な部分が少なくありません。

それでも、自分の働き方をイメージしてください。それが会社に対する貢献につながります。

自分なら、こんなことができるのだと熱い文章を書いてください。

 

ワンポイント
上司サポートへのやりがいの気持ちと自分のスキルをアピールする。
 

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秘書への転職でアピールすべきポイントは?

ペンを持つ女性

秘書は上司のサポート役ですが、そのやり方次第で上司の仕事内容が変わってきます。

単に指示されたことをやるだけの人であれば、秘書ではなくお手伝いです。

秘書はどうすれば上司の仕事がスムーズにいくかを考えて、必要な部分を適切にサポートしなければなりません。

志望動機ではどのようなポイントをアピールすればいいでしょうか。

志望動機の文章は短いですから、たくさんの内容を盛り込むのではなく、ポイントを押さえておくことが重要です。

サポートすることにやりがいを感じることを伝えよう

お茶を入れる女性

まずは、自分は上に立つよりも上の人をサポートすることにやりがいを感じるのだと伝えなければなりません。

サポートにもいろいろなレベルがあります。

上司が必要としていることを事前に準備するには、それだけの状況判断力とスキルが必要です。

自分にはそのスキルがあると自信を持って書きましょう。

資格やスキルはアピールすべき

秘書になるために特別な資格は必要ありません。しかし、持っておいた方がいい資格はたくさんあります。

また、資格がなくても、英語力、パソコンやコミュニケーションのスキルもアピールできます。

これらのスキルはいろいろなところで役に立ちます。

秘書であっても、他の仕事をしなければならない場合もあります。

自分の具体的なスキルを書くことで、自分も元気になれるはずです。秘書になって仕事をしている姿をイメージしてください。

秘書の志望動機の例文をチェック

考える女性の画像

秘書の志望動機を書く場合に、インターネットで例文をチェックしていることでしょう。

しかし、その文章をそのまま書き写しても、ほとんどアピールする力はありません。

模範解答では自分の言葉になっていないからです。

ここではいくつかのパターンを簡単な例として紹介しますが、あくまで例であり、自分の気持ちを文章にしなければなりません。

やりがいを強調した例

私は前職でパソコンを使った文章や資料作成をやってきました。

依頼された内容から求められていることを考えた上での資料作成には自信があります。

また、いろいろな業界のお客様対応も経験しており、貴社での秘書として十分やっていけると考えています。

多忙な社長のサポート役として、自分の能力を活かしたいと思います。

この例では自分がどれだけ秘書に必要なスキルを持っているか、そのスキル活用にやりがいを感じていると表現しています。

また、志望している会社については、これからの発展が期待されると客観的な評価を書きます。

そして、その一助として秘書の自分がいることを期待していると結びましょう。

志望動機を書く場合には、一つ一つの言葉に気を配るよりも、全体のストーリーをうまくまとめなければなりません。

その気持ちがきっと採用担当者に伝わるでしょう。

経験に基づく自信を表現した例

パソコン作業をする女性

私は前職では営業関係に携わっており、コミュニケーションやプレゼンテーションには自信があります。

秘書検定の資格も持っており、パソコンを使った作業であれば問題なくできます。

秘書としての経験は不足していますが、入社してから、必要な勉強をして自分を高めたいと考えています。

自分のいいところ、資格やスキルを列挙しましょう。そのスキルによって何ができるかを具体的に書いてください。

会社の中で必要とされるスキルは一通り持っているとアピールできるでしょう。

そして、重要なことは不足するスキルがあっても、自分にはやる気があるのでスキルアップに期待してもらうことです。

将来が期待できる秘書を目指していると強調しましょう。

企業にとってのメリットをアピールする例

これまで、秘書として上司のサポートをしてきており、会議開催の準備、案内資料作成などをメインにやってきました。

上司が必要としている作業への配慮についても自信があります。

貴社の企業理念に掲げられている社会貢献については、自分も考えさせられる点が多くありました。

入社することができれば、秘書としての役割だけではなく社会貢献のサポートもしていきたいと思います。

前職でも同じような秘書の経験があり、たいていの手順は指示されなくてもスキルを持っていると自信を持って書いてください。

それから、企業の理念に共感し、自分もその一員として会社だけではなく社会貢献をしたいと考えていると続けます。

具体的に会社内で取り組んでいる内容の中から、ピックアップして、そのサポートもやってみたいと希望を書いてください。

直接は秘書の仕事ではないかもしれませんが、会社のことをよくわかろうとしている姿勢を評価してもらえます。

 

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秘書の志望動機を書く時の注意点

パソコンと女性

秘書の志望動機を書く時に注意しなければならないことがあります。それは秘書の役割を意識しておくことです。

具体的にどのような仕事をするのか、上司のサポートとは何なのかを考えなければなりません。

漠然としたことではなく、具体的な内容をイメージすることが大切です。

 

ワンポイント
・具体的に記述する
・資格の列挙だけで終わらない
・自分をアピールする

秘書の志望動機のNG例

バツの札をあげる女性

秘書の志望動機を何とか書けたとしても、採用にならないような文章では意味がありません。

どのような文章がNGとなるのかを知っておいてください。それを参考にして志望動機を書くことが大切です。

具体的記述のない例

社長が先頭に立って働いている姿を見て、自分もその一員になりたいと思いました。

社長の秘書として、いろいろな面でサポートできると考えています。自分が前職で培ったスキルを御社で役立てたいと思います。

会社内で働いている人たちにあこがれていること、秘書という仕事をぜひやってみたいと強調している志望動機はどうでしょうか。

自分をアピールすることはいいのですが、具体的な内容の記述がほとんどない文章になってしまいます。

あこがれは自分の気持ちだけのことであり、転職する会社に対して使う言葉ではありません。

やる気も同様です。やる気だけでは秘書の仕事は務まりません。

資格を列挙する例

私は秘書の仕事をしたいと考えており、秘書検定を始めとして、英検、パソコン検定も取得しています。

これらの仕事は問題なくできる自信があります。ぜひ、御社での秘書の仕事に就きたいと考えています。

自分の資格をたくさん書き並べて、それだけで終わってしまう志望動機もNGです。

資格があることは悪くありませんが、資格だけでは秘書の仕事はできません。

自分がどのような秘書になりたいのか、資格をどのように活用するのかを意識した文章でなければなりません。

NG例の改善のポイントは?

秘書への転職に限らず、志望動機は自分のいいところをアピールする文章です。

その中にはスキルややるべきことを具体的に記載することが大切です。

足りないスキルは他の人を見習って一人前になるつもりであると強調しましょう。

 

ワンポイント
・自己分析して長所を知る
・企業が求める人材を知る
 

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志望動機が思いつかない時の対処法

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秘書の仕事や自分のスキルは何となくわかっていても、志望動機の文章がなかなか出てこない場合も少なくありません。

そのような悩みに、いくつかアドバイスをしましょう。

もちろん、このアドバイスだけで転職がうまくいくとは限りませんから、できるだけ自分の気持ちを整理します。

自分の言葉で書くことをおすすめします。

自己分析をしよう

メモ

まずは、自分のスキルについて自己分析をすることです。

自分のいいところはどこなのか、それが秘書としての仕事に役立つのかを考えてください。

自分の性格は意外とわかっていないことが少なくありません。

秘書として仕事をしている自分をイメージしてみましょう。

文書作成、来客への対応、スケジュール調整などをどのように進めているでしょうか。

企業分析で求められる人材を把握しよう

志望している企業を調べて、求められている人材を知ることも大切です。

企業分析です。企業の規模、業種、市場動向など、会社で働く人に求められることは、それぞれ違います。

求められる人材として自分がふさわしいかどうかを意識しましょう。

まだ、不十分だとしても、仕事をしながら自分を高めていくことが大切です。

 

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転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

手を突き出す

秘書になりたいと考えていても、思い通りに転職先を見つけられないかもしれません。

そのような時には転職エージェントに相談してください。秘書の具体的な仕事内容についてもアドバイスが期待できます。

転職に限らず、人は悩んでいるだけでは何も解決できません。

誰か相談相手がいることで、簡単に解決してしまうこともあります。転職エージェントは転職で悩む女性の手助けとなるでしょう。

まとめ

ガッツポーズ

秘書に転職したいと考えているなら、秘書がどのような仕事をしているのかを知ることから始めなければなりません。

そのスキルを自分が持っているのか、持っていなければどのような形でカバーするかを考えましょう。

志望動機を書く場合には、できるだけ具体的な内容を書きましょう。

漠然とした内容では採用担当者に対して、あまりアピールできません。自分を積極的に売り込むことで転職を確実にできます。

自分が秘書に向いていると思うのは、どのような点なのかを意識して、志望動機を書くことが大切です。

これまでの経験を活かすことで、きっと転職できるでしょう。自信を持って志望動機を書いてください。

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