転職活動をする時、選考にあたっての履歴書や必要書類などの提出を求められます。

「送付方法が分からない」「どんな封筒を使うべきか」「正しい封筒の書き方は?」と不安になることもあるでしょう。

ただ履歴書を書いて普段通りに送ると書類審査に通らないこともあります。書類提出から選考は始まっているのです。

そこで正しい応募書類の送付方法やマナー、メールで送る場合の注意点を解説します。

書類の送付方法を解説

履歴書を書く

就職活動でまず初めに必要なのが、履歴書や職務経歴書などです。

期日までに採用担当者の手元へ確実に送らなくてはなりません。

途中で紛失するなどして履歴書が到着していないと、当然次の段階の面接まで進むことができないのです。

そこで意外と知らない人が多い、この重要書類を送る際の送付方法を解説していきます。

履歴書や職務経歴書を送付する方法は?

履歴書と職務経歴書

履歴書や職務経歴書の送付方法は大きく分けて二つあります。郵送で送付か、メールでの送付かのどちらかです。

企業側から送付方法を提示されている場合もあります。

応募書類の提出方法を確認し間違った方法で送付しないように注意してください。

それでは、応募書類の正しい送付方法を見ていきましょう。

 

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書類の送付方法は事前に確認する

スマホを見る女性

まず、履歴書などの応募書類の送付方法を事前に企業側や求人情報欄などから確認します。

企業側から送付方法が指定されている場合は、必ず指定の方法で応募書類を提出してください。

指定がない場合、間違いが無いように企業側に連絡し送付方法を聞いてから書類を送付するのが無難です。

 

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応募書類の正しい送付方法は?

郵便セット

それでは、履歴書などの応募書類の正しい送付方法を解説していきましょう。

ここでは郵送での送付方法の注意点も一緒に紹介します。

応募書類の送付方法を事前に確認した後は、基本的に作成した履歴書等を採用担当者に送るだけです。

しかし、期日が迫っているなどで普通に送付していたら間に合わないこともあるのではないでしょうか。

そうした場合の対処方法も紹介します。

郵便を使う

郵便を使って応募書類を提出する場合の送付方法を見てみましょう。

基本的に、応募書類などは普通郵便で送るのが一般的です。

ただし履歴書などの応募書類は多くの場合定形外郵便物扱いになります。

履歴書や職務経歴書は角形A4号または角形2号の封筒で送るため、一般的な手紙を送るのとは違うのです。

郵便を使う送方法には、レターパックでの送付方法もあります。

差し出した記録が残る「交付記録郵便」で追跡も可能なので採用担当者の手元に届くまで自分で確認可能です。

そして、できるだけ郵便局窓口まで行き応募書類を提出することが好ましいといえます。

ポスト投函は、どこにでもあり便利ですが、いつ回収されいつ頃届くか不確かな側面があるためです。

窓口なら、おおよその到着日を聞くこともできるので安心できます。

履歴書はメール便・宅配便で送らない

NG

履歴書や職務経歴書などの応募書類をメール便や宅配便で送るのはNGです。

履歴書などの応募書類は「信書」に該当します。「信書」を宅配便で送るのは法律違反となるので注意が必要です。

ちなみに例外で「信書」を送れる宅配便もあります。それが佐川急便の飛脚特定信書便です。

宅配便の中で履歴書などの「信書」を送れるのは、佐川急便だけとなっています。

手渡しで届けられ最短で翌日に採用担当者の手元に届くので安心できる送付方法です。

送料が1,000~2,000円と少々高額ですが、郵便事故による紛失などの補償も付いています。

締め切り間近なら速達を利用

締め切り間近なら速達を利用する方法もあります。

ただし速達は採用担当者によっては締め切り間近に送ってきたと悪いイメージを与えてしまう可能性もあります。

できるだけ余裕を持って送付できるよう準備してください。

 

ワンポイント
履歴書は正式な「信書」です。法に則った方法で郵送しましょう。

履歴書や職務経歴書の送付マナーを紹介

宛名書き

採用担当者は届いた書類の中身だけで判断せず、書類が届いたその時から採用するか否かを見ています。

採用担当者の中には、書類の送り方一つで中身を見ずに合否を決定してしまう人もいるくらいです。

書類の送付マナーはきちんと理解しておきましょう。

履歴書を読んでもらい自分を知ってもらうために、履歴書や職務経歴書などの応募書類の送付マナーを解説していきます。

切手は普通切手を選ぶ

履歴書は、ビジネス書類の一部ですのでキャラクターや派手な絵柄の付いた切手を貼って送るのはマナー違反です。

家に沢山あっても、派手な切手は使わないようにしましょう。

書類を受け取る採用担当者からすればビジネスに相応しくない切手は、自分の一般常識を疑われる事にも繋がります。

履歴書を送付する時は郵便窓口まで出向いて普通切手で送ることがベストです。

料金は必ず確認を

自分の経験だけで、正確な料金が分かっていないのに切手を貼って送ることは避けてください。

万が一郵便料金が不足していた場合、企業側に迷惑が掛かってしまったり書類自体が届かなかったりする、なんて事にもなりかねません。

大切な履歴書や職務経歴書などの採用に関わる応募書類は、郵便窓口で料金を確認してから送付してください。

 

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送付時の注意点は?

取り扱注意

ここでは履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する時の注意点について解説します。

採用担当者は応募書類の送付方法から、一般常識があるかなど人間性を見ていることも少なくありません。

注意点をしっかり覚えておけばマナー違反にならず、採用担当者にも好印象を与えられます。

履歴書は折らない

書類は折らずにそのままの状態で提出するのがマナーです。

近年は、A4用紙の履歴書が常識となっています。

そのため履歴書等の応募書類を折ってしまうと折り目に文字がぶつかり読みにくくなってしまうのです。

これではせっかく丁寧に書いた文字も台無しになってしまいます。

折りたたんである書類を戻す作業も、多数の応募をしている企業では手間となるでしょう。

そのため履歴書などの応募書類は折らずに封筒に入れるのが常識となっています。

クリアファイルに入れる手もある

クリアファイル

折らずに綺麗に入る封筒に入れたとしても、企業に着くまでに何らかの郵便事故により折れ目が付いてしまうことも。

そうなると頑張って書いた履歴書も無残な姿になってしまうでしょう。

そこで、解決策としてクリアファイルに入れて送付する方法があります。

クリアファイルに入れることで、履歴書の折れ防止につながるのです。

また、雨で封筒が濡れてしまってもクリアファイルが履歴書等の応募書類が濡れるのを防いでくれます。

書いたままの綺麗な状態で採用担当者の手元に届くようにする上で、クリアファイルの活用はおすすめです。

ただし、クリアファイルは新品を使用するのがマナーになります。元から家にある者ではなく、必ず新品を用意してください。

締切日は「消印有効」か「必着」

書類を郵便で送付する場合、締切日が「消印有効」または「必着」と書かれます。

理解していないと、提出の締め切りに書類が採用担当者まで届かないトラブルが起こってしまう可能性が出てきてしまうでしょう。

「消印有効」は、指定されている日付までの消印が切手に押されていれば問題ありません。

しかし書類を朝ポストに入れたのか夜に入れたのかで消印の日付が変わってしまう場合もあります。

郵便ポストの郵便の回収は、各町村などで時間が変わっているので注意が必要です。

ポスト投函の場合は、「消印有効」「必着」どちらであっても1~2日は余裕を持って投函するようにしてください。

そうすれば締め切りに間に合って到着したか、消印日は次の日になっていないか不安を抱かずに済みます。

不安な方は、郵便窓口で応募書類を送付するのがおすすめです。

 

ワンポイント

履歴書がA3などA2よりも大きいサイズの場合は二つ折りにしても問題ありません。

文字が書かれている部分は折らないようにてクリアファイルに入れましょう。

メールで送る場合の注意点は?

PCを操作する手

近年、履歴書や職務経歴書などの応募書類は、メールでの送付を希望する企業が増えています。

しかしメールは普段からやっているからと油断してはいけません。

顔が見えないメールはその内容だけで応募者の印象を決めかねないからです。

メールだからと安易に考えず、採用担当者に好印象を残せるようにしましょう。

ビジネスに必須なメールで送る場合の注意点を解説します。

注意点をしっかり覚える事によって、採用担当者に好印象を与えられるのです。

件名

件名はメールを開く前に最初に目にする部分。ここでは、件名だけで誰からどんな内容のメールが来たのか分かるように記載します。

とはいっても、長々書くのではなく用件・名前を簡潔に書くようにしてください。

例として「履歴書ご送付の件・名前」といったシンプルな件名がベストです。

採用担当者は、日々沢山のメールを見ているので件名だけで誰から何が添付されているか分かるようにします。

今回の場合、履歴書や職務経歴書などが添付されていることが分かるように記載しましょう。

採用担当者の目に付きやすく相手の手間も減らすことができます。

宛先

宛先は応募書類を受け取る担当者にしなくてはなりません。

この宛先を間違えてしまうとせっかくの履歴書が水の泡となってしまいますので、注意して作成してください。

普段「株式会社」「有限会社」などは(株)・(有)と省略して使用していても応募書類の送付時は、省略せずそのまま記載します。

いつもの癖で省略してしまわないよう注意しましょう。

宛名は法人格・会社名・部署名・担当者氏名を書きます。

「株式会社〇〇 総務部 人事課 〇〇〇〇〇様」が基本の形です。

担当者の氏名が分からない場合は、「採用担当者様」で問題ありません。

ただし、多くの場合は求人情報に送付先の宛先や氏名などの記載がありますので見逃さないように注意してください。

パスワード

パスワード

履歴書等の応募書類をメールで添付する場合、添付ファイルにパスワードを設定することをおすすめします。

履歴書は個人情報満載の書類だからです。

しかしこのパスワードを採用担当者に知らせなくては履歴書を見る事ができません。

そのため当然パスワードを知らせるメールを送付する必要があります。

応募書類は一通目に添付しますがパスワードは本文に記載しないようにしましょう。

二通目でパスワードを知らせる事を事前に文面に記載しておきます。

二通目のパスワードを知らせるメールにも件名だけでパスワードが記載されているメールだと分かるように書いてください。

宛名も省略せず、一通目と同じように記載することが大切です。

 

ワンポイント

メール本文には余計な情報は書かず、添付したファイルを箇条書きで記しましょう。

担当者が一通のメールを見ている時間は一分もありません。簡潔ですぐ読める文章を心がけてください。

 

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送付状・添え状を使うときのマナーを紹介

封筒と鉛筆

送付状添え状を添付するかしないかで、ビジネスマナーがしっかりと見についいているかを証明できます。

挨拶や送付した書類の中身を知らせるための送付状・添え状は、応募書類を採用担当者に読んでもらうためのアピールのようなものです。

送付状・添え状も使うときのマナーを抑えて、自分をアピールしてください。

送付状・添え状の書き方

送付状・添え状の書き方は右上にポストに投函する日付を書きます。

宛先はメールで送付する場合と同じく、法人格・会社名・部署名・担当者氏名を書き誰に宛てたものかを明確にしましょう。

ここで重要なのが、自分の名前以外に連絡先を記載することです。住所や電話番号以外にもメールアドレスも記載しておきます。

住所は番地や部屋番号もしっかり記載してください。

次に、頭語と時候の挨拶を入れて求人人応募する意思と何を送付するのかを明記し結びの挨拶と頭語に対する結語を書きます。

結びの挨拶には、面接の機会をいただきたい意思を伝えてください。

最後に、何の書類が何枚入っているのかを記載します。枚数を書き間違えないよう注意が必要です。

送付状・添え状のNGは?

送付状・添え状は、ネットでテンプレートをダウンロードし活用することができます。

しかし、そのテンプレートをそのままに定型文やそれを繋げただけの使用はNGです。

また添え状に自己PRを書く場合も注意しましょう。

書いてはいけないわけではありませんが、履歴書にも自己PRは記載済みなのでくどくどと書くことは避けてください。

添え状に勤めるにあたっての希望条件を書くこともNGです。

履歴書に「本人希望欄」がありますので、勤務地や勤務時間などの希望がある人は履歴書の指定欄に書いてください。

更にネガティブな経歴の記載もNGです。

自分の職歴の中で転職に不利な情報に対していい訳をしたり不利な情報に対しての理由を書いたりするべきではありません。

女性の場合、結婚や子ども関係で転職をする人も多くいます。

その中で、前職をやめた理由などはネガティブな内容になってしまうのです。

採用担当者は履歴書を見る前から嫌な気持ちになり、応募者に対して良い印象を持てなくなってしまいかねません。

ネガティブな印象を与えないためにも、送付状や添え状には送付書類の内容以外は書かないのが成功の鍵です。

 

ワンポイント

添え状は履歴書の上に乗せて封筒に入れましょう。クリアファイルがある場合は一緒に入れます。

担当者が封筒を開けた時、添え状が最初に見えるように入れることが大切です。

転職で困ったことがあったら転職エージェントに相談しよう

エージェント

どうやって履歴書を送ればいいのかなど、分からないことはエキスパートの転職エージェントに相談するのが解決策です。

社会人だから知っていて当たり前、というわけではありません。

もちろん知っておくべきことですが、こうしたルールは経験しなければ分からないことでもあります。

転職を成功させるためにも、疑問点は転職エージェントに相談して理想かつ憧れの職場で働きましょう。

 

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まとめ

転職準備イメージ

履歴書や職務経歴書などの応募書類の送付方法をご紹介しました。

応募書類の送付方法には、郵便での郵送メールで送る場合の二通りあります。

どちらも送付するにあたってのマナーがあり、NG行為や注意点もありますのでしっかり押さえて転職活動に役立ててください。

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