受付事務は企業や施設などの受付で丁寧な対応をするというイメージを持つ人は多いのではないでしょうか。

そんな受付事務に憧れて転職したいという女性もいるでしょう。

今回は受付事務の仕事内容や向いている人の特徴について詳しくご紹介します。

受付事務の仕事内容を解説

説明する女性

受付事務はオフィス・ショールーム・施設といったところの受付で仕事をしています。

企業に出向いた時にまず最初に顔を合わすのが受付事務となるでしょう。

そんな企業の顔ともいえる受付事務はどのような仕事をしているのでしょうか。

来客の対応

企業のオフィスや施設の入り口にいる受付事務は訪れる来客の対応をします。

名前や用件を伺い、社内担当者につなぐという仕事です。

必要に応じて受付で荷物を預かることやタクシーの手配を行うこともあるでしょう。

来客の情報登録や管理

受付事務は来客を社内担当者につなぐだけが仕事ではありません。

来客の情報やスケジュールの管理も行っているのです。

情報登録はPC入力することが多いでしょう。

そのため受付事務は基本的なWordやExcelの操作ができる必要があります。

電話やメールの対応

電話対応をする女性

電話やメールの対応も受付事務の仕事の1つです。

代表電話を受付事務につなげているという企業も多いでしょう。

取引先からのスケジュール確認や問い合わせに応じなければなりません。

相手の氏名・企業名・連絡先・要件などを聞いて把握することが必要です。

会議室などの手配や予約

受付事務は会議室の手配や予約といった仕事もします。

部署間でのミーティングや取引先を招いての打ち合わせなど会議室を使う機会は多いでしょう。

会議室を利用する部署や利用時間の管理を受付事務が行うのです。

予約や手配は紙で管理しているところもあればシステムを導入している企業もあります。

いずれにしてもダブルブッキングしないように注意しなければなりません。

備品の管理や発注

備品の管理や発注の仕事をする受付事務もいます。

これは総務事務の仕事では?と思う人もいるでしょう。

大手の企業であればこういった事務仕事をわけることができます。

しかしそうでなければ受付事務が総務事務の仕事を行う場合もあるのです。

 

ワンポイント
 受付事務は来客の対応だけでなく電話・メール対応や事務作業を行う場合もある。

受付事務の役割

疑問

受付事務は企業の中でどのような役割を担っているのでしょうか。

先ほどお伝えした仕事内容を踏まえて受付事務の役割を見ていきましょう。

企業の顔

オフィスや施設に入ってすぐに顔を合わせるのが受付事務です。

つまり受付事務は企業の顔のような存在だということを知っておきましょう。

企業の顔なので1日に顔を合わせる来客の人数も多いです。

常に誰かに見られていると思ってもいいでしょう。

いつ誰が来ても丁寧かつスムーズな対応をしなければなりません。

受付事務の対応次第で企業のイメージが良くなることもあれば悪くなることもあるのです。

他の社員のサポート

OKマークを出すビジネスウーマン

受付事務の役割は企業の顔だけではありません。

そのオフィスで働く社員のサポート役も行っているのです。

会議室の予約や手配、備品の管理という仕事をみるとわかるでしょう。

また社外からの電話やメール対応をしてスムーズに担当社員につなぐのも受付事務の仕事の1つ。

これらを迅速かつ丁寧に行うことで社員が働きやすくなるのです。

担当者とお客様をつなぐ

受付事務は担当者とお客様をつなぐ役割も果たします。

ただ担当者のところに案内することだけが目的ではありません。

お客様を待たせることなくスムーズに案内するのが受付事務の腕の見せ所です。

あまりに客様を待たせたり、対応が悪かったりするとどうなるでしょうか。

その後の担当者とのやり取りにも支障がでてしまうことになりかねません。

つまりお客様に気持ちよく来ていただくことやスムーズに担当者につなぐ必要があるのです。

 

ワンポイント
 受付事務は企業の顔として社員のサポートとお客様の対応をしている。

受付事務のやりがいは?

笑顔の受付の女性

受付事務の仕事は来客の対応だけではありません。

他にも多くの業務がある受付事務ですがどのようなやりがいがあるのでしょうか。

受付事務のやりがいを解説します。

  • 社員のサポートができる
  • ビジネスマナーが身につく
  • 感謝される
  • 人に見られるので外見への意識が高くなる

お客様と社員をつなぐ役割があるので社員のサポートをしている自覚が芽生えるでしょう。

また受付事務としての対応が良ければ企業の好感度も上がります。

そういった面でも会社にとってなくてはならない存在なのです。

人と接することが多い分「ありがとう」と感謝されることも多いです。

丁寧で親切な対応をするとお客様から感謝されることもあるでしょう。

そして企業の顔として受付にいるので人に見られる機会が増えます。

そのため自然と外見を意識して姿勢が良くなったり、美容に気を使うようになる女性もいるのです。

 

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受付事務が向いている人の特徴

ファイルを持つ笑顔の女性

受付事務の仕事内容ややりがいを見ていくと興味があるという女性も多いのではないでしょうか。

ここでは受付事務に向いている女性の特徴をご紹介します。

人とコミュニケーションを取るのが好き

人とコミュニケーションを取るのが好きな女性は受付事務に向いているでしょう。

企業の顔というだけあって受付事務は人と接する機会が多いです。

オフィスの規模にもよりますが1日に多くて100人以上と接するこも。

大勢の来客とコミュニケーションを取ることに苦痛を感じる場合は受付事務の仕事は大変です。

しかしコミュニケーションを取ることが好きな女性はやりがいをもって仕事ができるでしょう。

細かいことに気を配れる

受付事務に向いている女性の特徴の1つに細かいことに気を配れるということがあります。

1日に多くの人と接するのが受付事務です。

来客だけでなく社員と接することも多いでしょう。

そんな中で相手が困っていることや求めていることに気づける心配りが必要です。

例えば来客の荷物が多ければ受付で預かったり、運ぶのを手伝ったりするなどの声掛けをすると喜ばれるでしょう。

電話を取ることに抵抗がない

受話器を取るビジネスウーマン

電話を取ることに抵抗がない女性は受付事務に向ているでしょう。

直接顔を合わせて会話するのは平気でも電話で話すのは苦手という人もいます。

受付事務は電話対応も仕事の1つなので電話が苦手だと苦痛になってしまう可能性があるからです。

また電話対応はできるだけ相手を待たせないように対応しなければなりません。

そのためには相手の氏名・用件などを効率よく伺うことが必要です。

 

ワンポイント
 受付事務は人と関わるのが好きで心配りができる人に向いている。

受付事務に必要なスキル

必要なスキル

受付事務にはどのようなスキルが求められるのでしょうか。

企業の顔で多くの人と接するからこそ必要とされることがあります。

ここでは受付事務に求められるスキルを見ていきましょう。

コミュニケーションスキル

人と接することが多い受付事務はコミュニケーションスキルが求められます。

笑顔で接するだけでなく相手に合わせた対応が必要となるでしょう。

時にはクレーム対応をすることもあるからです。

来客の用件を伺い担当社員につなげるのも受付事務の仕事の1つです。

スムーズに伺うためには聞き方が大切ですね。

また電話対応では顔が見えない分、言葉遣い・声のトーン・話し方に注意しなければなりません。

相手のペースに合わせながらわかりやすく説明することが求められる場面もあるでしょう。

こういったことから受付事務にはコミュニケーション能力が必要なのです。

ビジネスマナー

お辞儀をする女性

企業の顔として多くの来客と接するのでビジネスマナーは必要不可欠です。

挨拶や言葉遣いといったマナーの基本はできていなければなりません。

受付で嫌な対応をされるとお客様はがっかりすることもあるでしょう。

難しく考えずまずは丁寧な対応を心がけてください。

受付事務として働くうちに自然とマナーが向上していくはずです。

WordやExcelなどのPCスキル

PC作業をする女性

受付事務は来客の案内や電話対応だけでなくPC操作をすることもあります。

そのため業務に必要なPCスキルも必要となるでしょう。

PCスキルといっても難しく考えなくても大丈夫です。

受付事務がPC操作をするのは来客情報の入力や備品管理がメインです。

そのため難しいWordやExcelなどの基本的な操作ができれば支障はないでしょう。

また企業で管理ソフトを使っている場合はその操作スキルがあれば問題ありません。

イレギュラーなことへの対応力

受付事務の仕事をしていると来客からの突発的な依頼を受けることがあります。

またクレームやトラブルに見舞われることもあるでしょう。

そんな時に冷静に考え行動する対応力が必要です。

人と接する仕事だからこそルーチンワークとはいかないこともあるはず。

アポイントメントなしの訪問にも丁寧な対応をしなければなりません。

お客様の用件をしっかりと伺い丁寧な対応をするスキルが必要となるでしょう。

受付事務の給与は?

財布をもつ女性

女性にとって魅力的な受付事務の仕事ですが給料も気になるところですね。

ここでは受付事務の給料について解説していきます。

受付事務の年収は企業によって異なるものの300万円~400万円が相場です。

参考までに派遣の時給は1200円台、パートの時給は900~1000円となっています。

ほとんど残業がないので残業手当は期待できないでしょう。

その分仕事後のスケジュールを立てやすいというメリットがありますね。

受付事務としてキャリアップしていけば年収アップを目指すことも可能です。

 

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受付事務の1日のスケジュール

時計を持つビジネスウーマン

受付事務はどのようなスケジュールで仕事をしているのでしょうか。

ここでは受付事務の1日のスケジュールの例をご紹介します。

  • 8:30 出勤(訪問スケジュールの確認)
  • 8:45 朝礼(社内全体の予定を確認)
  • 9:00 来客対応(電話・メール対応も同時に行う)
  • 11:00 備品の確認と発注(来客がいないタイミングで行う)
  • 12:00 休憩
  • 13:00 来客対応
  • 15:00 会議室の予約・手配
  • 16:00 来客情報の入力などの事務作業
  • 17:00 お客様の訪問が落ち着いたら受付の片付け
  • 17:30 翌日のスケジュールの確認
  • 18:00 退勤

企業を訪問するお客様への対応がメインですが他にも事務作業などがあります。

そのためタイミングを見ながら進めていかなければなりません。

忙しくてもお客様への笑顔と丁寧な対応を心がけます。

イレギュラーなことがなければ定時に退勤できることが多いでしょう。

 

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受付事務は未経験からでも目指せる?

マルとバツの札を持つ女性

受付事務を目指そうと思っても「未経験でも大丈夫?」と不安な女性もいるでしょう。

未経験でも受付事務に転職することはできるのでしょうか。

受付事務はこの資格がなければ働けないというものではなく未経験でも転職は可能です。

求人を探す時は「未経験歓迎」や「未経験可」としている企業を検索しましょう。

コミュニケーション能力やビジネスマナーが求められるのが受付事務の仕事でしたね。

これらは他の仕事でも身につけることは可能なので転職の際にアピールしてください。

また一般事務の経験がある女性はPCスキルは身についているでしょう。

未経験でも受付事務に必要なスキルがあれば積極的にアピールすることをおすすめします。

 

ワンポイント
 未経験でも自分がもつスキルは積極的にアピールしよう。

転職相談は転職エージェントを活用しよう

スーツの女性

受付事務はやりがいもあり転職を希望する女性も多いのではないでしょうか。

未経験の方が転職を目指すこともあるでしょう。

また経験者がキャリアアップのために転職を考えるパターンもあります。

しかし転職には不安や悩みがつきものです。

「どんな企業が自分に合っているの?」「未経験でも大丈夫?」という不安を抱える女性もいるでしょう。

そんな時は転職相談に登録することをおすすめします。

転職相談に登録すると転職エージェントがあなたの不安や悩みにお答えします。

未経験可の求人やあなたの希望に合った求人をご紹介することもできますよ。

転職エージェントに相談することで不安を軽減しながら効率よく転職活動ができるでしょう。

 

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まとめ

笑顔のビジネスウーマン

今回は受付事務の仕事内容や向いている人の特徴についてご紹介しました。

受付事務は企業の顔として多くの来客と接する仕事です。

しかしそれだけでなく電話・メール対応や事務作業を行うこともあるでしょう。

人と接することが多いためコミュニケーション能力やビジネスマナーが必要です。

そんな受付事務の仕事はやりがいもあり未経験で転職を目指す女性もいます。

受付事務の転職で不安や悩みがあれば転職エージェントに相談することをおすすめします。

転職エージェントに相談しながら転職を成功させましょう。

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