一般事務はあらゆる事務職の中でも最も基礎的で、それゆえに人気も高い職種です。

求人の数も多いですが、その反面競争倍率も非常に高いレッドオーシャンになります。

未経験でも始められる業務が多く、また定時で帰ることが多いのも特徴的です。

したがってワークライフバランスがとてもいい安定感のある職種ではないでしょうか。

今回はそんな一般事務に転職するコツについて役立ち資格やスキルとともに解説します。

また向いている女性の性格・特徴なども併せて紹介しますので参考にしてください。

一般事務の仕事内容は未経験でも対応可能

未経験で困る女性

一言で「事務職」といってもその仕事内容は多岐に渡り、具体的には以下の種類が挙げられます。

  • 一般事務(OA事務)
  • 営業事務
  • 経理事務
  • 総務事務
  • 人事事務・労務事務
  • 法務事務
  • 貿易事務
  • 学校事務・大学事務
  • 医療事務

このように世の中のあらゆる仕事に関して「事務」と呼ばれる仕事は存在しているのです。

中でも経理事務・法務事務・貿易事務・医療事務は事務職以外の専門知識が必要になります。

そのため必ずしも事務職が一般的で誰にでもできる仕事というわけではありません。

会社ごとに業務のノウハウは異なりますので、安易に転職できると思ったら大間違いです。

基礎的な一般事務だからこそ徹底した戦略と戦術が必要になるので掘り下げて解説しましょう。

 

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企業が求める人物像は?

それでは一般事務という職種で企業が求める人材はどのようなタイプなのでしょうか?

仕事を頼みやすい人

仕事を頼みやすい女性

まず1つ目に仕事を頼みやすい、俗にいう「協調性が高い人」が挙げられます。

つまり自主性よりも周囲に合わせる調整役が上手い人が向いているのです。

組織の徹底管理された状況の中で上の指示にしたがって動くことが大事でしょう。

逆にいえば、独立志向が強く主役として活躍したい人には向いていません。

そのような個性が強い人には上司や同僚も仕事を頼みにくいのです。

どちらが正しいか間違いかではなく向き不向き適性の問題になります。

他人に合わせて他人の指示で動くのが苦にならない人向きの仕事でしょう。

繰り返し作業を嫌がらない人

繰り返し作業をする女性

1つ目の内容と若干被りますが、繰り返し作業が嫌いではない人です。

事務職の仕事は基本的に地味で単調、ともすれば退屈といえる作業が中心になります。

そのような作業を決して嫌がらずに黙々とこなせる人がこの仕事には向いているでしょう。

後で仕事内容を紹介しますが、まずExcelへのデータ入力や書類作成などがそうです。

仕事中はほぼパソコンの前に座ってそういう一連の作業をひたすらに繰り返します。

どんな仕事も基本的には地道な作業が多いですが、中でも一般事務はその傾向が極めて強いです。

そのため変化や刺激が欲しいという人には向いていない仕事ではないでしょうか。

完全に裏方に徹する位の覚悟・決意がある人こそこの仕事には向いています。

臨機応変に対応できる人

そして3つ目に何かあった時臨機応変に対応できる人が向いています。

事務職は決して単独で成り立つ仕事ではなく、周囲との連携の中で初めて機能するのです。

そのため会社が繁忙期であったり想定外の発注やクレームが入ることはよくあります。

そうした事態を常に想定しておき、実際に起きた時に動ける対応力が必要です。

自分の仕事をこなすだけではなく、他者の仕事の手助けもきちんとしてあげられるかどうか。

いざという時に他者の助けとなって柔軟に動くことができない人にはこの仕事は向きません。

地味な作業の繰り返しであっても、スピード感と柔軟性は必要なのです。

 

ワンポイント
・他者に合わせて仕事ができる人にこそ向いている
・地味で退屈な作業の繰り返しを厭わずできる人向きである
・いざという時に他者の助けとなれるかどうかが大事である

一般事務の仕事内容を紹介

それでは一般事務お仕事内容を紹介していきましょう。

書類の作成

書類作成

1つ目が会議の議事録・請求書・見積書などのあらゆる書類を作成するオフィスワークです。

こう聞くと文章力が必要なのではないかと思われがちですが、そうではありません。

一から自分で作成するのではなくテンプレートに沿っての情報入力がメインです。

一般的な事務職のイメージはこの書類作成にあるのではないでしょうか。

またそれらの書類を作成して終わりではなく、きちんとファイリングする必要があります。

そうした文書の管理もまた一般事務職に任される仕事です。

データ入力

2つ目に営業・マーケティング・顧客情報などのデータをパソコンに入力する仕事です。

扱うデータの内容は会社の業務内容によって違うので一概に定義はできません。

メインは売上・在庫数・原価・実際の値段などではないでしょうか。

また社員や顧客の個人情報や会社の決算などの極秘情報も秘密裏に管理しています。

そのためにセキュリティーチェックは常に万全にしておく必要があるでしょう。

また数字の入力にも慎重さ・正確性が求められるので間違いは許されません。

電話対応

電話対応

3つ目に会社にかかってきた電話や会社宛のメールを担当者へつなぐ仕事です。

代表電話は基本的に一般事務の席につながるようになっています。

新卒採用や未経験の若手既卒社員が最初に任されるのがこの電話対応でしょう。

大事なのは電話が鳴ったらワンコール以内に出ることです。

メモをきちんと取り、担当者がいない場合は机にメモを残してください。

また、担当者がいない時は「〇〇は現在席を外しております」と呼び捨てが原則です。

基礎的なビジネスマナーが試されるのがこの電話対応になります。

失敗を恐れずどんどん電話を取って取引先との対応を丁寧かつ誠実に行いましょう。

郵便物や荷物の発送

そして4つ目が会社から発送する郵便物荷物をまとめて定期的に発送する仕事です。

また逆に届いた郵便物を部署ごとに仕分けて整理し届けるのも含まれています。

荷物の中には契約書や請求書といった大事な書類まで含まれているのです。

また壊してはいけない割れ物が入っている荷物の場合も慎重に扱わないといけません。

重い荷物を運ぶ場合は男性社員が力仕事を担ってくれるので心配する必要はないでしょう。

荷物を運び終えたら担当者にきちんと報告・連絡を行ってください。

 

ワンポイント
事務作業は「細かさ」「慎重さ」「正確さ」が大事である。
 

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一般事務のやりがいは?

データ入力

一般事務職のやりがいは色々ありますが、大まかに分けて以下の3つです。

  1. 人をサポートして感謝される
  2. 基礎基本の事務スキルを身につけることができる
  3. どこに出しても恥ずかしくないビジネスマナーが身につく

確かに傍から見れば地味で退屈とも取れる作業の繰り返しかもしれません。

しかし一般事務が会社を影から支えてくれるからこそ他の職種の方々が安心して業務に取り組むことができます。

人を支え人に感謝されるという経験こそ何にも代え難いやりがいではないでしょうか。

一般事務に役立つ資格を紹介

そんな一般事務職に役立つ資格を紹介いたしましょう。

MOS

MOS

1つ目の資格はMOS、正式名称「マイクロソフトオフィススペシャリスト」です。

一般的に用いられるWord・Excel・PowerPointが使えることを示す資格になります。

この資格はマストではないですが、持っておくだけで転職には有利になるでしょう。

上記したように一般事務の業務内容はパソコンスキルが必須のものが多いです。

そのため基礎的な事務作業ができることを証明できなければ面接官は不安になります。

その不安を和らげるためにもMOSの資格は持っておくといいのではないでしょうか。

ビジネス実務マナー検定

ビジネスマナー

2つ目にビジネス実務マナー検定やそれに類するビジネスマナー系の資格が有利です。

これは文書作成のみならず電話対応・メール対応で主に役立ちます。

昔に比べて今の若い人たちは正しい敬語・日本語を使えない人という傾向があるそうです。

そういわれないようにする為にも基礎的なマナーの証明は必要になります。

中途採用の場合求められるのは新卒と違い即戦力です。

そのため基礎的なビジネスマナーは出来て当たり前だと思われます。

だからこそビジネスマナーができることの証明としてマナー検定があるといいでしょう。

日商簿記

簿記

特に経理事務の資格で1番役立つものとして「日商簿記検定」があります。

これは収支管理や予算のやり繰りなど企業の経営管理の基本的な知識が身につくのです。

世間的な資格の認知度も高く、多くの企業では経理も含めた事務職の資格証明となります。

2級以上が現場で使える技能として評価され、取得しておくと何かと有利でしょう。

特に若い女性で数字に強いと税金対策などお金に困ることがありません。

一般事務としても後々に役立てることができる能力ではないでしょうか。

 

ワンポイント
パソコン・経理・ビジネスマナーに関するスキルを持っておくと強い。

一般事務に役立つスキルは?

上記してきたことを踏まえて、一般事務に役立つスキルを紹介します。

一般的なビジネスマナー

ビジネスマナー

まず1つ目がビジネス実務マナー検定でも挙げていますが、一般的なビジネスマナーです。

これに関しては一般事務だけではなくあらゆる職種において必要になります。

基本的な挨拶はもちろん正しい言葉遣いや敬称など細部に至るまで求められるのです。

たとえば「了解」と「承知」の違いを理解して使い分けることはできるでしょうか?

「了解」は仲間内の言葉でありビジネスでは一般的に「承知」が用いられます。

このように「理解したこと」を意味する単語でも場合に応じて使い分けなければなりません。

そうしたスキルを若い時から身につけておくと目上の方から好感を持たれます。

コミュニケーション能力

コミュニケーション

2つ目が意外に思われるかもしれませんが、コミュニケーション能力です。

一般事務の仕事は堅苦しく地味なオフィスワークが中心とお思いの方も多いでしょう。

確かにそれは当たっていますが、何よりも大事なのは周囲の人への気遣いです。

社内外の誰とでも協調し連携して仕事を進めなければなりません。

そうなると電話対応やメール対応も含めたコミュニケーション能力は必須です。

ビジネスマナーも含めてどこの職場・職種でも求められます。

だからこそ事務職や営業職はどの職場に転職しても応用が利くのです。

基本的なPCスキル

そして3つ目が上記のMOSに代表される基本的なPCスキルです。

文書作成やデータ入力・メール対応などあらゆる事務作業をこなせなければなりません。

経理になるとExcelやVBAを用いての作業の効率化など高度なことも求められるのです。

ましてや今時代はIT化の風潮が強くPCスキルがないものは戦力外となってしまいます。

だからこそPCスキルを持っておくと、どこに転職してもそれが大きな力となるのです。

 

ワンポイント
一般事務で役立つスキルはどの業界においても通用する基礎スキルである。

一般事務に向いている人の特徴

一般事務の女性

それではここまでの説明を踏まえて、一般事務に向いている人の特徴をまとめましょう。

  • 基礎的なビジネスマナーがあって正しい言葉遣いができる
  • 周囲と連携して物事を成し遂げる協調性がある
  • 文書作成・データ入力といった基礎的なPCスキルがある
  • 地味な作業の繰り返しであっても厭わずにできる
  • 必要とあれば臨機応変に対応する柔軟性とスピード感がある

こういう特徴を持ち合わせている人は一般事務に向いているといえるでしょう。

一見簡単そうですが、この条件をきちんと満たしている人は意外にも少ないのです。

基礎的なことだからこそ決して蔑ろにしてはいけない大切な資質ではないでしょうか。

 

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一般事務に転職するためのポイント

一般事務の女性

一般事務に転職するためのポイントはいくつかありますが、特に大事なものをピックアップします。

  • 事務業務に役立つスキルや資格を取得する
  • 自己PRの際には具体的な経験を基に語る
  • その具体的な経験は数字を入れた実績を交える
  • 事務未経験者の場合は事務のスキルにつながる経験を入れる
  • 志望動機ではなぜその会社でなければならないかを明確にする

これらのポイントに気をつけて自己分析と企業研究・面接対策を行ってください。

特に大事なことは「なぜ一般事務で転職をしようと思ったのか?」ということです。

資格やスキルを取得すれば比較的間口が広く誰にでもできる仕事ではあります。

しかし、だからこそ多くの応募者と差別化を図る戦略を考える必要があるのです。

たかが一般事務と侮ることなく、事前準備を徹底して面接に臨みましょう。

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一般事務での転職も細分化することで、自分に必要な能力が求められます。

しかし、初めての転職活動となると不安なことも多いのではないでしょうか。

転職活動でお悩みのかたは是非転職エージェントに登録・相談してください。

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また一般事務の仕事でも表に出回っていない非公開求人を紹介されることもあるのです。

そうした質の高い情報をたくさん得て素敵な転職を実現し理想のキャリアを実現しましょう。

 

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まとめ

一般事務の女性

いかがでしたでしょうか?

今回は一般事務の仕事内容について具体的に掘り下げてみました。

確かに未経験でもこなすことができるという意味では専門性は低い仕事でしょう。

しかし、基本的なスキルが身についていなければこなすことはできません。

何よりも周囲との協調性地味な作業を厭わずできることが重要なのです。

そういう意味では一般事務も決して楽な仕事ではありません。

しかしだからこそその分やりがいを感じられ、応用が利く仕事でもあります。

基礎的なスキルを身につけてどこに行っても恥ずかしくない人材になりましょう。

本稿が少しでも一般事務の転職に役立てられれば幸いです。

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