転職活動の際に強みのひとつとなるのが資格です。

今回はその中でも社会人として使う機会の多いビジネス文書に関する検定について解説します。

また、あわせてビジネス文書検定を活かせる職種についてもご紹介します。

ビジネス文書検定の求人情報を解説

ノートパソコンを使う女性

ビジネス文書検定とは、実務技能検定協会が主催する民間資格のひとつです。

ビジネス文書には普段の言葉づかいとは違う独特な言い回しがあります。

社会人として知っていて当然のこととされていますが、何となくで使っている人も多いのが事実です。

ビジネス文書検定にはビジネス文書特有の言葉づかいを正しく会得し、実務で使える能力をつける目的があります。

取引先企業様向けの企画書やお礼状など、仕事で必要となるビジネス文書用の表現が出来ることを証明する資格です。

使う場面が非常に多いため、企業で働く際に持っていると役立つ資格のひとつといえるでしょう。

そんなビジネス文書検定を必要とする職種としては、事務職や営業、企画が挙げられます。

どの職種もビジネス文書を使った企画書などの作成業務があり、そこでビジネス文書検定の知識が役立ちます。

ビジネス文書検定の特徴

書類を見る女性

ビジネス文書検定はビジネス文書作成に関わる言い回しや表現を正しく理解し、会得するための資格です。

そんなビジネス文書の特徴を紹介します。

ビジネス検定の3つの級

ビジネス文書検定には3つの級が存在します。

それぞれの級の目的は以下の通りです。

  • 3級 実務で役に立つ知識と技能の基本を身につけ、上司から指示された文書を理解・作成ができるレベル
  • 2級 実務で役に立つ知識と技能を全て身につけ、自分で考えて文書を理解・作成ができるレベル
  • 1級 実務で役に立つ知識と技能を十分に身につけ、更にそれを指導に使うことができるレベル

試験ではこれらの目的にあわせた難易度の問題が出題されます。

3級は2800円、2級は4100円、1級は5800円の受験料が必要となります。

受験資格に制限はなく、2級と3級、または1級と2級の併願が可能です。

3級は基礎的な知識を問われますが、2級と1級はより実務的な知識を問われます。

転職活動の際に強みとして使えるのは2級以降といえるでしょう。

文部科学省が後援している資格

ビジネス文書検定は文部科学省後援資格のひとつです。

他の文部科学省後援資格には実用英語技能検定(英検)や日商簿記検定があります。

文部科学省の後援については規定条件に該当すると文部科学省から認められた資格のみが名乗ることができます。

つまり、ビジネス文書検定は国が後援する公的な権威を持つ資格のひとつといえるでしょう。

 

ワンポイント
 ビジネス文書検定は文部科学省後援の資格で、3つの級があります。

ビジネス文書検定の出題領域や合格率

考えるビジネスウーマン

ビジネス文書検定には受験資格が必要ありませんが、その出題領域合格率はどうなっているのでしょうか。

ビジネス文書検定の出題領域は?

ビジネス文書検定の出題領域は全ての級で共通しています。

  • Ⅰ 表記技能(正しい言い回しや単語が使用出来る、ビジネス文書の書式等についての知識がある)
  • Ⅱ 表現技能(正確かつわかりやすい文書や礼儀正しい文書の作成ができる)
  • Ⅲ 実務技能(社内・社外文書の作成ができる、文書の取り扱い方法を知っている)

それぞれの領域において、獲得点数が60%以上で合格となります。

3級はやさしい実務文書に関する問題、2級は普通の実務文書に関する問題が出題されます。

1級は3級、2級の知識を踏まえたかなり難しい実務文書に関する問題が出題されます。

どんな問題が出題されるのか知りたい場合は、公式サイトで例題が出ているのでチェックしてみましょう。

例題は無料で見ることができます。

ビジネス文書検定の合格率

ビジネス文書検定の合格率は級によって変わります。

  • 3級 85%~90%
  • 2級 60%~65%
  • 1級 30%~40%

3級は基礎問題が中心のため、合格率が非常に高くなっているのがわかります。

企業に勤務した際、実務で役に立つのは2級から1級です。

特に1級は難しいビジネス文書の作成問題があるため、合格率が他の級より低くなっているようです。

 

ワンポイント
 ビジネス文書検定には3つの出題領域があり、合格率は級によって変動します。
 

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ビジネス文書検定が役立つ職種

笑顔で指さす女性

ビジネス文書検定を取得した場合、どんな職種に役立つのでしょうか。

ここでは主に役立つ3つの職種について解説します。

営業職

座って商談する女性

ビジネス文書を使う機会が多いのが営業職です。

飛び込み営業でもルート営業でも、ビジネス文書を使ったやり取りが多くなります。

飛び込み営業ならば、新規顧客へ初めて連絡を取る際のメールや手紙にビジネス文書が必要となります。

ルート営業でも新商品の案内や問い合わせ対応、お礼状を作成する際などにビジネス文書を使うでしょう。

営業職はその企業の顔ともいえる仕事です。

ビジネス文書の言い回しや用語を正しく理解していなければ、企業全体の信用度を落としてしまいます。

そんな時に役立つのがビジネス文書検定の資格です。

正しいビジネス文書を作成し、取引先の企業様へ送ることで営業本人だけでなく自社の評価も上げることができます。

事務職

書類を渡す女性

事務職もビジネス文書を使う機会が多い職種です。

社内資料はもちろん、案内状や請求書、お礼状など社外に向けた文書を扱うことも多くなります。

また、人事を兼ねた事務であればその企業の採用ページ求人掲載に関する文書を作ることもあります。

採用ページに掲載されている事業や募集要項などの文書が間違いだらけでは、応募者もがっかりしてしまうでしょう。

求人サイトに掲載する求人情報も、ある程度のテンプレートが用意されている場合とそうではない場合があります。

テンプレートがない場合の求人情報内の文書がビジネス文書として成り立っていないと企業の信用度が下がります。

事務職はパソコンスキルが注目される傾向がありますが、ビジネス文書検定も必要な資格といえるでしょう。

企画職

企画書を手にする女性

企画職は企画対象に関する課題を解決するために、様々な企画を立ち上げる仕事です。

マーケティングの一環としてリスティング広告やSNSとの連携をすることもあります。

企画職では、社内や社外へ向けた提案書企画書を作る際にビジネス文書スキルが必要とされます。

提案書は新規企画をなぜ立ち上げるのか、その動機や構想を正しいビジネス文書で説明する必要があるでしょう。

企画書では提案書をより具体的に練り直し、どう進めていくかを正しい言い回しや表現で説明するのです。

ビジネス文書検定で得たスキルを発揮することで、立ち上げた企画が実現する可能性が高まります。

 

ワンポイント
 ビジネス文書検定が役立つ職種には、営業職・事務職・企画職があります。

ビジネス文書検定は転職で有利になる?

WORKの文字、女性のシルエット

様々な職種で役立つビジネス文書検定ですが、この資格を得たことで転職活動の際に有利になるのでしょうか。

ビジネス文書検定の資格のみでは有利になるとはいえません。

この資格を他の強みと合わせることで、応募企業が求める人材に必要とされるスキルをアピールすることは可能です。

ビジネス文書検定の資格を持っているということは、正しいビジネス文書の作成ができるということです。

それを踏まえて、自分は他に何が出来るかを考えてみましょう。

そして、その出来ることを応募企業が求める人物像と照らし合わせ、共通点を見つけます。

もし資格以外の自分の強みが見つからない場合は、転職エージェントに相談してみましょう。

転職エージェントは客観的な視点からあなたの強みと弱みを割り出してくれます。

また、それを資格とあわせてどうアピールできるかのアドバイスもしてくれるのです。

資格だけでは転職に有利になりませんが、資格と自分の強みを組み合わせた自己分析は転職の強みとなります。

 

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ビジネス文書検定は仕事に役立つの?

書類をもって考える女性

ビジネス文書検定は実際仕事に役立つといえるのでしょうか。

ここでは、仕事に役立つという意見と、役立たないという意見を紹介します。

肯定的な意見

ビジネス文書の書き方や知識というものは、学校で1から学ぶようなものではありません。

社内研修や前例などを見て、なんとなく覚えることが多いものです。

そのなんとなくで得た知識は、間違っていても気づかない場合が多いものでもあります。

ビジネス文書検定はそんな「なんとなくの知識」を「正確な知識」へと変えてくれるものです。

「正確な知識」は自信にも繋がります。

誰もが使っている凡例のビジネス文書ではなく、自分の頭で考えたビジネス文書を使うことができます。

そうすることで、取引先の企業様からの信頼度に加え、転職先の企業からの信頼度が上がるでしょう。

また、1級を取得すれば部下への指導を行うこともできるので、指導者としてキャリアアップにも繋がるといえます。

否定的な意見

ビジネス文書検定は様々な企業で使える資格ではありますが、一点に特化した資格ではありません。

また、社会人として当然の知識として捉えられ、持っていることをアピールしても評価されないケースがあります。

受験資格がなく、3級は合格率も高いため、本当に役立つのは2級からといえるでしょう。

ビジネス文書検定の資格取得のメリット

指で丸をつくる笑顔の女性

ビジネス文書検定の資格を取得すると得られるメリットにはどんなものがあるのかを解説します。

ビジネス文書作成の基本や応用が身につく

一番大きなポイントがこちらです。

ビジネス文書はなんとなくで会得した気になっている場合が多いものです。

そのビジネス文書の知識を正しく会得することで、基本はもちろん応用方法も身につきます。

どんな仕事でも書類作成やメールといったビジネス文書を使う機会は多いものです。

そんな時にビジネス文書検定で会得した知識や技能は役立ちます。

転職活動においても、応募先企業との手紙やメールでのやり取りで正しいビジネス文書スキルを発揮できます。

1級を取得すれば部下のビジネス文書の指導もできるので、働き方に幅が出るでしょう。

ビジネス文書検定2級以上で履歴書でアピールできる

ビジネス文書作成の応用知識を会得できる2級からであれば、履歴書の資格欄に書いても問題ありません。

正しいビジネス文書を作成できる人材であることをアピールできます。

ただし、社会人経験が長い場合は当然の知識として扱われる場合もあるので注意が必要です。

もし社会人経験が長い場合は1級を取得した場合のみアピールをしましょう。

部下のビジネス文書を添削できるのはひとつの強みといえます。

しかし、履歴書に資格を書くだけではうまくアピールができない可能性もあります。

効果的な応募書類の作成方法は転職エージェントを利用すれば会得することができるでしょう。

転職エージェントは応募企業が書類のどこを見ているかを知っています。

転職エージェントを通した効果的なアピール方法を知ることで、書類選考の通過率が高くなります。

 

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ビジネス文書検定と合わせて取得したい資格をチェック

人差し指を立てる女性

ビジネス文書検定は様々な職種で役立ちますが、合わせて取得することで更なる強みになる資格もあります。

ここでは特に役立つといえる2つの資格について解説します。

文書情報管理士

文書情報管理士は日本文書情報マネジメント協会が認定する資格試験で、上級・1級・2級に分けられています。

文書情報管理士の取得目的には以下のようなものがあります。

  • 社内文書や帳票、伝票、図面などの紙文書をスキャナを使って電子化して保存する技術や知識の会得
  • 大量の書類を長期保存するためのマイクロフィルムの活用技術や知識の会得

つまり、文書の作成・保管・廃棄といったサイクルや保管に関する法律、取り扱い方法を会得するための資格です。

書類の電子化は個人情報の漏洩に繋がることも多く、理解せずに行うと企業全体に大きなダメージを与えます。

文書情報管理士はそれを防止する知識と技能を持ち合わせることで得られる資格です。

また、官公庁・自治体は書類の電子化やマイクロフィルム化を外部企業へ委託しています。

その際、入札企業に文書情報管理士資格を持つものがいることを条件としています。

文書情報管理士は年々取得者数を伸ばしている人気資格のひとつです。

級によってそれぞれ得られる能力が違うのも特徴です。

2級であれば、

  • 文書の電子化、マイクロフィルム関連の基礎知識と実技能力
  • 文書の情報マネジメントに関するハードウェア・ソフトウェア・ネットワークの基礎知識
  • 文書の情報マネジメントに関する日本法令、標準規格の基礎知識

1級であれば、以下のようにより高度な知識を得ることができます。

  • 2級の知識や技能に加え、専門知識と実技の応用
  • 文書の情報マネジメント作業に関わる社員への指導知識や技能

そして上級になると、この1級の能力に加えて、

  • 取引相手の課題を明確にできる分析力、システム構築力
  • 文書の情報管理専門知識や提案力
  • 費用対効果を考えたコスト意識とその能力

これらの取得が可能となります。

文書情報管理士の試験は試験会場で用意されたパソコン上で行うCTB方式となります。

受験案内シートに記載されているIDとパスワードでログインし、試験を開始します。

試験内容に関する質問は受け付けてもらえませんが、マシントラブルのヘルプは依頼することが可能です。

受験終了後、会場のパソコン上ですぐに合否を確認できるのが他の試験と異なる点といえます。

文書情報管理士は5年おきに更新が必要な資格なので、取得した際は更新を忘れないようにしましょう。

ビジネス実務マナー検定

パソコンと電話を使う女性

ビジネス実務マナー検定はビジネス文書検定と同じ、実務技能検定協会が主催する民間資格のひとつです。

社会人として適切な判断や行動ができるか、ビジネスマナーや話し方、人間関係の構築などを問われる資格です。

ビジネスにおける基本ルールを身につけているかどうかを一定の基準に則って判断されます。

特徴としては3級、2級、1級に分かれており、試験内容が理論と実技に区分されています。

理論には、

  • 社会人として必要とされる素質
  • 企業における実務について

そして実技には、

  • 社会人としての対人関係の構築
  • 電話応対の実務
  • 情報管理や文書作成などについての技能

が設定されており、それぞれの領域で60%以上の点数を取って初めて合格となる試験です。

3級と2級はマークシート形式と記述問題、1級はすべて記述問題で出題されます。

また、1級には面接試験があるのも特徴といえます。

社会人として必須とされるマナーや常識を身につけることができるので、取得して損はないといえるでしょう。

転職活動では、面接試験がある1級を取得しておくと転職面接の際に全体的なアピールが出来ます。

 

ワンポイント
ビジネス文書検定と組み合わせたい資格には、文書情報管理士やビジネス実務マナー検定があります。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

パソコンを使う女性、アドバイスをする女性

転職活動の強みとなる資格ですが、資格だけ持っていてもなかなか良いアピールポイントにはなりません。

資格とあわせて自分になにが出来るか、どういった点で即戦力になれるかをアピールするのが大切です。

うまくアピールポイントが見つけられない時は転職エージェントのサポートを利用してみましょう。

転職エージェントは応募書類の作成方法から、面接の対策方法まで幅広くサポートを行っています。

また、自分の強みを活かせる企業の求人を紹介してくれることもあるので、利用して損はないといえます。

 

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まとめ

書類をもってオッケーサインを出す女性

ビジネス文書検定は様々な職種で活かせる強みとなる資格です。

しかし、資格を持っているだけでは転職が成功するとは言い切れません。

合わせて役立つ資格をさらに取得したり、資格と自分の強みを組み合わせてアピールすることが大事です。

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