転職を考える際、新しい職場を探すにあたって基準とするのは一体何でしょう。

自分の資格やスキルを活かせる職種・能力を高められる環境や社会の役に立つ企業かどうかでしょうか。

自分が求める業務・収入であるかも大切な判断基準の1つです。

一方で「選び方がいまいちよく分からない」という声も多く聞かれます。

しかしそれぞれの働き方に合った企業というのは必ずあるはずなのです。

大切なのは一般事務職に就くという目標を明確に設定し、その達成に向けてどう取り組むのかだといえるのではないでしょうか。

今回は一般事務の正社員を未経験の女性が目指す方法について解説していきます。

未経験から一般事務の正社員になれる?

ビジネスウーマン

企業の一般事務の求人をご覧になった方は、採用条件に未経験可と書かれたものが多いことに気づかれているのではないでしょうか。

つまり、特別な資格やスキルが不要なケースが少なくないことが一般事務職の特徴の1つかもしれません。

言い換えれば未経験者でもチャレンジしやすいのが一般事務職だということです。

一方で多くの方が魅力を感じる仕事はそれだけ競争が激しいということにもなります。

正社員だけでなくアルバイト・パート・派遣など、非正規で採用されることも多いのが事務職です。

正社員としての採用を目指すのであれば、選ばれる強みを持つことが必要になるでしょう。その強みは資格だけではありません。

そのことについては後で説明します。

一般事務の主な仕事内容

指差し

一言で一般事務といっても業務内容は多岐にわたります。

端的にいうのであれば一般事務は様々な専門分野に携わる社員を書類作成など事務的な作業全般でサポートするのが役割だといえるでしょう。

最近は、パソコンを使わない作業は少ないためパソコンを使った文書作成などを手掛けるOA事務が大部分を占めるようになりました。

 

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未経験から一般事務の正社員を目指すステップ

資料を見せる女性

一般事務職は未経験者を歓迎する求人が比較的多い職種です。

PCスキルやビジネスマナーなど基本的な能力を備えていれば優遇されることがあるのは間違いありません。

しかしそれが必須の条件ともいい切れません。

それは採用する企業が入社後の研修で独自の技術やスキルを習得すれば良いと考え、人物重視で採用するケースが多いからでもあります。

そういった意味では人としての総合力が採用の決め手になるのが一般事務職の一番の特徴といえるでしょう。

従って、一般事務職として企業に入社するまでの敷居は決して高くありません。

むしろ様々な部署や社員をサポートする役回りです。

そのため人とのコミュニケーション能力に長けている人、仕事が丁寧な人など企業が重視する人物像に見合うことが重要だといえます。

 

ワンポイント
一般事務の転職は未経験者向けの求人が多い。
 

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未経験で一般事務の正社員を目指す上で必要な能力は

女性、指し棒

未経験で一般事務の正社員を目指すためには必要となる能力があります。

以下のような能力を持っていれば未経験でも一般事務への転職を成功させることができるでしょう。

具体的に解説していきます。

基本的なPCスキル

企業が一般事務職を募集する際、前任者が何らかの理由で退職せざるを得なくなり即戦力を求めているケースがあります。

そうした場合、基本的なPCスキルを習得しているに越したことはありません。

それ以上のスキルを求められることだってあるでしょう。

一方、入社時には技能が十分に備わっておらず即戦力としては期待できなくても問題がない場合もあります。

入社後にPCスキルを習得する意欲があることを企業が採用の判断基準にすることも多いのです。

状況を踏まえた対応力

スマホを使う女性

しかし、PCスキルを習得しているだけでは、企業が求める能力として十分ではありません。企業が求めるのは仕事の正確さです。

一般事務職の業務の中には重要な書類やデータを扱うこともあります。

従って、一般事務職にはミスのない処理能力や柔軟な対応力など仕事を高い質でこなすことが求められます。

しかしミスをしない人はいないためもしミスをした場合は素直に認め、それを次に活かせることも優れた能力だといえます。

対応力という点に関してはもう1つ、外部の人間への対応力も極めて大切です。

一般事務職は電話対応や来社された方の対応など対外的な最初の窓口になります。

その意味では企業の顔という側面を持つわけです。

来訪者は最初に対面した人間の印象を会社の印象と同列に考えることが少なくありません。

自らの接客、対応が会社のイメージを決めるという自覚が求められるのです。

高いホスピタリティ

ホスピタリティはかつて、サービス業などを中心に多く使われる概念でした。

しかし最近は業種を問わず求められるようになりました。

一般的なサービスとの最大の違いは提供する側とされる側が対等な関係にあることです。

仕事に臨むにあたっては新たな学びや気づきを活かして積極的に取り組むこともホスピタリティの向上だといえるでしょう。

また、ホスピタリティ精神で大切なのは相手の立場に立って物事を考えるということです。

ホスピタリティの実践によって、人としての総合力、人間力を高めることに繋がります。

こうした積み重ねをいとわない性格が大切になっています。

コミュニケーション能力

女性

一般事務職は社内、社外を問わず人との接点が多い業務です。

従って、コミュニケーション能力が高ければ高いほど企業が求める人材に近づくのは間違いありません。

しかも、コミュニケーションには明確な形がないことが大きなメリットだと考えられます。

他の人のコミュニケーション能力を参考に自分なりにカスタマイズすることも可能です。

しかも高いコミュニケーション能力はその人の個性にもなります。

「私にはできない」「経験がないから無理」と考えるのは簡単です。

しかしコミュニケーション能力を高める努力を続けることが何よりも重要な個人の能力だといえます。

 

ワンポイント
・PCスキルは一般事務に必須
・柔軟な対応力が求められる
・ホスピタリティを向上させることで評価にも繋がる
・人との接点が多いためコミュニケーション能力が求められる

女性が一般事務で働くメリット

質問

女性が一般事務で働くことには様々なメリットがあります。

ここではそのメリットについて具体的に解説していきましょう。

退社する時間をコントロールしやすい

一般事務職のメリットを聞いた時、1番多く挙がるのが定時で退社できるということです。

それは就業時間が決まっていることだけが理由ではありません。

自分で仕事をコントロールできるからです。

もちろん仕事量を制御して楽ができるというわけではありません。

大抵の仕事は、仕上げる日時が決まっていますから複数の業務が同時進行しても優先順位を付けて自分のペースで作業ができるということです。

もちろん作業効率が高まれば仕事の量だけでなく質も高まりますから企業のあなたに対する評価も上がります。

未経験でもオフィスワークにチャレンジできる

外を歩く女性

複数ある一般事務職のメリットの1つに未経験者がオフィスワークにチャレンジできることがあります。

一般事務職の未経験者が自然とその会社の戦力になっていくのは「OJT(On the Job Training)」の手法を活用しているからです。

OJTというのは実務を体験しながら仕事を覚えるという手法となっています。

これは「職場内訓練」や「企業内教育」などと呼ばれますが、先輩社員というノウハウを習得する最良のお手本が身近にあります。

更に先輩社員にとっては後輩社員を教えながら新たな気づきや業務の見直しに繋がるというメリットも生まれます。

オフィス業務やPCスキルが身につく

OJTの手法は日々のオフィス業務を通じたPCスキルの習得にも繋がります。

それは未経験者だけでなくパソコン検定など資格を持っている方も同様です。

実践力は日々の業務を通じてしか身に付きませんし、会社によって必要なノウハウは異なります。

もちろん基礎的なPCスキルを持っていることはアドバンテージになります。

しかし更にスキルを高める最良の方法は日々の業務で繰り返し実践することだといえるでしょう。

 

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一般事務に向いている人の特徴

案内する女性営業

一般事務への転職を考えている場合、以下のようなタイプの方はこの職種の業務に向いているといえます。

自分が当てはまるかどうか確認しておきましょう。

仕事が丁寧な人

一般事務職の業務の中には企業にとって重要な書類やデータを取り扱うことがあります。

時にはそれが企業の今後を左右する重大な内容である可能性もあるでしょう。

従って、事務職にはミスなく処理する能力はもちろん仕事の丁寧さが求められます。

丁寧な仕事とは目の前の作業をしっかりとこなすことだけではありません。

時には業務の全体を理解してトータルで正確な業務として完結したかを判断する能力が必要となります。

日々の業務を通して、そうしたスキルを磨くことができるのも一般事務職の魅力の1つといえるのではないでしょうか。

コミュニケーションが円滑な人

磨けば磨くほど高まるのがコミュニケーション能力だと考えられます。

つまりコミュニケーションが円滑にできる人は生まれ持った資質もありますが、個人の努力によるところが大きいといえます。

円滑なコミュニケーションで大切なのはホスピタリティと同様、相手の立場に立って考える、行動することです。

 

ワンポイント
・重要な書類やデータを扱うため正確に業務をこなすことが求められる
・コミュニケーションを円滑に行える人が求められる

未経験で一般事務の正社員を目指す時に有利な資格

ペンを持って座る笑顔の女性

次は一般事務の転職活動で役立つ資格について解説していきます。

以下のような資格を取得しておけば転職の際に有利に働くことでしょう。

転職まで時間がある方は一般事務の転職に役立つ資格の取得を検討してみてはいかがでしょうか。

MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)

新たな人材を採用することは企業にとって新たな投資をすることと同義です。

従って最終選考で甲乙つけがたい人が複数いた場合、資格取得欄に何らかの記入がある人が選ばれると考えて良いでしょう。

特にその資格を企業が求めるものであればなおさら有利に働くことはいうまでもありません。

PCスキルの中でExcelやWordといったオフィスソフトの利用スキルが一定水準にあることを示す資格がMOSです。

最終選考で候補を絞り込む際の基準になるケースが考えられる資格です。

秘書検定

秘書検定は、企業が女性の正社員を採用する際に重視する資格の一つです。

それは一般事務職でも同様です。

その理由は秘書検定が社会人として求められる一般常識やビジネスマナーを習得するものだからでしょう。

敬語やビジネス文書など基本的な知識、電話対応や接客、仕事の進め方、的確な判断力や対応力。

そして上司の仕事を理解してサポートする能力などが各段階に応じて検定されます。

文部科学省が後援する資格なので、信頼性が高いという点も特徴です。

 

ワンポイント
MOSと秘書検定は一般事務への転職で有利に働く資格です。
 

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一般事務の未経験転職を成功させるための自己PR例

スマホを持つ女性

一般事務の未経験転職を成功させるための自己PR例について解説していきます。

転職活動では以下のような自己PRを行うことによって人事担当者に良い印象を与えられるでしょう。

販売職から転職する場合

前職では販売職に就いており、幅広いお客様への接客経験を通してコミュニケーション能力を培ってきました。

また、それだけでなく事務作業では効率化を実現するために重要度の高いものから順番に仕事を行うようにしておりました。

その結果、上司から業務の正確さと速さを評価していただけたため貴社での業務でもそのスキルを活かし事業に貢献できればと思っております。

資格をアピールする場合

ノートパソコンで仕事する女性

普段から貴社の製品を愛用しており、そのクオリティの高さや使いやすさに感銘を受けておりました。

そのためその感動を他の方に広めるお手伝いができればと思い、貴社の一般事務職に応募させていただいた次第です。

今まで事務職を経験したことはありませんがMOSの資格を取得しております。

貴社の製品への知識とMOSの資格取得の際に学んだ知識を生かして業務に取り組んでいきたいと考えております。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

面接

現在は、様々なサイトや媒体などからいつでもどこでも転職情報を入手することができます。

いろんな情報を見比べながら自分に合った転職先を探されている方は多いでしょう。

しかし1人での仕事探しは非効率な点もあることは見落としがちです。

情報が十分でなかったり偏っていたり、時には正確ではない情報をもとに転職先を決定して後悔するケースもあります。

そうした失敗をしないようにするには客観的に判断してくれる第三者の助言が不可欠です。

それは親や兄弟、知人でもいいでしょう。

ただ、そうしたすべての方々が、転職に十分かつ正確な情報を持っているとはいい切れません。

そこで転職探しの力強いパートナーとなり得る存在が転職エージェントです。

自分に合った転職サイトを探すよりも自分にあった転職エージェントを探すことの方が自分の望む転職への近道である可能性もあります。

転職の悩みを解決したい方は転職エージェントへ相談してみてはいかがでしょうか。

 

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まとめ

ファイル

今回は一般事務の正社員を未経験の女性が目指す方法について解説してきました。

転職は人生の中での大きな決断の1つです。

だからこそ、希望通りの転職を叶えるためにも転職エージェントの活用を考えてみていただければと思います。

転職のプロフェッショナルであるエージェントのサポートを得て、理想の転職を実現しましょう。

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