LINEで送る
デジタル化が進んだことによって、転職活動では履歴書をメールで送ることが一般的となりました。
その際に気になるのは郵送する場合と異なるマナーの存在です。
今回は履歴書をメールで送付する時のマナーや書き方のポイントについて解説していきます。
人事担当者から好印象を抱いてもらえるようにメールマナーにも気を付けていきましょう。
Contents
履歴書をメールで送付する時のマナー
コロナウイルスになる前からすでに履歴書のデジタル化は進んでおりました。
履歴書というフォーマットではなく、中には自社フォーマットの履歴書のようなものの提出を求める企業もあります。
デジタルで用意した履歴書というのは、いずれの場合もメールで送付することがほとんどです。
メールで送付する場合には通常のメールと同じような文章で送付するのではなく、一定のマナーは押さえて送付するようにしましょう。
メールの書き方が理由で選考に落ちるということもあり得なくはありません。
今回は、履歴書をメールで送付するときのマナーを細かく解説します。
送付する前の確認としてもこちらの記事を利用してください。
履歴書の送付メールの書き方とポイント
履歴書を送付するということは、日常業務の中ではほとんどありません。
履歴書の送付というのは日常の見積もりや資料の送付と大枠は近いものがあります。
ここでは受け手側が分かりやすいと思うような履歴書メールの書き方を解説していきましょう。
件名は履歴書だとわかるように
日常業務でファイルを送付する時は「ファイル送付します」など件名を簡単にするケースが多いのではないでしょうか。
営業職の場合はクライアントへの最初のファイル送付のタイミングは、丁寧な表現をされていることが多いです。
クライアントへのメールと同様に転職者の履歴書にも、送付する際には件名の記入の仕方がございますので、お伝えいたします。
件名の書き方の主な形は以下のようなものです。
- 「履歴書送付：氏名」
- 「〇〇部 〇〇職への応募について：氏名」
履歴書をメールで送付する場合には、上記の形を流用していれば件名に関わるマナーはクリアです。
件名が上記の通りでなくても問題なく履歴書の確認をしてくださる方もいます。
ただ、件名は受信ボックス内で本文よりも先に見えるものです。
面接での第一印象と同様に丁寧な件名のメールを確認するのとそうではないものを確認するのとでは、企業側のイメージは異なります。
第一印象を悪くしないためにも、件名から注意して作成しましょう。
本文を構成する要素
日常業務でもメール送付するにあたり、ある程度のフォーマットを決められているのではないでしょうか。
標準的なメールのフォーマットとしては以下の順序で書くことが多いでしょう。
- 件名
- 宛先
- 名前
- 要件
- 署名
この形は非常にオーソドックスです。
最後の署名については次の章で説明します。
宛先名は分かる範囲で記載するようにしましょう。
送付する時にはメールアドレスが人事部共有のアドレスの場合があるため注意が必要です。
それに気づいている場合はなるべく受取手の氏名まで記載しましょう。
これから面接の場合、面接官の方との名刺交換などはまだ済んでいないことがほとんどです。
その場合指定されているアドレス宛に最低限、会社名と部署名まで記載して送付するようにしましょう。
要件を書く時に単純に「履歴書を送付いたします。ご確認のほどよろしくお願いします。」のみでも確かに問題がありません。
もし何か質問などがある場合は、本文に入れるとより良いかもしれません。
ただし、新卒採用試験ではないので、無理に質問を考えて送付することは返って悪印象なる可能性があるため注意が必要です。
質問を入れる場合には、本来の要件である履歴書に関する内容から1行開けて書くようにご注意ください。
あくまで履歴書送付がメインです。
長くなりすぎないように内容は簡潔にしましょう。
署名は忘れずに付けよう
署名は以下の順番を意識して書くようにしてください。
- 氏名(特殊な読み仮名の場合はフリガナもあると良い)
- 郵便番号から住所を記入
- 電話番号(携帯のみであれば携帯でも可)
- メールアドレス （送付する時もプライベートのメールアドレスを使用しましょう）
業務内でのメールにも署名は使用しているとは思います。
その中では営業であれば、自社の製品紹介やURLを署名に記載する場合もあるでしょう。
しかし履歴書送付の場面ではそうした署名は避けた方が無難です。
・フォーマットに従って書く
・署名を忘れないようにする
履歴書のファイルの作成方法
履歴書のファイルの作り方にも注意する必要があります。
ここでは履歴書の形式やファイル名・パスワードの名前の決め方など意識する部分について解説していきましょう。
PDF形式で作成しよう
ファイルを送付する時、使用ソフトはExcel・Word・PowerPointなど様々かと思います。
しかし、ファイルを送付する時はそのままではなく、PDF形式で提出しましょう。
PDF形式に変更するには
Microsoft製品でPDFに変更する場合は、「名前をつけて保存」から形式を変更します。
- 「名前をつけて保存」を開く
- 文書の保存先を選択
- 「ファイルの種類」を選択し「PDF」を選択
- 保存する
これでPDF形式への変更は完了です。
ファイル名の付け方は？
担当者へのファイル送付の際ファイル名にも注意が必要です。
ファイル名が適当な場合、ダウンロード後数日経過してから再度確認しようとファイルを探す際、見つけることが難しくなります。
そのようなストレスをなるべく与えないようにファイル名の付け方にも気を付けましょう。
件名の付け方は以下の形式がオーソドックスです。
「日付＋氏名→20210205_氏名」のように、担当者がいつ・誰の募集者の履歴書なのか一目で分かるようにしておきます。
ファイルを開かないと確認することができないといったことが無いように上記の形を意識してファイルの件名を付けましょう。
パスワードの設定をしよう
件名を決め、PDF化にする際にパスワードの設定もしましょう。
パスワードの設定方法は大きく分けて2つあります。
- PDFファイル自体にパスワードを設定する方法
- PDFファイルをフォルダへ格納し、zip圧縮する方法
① の場合は、ワード、エクセル、パワーポイントから開いているデータをPDFに変更する手順に入ります。
「名前をつけて保存」をクリックするとポップアップの中に「セキュリティオプション」があるので、ここでパスワードを決め保存します。
② の場合、圧縮ソフトを利用する必要があります。
③ 様々な圧縮ソフトがありますが、どれを使用しても問題ありません。
パスワードの決め方ですが、簡単すぎず長すぎないものが良いでしょう。
自動でパスワードを生成するツールを使用しているのであればツールから設定されたパスワードをコピーアンドペーストするだけで事足ります。
自身で設定する場合は、「送付する日にち＋氏名＋記号」など記号を入れつつもある程度分かりやすいものがいいかもしれません。
パスワードについては簡単すぎても担当者の心証を悪くします。
程よい複雑さで設定すると良いでしょう。
・ファイル名は相手が分かりやすいようにする
・パスワードは記号を入れつつ分かりやすくする
履歴書をメールで送付する時の例文
ここからは担当者へ履歴書を送付する際の例文を、ご紹介します。
前提として、内容は簡潔になるよう心がけましょう。
履歴書以外の情報を求められる場合もあります。
その場合には、必要に応じて改行を使用しましょう。
また、一文が長くなる場合には句読点を意識して使用し読みやすくします。
企業に直接応募する時の例文
［件名］営業部 への応募について：氏名 田中 太郎
［本文］
株式会社〇〇商事
〇〇様(採用ご担当者様 でも可)
初めまして。
〇〇 △△と申します。
〇〇〇にて御社の求人情報を拝見し、私のこれまでの営業経験を貴社の新商品の販促へ活かせると考え、営業職に応募したくご連絡差し上げました。
履歴書と職務経歴書を添付しております。
ご査証の程、よろしくお願い致します。
添付の応募書類には、パスワードを設定しております。
後ほどパスワードを送付させて頂きますので、ご確認頂けますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会を頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
氏名
郵便番号から住所を記入
電話番号
メールアドレス
企業から履歴書の送付指示があった時の例文
［件名］履歴書ご送付の件/氏名
［本文］
株式会社〇〇商事
〇〇様
〇〇と申します。
ご支持頂きました、履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ご査証の程、よろしくお願い致します。
添付の応募書類には、パスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送り致しますので、ご確認頂けますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会を頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願い致します。
氏名
郵便番号から住所を記入
電話番号
メールアドレス
履歴書をメール送付する時の注意点
履歴書を送付するときの注意点としてこれまで形式的な部分について解説してきました。
ここからは文章の書き方の注意点について説明します。
改行や段落分けをしっかりしよう
これまでの説明の中にも記載しておりますが改行や段落を意識して作成しましょう。
メールになると改行も無く本文を作成し送付してしまうケースがあります。
しかしその場合、採用担当者に対してのメールとしては雑な印象を与えてしまいます。
段落分けも同様です。
- 挨拶
- 履歴書送付について
- パスワードについて
- 終わりの挨拶
本文構成上、これまでの説明からすると上記のように最低限4回は段落を分ける場面があります。
これらのタイミングにて、段落分けをしなければ、内容の切れ目が見えず非常に読みづらいメールになってしまいます。
内容の変化がある場合は、段落にも注意して書きましょう。
正しい敬語を使おう
日頃、何気なく使用している敬語が実は敬語ではないこともあります。
- 送らさせていただきます→送らせていただきます
- お伺いさせていただきます→お伺いします
など尊敬語を意識しすぎて二重敬語になることもあります。
敬語で悩んだ際には正しい敬語を使用できているか、インターネットで確認すると安心かもしれません。
現職の社用メールは使用しない
現在勤めている会社用メールアドレスは使用せず、プライベートやフリーメールを利用しましょう。
今勤めている企業のアドレスを使用することは、その企業に属している自分と採用担当者のやりとりになります。
自身の採用を検討して貰う際はプライベートのアドレスを使用し、個人名でメールのやり取りを行いましょう。
・敬語の間違いは悪印象
・社用のメールアドレスではなくプライベートのアドレスを使う
履歴書のメール送付に関する疑問
履歴書を送付してから確認してもらえたか不安になることもあると思います。
しかし、送付後すぐに確認の電話を入れることは控えましょう。
営業の方は見積もり送付後に電話にて確認をすることもあります。
しかし採用担当者に送る履歴書については別です。
メールには誤りがないかどうかの不安もありますが、いきなり確認の電話を入れると相手は確認の催促をしている様に感じてしまいます。
もし気になる様であれば、履歴書送付の最終受付日に電話すると良いでしょう。
また、履歴書の選考結果が予定を過ぎても連絡がない場合は確認の電話を入れて問題ありません。
本来であれば、合否の判定を知っているタイミングに連絡をもらえていない場合、電話をすることは決して失礼ではありません。
電話での連絡は非常に迷う場面です。
催促の様に取られてしまうのではないか、と心配になります。
心配をしないためにも、送付前にはアドレスと送付先の確認は何度もすると良いでしょう。
送信する前の最終チェック項目を確認
ここではメールで書類を送付する際のチェック項目をご紹介します。
- メールアドレス
- 送り先の名称
- ファイルの名称
- メールの件名
- 署名
- 誤字脱字
- パスワードが正しいかの確認
上記7点のチェックは最低限行いましょう。
いずれも誤りがあるとそのあとの作業に影響を出しかねません。
送り先の名称・ファイルの名称・件名は間違えていてもファイルは正常に送付されます。
しかし、受け取る側の心証はよくありません。
これから採用して共に働こうという人のメールに明らかな間違いがあると知ってしまった場合不安に思うことでしょう。
入社後の日常業務に問題はないのかと考えるはずです。
そのほかの部分を間違えた状態で送付すると、そもそもメールが届かなかったり今後のやりとりに支障が出たりする可能性もあります。
特にメールアドレスを間違えてしまうと企業にメールが届かないので注意しましょう。
他にも署名を間違えると、必要書類の郵送時にトラブルを起こします。
また、パスワードが違うと、ファイルを開けなくなってしまうので送付前には必ず確認しましょう。
郵送よりも便利だからこそポイントを押さえて送付しよう
メールでの書類提出は郵送で見せることができない「丁寧さ」をアピールすることができます。
メールの返信が来た場合には、なるべく迅速に返信しましょう。
レスポンスの速さは、ビジネスにおいて非常に重要です。
営業職に応募している場合はなおさらです。
レスポンス早く、丁寧なやり取りを心がけましょう。
履歴書の送付以外のやり取りも含め、尊敬語の扱いもアピールポイントになります。
不必要な尊敬語などを使用しないよう、気をつけてください。
転職活動は転職エージェントを活用しよう
これから転職活動を本格化させて行こうと考えている方は転職エージェントの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
転職エージェントは転職のプロフェッショナルとしてあなたの転職活動をサポートしてくれます。
転職活動において自分だけではなかなか気が付くことのできないこともアドバイスしてもらえるはずです。
転職活動を不安なく進めていくためにも、転職エージェントをうまく活用していくと良いでしょう。
まとめ
転職活動と就職活動は似て非なるものです。
既に社会人経験を積んでいる皆さんが、就活生と同じような社会人マナーでは履歴書を見る前から不採用になってしまいます。
今回はメールに注目して注意事項などをご説明しました。
メールは、面接前から人柄が出てしまうものです。
人柄を隠してメールを送るのではなく、自分なりに丁寧に仕上げて送るよう心がけてください。
その丁寧さというのは何か、ということを今回お伝えできればと思いご説明いたしました。
最後に説明した転職エージェントも利用し、より良い転職活動となるよう祈っております。
転職成功への近道は自分にあった転職サイトを見つけること！
転職サイトはそれぞれ特徴や強みが異なります。
そのため、転職成功には自分の目的や希望職種にあった転職サイトを見つけなければなりません。
- 種類が多すぎて、どれを選べばいいかわからない
- 自分にあった転職サイトはどうやって見つければいいの？
こんな悩みをお持ちではないですか？
以下に転職サイトの選び方と比較を紹介します。
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転職サイトの選び方
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- 「エージェント型」と「サイト（求人広告）型」を使い分ける
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「エージェント型」と「サイト（求人広告）型」を使い分ける
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- エージェント型：担当のキャリアアドバイザーがついて転職活動のサポートをしてくれる
- サイト（求人広告）型：求人広告が掲載されており、自身で転職活動を進める
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