退職証明書とは退職した事実を証明するための書類で、転職の際に必要となります。

転職後トラブルが発生しないよう職務履歴など事実関係を証明するために大切な書類です。

では退職証明書はいつ発行されるのでしょうか。

女性の転職において退職証明書が必要になるタイミングとあわせてご説明します。

退職証明書の発行方法を解説

退職証明書は退職者が申請することにより企業が発行する書類です。

退職証明書には発行義務があるので、企業側は退職証明書の発行を請求されたら拒否することはできません。

これは労働基準法第22条第1項で定められています。

退職者は、使用期間や給与額、携わっていた業務の種類などを記載してもらうよう要求しましょう。

退職後にトラブルが発生しないよう、記載事項に漏れがないか確認することが大切です。

また、退職者本人が勝手に退職証明書を発行することは当然できません。

間違いなく会社が発行した書類だと証明するため、会社のハンコを押印してもらいましょう。

退職証明書・離職票・在職証明書の関連性

退職証明書と似たような書類に離職票と在職証明書があり、よく混同されます。

各書類に共通して記載される事項はあるものの、厳密には書類の性質に違いがあります。

では具体的にどのような違いがあるのかみていきましょう。

離職票との違い

離職票とは退職後に行う手続きのために必要な書類です。

たとえば国民年金や国民健康保険への加入、雇用保険の失業給付にかかる手続きの際に必要となります。

退職証明書と離職票の違いは発行元と発行されるタイミングです。

退職証明書は在籍していた企業から発行されますが、離職票はハローワークから発行されます。

したがって、離職票は公文書であるのに対し退職証明書は公文書ではありません。

書類のフォーマットについても違いがあります。

退職証明書は企業によって作られますが、ハローワークが発行する離職票はすべて統一されているのです。

また、退職証明書は退職者から申請された場合にのみ発行されます。

退職者に対して企業から退職証明書を発行するかどうか尋ねられることはないのでご注意ください。

一方で離職票は退職から10日以内に発行しなければならないと期限が定められています。

在職証明書との違い

在職証明書は文字通り企業に在職していたことを証明するための書類です。

ただし退職証明書でも実質的に在籍証明はなされるので、両者はそれほど区別されていません。

しかし、在籍証明書に発行義務はありませんが退職証明書には発行義務があります。

退職者から発行の申請がなされたら企業側は労働基準法第22条第1項に基づき必ず発行する必要があるのです。

 

退職証明書の記載事項

退職証明書を発行するには退職者が自ら企業に申請しなければなりません。

企業側から「退職証明書を発行しますか？」と聞いてくれないので注意しましょう。

また、「退職証明書はいつ発行してくれますか？」という質問も企業側にとっては疑問が浮かびます。

退職証明書に記載する内容も踏まえて退職者から伝える必要があるのです。

では具体的に退職証明書には何を記載してもらえばいいのでしょうか。

一般的に記載される6つの事項をご紹介します。

退職年月日

何月何日付けで退職するのか、退職年月日を記載してもらいましょう。

転職時には複数の企業に在籍していないことを証明する必要があります。

以前勤めていた会社の退職日を明記することで、転職先にしっかりと証明してください。

使用期間

会社に在籍していたことを証明するため、使用期間を記載してもらいます。

2015年（平成27年）4月1日から2020年（令和2年）3月31日と具体的に記載するようお願いしてください。

なお、西暦と和暦両方記載する必要はありません。

業務の種類

どのような業務に携わっていたか記載してもらいましょう。

事務職、営業職、技術職など職種を記載すると転職先にも伝わりやすいです。

事業における地位

どのような部署に所属していたのか記載してもらいます。もし役職に付いていたら役職名も記載してもらいましょう。

所属部署や役職は退職時のものだけでOK。入社時から時系列に沿ってすべて記載してもらう必要はありません。

賃金

退職する前年の年収や直近の給与額を記載してもらいましょう。

給与額とは基本給や各種手当、ボーナスなど会社から受け取るお金すべてのことです。

手取り額ではないことにご注意ください。

賃金は転職先があなたの給与を決めるための判断材料となります。

お金に関することなので、間違った金額が記載されないようしっかり確認してください。

退職事由

退職事由に何を記載されるかは退職理由によって異なります。

自己都合による退職、契約期間満了に伴う退職など、あなたが退職する理由にあわせて記載してもらいましょう。

退職事由は何を書かれる？

転職先の企業にとってあなたの退職事由は気になるものです。

退職理由があなたの都合によるものなら一般的に「自己都合による退職」とだけ記載します。

それ以外に細かな理由は記載されません。

しかし、退職理由が企業による退職勧告や解雇の場合はその理由が詳しく書かれるもの。

理由もない解雇は認められませんから、事実関係を明らかにするうえでも詳細に記載されるでしょう。

必要な場合は企業に対して解雇理由証明書の発行を求めてください。

 

退職証明書が必要なタイミング

退職証明書はどのようなタイミングで必要になるのでしょうか。

あなたが会社へ発行を求めることで退職証明書は作成されます。

後から慌てることのないよう、あらかじめ退職証明書が必要になるタイミングを確認しておきましょう。

転職先から求められた

一般的には転職先から退職証明書の提出を求められます。

退職証明書はあなたが企業に在籍していたことや複数の企業に在籍していないことなどを証明する書類です。

職務経歴書や履歴書は退職者本人が記載するものなので、内容が正しいかどうか判断することは難しいもの。

転職先は事実確認をするために退職証明書を必要とします。

在籍状況のほかにも使用期間や業務の種類、賃金などさまざまなことを把握するために使われるのです。

手に入らなければまず転職先に相談する

退職証明書の発行期限は退職から2年以内とされています。

退職から2年以上経った後に転職活動を行うなど、退職証明書が手に入らない可能性もあるでしょう。

そのような場合は必ず転職先に相談してください。

退職から2年経過しているため以前勤めていた企業には退職証明書の発行義務がありません。

転職先も事情を把握してくれるでしょうから、手に入らない場合でも落ち着いて対処してください。

離職票が手元にない場合は

退職証明書は離職票の代用とすることができます。

離職票は国民年金や国民健康保険への加入手続きの際に必要な書類です。

ハローワークから発行されるため手元に届くまで時間がかかります。

すぐに離職票が必要になる場合など時間的ロスが生じるときは、退職証明書で代用しましょう。

退職年月日や退職事由など、離職票と退職証明書には共通して記載されている内容があります。

退職証明書があれば諸手続きの際に何とかなるので発行しておいて損はありません。

また、退職証明書の発行義務期限は2年とされています。

2年を過ぎると退職証明書を手に入れられなくなるので、転職予定がある方は発行を検討しておきましょう。

退職証明書の取得まで

退職証明書を取得するまでの流れをご説明します。

あらかじめ確認しておくことで実際に発行申請するとき焦らないように備えておきましょう。

記載項目を決める

まずは退職証明書に記載する項目を決めてください。

一般的な記載項目は次の6つです。

• 退職年月日
• 使用期間
• 業務の種類
• 事業における地位
• 賃金
• 退職事由

退職証明書は退職者が企業に発行を申請する必要があります。

企業側が退職者に「退職証明書を発行しますか？」とは聞いてくれないのでご注意ください。

また、記載項目の認識にズレが生じないよう細かく要求するのもポイントです。

特に賃金は転職先における給与額の参考になる場合が多いもの。

退職証明書に記載される賃金は手取り額ではなく給与額です。

給与額とは基本給や各種手当、ボーナスなど会社から支払われるお金すべてのこと。

間違った金額を記載されないよう注意しましょう。

前職に発行を申請する

退職証明書は前職に発行を申請します。

企業側は退職者から申請を受けたら速やかに発行しなければならず、発行を拒否することはできません。

ただし、退職証明書の発行義務期間は2年と決まっています。

2年を過ぎると手に入れられなくなるので、今後転職する可能性があるならあらかじめ発行しておきましょう。

 

退職証明書を発行しないのは違法

退職証明書は労働基準法第22条第1項により発行が義務付けられています。

したがって退職者からの申請を拒否することはできません。

もしあなたが退職証明書の発行を申請したのに拒否されるようなことがあれば、それは企業側が違法です。

法律により定められていますから堂々と申請してください。

また、法律には企業側に対して「遅滞なく」交付するように明記されています。

退職証明書発行の申請から数週間、数か月と発行が遅れることも許されないのです。

退職から2年以内であれば必ず退職証明書を手に入れることができるのでご安心ください。

退職証明書は離職票で代用できる？

退職証明書を離職票で代用できるかどうかは転職先によります。

国民健康保険の手続きなどに必要な離職票は退職証明書で代用可能です。

退職証明書は退職を証明する書類で、退職日や使用期間などが明記されています。

国民健康保険や国民年金の手続きでは「在職していないこと」が分かればいいので離職票は退職証明書で代用できるのです。

しかし転職先に提出する退職証明書を離職票で代用できるかどうかは明確に定められていません。

なぜなら業務の種類や役職については離職票に記載されていないから。

転職先にとって前職での業務内容は把握しておきたいものです。

退職証明書を離職票で代用できるかどうかは転職先に委ねられます。

 

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

転職活動は学生の就職活動と違い、基本的に1人で進めなくてはなりません。

悩みや不安を気軽に相談できる相手がいないので、1人で抱えがちになります。

また、退職証明書の発行や各種手続きは難しくないものの本当にこれであっているか不安になるものです。

ネガティブな感情は物事を悪い方向へ進めてしまいますから、負の連鎖は早めに断ち切らなければなりません。

そこで転職の悩みは転職エージェントに相談しましょう。

エージェントは転職のプロ。これまで数え切れないほどの転職者とかかわってきたので多くのノウハウを持っています。

あなたの悩みも過去の事例に照らし合わせて解決できるかもしれません。

また、エージェントはあなたに合った転職先を探してくれたり企業と面接の日程を調整してくれたりします。

転職活動で壁にぶつかってもエージェントと一緒なら乗り越えられるでしょう。

まとめ

退職証明書はあなたが会社を退職したことを証明する書類です。

一般的な記載項目は退職年月日や業務の種類、賃金など6項目が記載されます。

あなたが会社に対して申請することで退職証明書は発行されます。

会社側は労働基準法第22条第1項により退職証明書の発行を拒否することができません。

退職証明書は国民年金や国民健康保険などの手続きの際に必要となる離職票の代わりに使うことができます。

離職票と退職証明書には退職事由や退職日など共通して記載されていることがあるからです。

しかし、離職票を退職証明書で代用できるかどうかは転職先の判断によります。

基本的には今後の転職活動において退職証明書が必要になりますから、忘れずに発行しておきましょう。