秘書の仕事「上司の仕事のサポート」

今回は秘書業務のメインとなる「定型業務」を中心に具体的な仕事内容について説明します。

まず初めに秘書の仕事として最も担うことが多い代表的な仕事のひとつが「上司の仕事のサポート」です。

スケジュールの管理

会社の社長や役員は毎日社内外での打ち合わせや会議への参加、重要な意思決定の場面など多忙を極めます。

そのような上司が効率よく、滞りなく予定を進められるようアシストする重要な役目が「スケジュール管理」です。

具体的には以下のような仕事内容があげられます。

• スケジュールの作成と管理
• アポイントメント（面会）予約の取次
• 打ち合わせ場所の手配
• スケジュール変更に伴う調整や連絡
• 必要書類の作成、管理

秘書が上司のスケジュールを作成する際に注意する点について説明していきます。

円滑に予定を進めることが最も重要なことですが、スケジュール管理をする上で配慮すべき点がいくつかあります。

• 重要な意思決定をする時間や次の予定の準備をするために時間をとる

上司が考え事をする時間を作っておく必要があります。なぜなら上司は常に意思決定をする立場であることが多いからです。

企業の社長や役員であればそのような場面はさらに増えることでしょう。

常に予定を詰め込み、会議や打ち合わせに追われているような状況に置かれていては良質な意思決定ができなくなってしまいます。

たとえば、予定と予定の間に十分な時間を確保しておけば余裕をもって対応することができます。

さらには上司が十分に考える時間を確保できるため、円滑な業務遂行に繋がるというわけです。

• 上司の健康に配慮する

予定を詰め込みすぎて上司が体調を崩してしまうというケースもあります。体調面にも気を配ることも重要な業務のひとつといえるでしょう。

• 外出時は交通機関の遅延、道路渋滞などの可能性も考慮する

また、なるべく予定をいれないほうが良い時間帯には予定を入れないなどの配慮も必要となります。

上司が決めた予定をスムーズにこなせるようにスケジュール管理を行うことが秘書の重要な仕事です。

出張の手配

上司が国内外へ出張するケースもあります。その際に必要となる業務内容について出張前・出張中・出張後の3つに分けて解説します。

（1）出張前の準備業務

• 宿泊先、交通機関の手配
• 出張にかかる費用の計算、経理課に申請
• 所持品の準備（名刺、切符、旅程表など）
• 必要書類の確認

（2）上司が出張中の業務

• 受け取った書類、確認書類の整理・保管
• 同行しない場合は上司との連絡
• 電話、来客の対応
• 名刺や書類の整理
• 住所録の作成
• 普段やり残している業務対応

（3）出張後の業務

• 上司が持ち帰った資料の整理、管理
• 出張中にあった来客、電話について報告
• 上司が出張先でお世話になった人や取引先への令状の作成
• 出張報告書の作成
• 旅費の清算

経費の清算

秘書の業務内容のひとつとして経費の清算というものもあります。

上記スケジュール管理では上司の出張の際の業務内容を紹介しましたが、その中での出張費の清算が業務内容にあたります。

交通費や宿泊代などの支出が発生した際に、領収書や精算書をもとに内容にミスはないか確認し、問題がなければ経費担当部門に提出します。

秘書の仕事「社内的なサポート」

次に秘書の社内における主な仕事内容について紹介します。

会議室の手配

社長や役員であれば様々な場面で会議に参加することがあります。その際に会議室のセッティングを行うのも秘書の役目です。

会社では１日に多くの会議が開催されます。前もって会議室の予約や手配をしておかない場合、会議を始めることができないという状況を引き起こしてしまいます。

当日に確認するのではなく、前日やそれ以前に予定を確認し他の会議とブッキングしないよう手配することが重要です。

書類の作成・情報管理

社内的なサポートには書類の作成や情報管理も含まれます。

具体的には以下があげられます。

• ビジネス文書の作成
• 資料の管理（ファイリング）
• 情報収集
• コピーを取る、印刷する

書類の中には機密情報を保持しているものもあるため、管理にはよく注意することが大切です。

また代理で書類を受け取った際はきちんと報告し、伝達漏れがないよう気をつけましょう。

秘書の仕事「対外的なサポート」

秘書の仕事は社内だけでは終わりません。 以下はその例です。

• 来客対応
• 電話対応
• メール対応
• 社外の人との交際業務

来客対応

上司のもとには社外からお客様が直接出向いてくることも多くあります。
その際には、

• • 来客の受付、案内などの対応
  • お茶や食事のサービス手配
  • 上司が不在だった場合の対応

 

上記の対応をします。

電話やメールの対応

来客対応と同様に上司のもとにかかってくる電話やメールにも対応します。
主な業務内容は以下です。

• 上司にかかってきた電話の対応
• 上司がかける電話の手伝い
• 上司宛てに受信したメールの対応
• 上司が送信するメール作成の手伝い

社外の人との交際業務の対応

上司が観光案内や食事をふるまうなど、取引先の人を接待する場面での交際業務も秘書の仕事です。

このような場面でも下準備は欠かせません。

• レストランやハイヤーの予約
• 現地までの交通手段や経路、所要時間の確認
• 取引先の食事の好みやアレルギーの有無についての調査

上記を中心に準備をしておきます。

この際に注意すべき点は、きちんと上司と連携しどのような情報を確認すべきか把握しておくことです。

これまで多くの秘書の仕事内容について紹介してきました。

細やかな気遣いが上司をサポートする鍵となるのです。

秘書に向いている女性の特徴をチェック

これから秘書業務に挑戦したいと考えている方に秘書に向いている女性の特徴を紹介します。

ぜひチェックしてみてください。

気遣いが得意

まず第一にあげられる特徴は「気遣いが得意」です。

これまで主な秘書の仕事内容を紹介してきましたが、どれにも当てはまる特徴として「気遣い」があげられます。

以下いくつか例をあげます。

ケース１:

会議がもうすぐ始まる時に上司がまだ自席にいて移動する様子がない。

→「あと5分で〇〇（事案）についての会議が〇〇（場所）で始まります」と声掛けする。

ケース２:

上司が担当している業務と関連がありそうな情報を日頃から収集しておき、意見を求められた際に提供できるよう用意しておく。

ケース３:

予定が立て込んだ日が続いた場合は、業務に差し支えないよう考慮した上で休息がとれるようスケジュールの調整を行う。

この他にも上司の性格や好みを把握し業務に役立てることも大切なことのひとつです。

誰かのサポートをすることが好き

冒頭から説明している通り、秘書業務は上司を支える、いわば縁の下の力持ちです。

「誰かをサポートすることが好き」という人には非常に向いている仕事といえます。

補佐役に徹することができ、影の立役者として上司を支えることができる人は秘書として活躍できます。

コミュニケーション能力が高い

様々な特徴をあげてきましたが、その中でも最も大切な特徴として「コミュニケーション能力が高い」があげられるでしょう。

具体的には、

• 情報の伝達を適切な場面でわかりやすく、正確に行うことができる
• TPOをわきまえた服装や言葉遣い、表情、態度を表すことができる
• 自分が次にすべき行動を察することができる
• 相手の話をきちんと聞くことができる

上記の特徴があげられます。

秘書は人間関係のパイプ役になることもあるのです。

上司のサポート役として、よい人間関係や必要な人間関係を築くことができる役割を担っています。

秘書に向いている特徴としてあてはまる女性は多いのではないでしょうか。