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病院内で秘書の仕事を担っている医局秘書は、場所によっては医療秘書と呼ばれ時には医療事務も担当することもあります。
また医療事務の仕事の一部で秘書を受け持つ場合もあり、医局秘書への正確な線引きはなかなか難しいといえるのではないでしょうか。
そんな医局秘書の仕事内容を細かく解説していきます。
医局秘書にはどのような女性が向いているのでしょうか、また仕事をする上で必要な資格はあるのか。
身に着けておきたい知識も併せて見ていきましょう。
Contents
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医局秘書の仕事内容を解説
医局秘書は働く病院によって、仕事内容は異なり多種多様に展開しているようです。
医療事務と混合してしまう人もいるようですが、明確に分けるとするならば業務の内容は大きく異なってきます。
様々な仕事のある医局秘書ですが、ここでは主な4つの仕事内容を紹介します。
「スケジュール管理」
医局秘書の基本的な軸は、医師をサポートすることといえます。
実際には、医師は各々スケジュールを管理しているもので医局秘書が全てを管理し調整している訳ではありません。
しかし、他者から医師の予定などを質問されることもあります。
担当している医師のスケジュールは全て把握しておくことになるでしょう。
大きな病院になると、学会の多い院長をはじめ多くの医師が出入りする為に、スケジュール管理は効率よく行う必要があります。
またシフトの調整なども医局秘書の業務に入ってくるでしょう。
「院長や医師の出張手配」
医師や院長が出張する場合は、航空券や乗車券の手配から宿泊施設の予約までを行います。
場合によっては、手土産などの準備をすることもあるのではないでしょうか。
忙しい院長や医師たちが時間を無駄にすることなく仕事ができるように適切な移動時間を決めることが大切です。
また院長や医師たちから要望があった場合には、臨機応変に出張先でのスケジュールに組み込んでいくことになります。
医師によっては飛行機派や新幹線派など要望が異なり、中にはビジネス席の指定を望む医師もいるでしょう。
一人一人の傾向をしっかりと把握し、希望に沿った手配を心がけます。
医師によっては、出張報告書などの作成もお願いされる場合もあるようです。
「局内外の電話や来客対応」
医局秘書が対応する電話は、他病院の医師や製薬会社などがほとんどです。
その為に、電話の応対に関するビジネスマナーは必須といえるでしょう。
同時に医療機関からの来客なども多く、来客対応も医局秘書の仕事となっています。
また総合病院などでは、医局同士の連絡なども請け負います。
医療事務との違いは電話の相手にも表れており、患者さんからの電話に対応するのは医療事務となっています。
医局秘書は患者さんからの電話を受けることはありません。
「学会資料作成」
秘書といえば様々な資料を作成する業務がありますが、医局秘書は学会で使用する資料も作成します。
他の秘書にはない特別な業務といえるでしょう。
医師たちが研究し導き出したものを、発表の場へ持参する為の大切な資料となるのです。
ここで求められるのは、高い文章能力といえるのではないでしょうか。
そして当然のことながら、資料を作成する上でパソコンのスキルは必須となっています。
この他にも医局秘書の仕事は多岐にわたります。
希望する医療機関が決まっていたら、どのような特徴がありどのような仕事内容になっているのか確かめておきましょう。
医局秘書は患者さんの対応はする？
医局秘書は患者さんの対応はしません。
上記でも少し触れましたが、医療事務の場合は患者さんをサポートする仕事になります。
一方医局秘書は、院長や医師などの医療関係者の業務をサポートする仕事です。
その為対応する相手が大きく異なり、製薬会社や他の医療機関、時には行政などの対応をすることになるでしょう。
医局秘書は、基本的に医師についての秘書業務を行うので患者さんとの直接のやり取りはないのです。
患者さんに寄り添いながら仕事をしたい、と思う人は医療事務が向いているといえます。
そして院長や医師をサポートする形で医療に関わりたい、と思う人は医局秘書が向いているのではないでしょうか。
向き不向きを、さらに詳しく見ていきましょう。
医局秘書に向いている女性の特徴は？
医局秘書は基本的に秘書の業務内容となります。
しかし少々特殊な秘書業務ともいえるので、向き不向きがはっきりと分かれるかもしれません。
どのような女性が医局秘書に向いているのか確認していきます。
何事も笑顔で対応できる
実際の所、医師の中には個性的な人が多く存在しています。
そんな医師たちと上手く付き合っていくことになるのですが、時にはストレスに感じる要望をされることもあるでしょう。
そんな時でも明るく笑顔で対応することが大切です。
良くも悪くも医師との距離が近い仕事なので、険悪な雰囲気を作ってしまっては仕事がやりづらくなってしまいます。
何事もポジティブに捉え、例え気難しい医師であっても明るい笑顔で包むような懐の大きな女性が向いています。
明るく挨拶ができる
いうまでもなく病院内では回復する患者さんもいれば、悪化してしまう患者さんもいます。
常に明るい職場とは言い切れないでしょう。
そんな患者さんと直接対面する医師に関しても、疲れがたまっていたり機嫌が悪くなったりするのは当然のことです。
そんな時に小さな声でぼそぼそっと挨拶されては、余計気分が沈んでしまうはず。
医局秘書は医師たちを支える仕事です。
いつも元気に挨拶をして、場を元気づけるのも仕事ではないでしょうか。
秘密を厳守できる
医局事務に限らず、秘密厳守は秘書の必須条件です。
特に医局事務の場合は個人的な情報を得ることが多く、その情報を口にしてはいけません。
患者さんの病気や家庭の情報、または医師同士の個人的な情報なども耳に入る機会があるはずです。
自分が得た情報をあちらこちらに話してしまうような人は、医局秘書としては不適切な人材といえます。
病院内は狭い世界ともいえるので、噂や情報はすぐに広まり誰が情報源かもすぐに判明するでしょう。
口の堅い女性が求められているのです。
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医局秘書の仕事に求められる知識
様々な業務をこなしていく医局秘書ですが、仕事をしていく上でどのような知識が必要なのでしょう。
知識はより広く深くあった方がいいのですが、特に必要と思われるものを紹介しておきます。
基本的な秘書の知識
秘書である以上、基本的な秘書の知識は必要です。
基礎的なビジネスマナーは勿論のこと、電話対応のマナーや文書作成方法、立ち振る舞いなど通常の秘書に求められることは同様に求められます。
秘書として、時には判断力や行動力を求められることもあるでしょう。
また秘書の知識として大切な論理的な思考、業務を効率よく行う知識は忙しい医師たちをサポートする上で大切なものとなるのではないでしょうか。
医療の知識
医局秘書は医師と医師との橋渡しをする場合もあります、また学会用の資料作成など医療用語は頻繁に使用します。
医療の知識をある程度持っていないと、仕事はなかなか難しいのではないでしょうか。
医師のサポートをする以上、最低限の医療の知識は持っておきたいものです。
医療業界の事務知識
医療業界の事務は一般の事務とは大きく異なります。
医局秘書として事務仕事をする際にも、医療業界の事務知識は必要です。
病院によって多少異なる業務内容ですが、診療報酬請求の手続きや診断書の文章作成なども要求される場合もあるでしょう。
医療業界独特の事務の知識も是非身につけておきましょう。
身に着けておきたい知識は就職先の病院によっても異なります。
詳しい情報を知りたい人は、無料の転職エージェントを利用してみてはどうでしょうか。
医局秘書で身につくスキルは？
医局秘書として仕事をするとどんなスキルが身につくのでしょうか。
コミュニケーション能力
どんな仕事にも必要とされていますが、特に医局秘書はコミュニケーション能力を伸ばせる職場といえるのではないでしょうか。
様々な医師や医療関係者とのコミュニケーションは、通常の秘書業務とは少々異なっています。
個性の強い医師が多いといわれる中、そんな医師らをサポートする業務なので、相手との距離の取り方や気配りなどのスキルは向上するでしょう。
医療全般の知識
医療関係の資料や手続きなど、日々医療に囲まれて仕事をしていく環境なので必然的に医療全般の知識が身につきます。
医療関係の情報も耳に入る環境です。
また医療現場の実際の空気感ややりがいなども、肌で感じることができるでしょう。
広い意味で医療に関する全般の知識が身につきます。
一般事務のスキル
WordやExcelを使いこなすことは勿論のこと、スケジュール管理や効率のいい仕事ができるようになるのが医局秘書です。
一般事務のスキルは全て身につくのではないでしょうか。
医局事務は医師の要望によって様々な仕事が発生します。
臨機応変に対応できる能力も手にすることができるでしょう。
資格がなくても医局秘書にはなれる？
医局秘書に必須の資格はありません。
求人を見ると未経験でも可、としている病院が多く存在しています。
とはいえ、パソコンのスキルや秘書としてのビジネスマナーなどは最低限必要です。
特に転職者の場合は、即戦力となる人材が有利なので無資格をカバーする何らかのスキルが必要になってくるでしょう。
または、医局秘書に有利となる資格を取得しておくのも転職を成功させる鍵となります。
医局秘書におすすめの資格をチェック
医局秘書に転職する人にとって、有利となる資格は「医療秘書技能検定」です。
3級から1級までに分れており、3級では秘書としての基礎や医療関連の知識の基礎、そして医療事務の基礎を習得することができます。
1級では専門的な知識が増え、医療関係の法律や専門的な知識で書類を作成できるようになります。
絶対に必要な資格ではありませんが、採用の際の大きな目安になるのではないでしょうか。
また日本医師会認定の「日本医師会認定医療秘書」という資格もおすすめです。
こちらは1年間のカリキュラムがあり長期戦になりますが、転職にはかなり有利な資格といえます。
通信制も扱っており、こちらは2年間のカリキュラムです。
この他にも、秘書検定を受けるという人もいます。
こちらは準1級から転職に有利とされているもので、秘書としてのレベルアップに最適な検定です。
自分に合った資格にチャレンジしてみてはいかがでしょう。
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医局秘書になるにはどうすればいいの？
未経験可での求人も多い医局秘書は、女性に人気の仕事でもあります。
総合病院や大学病院だけではなく、個人クリニックでも求人を出している場合があるので様々な角度から探してみてはいかがでしょうか。
上記したように転職者の場合は、即戦力を求められている場合が多くスキルや経験が重視されます。
異職種からの転職の場合は、事前に有利といわれている資格を取るなどしっかりと対策を練って応募しましょう。
転職の悩みは転職エージェントに相談しよう
医局秘書は、様々な仕事を要求される仕事でもあります。
その内容は多岐にわたり、病院やクリニックによって異なっています。
医師との信頼関係を構築し、しっかりとサポートできる実力をつけたいものです。
未経験者でも転職を希望することは可能ですが、しっかりとした情報と知識を持って応募しましょう。
医局秘書は、一般的な秘書とは異なるのでメリットやデメリットなども把握しておくべきです。
医局秘書の転職希望の際に不安なことや、知っておきたいことなどがある場合は、転職エージェントを頼ってみてはいかがでしょう。
まとめ
医局秘書は人気の職業なので、採用倍率は高めになる傾向があります。
とはいえ転職者ならではのスキルや経験を活かせば、高いアピールができるのではないでしょうか。
気配りの心と笑顔を念頭に入れて、医局秘書にチャレンジしてみてはいかがでしょう。
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これらをより詳しく見ていきましょう。
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