退職するときの挨拶は、おこなうことをおすすめします。

マナー違反というわけではありませんが、一般的に「退職挨拶はするもの」と思われているためです。

今までは特に問題なかったのに「挨拶がなかったから退職したことに気づかなかった」と思われてしまっては、お互い良い気持ちにはなりません。

円満退職するためのポイントと感謝を伝える方法を紹介します。

退職挨拶で簡単に感謝を伝える方法

同僚

退職する際の挨拶にはどのような意味があるか知っていますか?退職時の挨拶には「感謝の気持ち」と「お詫び」の意味が含まれています。

感謝は、今までお世話になったことへの気持ち。

お詫びは、自分が辞めることで多少なりとも迷惑をかけてしまうことに対してのお詫びです。

退職理由によっては、挨拶をしたくない人もいるかもしれません。

無理をしてまで挨拶をする必要はありませんが、日本では退職時に挨拶をすることはマナーだとされています。

気持ちよく退職するためにも、退職の挨拶はしておいたほうが良いでしょう。

退職の挨拶をする方法は、全部で3つあります。1つ目は社員に直接挨拶、2つ目はメール、3つ目は手紙を書くことです。

本項ではメジャーな方法である、社員に直接挨拶をすることとメールを送ることについて紹介します。

退職挨拶のルールやマナー

握手をする

退職挨拶について明確なルールやマナーはありません。ただ、一般的には外せないポイントをお伝えします。

退職直前はなにかとバタバタしてしまうため、事前に確認しておくと良いでしょう。

退職日を伝えよう

退職挨拶をする上で最も欠かしてはいけないのが退職日です。気づいたら退職していた、ということにならないようにしっかりと伝えましょう。

退職当日の挨拶であれば「本日付け」、事前の挨拶であれば「XX日付け」と伝えれば問題ありません。

退職日がしっかり伝わっていないと「○○さんに聞きたいことがあったのに退職してしまった」という事態になる恐れがあります。

残された人たちに迷惑をかけないためにも、退職日は忘れずに伝えてください。

丁寧にゆっくり話すように意識しよう

叫び

大勢の人の前でスピーチをすることに慣れていない人は特に、緊張すると早口になりがちです。早口では伝えたいことも上手く伝わりません

そのような人は、深呼吸をして落ち着いてから退職の挨拶へ入りましょう。

いつもよりゆっくり話すことを意識すると、緊張も和らいで自分の思いをしっかり伝えられます。

全体を見渡すように視線を配ろう

冒頭でお伝えしたように退職挨拶は「感謝の気持ち」を伝える最後の場です。

退職理由が前向きな理由ではなかった人も、入社してから今まででお世話になった人が1人はいるはず。

その人たちに感謝の気持ちをしっかり届けるためにも、下を向かずに社員のほうを向いてしっかり話しましょう。

しかし、お世話になった人ばかり見ていてはいけません。全員にしっかりと届くように全体を見回すようにするのがポイントです。

「感謝」の気持ちを持って挨拶しよう

何度もお伝えしますが、退職挨拶は感謝の気持ちを伝える場です。退職の報告をするだけの場だと勘違いしないようにしてください。

口先だけの感謝の言葉は、意外と他人には伝わってしまいます

しっかりと感謝の気持ちを持って退職挨拶に挑みましょう。
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感謝が伝わる退職挨拶のポイント

花

心の中では感謝でいっぱいだったとしても、相手に伝わらなければ意味がありません。

ただ、少し工夫すれば感謝の気持ちがグッと伝わりやすくなります。自分の思いを上手く言葉にできない人は参考にしてください。

新人時代のエピソードを語る

入社したての頃は、多くの人にお世話になったのではないでしょうか。

いち早く仕事に慣れるために奮闘し、失敗や苦悩もたくさんあったでしょう。

そのときのエピソードは、自分にとって思い出深いだけでなく、それを見ていた人の心にも強く残っているはずです。

失敗したことや苦労したことを交えながら、新人時代のエピソードを語ると、相手と気持ちを共有できるためおすすめ。

会社で学んだことを具体的に話す

ファイルを持つ女性

少なくとも1つは、仕事内容や上司、同僚から学んだことがあるでしょう。

その内容を具体的に話すことは、自分にとっても残された社員にとってもメリットがあるためおすすめです。

自分がいる環境下で当然のように学べることには、意外と気づきづらいもの。

それを言語化することで意識するようになり、より伸ばすことができるでしょう。

ワンポイント
退職挨拶は感謝を伝える場なので、具体的なエピソードがあると良いです。
ただし、内輪な内容になると分からない人がでてきてしまうので注意しましょう。
 

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退職挨拶をする時の注意点

女性、指し棒

退職挨拶をする際に、やってしまいがちなことが3つあります。

なるべくやらないほうが良しとされているため、覚えておきたいポイントです。

退職理由の詳細を話す

退職理由は人によってさまざまですが、どんな理由であっても「一身上の都合」で問題ありません。

この理由は、転職する場合や寿退職や病気が理由などで転職しない場合のどちらにも使えます。

転職する企業名は退職挨拶では伏せるようにし、必要があれば個別に伝えるようにしてください。

会社の批判や愚痴は言わない

悩む女性

退職する全員が前向きな退職理由ではないはずです。

ネガティブな理由で退職したとしても、退職挨拶で会社の批判や愚痴をいってはいけません。他の社員は、これからもその会社で働き続けます。

自分の会社に対する批判や愚痴は聞いていて楽しいものではありません。

批判や愚痴は仲間内だけのものにして、立つ鳥跡を濁さぬよう、気持ち良い挨拶を心がけましょう。

長くなりすぎないように意識しよう

新人時代のエピソードや今までの思い出など、伝えたいことがたくさんある人も多いでしょう。

自分は最終日だとしても、他の社員は通常勤務です。

長くなりすぎると社員の業務に支障をきたすため、3分以内におさめるようにしてください。

特にエピソードに浸りすぎると、話が長くなりがちなので簡潔にまとまるよう準備しておくことをおすすめします。

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感謝が伝わる退職挨拶の例文をチェック

スピーチ

本日付けで退職することとなりました。右も左も分からぬ私に1から優しくご指導いただき、大変感謝をしています。

ちょうど3年前に担当していたXXの案件では、なかなか受注が取れずに四苦八苦していた私に、多くの方がアドバイスをしてくれました。

この経験から私自身が成長できたと同時に、人の仕事でも親身になって考えてくれる人がいることへの心強さを感じたことを覚えています。

この会社で学んだことを大切にこれからも頑張ります。今までどうもありがとうございました。

ワンポイント
当時の状況をしらない人でも、状況が目に浮かぶようなエピソードです。
会社の良いところを人だと述べている点も社員のやる気・誇りにつながることでしょう。

挨拶回りのポイントは

指差し

直接会って挨拶する場合は、下記のポイントを参考にしてください。意外と悩んでしまうポイントではないでしょうか。

この限りではないため、時と場合によって臨機応変に変えてください。

挨拶回りの順番は?

役職が上の人から挨拶するのが基本です。つまり、最初は所属部署の長、次は直属の上司、そして同僚の順番で回ります。

しかし順番ばかりにとらわれてしまうと、挨拶したい人にできなかった、ということになりかねません。

仕事のスケジュールはちゃんと確認して、挨拶したい人には確実に挨拶をしましょう。

また、複数の部署に挨拶をおこなう場合は、他部署から挨拶をおこない、所属している部署は1番最後におこないます。

なぜなら、所属部署の人たちとは積もる話で盛り上がってしまい、他部署に挨拶ができない事態を防ぐためです。

挨拶したい人全員にできるよう、時間配分はしっかりおこないましょう。

ちなみに、社長への挨拶は会社の規模によって挨拶が必要な場合と不要の場合があります。

中小企業などで社長との距離が近かった人は挨拶すべきですし、大企業で社長とあまり交流がなかった場合は不要です。

挨拶回りのタイミング

ほかの社員は、いつも通り働いています。そのため、業務の邪魔にならないタイミングを狙うことが大切です。

午前中はメールのチェックなどで忙しい場合が多いため、午後がおすすめ。特に午後イチであれば、昼休憩が終わり一段落している人が多く、邪魔になる可能性も低いといえます。

午後でも定時前はおすすめしません。急いで帰りたい人の足止めをしてしまう可能性が高いためです。

ほかの社員のスケジュールが確認できる場合は、確認して挨拶するタイミングを決めるようにしましょう。

ワンポイント
目的は挨拶をすることだということを忘れずに、ルールに縛られすぎないようにしましょう。

退職挨拶をメールで送る時のマナー

パソコンする女性

時短勤務やテレワークなどが普及したことにより、お世話になった人が出社していない場合もあります。

直接挨拶ができないからといってそのまま退職せず、メールで挨拶をおこないましょう。

メールでの挨拶はマナー違反ではありませんが、送るタイミングや内容には気を付けるようにしてください。

社内宛に送る場合

お世話になった人や直属の上司には、個別でメールを送ると丁寧で良いとされています。

ですが、ほかの社員には一斉送信で問題ありません。その場合はメールの宛先は自分宛とし、社員のアドレスはBCCにいれます。

宛名は「各位」と入れ、本文に入りましょう。直接挨拶をする場合とルールや注意点は同様です。

退職理由の書き方や、記載したほうが良い内容について、参考にしてください。送るタイミングは、最終出社日の夕方が一般的です。

くれぐれも退職することが公になっていない段階でメールを送らないように注意してください。

社外宛に送る場合

社内宛のメールは「退職挨拶」というのに対して、社外宛のメールは「退職報告」がメインです。

そのため、退職日や後任者などについて簡潔に記載し、エピソードなどは必要ありません。

社外の人は会社同士の付き合いのため、私用の連絡先は記載しないのがマナーです。

退職メールを送るタイミングは、引き継ぎがしっかり終われるように、2~3週間前には送るようにしましょう。

後任者の紹介がしっかりおこなわれないまま退職することは、会社の信用問題にも関わってくる恐れがあります。

社外宛に送る場合も社内宛と同様に、宛先はBCCで送信してください。

TOやCCで送ると取引先の情報が流出し、場合によっては機密保持契約違反となりかねません。

 

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気分良く退職日を迎えるために退職挨拶のポイントを押さえておこう

スーツ、女性

退職挨拶の大切なポイントは、退職理由は「一身上の都合」にする、退職日と感謝の気持ちを伝える、の3つです。

話す内容が決まっていないと、ダラダラと話をしてしまいがちなので、できれば前日までに話す内容を考えておくことがおすすめです。

また、マストではありませんが、退職の挨拶をする際にお菓子を配る人が多い傾向にあります。配るか悩んでいる人は、配っておいたほうが無難です。

お菓子の予算は全体で2,000円~5,000円程度。1人あたり100円~200円が相場とされています。

配られた後にすぐ食べられない人もいるため、日持ちがするもので個包装になっているものが好ましいです。

お菓子が最もメジャーではありますが、社員の人数や年齢層によっては、ほかのものでも問題ありません。

例えば入浴剤やタオル、石鹸などの日用品も喜ばれる傾向にあります。気持ちを表す手段なので、良いと思ったものを選ぶことが1番です。

ワンポイント
挨拶のときにお菓子などを配る必要はありません。大切なのは感謝の気持ちです。

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まとめ

ビジネスウーマン

退職挨拶の方法と注意すべきポイントについて紹介しました。退職の挨拶は、感謝の気持ちを述べる場です。

ネガティブな理由での退職だったとしても、最後くらいは気持ち良く終わらせたいもの。誠意をもって挨拶をするように心がけましょう。

もう2度と会うことがないから、とぞんざいになりがちですが、転職先が同じ業界や近しい業界の場合は、どこかで会う人がいるかもしれません。

この先も気持ちの良い関係でいられるように、最後まで丁寧な対応をおこないましょう。

多くの人の前で挨拶する機会はなかなかなく、緊張したり憂鬱になることがあるはずです。

ですが、感謝を伝えられる最後のチャンス。悔いの残らないような挨拶ができることを願っています。

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