「Office Automation」の略であるOA事務のOA。

その名の通り、主にパソコンのオフィスソフトを使い資料作成やデータ入力などを行うコンピュータに関わるスキルが必要な仕事です。

一般事務や営業事務よりも、より高いパソコンのスキルを求められる専門職といえ、人材のニーズは非常に高い仕事だといえるでしょう。

今回はそんな将来性のあるお仕事、OA事務について紹介していきます。

OA事務の仕事内容を解説

まずは、OA事務の具体的な仕事内容を確認しておきましょう。

職場によって差異はあれど、代表的なOA事務の業務を紹介していきます。

ビジネス文書の作成

仕事を円滑に進めていくために必要不可欠なビジネス文書。

会社内でのやり取りの際に使用する社内文書と、取引先や関係者の方などとのやり取りに使用する社外文書があります。

これらは基本的にWordで作成することが多いです。

社内文書には報告書、届出書、通達書などがあり、基本的には正確さや簡潔さ重視。

礼儀などは必要最小限で構いません。

社外文書には見積書、契約書、請求書、発注書、納品書、領収書などがあります。

正確さはもちろんのこと、定められた形式通りに作成することも重要です。

社外文書にはお礼や挨拶などを添え、取引先との良好な関係を築いていくうえで重要な文書だといえます。

ビジネス文書を作成する際には、なるべく簡潔な文章で結論から先に書くのがポイント。

曖昧な表現や言い回しなどは使いません。

不備や間違い、誤字・脱字・衍字などが無いよう注意することが重要です。

データ集計や分析

売り上げや経費、お客様の情報などを確認し、集計・分析する作業もOA事務の仕事です。

ExcelやAccess、BIツールなどを使ってデータを集計・分析を行います。

データを集計、分析することによって新たな消費者のニーズを把握できたり、売り上げのアップにも繋がります。

企業にとっては欠かせない作業の一つです。

以前はデータの集計や分析にExcelを使用する企業が多くありましたが、近年はよりデータ分析に特化したBIツールを導入する企業が増えてきています。

Excelなどで関数を使用する場合もあるため、関数について理解しておくとよいでしょう。

プレゼンテーションや営業資料の作成

OA事務がアシスタントとなり、プレゼンテーションや営業の資料を作成することも珍しくありません。

内容などを社内の人と確認し合いながら、読み手のことを考えて作ることが重要です。

プレゼンテーションの資料作成には主にPowerPointを使用することが多いです。

さほど使用難易度が高いソフトウェアではないため、資料を作成しながら勉強することも可能でしょう。

とはいえ、プレゼンテーションや営業などは日時が決まっている場合が大半。

決められた時間までに作成する作業スピードや正確性も必要になります。

OA事務に向いている女性の特徴は？

OA事務という仕事がどういったものを指すのか確認してきました。

続いては、OA事務に向いているかどうかについてチェックしていきましょう。

コミュニケーション能力がある

OA事務も一般事務や営業事務と同じく、アシスタント業務です。

パソコンのスキルだけあればいいと言うわけではありません。

社内の様々な人の要望や意見を聞き、理解する必要があります。

全ての業務においてコミュニケーションは欠かせないものだといえるでしょう。

コミュニケーションが上手く取れないと業務が円滑に回らなくなってしまい、ミスや情報の行き違いなどが生じやすくなります。

業務に支障をきたす場合もあるため、事務全般においてコミュニケーション能力の高さは重要であると同時に強みになります。

普段から周りに気配りのできる人などが向いていると言えます。

向上心がある

他の事務職に比べると専門的なスキルが必要なOA事務には向上心のある人が向いています。

意欲的にスキルを磨き、業務に生かすことの出来る能力があれば、日々IT化が進んでいく現代社会に適応した人材になれるでしょう。

現状に満足せず、よりやりがいのある仕事になるよう働きながらスキルアップしていきましょう。

臨機応変に対応できる

クライアントや取引先からの要望や依頼内容に応じて臨機応変に対応できるスキルも必要です。

相手も人です。急に考えが変わったり、新しいことを思い付いたりすることも十分に考えられます。

「資料のここを修正してほしい」や「変更してほしい」といったイレギュラーな対応を任されることも少なくありません。

急だからと断ったり、対応が遅くなったりしてしまうと自分のみならず自社の信用を失ってしまう可能性あります。

OA事務で働くメリット

では、実際にOA事務で働くとどういったメリットがあるのでしょうか。

主に2つの大きなメリットがあります。

残業が少なくプライベートを大切にできる

会社によって異なりますが、データ入力や資料作成の業務が中心なので繁忙期以外は定時で帰宅できる会社が多い傾向にあります。

仕事の時間とプライベートの時間をきっちり分けたい方にはぴったりだといえるでしょう。

定時で終われば、子供のお迎えに行ったり、ジムに行ったりとプライベートな時間を充実させられます。

仕事と趣味のバランスを保ちやすいのが大きなメリットです。

社会復帰しやすい

OA事務はパソコンやコミュニケーション、ビジネススキルなどといった様々なスキルが求められる事務職です。

その為、一度でもOA事務の職につけば、パソコンのスキルはもちろん社会人として必要なスキルを身につけることが可能。

出産や病気などでブランクができるかもしれません。

それでも、OA事務の経験が一度でもあれば、採用してもらえる会社も多く、仕事の選択肢の幅も広がります。

OA事務の経験が活き、社会復帰がしやすいといえるでしょう。
 
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OA事務に求められるスキル

魅力的な要素を多く持つOA事務ですが、もちろん誰でも簡単に就ける職種ではありません。

そのため、OA事務に求められるスキルを知っておくことが大切です。

PCスキル

OA事務で最も重要視されるのがパソコンのスキル。

データ入力の正確性やスピードはもちろん、基本的なショートカットキーやメールの機能を使いこなせるようにしておきましょう。

業務の効率化を図るためにも必須です。

Office系のソフトWordやExcelをスムーズに使用することも求められます。

プレゼンテーション用の資料などを作成する際に使用するPowerPointやKeynoteなどの知識も身につけておけば、強みになるでしょう。

コミュニケーション能力

会社によっては、OA事務が電話対応や来客対応を任される場合も珍しくありません。

お客様にスムーズに対応するためにはコミュニケーション能力が必要です。

OA事務は、いわばアシスタントのような役割です。

資料などを作成する際には社内の人としっかりコミュニケーションをとり、要望を理解しなければなりません。

コミュニケーション能力も欠かせないでしょう。

日頃から周りへの気配りなどを忘れないようにすることも大切です。

事務処理能力

業務を効率よく行うこともOA事務には必要です。

急ぎの業務などが急遽入ったりもしますのでそれに対応できる事務処理能力が求められます。

事務処理能力は普段の業務をこなしていく中で、自然と備わってくるもの。

とはいえ、ただ単純に作業をするだけでは不十分です。能力を育てていくことはできません。

OA事務の仕事に役立つ資格は？

パソコンに関する専門的なスキルが求められるOA事務。

幾つかの資格が、仕事にも、転職活動にも役に立ちます。

MOS

MOSはExcelやWordなどオフィスソフトの操作スキルを証明する国際資格です。

この資格を持っておけば、面接で自分のパソコンのスキルレベルを面接官に客観的に証明できます。

転職活動において強みになる資格だといえるでしょう。

MOSの試験は筆記は無く、実技のみなのが特徴。

つまり、知識だけでは不十分だということです。

実際に手を動かせるかどうかを見る試験なので、業務で実際にどれほどの能力を発揮できるのかを証明できます。

下記の5ソフトでMOS試験が実施されています。

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Access
• Outlook

基本の操作から応用の操作などが試されます。それぞれ、更にバージョンやレベルで細かく区分されているのもポイント。

自分がどのレベルのスキルを持っているかを、レベルに応じて証明可能です。

OA事務への転職を考えているのなら確実に持っておいた方がいい資格だといえます。

Officeソフトのスキルがあれば、実際の業務もスムーズに行えるでしょう。

簿記

事務職では、決算書類や様々な手続きに簿記の知識が必要です。

一般的に、履歴書に記載できるのが2級以上からとされています。

簿記の資格を持っていない方は日商簿記2級の資格を取っておくといいでしょう。

お金に関わる書類の作成業務で活用できます。

OA事務のやりがいは？

「事務はいわば単なるアシスタントだから、やりがいなんて無い」と思われる方もいるかもしれません。

しかし、実際は違います。確実にやりがいのある仕事なのです。

特に、OA事務はスキルを必要とするいわば専門職です。

パソコンで業務をこなしていく中で自然とスキルが身につき、任される仕事も増えてきます。

もちろん、自ら勉強しスキルアップをしていくこともできます。その場合は更に多くの仕事を任されるでしょう。

自分のスキルで会社に貢献できているという充実感を味わえるはずです。

周りからも信頼され、仕事へのモチベーションも上がるでしょう。

会社はチームで仕事をします。

自分が作った資料を使用したプレゼンテーションが上手くいった時にはチームの仲間とも喜びを分かち合えます。

確かにアシスタントやサポート役と聞くと、一見地味な印象を受けてしまいがち。

しかし、どこの会社や企業も裏方が居てこそ成り立っているのです。

会社の人や周りの人は意外と見てくれています。そして、頑張れば頑張った分だけ認めてくれます。

OA事務は会社において欠かせない存在ともいえ、決してやりがいのない仕事などということはありません。

むしろやりがいに溢れている仕事だといえます。

OA事務は未経験でも目指せる？

事務職の中では専門性の高いOA事務。

しかし、仮に未経験だとしても十分目指すことは可能です。

パソコンのスキルとコミュニケーション能力があれば採用してもらえる可能性が高くなります。

メールやインターネットでの検索はもちろん、WordやExcelの基本的な操作スキルは最低限身につけておきましょう。

そのためにも、MOSの勉強・取得をすることは非常に有益だといえます。

とはいえ、OA事務はとても人気の高い職。

企業は即戦力人材を求めているため、転職活動と並行しながら勉強・スキル磨きに取り組むことをおすすめします。

コミュニケーション能力も重要であるため、面接ではコミュニケーション能力の高さを全面的にアピールしたいところ。

向上心があること、スキルアップを目指していることも伝えましょう。

OA事務はニーズが高く、スキルの高い人材が求められています。

未経験でも採用してくれる会社はありますので、今から目指すのも決して遅くはありません。
 
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OA事務の仕事内容をチェックして自分に合う転職先を見つけよう

OA事務と言っても会社によって仕事内容は様々です。

全ての事務作業などを一般事務に任せている場合もあります。

また、一般事務をOA事務と表記し募集している会社などもあるので注意しましょう。

求人情報は職種ではなく、仕事内容で見るようにしてください。

自分がどのような環境でどのような仕事をしたいのかを明確にすることが大切です。

自分に合った転職先を探すのがスキルアップへの近道にもなるからです。

いざ入社して、「自分のやりたい仕事ではなかった」となると、向上心やモチベーションが下がってしまいます。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

転職はそう何度もするものではありません。大半の方は、わからないことだらけです。

一人で考え込んでいても正解は出にくいもの。そんな時は転職エージェントに相談してみてください。

何もわからないまま転職活動を始めるより、その道のプロに相談に乗ってもらった方が正しい道に進めるはずです。

孤独な転職活動も相談に乗ってくれる人がいるだけで頑張れそうな気がしてきます。

転職エージェントを利用すれば「こんな会社に入社したかったわけじゃないのに・・・」という後悔を避けられるでしょう。

まとめ

ニーズの高いOA事務について紹介してきました。

IT化が益々進んでいる現代社会において、今後OA事務経験者のニーズが更に高まっていくことが予想されます。

未経験からのOA事務への転職は今が最後のチャンスかもしれません。

スキルの高い人しか採用されなくなってしまう前にOA事務への転職に挑戦してみてはいかがでしょうか。

簡単なパソコンのスキルとマイクロソフトの基礎的な知識、コミュニケーション能力さえあれば、OA事務を十分に目指せます。

入社して更にスキルを磨けばその道のプロフェッショナルになれるかもしれません。

自分の仕事や将来に少しでも不安を感じているなら、将来性のあるOA事務への転職を考えてみませんか？

興味はあるのに一歩が踏み出せない方は、ぜひまずは転職エージェントに相談だけでもしてみてください。

少しでも挑戦してみたい気持ちがあるなら挑戦してみてはいかがでしょうか。
 
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