退職する際に必ず必要になってくるのが引き継ぎです。

立つ鳥跡を濁さずとはいいますが退職後も他の社員は仕事をしますので、できるだけ負担がないように引き継ぎをしておくのが良いでしょう。

退職前にスムーズな引き継ぎをすることができれば気持ちよく退職できます。

引き継ぎに必要なことや適切な期間を事前に知っておきましょう。

スケジュール管理を適切に行い、気持ちよく業務を終了してください。

このページでは退職前に引き継ぎをスムーズにする方法を確認します。

引き継ぎを気持ちよく行い円満退職するための流れを解説していますのでぜひ参考にしてください。

退職前の引き継ぎですべきことを解説

退職前の引き継ぎは口頭で伝えるだけで十分とはいえません。

もちろんそれぞれの事情はありますが、他の社員が少しでも業務を続けやすいように引き継ぎを行いましょう。

気持ちよく業務を引き継ぐことができなければトラブルに発展する危険性もあります。

引き継ぎは後任者や会社がよく理解できるようにしておきましょう。

引き継ぎでするべきことが分かっていれば、準備や期間も予定に組み込みやすいです。

そこで退職前にすることを解説していきます。

退職前に引き継ぎをするのは義務なの？

退職する際の引き継ぎは大切なことです。ですが引き継ぎをしていないからといって退職できないわけではありません。

ただし十分な引き継ぎがなければ残された社員に迷惑がかかることもあります。

今まで勤めていた会社に対する最後の礼儀として、また一緒に頑張ってきた社員への気遣いとして引き継ぎを行いましょう。

法律上の義務ではない

退職する際には引き継ぎをしなければならないという法律はありません。

法律で定められた義務ではないので、引き継ぎをしなくても退職は可能です。

ですが業務内容の引き継ぎをせずに退職してしまうと会社や社員の業務に支障が出るかもしれません。

引き継ぎをすることは社会人としてのマナーです。

義務ではありませんがお世話になった会社への礼儀として考えてみましょう。

引き継ぎをしないことでトラブルになる可能性

引き継ぎをしないことでトラブルになる可能性もあります。

会社から支給されていたパソコンのログイン情報・パスワードを引き継がなければ、重要な書類を誰も見ることができなくなるかもしれません。

取引先のデータを引き継がなければ業務に直接支障が出てしまいます。

案件の情報を共有しないまま退職してしまうと、次の担当者は何をしていいのかわからなくなることもあります。

また顧客からのクレームに繋がる恐れもあり、会社に多大な損害を与えることにもなりかねません。

このように引き継ぎをしないまま退職すると様々なトラブルに発展する可能性があるのです。

引き継ぎが必要な作業の洗い出しをしよう

それでは具体的に引き継ぎにはどのような作業が必要かみていきましょう。

引き継ぎは退職者一人ではできません。必ず情報を引き継ぐ後任者が必要です。

また引き継ぎのスケジュールなども一人で決めていいものではありません。

何をどう引き継ぐのかは最終的には上司と相談して決めていきましょう。

引き継ぎする業務が決まったら後任者を決めよう

引き継ぎをする業務を決定したら後任者を決めましょう。

後任者の性質によって引き継ぎ方法も変わります。

後任者が一緒に仕事をしていた同僚であれば、ある程度の前提条件の情報は共有されているでしょう。

その場合、共有されているデータは引き継ぎの必要は無いはずです。

後任者が同じ会社の他の部署から移動してくる場合は、会社のルールの引き継ぎの必要はありません。

担当していた業務や部署の独自のローカルルールはきちんと引き継いでください。

後任者を新規で採用する場合には、基本的なことから共有を始めるのが良いでしょう。

引き継ぎ業務の優先順位を上長と相談しよう

引き継ぎの最終的なチェックは上司の仕事です。

どんな項目を引き継ぐかも上司と相談したほうがいいでしょう。

後任者のためを思って作った書類や資料であっても、上司が承認しなければ意味がありません。

上司の意向を無視したやり方では、無用なトラブルを引き起こすこともあります。

引き継ぐ業務や優先順位はあらかじめ上司と相談しておきましょう。

スムーズに退職するための引き継ぎの流れは？

スムーズな引き継ぎにはスケジュールや資料・後任者の教育が必要です。

一つずつ何が大切なのかを確認しておきましょう。

円満に退職するためにも引き継ぎはできる限りスムーズに行いたいです。

「1〜3ヶ月」が一般的な引き継ぎ期間

法律では2周間前に退職の意思表示をすれば良いことになっています。

ですが引き継ぎ期間として2週間は少々短く感じる方もいらっしゃるかもしれません。

一般的な引き継ぎは1ヶ月～3ヶ月が妥当といわれています。

引き継ぎ内容にもよりますがスケジュールがカツカツになるよりは余裕をもたせたほうが良いでしょう。

「スケジュール作成」

後任者とのミーティングや取引先への挨拶のスケジュールは必ず決めておきましょう。

まずはいつまでにどんな業務内容を引き継ぐのかを確認します。

引き継ぎのスケジュールが確定すれば、その後の資料作成や取引先への挨拶の指針にもなるでしょう。

取引先への挨拶のスケジュールもあらかじめ決めておくのが無難です。

スケジュールを決定し、そのスケジュールに合わせて引き継ぎ資料の作成を行います。

「資料作成」

引き継ぎ用の資料にはいくつかの種類があります。

後任者が新規採用の場合には社内のルールなど基本的な資料も必要です。

業務をリスト化して全体図を作成しても良いでしょう。

各種の連絡先やログイン情報も忘れず引き継ぎ資料に入れてください。

顧客ごとのトラブルやその対応の履歴などもあると後任者が安心します。

資料はわかりやすく作成しましょう。誰が読んでも理解できる内容が喜ばれます。

「後任教育」

スケジュールが決まり資料が揃えば、あとは後任者に引き継ぎましょう。

後任者へは資料を渡すだけではなく実際に作業を一緒に行うなどの配慮も必要です。

業務上の気をつけなければいけないポイントなども共有しましょう。特に日々の手順などは最初から確かめておきます。

自分は手慣れていることでも初めてする人にとっては難しいこともあります。

初めて仕事をする人を意識して後任者へ業務内容を伝えましょう。

退職前に引き継ぎのポイント

業務の引き継ぎのポイントは余裕を持つことです。

退職直前は特に忙しくなります。引き継ぎや各所への挨拶は勿論なのですが、退職前までは通常業務をこなさなければなりません。

荷物の整理などもありますので、バタバタと落ち着かないこともあるでしょう。

余裕なく引き継ぎを行えば内容に漏れが出ることもあります。

後任者が困らないように引き継ぎを行うためにも退職前は余裕を持った行動を心がけましょう。

退職「3日前」を目安に引き継ぎをしよう

引き継ぎの完了は退職の「3日前」を目安にしましょう。退職日ギリギリまで引き継ぎを行うのはおすすめしません。

退職前は特に忙しくなることがあります。予定にない残務整理やデータの引き渡しなどが差し込みで入ってくる場合もあるでしょう。

通常業務もこなしながらの作業になりますので、引き継ぎの時間が取れなくなってしまう可能性も出てきます。

引き継ぎの完了を3日前目標にしておけば急なスケジュールの変更があっても対応できるでしょう。

また最初にスケジュールを決めていても、思い通りの引き継ぎができないこともあります。

引き継ぎの期間は余裕を持ってスケジューリングしておきましょう。

引き継ぎ内容は形に残そう

後任者との引き継ぎは記録を残しておきましょう。

作成した引き継ぎの書類と合わせて保管しておけば、よりわかりやすい資料として残すことができます。

後任者が一度で理解できなかったことも、記録があればすぐに見返すことが可能になります。

その際、記録がどこにあるかまできちんと共有しておきましょう。

社外への引き継ぎ報告も忘れずに行おう

引き継ぎは社内の後任者へだけではありません。取引先や顧客にも連絡を入れておきましょう。

特に取引先へは後任者を伴って挨拶に行きます。

自分が退職することや後任者の紹介・今後も会社としては取引を続けていくことなどを伝えましょう。

取引先としても事前にきちんと説明を受けてから担当者が交代するのであれば安心できます。

全く挨拶もせずに突然後任者が取引先に訪れるといったことがないようにしましょう。

今後も関係が続くという気持ちで引き継ぎをしよう

社会はいろいろなところで繋がっています。

今は見えていないところでも、実は繋がりのある企業もあるのです。

そのため退職するからもう今までの会社は関係がないといった考え方はしないように気をつけてください。

今後もどこかで繋がりができたり関係があったりするかもしれません。

社会人として完全に縁が切れることは無いと考えて、気持ちよく退職できるようにしてください。

引き継ぎを丁寧に行って円満退職を目指しましょう。

退職前の引き継ぎに関する疑問

退職前には様々な疑問が出てきます。有給の消化期間中や退職後の仕事の問い合わせなど、疑問に思うことを列挙してみました。

その他気になる事があれば転職エージェントに相談するのも手です。

エージェントへ質問し疑問を解消して気持ちよく転職をしましょう。

有休消化中で引き継ぎができない時は

退職前に有給を消化する人は多いです。

有給消化中には引き継ぎもできませんので、有給休暇を取るのであればそのスケジュール込みで引き継ぎのスケジュールを作ります。

退職を決めたときに有給を消化するかどうかをまず確認するのも良いでしょう。

もしスケジューリングを忘れていた・引き継ぎの期間が取れないということになってしまったのであれば素直に上司に相談してみてください。

後任者がいない時はどうする？

引き継ぎの後任者がいない場合は引き継ぎ用の資料を作成してください。

誰にでも伝わるようなわかりやすい資料を作成し記録として残るように手配しておきましょう。

引き継ぎは自分の可能な範囲で行うものです。

もし「後任者がいないので退職を認められない」といったことを言われるのであれば、上司や人事へ相談してください。

引き継ぎができないから退職できないということはありません。自分にできる範囲で引き継ぎをしましょう。

退職後に引き継いだ仕事の問い合わせがきたら？

退職後にも会社や取引先から電話がかかってきて困るといったことがあります。

ちょっとした確認ならその場で一言二言答えて終わりです。

しかし頻繁に業務に関しての電話対応を求められるのは困ります。

もし引き継ぎを完了しているにも関わらずに頻繁に仕事の問い合わせが来るのであれば、ずっと対応する必要はありません。

ただしその場合でもいきなり電話番号を着信拒否したりするのは止めておきましょう。

まずこれ以上対応はできない旨を伝えてください。退職したということはもう雇用契約が終了している状態です。

それにも関わらず業務を強制されていることにもなりかねませんので、毅然とした態度で断ってください。

もしどうしても不安に思うことがあれば転職エージェントに相談してみましょう。不安を取り除いて転職してください。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

転職に関する悩みは転職エージェントに相談しましょう。

転職をする際には様々な悩みが出てきます。一人で思い悩んでいても解決するのは難しいです。

転職のプロに相談することで一つずつ問題を解決していきましょう。

まとめ

退職前の引き継ぎはとても大切なことです。引き継ぎを適切に行うことで円満に退職できます。

退職が決まれば引き継ぎのスケジュールを決めて資料を作りはじめましょう。

後任者が困らないよう配慮して気持ちよく引き継ぎを行ってください。社内外への挨拶も忘れず行いましょう。

引き継ぎが上手く完了すれば気持ちよく退職できます。