条件が合わなかったり複数の企業から内定をもらったりした場合は、内定お断りする必要があります。

企業に内定をお断りする連絡をする際の、マナーや連絡手段をどうすれば良いか悩んでいませんか?

今回は内定のお断り連絡時マナーや電話やメールの例文などについて解説します。

Contents

内定のお断り電話のかけ方を解説

電話、携帯電話、かける

転職活動では1社のみ応募するというケースはほとんどありません。

多くの方は転職先の候補となる複数の企業に応募して選考を受けることになるでしょう。

複数の企業から内定をもらったり事情があって内定辞退を余儀なくされたりすることもよくあります。

内定をお断りする場合は企業に連絡をする必要があり、電話で伝える方法が一般的です。

電話で直接話すのは緊張するという方も多いですが、かけ方をあらかじめ知っておけば安心できます。

この記事では転職活動において内定をお断りする電話のかけ方を詳しく解説していきます。

内定をお断りする手段は?

内定をお断りするための連絡手段には、以下の3つがあります。

直接会って伝える

イス、空っぽ、オフィス

内定をお断りする場合、実際に企業に出向いて辞退する意思を口頭で伝えるという手段があります。

基本的には電話で済むことが多いのですが、企業によっては来社を求めてくる場合もゼロではありません。

企業から直接会って事情を聞きたいと依頼された際は覚悟を決めて対面で伝えましょう。

あなたが直接会って意思を伝えたい場合も、あらかじめ電話でアポイントをとり訪問することが可能です。

電話をかける

内定をお断りする場合、最も一般的な手段が電話をかけて伝えることです。

採用担当者と直接話せるためうまく連絡が伝わらないリスクを防ぐことができます。

またあなた自身の言葉できちんと話すことで誠実な姿勢も伝えやすい方法です。

メールで連絡する

Eメール、

内定のお断り連絡をメールで行う方法もあります。送信時刻を残せることが大きなメリットです。

ただしメールのみで連絡を済ませることはあまり一般的ではありません。

通常は電話をかけた際に担当者が不在等のためメールで一報を入れておくパターンが多いです。

そのためメールの文中に事前に電話連絡をした旨を書き添えて送ることがほとんどでしょう。

ワンポイント
内定をお断りする際の連絡手段は訪問、電話、メールの3つ。
これらのうち電話で連絡するのが一般的な方法。

内定のお断り連絡時のマナーをチェック

内定をお断りする連絡をする際は、相手の気分を害さないように気遣いをするのがコツ。

気を付けるべきマナーを2つ見ていきましょう。

丁寧な対応を意識しよう

コンピュータ、ノート

内定のお断りすることを連絡する際は、丁寧な対応が大切になります。

「もう関わることはない」と思っても予想外な時に取引先になるかもしれません。

選考に時間を割き内定を出してくれたことは事実ですから感謝の気持ちを忘れずに対応しましょう。

可能な限り角を立てずに、内定をお断りすることになったことを受け止めてもらえるようにしてください。

お断りを決めたら早く連絡しよう

選考を経てせっかく内定を出してくれた企業に、お断りの連絡をするのは心苦しく感じるもの。

しかし企業は内定を辞退される可能性があることは充分承知しているのです。

内定をお断りするということに関しては企業が早めに知りたい情報ともいえます。

だからこそ内定をお断りする場合、なるべく早く連絡を入れることが企業に対するマナーともいえます。

「企業の内定を辞退する!」と意思を固めたら早く連絡を入れることが大切です。

気が重いからと後回しにするほど企業にも大きな迷惑をかけてしまうことになります。

連絡は相手を配慮した時間にかけよう

時計、時間

企業の営業時間内に連絡することが大前提です。

電話での連絡は始業直後やお昼休み前後、終業直前などの時間帯は避けるようにしてください。

なお、メールの連絡の場合でも企業の営業時間内に送信することをおすすめします。

送信時間が早朝や深夜の場合に、マイナスな印象を持たれるケースがあるためです。

早朝や夜間にしか送信できない場合は時間外の連絡についてのお詫びを一言書き添えましょう。

ワンポイント
内定をお断りする時は丁寧に対応しよう。
電話やメールは企業の営業時間内に行うのが大切!

内定のお断り連絡前に辞退の理由を用意しよう

女性、少女

内定をお断りする場合、その理由を必ず伝えなければいけないとは決まっていません。

しかし採用担当者としても社内で説明しなければならないため理由を質問されることも充分あります。

そのため、先方が「それなら仕方ない」と納得できるような理由を準備をしておくと安心です。

さっそく内定をお断りする際に準備する理由のポイントを2つご紹介します。

前向きな理由を選ぼう

可能な限り前向きに感じられる理由を選びましょう。

たとえば希望職種や業界で内定をもらえた、今の会社で希望部署へ異動が決まった等がおすすめです。

また自分の適性や今後のキャリアを考えた結果、悩んで出した答えであることが大切になります。

応募前からわかっていた情報を理由にしない

勤務条件や福利厚生などは募集要項でわかるもの。

そのような応募前からわかっていた事を理由に内定をお断りするのはやめておきましょう。

「待遇を確認したうえで応募したのでは」と気分を害してしまう可能性があります。

「別の企業で内定をもらった」ことは伝えて構いませんが条件の比較は避けてください。

ワンポイント
内定辞退の理由は前向きな理由を選ぼう。
応募前にわかるような理由はNG。

電話で内定お断りする時の例文をチェック

電話で内定を辞退する際は理由を言わない場合と言う場合があります。

それぞれの場合の例文をチェックしてみましょう。

辞退理由を言わない時

テレフォン、電話

基本的に辞退理由は詳しく言う必要はなく「一身上の都合」など簡潔に伝えれば問題ないのです。

実際の例文をチェックしてみましょう。

「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し上げにくいのですが一身上の都合により内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話いたしました。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが何卒よろしくお願いいたします。」

辞退理由を聞かれた時

多くの場合、理由はあまり聞かれずに納得してもらえます。理由を聞かれる場合もゼロではありません。

準備していないと、どう伝えたら良いかあわててしまうかもしれません。

たとえば「第1志望の企業に内定したから」という理由が事実でも、そのまま伝えるのはNG。

他企業に内定したことは伝えて良いですが具体的な社名や比較に繋がる事を言うのは控えるべきです。

あくまで適性やキャリアプランを熟慮した結果と伝えるのがポイント。例文を見てみましょう。

「他社から◯◯職にて内定をいただきました。

自身の適性等を考えた結果、そちらにご縁を感じ入社することを決断いたしました。

選考にお時間をいただきましたのに、このようなご連絡をすることとなり誠に申し訳ございません。」

担当者不在の時は?

メール、早いサービス

すでにお伝えしたように、内定のお断りの連絡は電話で行うのが基本です。

しかし、電話をかけた際に採用担当者が外出していたり離席したりしていて不在なこともあります。

「あらためてこちらからお電話させて頂きます。」と伝えて戻る時間を確認してかけ直しましょう。

電話に出た方から担当者への伝言や折り返しの連絡を提案されても断ってかけ直す旨を伝えてください。

内定のお断りをする時の注意点

紙、タブレット

内定のお断りをする時は以下の点を意識しましょう。

  • 可能な限り早く連絡する
  • 採用担当者に直接、確実に伝える
  • 相手の気分を害さないよう丁寧に対応する

意外と世間は狭いものです。内定をお断りした企業と関わりが生じることも考えられます。

先方の事情を考慮して迷惑最小限にするように努めてください。

内定のお断り連絡をメールだけで行うのは避けよう

キーボード、コンピュータ

内定のお断りの連絡は用件の特性上、相手に確実に伝わらなければなりません。

そのためメールのみで連絡を避けるべき理由があるのです。

送信ミスなどで伝わらない可能性もある

メールシステムの不具合や宛先間違いなどで送信できていなかったという可能性が考えられます。

またメールは一方向のコミュニケーションなため解釈の相違が生まれるリスクがあるのです。

内定辞退の意思がうまく伝わらず入社準備に取りかかってしまうケースもあるかもしれません。

内定辞退に限らず、ビジネスで重要なやり取りはメールだけでなく電話も利用しましょう。

電話しても繋がらない場合はメールで送ろう

電話をしても繋がらない場合は先にメールで内定辞退の旨を伝えておきましょう。

お電話したが不在だったため取り急ぎメールでご連絡したということを書き添えます。

後ほど電話での連絡をするつもりであることを明記するとより親切です。

まずはメールで連絡してから電話をする場合も、その旨を書いてメールを送っておきます。

もし採用担当者から電話での連絡はしなくてもよいとの返信があればそちらに従ってかまいません。

また折り返し内定を辞退する理由を聞き返されるケースもあります。

詳しく理由を書く必要はありませんが、この記事を参考に簡単に理由を書いて返信しましょう。

電話での連絡が原則ではありますが採用担当者と連絡がつかないのであればメールで連絡してOKです。

ただしメールを送信しても返信や連絡がない場合、採用担当者が気付いていない可能性があります。

再度メールするか電話をして採用担当者に内定辞退の意思が確実に伝わったことを確かめてください。

ワンポイント
メールでの内定辞退は電話とセットで行うのがおすすめ!
担当者に確実に連絡できるようにしよう。

内定のお断りをやむを得ずメールで連絡する場合の例文

ノートパソコン、ノート

採用担当者に電話連絡ができない場合はメールのみで内定辞退の連絡を行います。

以下の点を盛り込むことがポイントです。

  • 内定辞退の意思
  • 内定をいただいたお礼
  • 選考の時間を割いたお詫び
  • 直接伝えるべきだがメールになったお詫び

例文をご紹介しますのでご参考にしてください。

「件名:内定辞退のご連絡/(氏名:◯◯ ◯◯)

本文:
□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。(氏名:◯◯ ◯◯)です。

このたびは内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

大変恐れ入りますが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

あらためて自分と向き合い、適性や今後のキャリアを検討した結果別の企業に入社を決意いたしました。

選考に貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡をすることとなり申し訳ございません。

本来直接お伺いしてお詫びすべきところではございますがメールにてご連絡させていただきました。

何とぞご容赦いただければ幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

———————
署名
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転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

ビル、空

転職エージェント経由で応募した企業の内定をお断りする際は自分で直接連絡する必要はありません。

エージェントにメールや電話で連絡を入れることになります。この場合辞退理由は率直に言ってOKです。

エージェントに辞退する理由を率直に伝えることで、より希望に合う求人の紹介に繋がります。

条件面の折り合いがつかない事が理由であればエージェントの交渉により変化があるかもしれません。

自分で直接応募では条件面の交渉をするのは難しいのでこれはエージェント経由の特徴といえます。

エージェント経由の内定をお断りする際も丁寧な対応早めに連絡することは必ず意識してください。

なお、転職活動全体を通じてエージェントを利用するのがおすすめです。

非公開求人紹介や履歴書添削、面接対策の他内定後のフォローまで手厚いサポート無料で受けられます。

直接応募と並行して利用することで内定をお断りする場合のアドバイスもしてもらうことが可能です。

転職活動の悩みは身近な人には、なかなか相談しにくいこともあります。

豊富なノウハウを持つプロに相談できるという事は転職活動を進めるうえで強い心の支えになります。

まとめ

デスク、スマートフォン

せっかくもらった内定をお断りする連絡をするというのはとても心苦しいものです。

連絡を先延ばしにしてしまいがちですが内定をお断りする際は早めに連絡することがとても大切。

企業への迷惑を最小限にするためにも可能な限り早めに誠実な対応をしましょう。

また将来取引先として関わったり再度応募したりすることもあるかもしれません。

そのような可能性も考慮し相手の気分を害さないよう丁寧な態度で対応してください。

内定のお断り連絡手段は直接訪問や電話・メールなどがありますが、電話をかけるのが一般的です。

用件の特性上、担当者に迅速確実に伝わることがとても重要です。

企業の営業時間内の落ち着いた時間帯に簡単な辞退理由を準備したうえで電話をかけましょう。

電話をかける前にメールをしたうえで電話をかけるのも丁寧な印象になります。

電話をかけた際に担当者が不在だった場合も、まずはメールで連絡を入れておくようにします。

メールのみで連絡した場合、数日待っても返信や折り返しがなければ再度メールまたは電話をしましょう。

内定をお断りするのは誰でも緊張します。この記事が少しでもお役に立ちましたらうれしいです。

転職成功への近道は自分にあった転職サイトを見つけること!


転職サイトはそれぞれ特徴や強みが異なります。
そのため、転職成功には自分の目的や希望職種にあった転職サイトを見つけなければなりません。

  • 種類が多すぎて、どれを選べばいいかわからない
  • 自分にあった転職サイトはどうやって見つければいいの?

こんな悩みをお持ちではないですか?

以下に転職サイトの選び方比較を紹介します。
是非参考にしてみてください!

転職サイトの選び方


転職サイトは以下のような進め方で選ぶと最適なものを選ぶことができます。

  • 「エージェント型」と「サイト(求人広告)型」を使い分ける
  • 転職目的や職種など希望から選ぶ

これらをより詳しく見ていきましょう。

「エージェント型」と「サイト(求人広告)型」を使い分ける

転職サイトは大きく分けて2種類存在します。

  • エージェント型:担当のキャリアアドバイザーがついて転職活動のサポートをしてくれる
  • サイト(求人広告)型:求人広告が掲載されており、自身で転職活動を進める

それぞれメリット・デメリットはありますが、転職の成功率を上げるのであれば使い分けが重要です。

各サイトで扱っている求人も異なりますので少し面倒かと思っても満足のいく転職をするために使用してみてください。

転職目的や職種など希望から選ぶ

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