今まで働いてきた会社を退職するとなったら、トラブルなくスムーズに退職するのが理想です。

たとえ会社への不満が退職理由だったとしても、最後は大人の対応でお互い円満に終わるのが自分のためでもあります。

そこでこの記事では、円満退職するための基本的なマナーについてまとめました。

合わせて退職日の挨拶やお礼メールの例文をご紹介します。

退職を考えている方はぜひ参考にしてみてください。

女性の退職マナーをご紹介

女性が退職するきっかけとしては、主に転職・結婚・出産などが考えられます。

理由が何であったとしても、退職マナーを怠ってはいけません。

特に転職では退職する会社がクライアントになる場合もあり得るので、関係を悪化するような去り方は避けるべきです。

悪い噂が広範囲に流されてしまうリスクを考え、円満退職となるよう心がけましょう。

ここからは円満退職するための退職マナーをご紹介します。

 

円満退職のための礼儀

円満退職するためには、まずは直属の上司に口頭で相談するのが礼儀です。

ドラマの一場面のように、いきなり退職届を渡して会社を去るような真似は失礼であり迷惑となるでしょう。

退職する際は余裕をもって、1～3ヶ月程度を目安に申し出るのがおすすめです。

ちなみに法律上では14日前に退職の意思表示を行えば、書面がなくても契約を終了することはできます。

ただし会社とトラブルに発展するリスクもあるので、会社の定めた就業規則に則って行動するのが原則です。

退職マナー「退職の伝え方とタイミング」

退職への最初のマナーとして、伝え方とタイミングを考える必要があります。

例えば、上司より先に職場の同僚や先輩社員へ退職の意思を話してしまうのではNGです。

万一噂が広まり上司の耳に届いてしまった場合、退職日まで人間関係が悪化したまま過ごすリスクがあります。

また上司へ申し出る前に、もう一度退職の意思がはっきりしているかどうか自分自身に問いかけてみてください。

迷いがある心境では、退職を思いとどまるよう引き止められたときに決断できずあやふやになってしまいます。

退職の伝え方は

上司に退職の意思を伝える際は、職場内で他の人に聞かれないタイミングで「話がある」ことを切り出します。

そして退職する決意・今までお世話になった感謝・迷惑をかけて申し訳ない気持ちを自分の言葉で伝えてください。

スキルアップのような前向きな退職理由や、結婚・家族の問題などに関しては正直に話した方が理解を得られるでしょう。

ただし会社への不満を話すのは、印象がよくないうえに改善すると引き止められる可能性もあるのでおすすめできません。

この場合、退職理由は「一身上の理由」にするのが無難です。

退職のタイミング

まず退職するタイミングは、退職後の転職先を決めてからにするのが自分にとってベストです。

合わせて現職の就業規則を確認し、退職を申し出るのが何か月前までに行うべきか把握しておきます。

転職活動と現職を両立しながら、スケジュールを組み立ててみましょう。

そして退職を伝えるタイミングは、一般的に会社の繁忙期となる年末の12月や年度末の3月を避けるのがおすすめです。

忙しい時に伝えられても上司を含め職場全体に迷惑をかけてしまうので、落ち着いた時期を見計らいましょう。

 

退職マナー「退職願と退職届」

「退職願」と「退職届」はどちらも退職時に提出する書類ではありますが、意味は異なります。

主に提出するタイミングによって使い分ける必要があるので、違いを覚えておきましょう。

どちらも会社に定型書式があれば上司の指示に従って作成し、特に定めがないときは自分で用意します。

作成方法はパソコンと手書きどちらでも可能です。

ちなみに他によく聞く書類で「辞表」がありますが、公務員や経営層が使うものなので多くの方は対象外となります。

「退職願」の書き方

退職願とは、会社に対して退職することを願い出るための書類です。

提出先は直属の上司で、受理された時点で退職を申し出た事実が明確になります。

ただし退職が決定したわけではないので、提出後すぐに周囲へ明かすのはNGです。

ちなみに退職願は必ず提出すべきとは限りません。

迷ったときは、上司に口頭で話した際に提出する必要があるかどうか相談してみましょう。

「退職届」の書き方

退職届とは、辞めることが確定したことを会社に申し出る書類です。

提出先は退職願と同じく直属の上司ですが、提出した時点で効力が発生するので後から撤回することはできません。

そのため上司に退職を切り出す際、退職願は同時に提出してもいいですが退職届は避けた方が無難です。

退職届を提出するタイミングは、各会社の就業規則に定められていることが多いです。

合わせて上司に確認し、退職が受け入れられてから提出するようにしましょう。

退職マナー「退職最終日までにやること」

退職最終日までは転職が決まっている方にとって待ち遠しい期間といえますが、やるべきことは終わらせるのがマナーです。

退職が正式に決まった後は、業務の引継ぎや整理整頓を計画的に行いスムーズに退職日を迎えましょう。

退職してからやり残したことが見つかっては社会人として恥ずかしいので、最終チェックまで怠らないのが大切です。

そして最終日までは社員としての自覚を持ち、しっかりと仕事をこなしましょう。

退職前の数か月間の姿勢が、会社を出た後も良い人間関係を継続させるポイントです。

業務の引き継ぎ

退職するまでの間に、後任者へ業務の引継ぎをしっかり行うのがマナーの基本です。

一度にすべてを伝えるのは後任者の負担になるので、計画的に引継ぎして最終チェックまでの工程を一緒に行いましょう。

また口頭のみでは、後任者が時間の経過とともに忘れてしまうリスクも考えられます。

そのためノートにまとめたりメモを作成するなどして、引継ぎ書を渡すのがおすすめです。

退職後に後任者から問い合わせが来ることを予防する効果もあります。

整理整頓

自分のデスクや仕事スペースは、退職までに整理整頓しておくことも大切な作業です。

自分がいなくなった後もスムーズに業務が進められるよう、資料をわかりやすく揃えておくとポイントが高いでしょう。

また使用していたパソコン・タブレットなどのデータは、職場内で引き続き必要なものを除いて削除するのがマナーです。

ちなみに経費で購入した物品は、自分だけが使っていたものに関しても置いていきましょう。

勝手に持ち帰るのはマナー違反です。

 

退職マナー「返却するものと受け取るもの」

退職時には、会社に返却すべきものと逆に受け取るべきものがあります。

大抵上司から説明を受けますが、自分でもある程度知っておくと退職日当日に慌てなくて済むでしょう。

特に返却すべきものとして忘れがちなのが名刺です。

名刺は自分の名前が入っているから不要なのでは、と思いがちですが所有権は会社にあります。

また取引先と交わした名刺なども会社の財産といえるため、転職先へ持っていかずに全て返却しましょう。

退職時に返却するもの

退職時に返却するべきなのは、基本的に会社から貸与されているものです。

例えば社員証やセキュリティカード、業務で必要な資料・データや定期券のような様々な物品が挙げられます。

また制服を着用する会社であれば、退職日は制服も忘れずに返却してください。

さらに会社から発行された健康保険被保険者証も、権利がなくなるため返却します。

自分で個人的に購入したもの以外は、勝手に判断せず置いていくのが無難です。

退職時に受け取るもの

退職時に受け取るべきなのは、失業手当の給付や転職時の手続きでも必要となる重要な書類が多いです。

例えば失業給付の手続きで必要とされるものに、離職票や雇用保険被保険者証があげられます。

雇用保険被保険者証に関しては、転職時にも提出を求められる可能性が高いです。

場合によっては会社で保管していないことが稀にあるので、先に上司へ確認しておくと安心でしょう。

また源泉徴収票や年金手帳も会社から受け取るものです。

退職マナー「退職最終日の挨拶」

いよいよ退職最終日を迎えたら、最後はしっかり挨拶をして今までの感謝の気持ちを伝えましょう。

たとえ退職のきっかけが会社に対するネガティブな感情だったとしても、挨拶なしで会社を去るのはマナー違反です。

入社してから退職日まで、お世話になった方に対する礼儀は忘れないでください。

ただし退職最終日とはいえ、他の社員にとっては普通の出勤日であり午前中は忙しくしていることが多いです。

出勤時は上司に一言挨拶しておき、挨拶回りをするのは午後から夕方に行う方が時間を取りやすいでしょう。

最終日の挨拶ポイント

最終日に行うポイントは、上司への最初の挨拶と全体的なスピーチを想定しておくことです。

まず出勤した直後に、「今日が最終日となります。よろしくお願いします」と上司へ一言挨拶しましょう。

午後からはお世話になった方に対して挨拶回りを行うケースが多いです。

また上司から全体的なスピーチを促されることを想定して、ある程度内容をまとめておきましょう。

その際は必須ではないものの、菓子折りがあると気持ちが伝わり好印象です。

挨拶例をチェック

挨拶例としては、まず今日が退職日であることと退職理由を簡単に話します。

退職理由に関しては親しい間柄の相手でも、前向きな事柄以外は「一身上の理由」に留めておきましょう。

そして在籍中お世話になった感謝の言葉を、心を込めて伝えてください。

また会社に迷惑をかけることへのお詫びも添えると、丁寧な印象になります。

最後は「今日までありがとうございました」と明るく締めくくりましょう。

 

退職マナー「社内へのお礼メール」

退職までに必ず全ての人に会えるとは限らないので、直接挨拶できない方に対しては「お礼メール」を送りましょう。

事前に退職することを伝えていたとしても、あらためて退職最終日に感謝の気持ちと別れの挨拶を伝えるのがマナーです。

今後転職先で関わる可能性もあり得るので、人間関係は良好にしておくと自分のためにもなるでしょう。

全ての人に一通ずつ送るのは大変なので、関係の浅い方には同じ内容で一斉送信するのが効率的です。

お世話になったと感じる方に対しては、個別な内容にすることでより丁寧な気持ちが伝わります。

お礼メールに記載する内容

お礼メールに記載するべき内容としては、まず退職日と退職理由があげられます。

そしてお世話になった感謝の気持ちと、相手に対して今後の活躍を祈る想いを送りましょう。

基本的なことを記載したうえで、相手によって内容を適度にアレンジしてみてください。

ちなみにお礼メールは、パソコンのメール画面に収まる分量を目安にするのがおすすめです。

相手の社員は仕事を抱えている状態なので、あまり長い文章を作成するのは読むこと自体が手間になってしまいます。

社内メールの送付タイミング

社内メールを送付するタイミングは、基本的に退職最終日です。

ただし会社によっては別な慣習がある場合も考えられるので、できれば事前に上司や先輩社員に聞いておくと安心でしょう。

また気をつけておきたいのは、メールといえども仕事が忙しい時間帯は避けるのがベターです。

特に午前中は業務上のメールチェックを行う社員が多いので、仕事が落ち着いてくる夕方からの時間帯を選びましょう。

ちなみに取引先のような社外に送るメールは、退職日の2～3週間前に送るのが一般的です。

お礼メールの例文

お世話になっております、○○部○○課の○○です。

この度は一身上の都合により、本日が最終出勤日となりました。

本来であれば直接ご挨拶させていただきたかったのですが、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在職中は皆様から様々なことを学ばせていただき、貴重な経験を積むことができました。本当に感謝しております。

最後となりましたが、皆様の更なるご活躍を心よりお祈り申し上げます。今までありがとうございました。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

退職マナーをはじめとした転職の悩みは、転職エージェントに相談するのがおすすめです。

転職エージェントは転職するまでに様々なアドバイスやサポートを行ってくれます。

転職先を見つけるだけではなく、転職希望者を客観的に評価し共に並走してくれる存在として頼りになるのが特徴です。

退職に関しても個別に話を聞いてもらえるので、気軽に相談してみてください。

転職エージェントを利用することで、スムーズな転職ができるでしょう。

まとめ

退職する際は退職マナーを意識することが、円満退職に繋がります。

最後はお互いに気持ちよく別れの挨拶を述べて、ネガティブな思いはできるだけ水に流しましょう。

これからは転職に向けて新たなスタートが待ち受けています。

まずは現職で最後までしっかりとやるべきことを済ませるのが社会人としてのマナーであり、今後に活きてくるでしょう。

スムーズに退職を済ませ、これまでの経験を活かして転職先で活躍できるよう応援しています。