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一般事務は企業や官公庁で事務的処理や庶務作業を担当する仕事です。
ほかの社員がより働きやすい環境を作ったり、サポートしたりすることが主な仕事となります。
専門性がとても高い仕事というわけではないため女性に人気の職種です。
一般事務に転職する方法について解説します。
未経験から転職する方法や必要となるスキルについても紹介しますので参考にしてください。
Contents
おすすめ転職エージェント
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|---|---|---|---|
| 求人数 | 約37,000件 | 約140,000件 | 約200,000件 |
| 非公開求人数 | 非公開 | 約40,000件 | 約250,000件 |
| 対応エリア | 全国 | ||
| 特徴 | 土曜の相談も可能 | 診断・書類作成ツールが豊富 | 圧倒的な求人数 |
| こんな人におすすめ | 書類の添削から内定後のフォローまで一貫してサポートしてほしい方 | 効率的に転職活動をしたい方 | じっくり転職活動をしたい方 |
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一般事務を目指す女性が転職を成功させる方法
一般事務は人気の高い職種であるため有効求人倍率も高めです。
厚生労働省の調べによると令和元年で有効求人倍率は0.35倍となっています。
求人3.5件に対して10人が応募するということです。
人気の職種だけに転職が難しいと感じる人もいるでしょう。
だからといって諦める必要はありません。
必要なスキルを身につければ未経験からでも内定を勝ち取ることができる仕事でもあります。
次の項目から一般事務を目指す女性が転職を成功させる方法について具体的に解説していきます。
一般事務は未経験でも正社員になれる？
一般事務は未経験からでも転職できる職種であると解説しました。
では未経験から正社員になることはできるのでしょうか。
未経験から一般事務に転職するにはポテンシャルとスキル、人物像が重視されることを理解しておくことが必要です。
採用する企業側からすると未経験とはいえある程度のスキルを持った人を採用したいと思うでしょう。
一般事務としての経験はなくても、パソコンのスキルが一定レベルであることは重要なアピールポイントです。
具体的に何のソフトがどのように使えるかをアピールできるとよいでしょう。
また仕事に対するポテンシャルも重要です。
これは転職理由につながります。
転職理由が「前職が嫌だから」「残業したくないから」などネガティブだとマイナス評価につながるでしょう。
自分のスキルアップのため、スキルを生かした仕事がしたいなどポジティブな理由を述べることが大切です。
一般事務の主な仕事内容を知ろう
一般事務の仕事内容をしっかりと把握しているでしょうか。
難しい資格や専門性が必要ないとはいえ、事務の仕事は範囲が広く効率的に進められる能力が求められます。
具体的には次のような内容が主な仕事になります。
- 資料作成
- 議事録作成
- 経費精算
- データ入力
- 電話対応
- 来客対応
- 郵便の仕分け
- 新聞の仕分け
このように一般事務の仕事は多岐に渡ります。
多くの人とコミュニケーションを取る必要もあるため、人間関係を円滑に進めることができる能力も必要とされます。
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一般事務に求められる人物像とは
一般事務の仕事は多岐に渡ります。
ひとつのことを淡々とこなしているだけでは仕事になりません。
一般事務に求められる人物像について解説します。
幅広い業務が苦にならない
専門職と異なり一般事務では多くの業務を同時進行で進めなくてはならないことも多くあります。
幅広い業務を行うことが苦にならない人に向いた職業といえるでしょう。
自分が与えられた仕事をきちんと管理してスケジューリングできる能力も必要です。
ルーティンを作成してしっかりとこなしていくことができる能力も求められます。
他人の気持ちを汲み取れる
仕事が多岐に渡るということは多くの人と関わる必要がある職業であるということです。
コミュニケーションの高さは必要なスキルになります。
それだけでなく次のような人物が一般事務に向いているといえるでしょう。
- 面倒見がよい
- 気遣いができる
- 細かいことに気がつける
- ホスピタリティ精神がある
精神面でいうと他人に対しての心配りができる人が一般事務に向いているといえます。
社員のサポートや職場環境の改善に心を砕くことに喜びを感じる人にもおすすめです。
単調な業務や繰り返し業務が得意
一般事務の仕事は多岐に渡りますが、業務自体は単調なものも多く含みます。
メールのチェックや郵便・新聞の整理などがこれにあたります。
毎日繰り返し同じ作業を淡々と行う必要もあるでしょう。
こうした業務の繰り返しが得意な人は一般事務に向いています。
派手で目立つ仕事ではないですが、裏方に徹する精神を持っている人にはおすすめです。
逆に自分を評価してほしい、仕事で大きなことをしたいと考えている人には苦労が多くなる可能性もあります。
一般事務で必要なスキル
一般事務に転職する際に求められるスキルにはどのようなものがあるでしょうか。
専門性のあるスキルよりも基本的な仕事に対するスキルが多く挙げられます。
具体的に3つのスキルについて解説します。
「コミュニケーション能力」
一般事務では社内の人との関わりが多くなります。
それだけではなく、来客対応や電話対応、メール対応などで外部との関わりも少なからず発生します。
とはいえ大半が社内の人とのコミュニケーションが必要とされるでしょう。
書類の作成や伝票の処理を依頼され、指示を受けたとおりに作成するなどの業務ではスムーズな理解力も必要です。
指示を受けてもわからないことは相手にうまく質問して早期に解決することも大切になります。
また、依頼を受けることが多い仕事である以上、依頼時に笑顔で対応できることもポイントです。
仕事を依頼する側としては依頼する度に嫌な顔をされると仕事を頼みづらくなります。
依頼を躊躇すると仕事が遅れてトラブルを招く恐れもあります。
ほかの社員との関係性をうまく維持していくことも一般事務の大切なスキルのひとつです。
「ビジネスマナー」
一般事務は社内の人とコミュニケーションを取ることが多くあります。
ただ、外部との接触がまったくないとはいえません。
社内、社外に関係なく最低限のビジネスマナーを身につけていることは重要なポイントです。
来客対応や電話対応、メール対応を行う場合でもビジネスマナーがなければ適切な対応をすることができません。
臨機応変に丁寧な対応ができるスキルが求められるのも一般事務の特徴です。
「基本的なPCスキル」
一般事務の主な仕事は書類作成やデータ入力、メール対応などPCを使った作業が多くなります。
一般事務の仕事をスムーズに進行するためには基本的なPCスキルが求められます。
ワード、エクセルが一定のレベルで扱えることは最低限の条件です。
とくにエクセルのスキルは高いほうが有利になります。
簡単な関数程度は扱えるようにしておくとよいでしょう。
企業によっては独自のソフトを用いて仕事を行うケースもあります。
なじみのないソフトでも扱える程度の基本的なPCスキルは身につけておきましょう。
一般事務の転職成功のポイントをチェック
有効求人倍率が高めで人気の高い職種であるのが一般事務の特徴です。
人気の職種に転職するためにはどのようなポイントを抑えておくとよいのでしょうか。
一般事務の転職を成功させるためのポイントについて解説します。
多くの企業に応募しよう
一般事務の求人数は多いのが特徴です。
働き方は正社員、契約社員、パートなどさまざまです。
自分にあった働き方を選ぶことができる点も一般事務の魅力となります。
転職を成功させるには、できるだけ多くの企業に応募することが重要なポイントです。
求人が多いということは応募する人も多いということです。
1社に対して面接希望者が殺到する可能性もあるでしょう。
まずは書類選考を突破して面接の段階に進むことが一般事務に転職するためには大切なポイントとなります。
応募者が多いと書類段階で落とされてしまう可能性が高いからです。
一般事務として採用されるための履歴書の書き方もマスターしておきましょう。
1社でも多くの企業の面接を受けることができれば転職を成功させる道に近づくことができます。
現職の経験をどう活かせるか考えよう
未経験からの転職の場合は現職で培ったスキルを一般事務としてどのように生かすことができるかを考えましょう。
未経験とはいえ採用側はある程度のスキルを持った人材を求めています。
一般事務として働くことが未経験でもPCスキルやコミュニケーション能力の高さは高ポイントです。
事務職としてではないけれど、同業界での職務経験がある場合は有利でしょう。
営業職から事務職への転職などの場合は同業界を選択すると採用率が高まります。
業界のことを理解している人であれば事務が未経験でも知識の面では順応性が高いと判断されるからです。
また現職でマネジメントや人材教育を経験している場合はアピールポイントとすることができます。
人と関わることが多い事務職では人との関わりをどのように行ってきたかが注目されます。
一般事務を目指す女性の転職の注意点
一般事務に転職したい女性が活動を行う上で注意したい点について解説します。
転職を成功させるために必要な考え方や理解しておくべき点について紹介します。
求人数は多いがライバルも多い
一般事務の求人はかなりの数が公開されています。
求人数が多いので簡単に転職できそうなイメージを持つ人もいるでしょう。
最初から説明しているように一般事務は女性に人気の職種です。
つまり求人数も多いけれど応募する人も多いという点には注意が必要になります。
求人数が多くても採用数は1求人に対して1人など採用人数にも注目しておきましょう。
多くのライバルのなかでしっかりと自己アピールをしなくてはなりません。
書類の段階で落とされてしまう場合も多いことをよく理解しておきましょう。
企業によって業務範囲や内容が違う
一般事務の仕事内容は基本的な部分は企業が違っても変わらないことが多いのが特徴です。
ただし、業務範囲については企業によって異なる点には注意が必要となります。
そのため求人に応募する場合には事前に企業研究をすることをおすすめします。
企業の公式ホームページなどを参考にしながら企業内の業務範囲を把握しておきましょう。
事務とはいえ、幅広い業務を任される可能性もあります。
転職先が決まってからミスマッチが発覚するとトラブルの原因にもなります。
事務職への一般的なイメージだけで転職先を決めてしまうことは避けるようにしましょう。
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一般事務への転職成功事例
一般事務に転職した人がどのように活動を行ったのかは気になるところでしょう。
具体的に転職の成功事例について紹介します。
秘書検定を取得して成功した例
一般事務として働いたことがなかった女性が未経験から採用を勝ち取るためには資格の取得もひとつの手段です。
事務職にはコミュニケーションスキルと同時にビジネスマナーが求められます。
未経験の場合、面接でアピールできる武器を持っておくことは重要です。
前職での活躍を話すこともひとつですが、誰が見てもわかりやすい資格の取得は内定獲得の近道です。
秘書検定はビジネスマナーを身につけていることを証明するには最適の資格になります。
これにあわせてPCの基本的スキルを保有していれば採用率がアップするでしょう。
書類選考を突破することに尽力
応募する人が多い一般事務の求人ではまず書類選考を突破することが求められます。
ライバルが多い分、アピールポイントのない書類ではふるいにかけられてしまうでしょう。
履歴書の書き方を工夫することで面接にこぎつけることも一般事務として転職する上では重要なポイントです。
履歴書の書き方はインターネットなどからも情報を得ることができます。
ただ、手間を省いて適切なアドバイスをもらうには転職エージェントに利用がおすすめです。
転職のプロに書類を添削してもらうことで難関企業の書類選考を突破することができた女性も多くいます。
面接対策もしっかりしてもらえるため未経験からの転職ではとくに利用価値が高いでしょう。
経験者からの転職は企業研究で乗り切る
事務経験者は転職に有利だと思いがちです。
ただ、異業界からの転職は未経験とほぼ同等にハードルが高い可能性もあります。
事務とはいえ、業界の知識を保有していることは転職に有利に働きます。
事務経験者である程度のスキルはアピールすることができるという場合はどうすればよいのでしょうか。
スキルのアピールだけでなく、企業研究と業界研究をしておくことが成功への近道です。
事務としてどのような働きができるのかを企業が求める人物像にそって作り上げることも必要になります。
企業が採用したいと思ってくれる人物であることをしっかりアピールしましょう。
転職の悩みは転職エージェントに相談しよう
一般事務に転職する場合のポイントや注意点について解説してきました。
未経験からでも転職できる事務職ですがある程度のスキルは求められます。
前職で身につけたスキルをどのように生かすことができるかをしっかり考えましょう。
自分だけで考えることが難しい場合には転職エージェントの活用がおすすめです。
転職エージェントは転職のプロです。
履歴書の添削から面接対策、求人検索まで幅広くサポートしてくれます。
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女性に人気の高い職種である一般事務に転職するには少し高いハードルを乗り越える必要があります。
有効求人倍率が高いため応募者も多くライバルが多い転職活動になることは覚悟しておきましょう。
このハードルをうまく乗り越えるためには転職エージェントの活用がおすすめです。
どのようにハードルを乗り越えればよいのかを教えてもらいましょう。
求人情報や企業情報を提供してもらえることもあるためとくに人気の高い求人に応募する場合にはおすすめです。
転職エージェントにサポートしてもらってスムーズに転職を進めましょう。
転職成功への近道は自分にあった転職サイトを見つけること！
転職サイトはそれぞれ特徴や強みが異なります。
そのため、転職成功には自分の目的や希望職種にあった転職サイトを見つけなければなりません。
- 種類が多すぎて、どれを選べばいいかわからない
- 自分にあった転職サイトはどうやって見つければいいの？
こんな悩みをお持ちではないですか？
以下に転職サイトの選び方と比較を紹介します。
是非参考にしてみてください！
転職サイトの選び方
転職サイトは以下のような進め方で選ぶと最適なものを選ぶことができます。
- 「エージェント型」と「サイト（求人広告）型」を使い分ける
- 転職目的や職種など希望から選ぶ
これらをより詳しく見ていきましょう。
「エージェント型」と「サイト（求人広告）型」を使い分ける
転職サイトは大きく分けて2種類存在します。
- エージェント型：担当のキャリアアドバイザーがついて転職活動のサポートをしてくれる
- サイト（求人広告）型：求人広告が掲載されており、自身で転職活動を進める
それぞれメリット・デメリットはありますが、転職の成功率を上げるのであれば使い分けが重要です。
各サイトで扱っている求人も異なりますので少し面倒かと思っても満足のいく転職をするために使用してみてください。
転職目的や職種など希望から選ぶ
すでに転職の目的が定まっている人もいることでしょう。
そんな方は「第二新卒の活躍を支援しているサイト」や「IT業界に特化したサイト」など、幅広い支援をしてくれる大手サイトだけでなく目的にあったサイトも活用するとより満足のいく転職ができます。
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