IT化やペーパーレス化が進む現代で仕事をするには、パソコンでの作業は欠かせません。

特に事務職は、勤務中のほとんどの時間をパソコンに向かって過ごすと言っても過言ではないでしょう。

そのため求人をおこなう企業にとって、応募者のパソコンスキルは非常に重要な選考基準です。

これから事務職への転職を希望している方は、どの程度のスキルを求められているのかがとても気になりますね。

そこでこの記事では、事務職で求められるパソコンスキルや具体的な作業レベルを解説します。

さらに、パソコンが苦手な場合にはどうすれば良いのかも説明しますので、自信がある方もない方も参考にしてください。

事務職で必要なパソコンスキルを解説

事務職にはどの程度のパソコンスキルが必要なのでしょうか。

仕事を進めるためには、次のようなスキルが欠かせないと考えられます。

• 正しく日本語を入力する
• 手元を見ずにタイピング
• 文字装飾などをして体裁の整った書類を作る
• メールを作成・やり取りをする
• 数字を入力する
• 簡単な四則計算をする

そもそも事務職の仕事は営業や開発といった職種をサポートする役割があり、その仕事内容は多岐に渡ります。

たとえば一般事務なら電話やメール・来客応対の他、社内の備品管理や補充・書類の作成などPC作業を伴う業務があります。

書類作成にはWord(ワード)を使用する場合が多いですね。

営業事務ならExcel(エクセル)などの表計算ソフトを使用しての見積書作成が、主な業務の場合もあるでしょう。

経理事務なら伝票の整理や帳簿の管理・決算報告など、こちらもほとんどがPCを使った業務です。

このような業務をスムーズにこなすためには、先に紹介したスキルが絶対に必要だと考えられますね。

事務職で求められるレベルは？

事務職とパソコンは切っても切れない関係といえるでしょう。

とはいえ事務職に求められるパソコンスキルは、表計算ソフトをイチから作り出すような高度なものではありません。

文章を正しく打ち込んだり、すでにあるソフトに数値を入力し、その機能を活用するスキルを求められているのです。

WordやExcelを使ったこともない…というほどパソコンと縁遠い人は、採用担当者が採用をためらうかもしれません。

しかし、会社によっては独自のシステムですべてを管理しており、一般的なExcelやWordを使わないケースもあります。

そのため具体的なスキルというより、パソコンそのものを触り慣れていて抵抗がなければ良いとされる場合もあるでしょう。

基本的に、エンジニアのような深い知識と高度な技術を求められているわけではありません。

 

 
 
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事務職に必要なパソコンスキル「Word」

パソコンでの文書を作成する際に、もっともよくつかわれるソフトの一つにWordがあります。

それではどの程度Wordを使いこなせる必要があるのでしょうか。

求められているWordスキルについて解説しますので、ご自身のレベルと比較してくださいね。

事務職に必要なレベルは

Wordを活用する事務作業といえば、そのほとんどが書類作成です。

事務職員には、体裁よく整ったビジネス書類を作成できるレベルが求められています。

ビジネス文書としてのマナーが守られた見やすくわかりやすい書類は、ただ文字を羅列するだけはいけません。

必要な文字装飾を施し、それなりのスピードでタイピングできる必要もあるでしょう。

最低限知っておきたい機能

見やすい書類を作成するために、具体的には次のような基本のスキルが必要です。

• 文字を正しく入力する
• 6～7割キーボードを見ずにタイピングができる
• 文字のフォント・サイズを変える
• 右寄せ・左寄せ・中央揃えなどができる
• 太字や下線などの文字装飾ができる

最低限この程度の作業ができれば、簡単な書類ならすぐに作れます。

さらに次のようなスキルも身についているとより良いです。

• 写真や画像の挿入
• 表の作成・挿入
• ページ番号の付与

基本のスキルがある人なら、写真挿入などの一つ上の作業はすぐに理解でき身につくでしょう。

事務職に必要なパソコンスキル「Excel」

Excelは表計算やグラフの作成に加え、文書の作成でも活躍するソフトです。

経理や顧客管理のデータ管理の他、報告書や議事録などの文書作成ができます。

事務職ではExcelをどのように使いこなせると良いのかを紹介しますので、確認してくださいね。

事務職に必要なレベルは

Excelはかなり奥の深いソフトです。

一般事務職で、そのすべての機能や関数を使いこなすような高度なレベルは求められていません。

セルのサイズを自由に変えて簡単な表を作成し、合計を算出する程度のことができれば業務可能な場合がほとんどです。

営業資料などを作成する場合にはグラフ化がスムーズにできるとさらに良いでしょう。

最低限知っておきたい機能

Excelができることは多岐に渡りますが、事務職では次のような基本の使い方はマスターしておく必要があります。

• セルへの文章や文字の入力
• セルのサイズ・色の変更・書式設定
• セル・行・列の挿入や削除
• 四則計算
• オートSUM・averageの活用

文字や数値の入力、文字やセルのサイズや色の変更が自由にできると、レイアウトを整えた文書を作れます。

それに加えて四則計算もできるのであれば、顧客に提出するような見積書が作成できますね。

選択した範囲の数字を自動で足し算してくれる「オートSUM」が使えれば、売り上げ管理も簡単です。

平均を算出する「average」も便利な機能で、一般事務でも使う場面が多いでしょう。

 

 

事務の仕事が効率的になる関数をチェックしよう

多くの事務職ではそれほど高度な関数計算は必要ないと説明しましたが、Excelの関数には便利なものがたくさんあります。

活用すると仕事を効率化できる関数を四つ紹介しますので、ご自身の業務に生かせるのではないかという視点でお読みくださいね。

VLOOKUP

VLOOKUPは「ブイルックアップ」と読みます。

あまり馴染みがないように感じるかもしれませんが、実は使えると非常に便利な機能です。

VLOOKUP関数は、大量のデータの中から関連するデータや数値を抽出してくれます。

たとえば「商品コード：100→商品名：おにぎり→単価：95円」のように決まっているとします。

伝票を見てすべてのセルに商品コード・商品名：単価を入力していくのは大変ですね。

この時にVLOOKUP関数を使うと、操作が簡単な管理表を作成できます。

商品コードさえ入力すれば、商品名も単価も自動的に反映されるようにできるのです。

一度表を作成すればずっと使い続けられ、入力する項目が減って時間短縮になるうえ、ミスも軽減できます。

非常に便利な機能ですので、最初少し苦戦してでも頑張って活用したい関数です。

COUNT

COUNTは「カウント」と読み、読んで字のごとく、数を数えるための関数です。

数えるのは、指定した範囲内に含まれる「数値・日付・時刻」の数です。

たとえば顧客名と商品の注文数が入力された表があるとします。

一人の顧客が複数の注文をしている場合、数字を合計して算出されるのは商品の注文数となりますね。

この時COUNTを使用すれば、商品数のセル内に数値や日付・時刻がいくつ存在するのかがわかります。

それにより、発注してくれた顧客の人数を知ることができます。

COUNTA

COUNTAは「カウントエー」と読み、COUNTとよく似た機能を持っています。

異なるのは、COUNTが抽出するのが「数値・日付・時刻」であったのに対し、COUNTAは文字などもすべて抽出する点です。

さらに見た目には空白のセルであってもそこにスペースが入力されていると、データのあるセルとして計算されます。

本当になにも入力されていないセル以外は、すべてカウントされると考えてください。

IF

IFは「イフ」と読み、単語の意味通り「もしも○○だったら✕✕」といった管理ができる関数です。

たとえば営業担当者それぞれに目標数値と実績の数値がある場合、全員の数値を確認して達成・未達成を入力するのは大変ですね。

この時にIF関数を使って数式を入力しておけば、自動的に達成・未達成を判断して表示してくれます。

売り上げ管理や成績の管理の際に使われることが多い関数です。

その他求められるパソコンスキル

事務職では基本的にWordとExcelの能力が必要だと説明してきましたが、パソコンには他にも多くの機能があります。

中でも事務の仕事で使用する場面が多いと考えられるスキルを解説します。

PowerPoint

PowerPointはExcel、Wordに次いで良く使われるソフトです。

スライド機能やアニメーションなど、視覚に訴える資料の作成に長けています。

そのため配布資料とは別に、補足的に要点をまとめたスライドをスクリーンに表示したい場合などに力を発揮します。

実際に、プレゼンテーション用の資料はかなりの割合でPowerPointで作成されます。

プレゼン用の資料を作成する機会がある部署の場合、ぜひ習得しておきたいスキルです。

Access

大量のデータを扱うなら、ExcelよりもAccessがとても強い味方です。

AccessはExcelと同様に表計算もおこないますが、表計算ソフトではなくデータベース管理ソフトです。

行や列・文字数に制限もなく、複数のシート状の情報を紐づけるなど、より緻密にデータを管理できます。

一般事務の仕事でAccessを使ってデータベースを一から作成することはあまり考えられません。

しかし、Accessで構築されたシステムを使ってデータ管理をおこなう場合があります。

Accessのデータシステムを操作した経験があり、活用するスキルを持っていると、転職先でもスムーズに業務を始められますね。

 

 

パソコンスキルを証明するための資格は転職に有利

面接で「パソコンを使えますか？」と聞かれ、回答に困ると感じた経験がある方は多いかもしれません。

自分のスキルが「使えます！」と答えて良い程度かどうかや、企業がどの程度まで求めているのかがわからないためです。

曖昧なままでは、企業の求めるスキルに到達しているのに謙遜しすぎてしまう場合があります。

逆に自信があっても企業の期待に到達できていない可能性もあるでしょう。

パソコン系の資格があれば、どの程度の技術を持っているのかを明確にできます。

そのため応募者と企業のミスマッチも防げ、転職活動に大変有利にはたらきますよ。
 
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パソコンができない場合

パソコンスキルは一般事務職でも不可欠だと説明してきました。

そのため、これまでほとんどパソコンを触ったことがない人やあまり得意ではない人は、転職に不安を感じているかもしれません。

そのような人が転職を成功させるためにどうすれば良いのかを説明しますので、諦めずにお読みくださいね。

パソコンの勉強をし始めよう

自信がないのであればとにかく勉強しましょう。

もし結果的にパソコンスキルが必要ない職場に就職したとしても、その技術は決して無駄にはなりません。

独学で本を読みながら勉強しても良いですし、もちろんスクールに通うのも効果的です。

ハローワークを利用している方は、無料の職業訓練にパソコンのコースがあるかもしれませんのでチェックすると良いでしょう。

転職の機会にぜひ勉強を始めて、自分のスキルアップをはかってください。

勉強しながら転職活動しよう

パソコンの勉強をしているからといって、それが終わるまで転職活動を開始できないわけではありません。

魅力的な求人に出会ったら、どんどんチャレンジしましょう。

履歴書や面接ではパソコンの勉強中であることや、現段階でどの程度のスキルを身に付けたのかを正直に話せば良いです。

「転職中の時間を有効に利用している」というアピールにもつながりますよ。

転職後も勉強を続けよう

パソコンの勉強中にめでたく就職が決まった場合、せっかく始めた勉強はそのまま継続しましょう。

もちろん職業訓練は就職が決まると受講できなくなりますが、独学や通常のスクールの場合は可能なはずです。

パソコンスキルは転職活動のために必要なわけではなく、効率よく仕事をするために必要なものであることを忘れてはいけません。

学び続けることは仕事の質も向上させ、楽しく長く働くことにもつながります。

就職が決まったからといって勉強はやめず、自身を磨き続けてくださいね。

 

 
 
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転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

もし転職活動で困りごとや悩みを抱えているのであれば、転職エージェントの利用をおすすめします。

ウィメンズワークスではプロの転職エージェントが悩みに耳を傾け、ピッタリの求人を探すお手伝いをいたします。

さらに応募推薦状も作成しますので、パソコンスキルに自信が持てず応募をためらっている方の背中も押せます。

自分自身の正しい評価を導き、選択肢を広げられるかもしれませんよ。

ぜひ転職エージェントを利用して、新たな可能性を見出してください。

まとめ

事務職で必要とされるパソコンのスキルについて解説してきました。

パソコンの機能はものすごく多岐に渡りますので、すべてを使いこなすことは不可能です。

しかし、事務の仕事でパソコンを一切使用せずに業務が完了することも不可能になりつつあります。

データ管理や見積書作成など、実際の業務で必要なスキルは、仕事をする中で自然と身につきます。

自信がない方は、タイピングやExcelでの簡単な計算なら家でも練習できますので、ぜひ取り組んでください。

練習で少しでもできることを増やし、パソコンへの苦手意識をなくしましょう。

ご自身のスキルアップや選択肢を広げることにもつながりますので、どうか前向きにパソコンと向き合ってくださいね。