内定が決まったときの電話を受けると、嬉しい反面緊張するため受け答えに自信がない方も多いのではないでしょうか。

せっかく面接を突破したのですから、電話でも良い印象を継続できるようスムーズに対応したいところです。

そこでこの記事では、内定電話の基本的な受け答えや返答別の伝え方についてご紹介します。

また社会人としての電話対応マナーも大切な部分をピックアップしているので、ぜひ参考にしてみてください。

いつ電話がかかってきても冷静に対応するために、大まかな流れを把握して心の準備をしておきましょう。

内定通知は電話が一般的

電話するビジネスウーマン

内定通知が来る方法は電話・メール・郵送など企業によって異なりますが、一般的には電話が多いです。

電話以外の方法で来る場合は大抵面接時に説明されるので、後で慌てないためにも覚えておきましょう。

電話がかかってくる時間帯は、9~12時までの午前中か20~21時頃の確率が高いといわれています。

このとき非通知でかけてくる企業も少なくありません。

電話が非通知を拒否する設定になっていないか、念のため確認しておきましょう。

内定電話で確認したいこと

電話と手帳

いざ内定電話がかかってきた時に慌てないよう、まずは確認したいことを準備しておきましょう。

特に大切なのは、返答する前に必ず労働条件を確認することです。

不明な部分が明らかになるまでは、企業側に確認を取ったうえで返事を保留した方がいいでしょう。

また内定電話に回答する選択肢は主に承諾・辞退・保留となりますが、保留と承諾の場合はそれぞれ確認事項があります。

今後のスムーズな対応に繋げるために、内定電話の最初のステップで必要なやり取りです。

条件は必ず確認を

電話とパソコン

内定電話で承諾すると、多くの場合入社までのスケジュールについて説明されます。

その後は内定承諾書労働条件通知書が送られてくるので、書類は必ずしっかり目を通しましょう。

説明がないときは、いつごろ届くか確認することも大切です。

合わせて書類に記された条件が面接時の説明や求人情報と異なる場合は、雇用契約を結ぶ前に採用担当者へ訊きましょう。

ちなみに内定承諾書は企業側に返送するものなので、自分用にコピーしておくと後から確認できるため安心です。

保留する場合は返答期限の確認も忘れずに

スマホとノート

すぐには決断せず内定を保留する場合、必ず返答期限を確認しましょう。

保留するのは応募者側の都合なので、まずは自分から返事ができる期日を提案し可能かどうか伺うのが原則です。

提案する期日は可能な限り早めに設定し、誠実な対応を心がけると好印象に繋がります。

期日の根拠も簡単に話しておくのがベストです。

採用担当者の印象が悪くならないよう、保留の理由を含めて丁寧に説明しましょう。

連絡日が事前にわかっているときは

スマホを操作する女性

内定電話の連絡日がある程度事前にわかっているときは、その間すぐに対応できるよう準備をしておきましょう。

一般的には、面接のときに返事期限を伝えられることが大半です。

また企業によって違いはありますが、面接終了後3~5日程度で電話がかかってきたケースが多いといわれています。

そのため大体1週間程度を目安に考えておくのが無難です。

一方企業側は優秀な人材を他の企業に取られる前に採用したいと考えるため、3日以内に連絡が来ることも充分あり得ます。

着信に気がつける状態にしておく

室内でスマホ操作

内定電話がかかってくるまでは、可能な限りいつでも着信に気がつける状態にしておきましょう。

在宅中は電話を手が届く場所に置いたり、離席した後は着信がなかったか都度チェックするのがおすすめです。

電話に出られなかったらこちらからかけ直すことになりますが、担当者は仕事中でタイミングが合わない可能性もあります。

そうしてまた企業側からかけ直す、というようなすれ違いを防ぐためにもできるだけ電話に出るのがベストです。

とはいえ学校の講義やアルバイトで出られないこともあるので、その場合は時間帯を考慮しつつ早めに折り返しましょう。

充電が切れないように気をつける

充電

面接後内定電話がかかってくるまでの期間は、携帯電話の充電が切れないよう気をつけましょう。

いざ電話がかかってきた時に話の途中で電池が切れてしまったら、担当者に迷惑がかかります。

外出中には携帯充電器があると安心です。

そして家に帰ったらこまめに充電しましょう。

年数の経っている携帯電話は要注意です。

出られないタイミングがあるなら留守電設定を

スマホを持つ女性

電話に出られないタイミングのときは、伝言メッセージを受け取れるよう留守電設定をしておきましょう。

想定される場面は学校の講義アルバイト、あるいは公共交通機関での移動中などです。

留守電設定をしておけば、企業側から連絡があったときスムーズに折り返せます。

また採用担当者は応募者が電話に出ないのではなく、理由があって出られないのだとわかるので安心できるでしょう。

当然用事が終われば電話の画面を早めにチェックし、折り返すタイミングを失わないようにしてください。

内定電話を受けたときのポイント

通話中の女性

内定電話を受けたときには、まず電話に適した環境を確保することが大切です。

そして話すトーンや伝え方に気をつけて丁寧に対応しましょう。

また採用担当者から今後の予定について重要な説明があるので、聞き逃さないための準備は整えておきたいところです。

緊張しないというのは難しくても、とにかく焦らず相手の話を聞くのがポイントです。

ここからは重要なポイントについて詳しくご紹介します。

静かな場所に移動しよう

電話をかける女性

電話を受けた場所が騒がしい場合、すぐに静かな場所へ移動しましょう。

周囲が騒がしいと、当然のことながら電話でのやり取りが困難になります。

自分が平気でも担当者は不快に感じる可能性があるので、騒がしい場所で話し続けるのは避けてください。

ちなみに場所を移動するときは、電話をしながらでも特に問題はありません。

ただし近くに適当な場所がない場合は、移動した後こちらからかけ直す旨と目安の時刻を伝えましょう。

落ち着いて明るく話そう

スマホを持っている女性

電話がかかってきたら、まずは気持ちを落ち着かせてから明るい声を意識して話しましょう。

落ち着くことで自分の話がまとまり、担当者とのやり取りがスムーズに進みます。

面接と同様に、明るくはきはきした態度が好印象です。

電話口でも笑顔で話すことを心がけましょう。

また「あのー」と語尾を伸ばしたり言葉遣いがフランクになり過ぎないよう、話し方には気をつけてください。

手元にはメモを用意しておこう

電話と勉強

電話では今後の予定など重要な説明があるので、聞き逃さないよう手元にはメモを用意しておきましょう。

外出時もペンとメモはセットで持ち歩いておくと安心です。

ただ聞いてその場では記憶していても、後から忘れていたり間違ってしまうリスクがあります。

特に内定承諾書の返送期限といった重要項目を間違えると、採用担当者に迷惑がかかり印象が悪くなるでしょう。

書くものがないときは、スピーカーにしたうえでスマートフォンのメモ機能を使うのもひとつの方法です。

大切なことは復唱確認が安心

スマートフォンのアプリ

担当者からの説明で重要な箇所は、復唱して確認すると聞き間違えのリスクがなく安心です。

例えば内定承諾書を返送するよう説明を受けたら、重要な期限を復唱確認します。

自分だけではなく双方がチェックできるため、万一担当者が言い間違ったとしてもリスクを回避できるでしょう。

後から言った言わないのトラブルを未然に防ぐ有効な手段です。

また重要なポイントを理解し確認する姿勢は、担当者の好印象にも繋がります。

すぐ出られなくても大丈夫!折り返しのポイント

タッチスクリーンの操作

学校の講義やアルバイトなど電話に出られない状況は少なからずあるので、特段気にすることはありません。

かかってきた番号がわかる場合は、自分から早目に折り返せば大丈夫です。

電話に出なかっただけでマイナスイメージにはならないので、安心してください。

折り返すときもかかってきたときと同じく、まずは落ち着いて話しましょう。

ただし電話のタイミングは気をつけるべきポイントがあるので、注意してください。

基本はすぐに折り返しを

机の上のスマホ

不在着信に気づいた時点で、基本はすぐに折り返すのが社会人としてのマナーです。

折り返さないでいると大抵企業側からかけ直してきますが、何度も不在が続くと「入社の意欲が低い人」と見られます。

焦り過ぎてもよくないですが、電波が良く静かな環境にいるなら可能な限り早めに対応した方がいいでしょう。

ちなみに折り返すときは、必ず電話をくれたことへのお礼を最初に言うのが原則です。

「先ほどは電話いただきありがとうございました」と一言添えましょう。

ただし時間帯には要注意

スマホを置いた女性

電話は早めに折り返すのが基本ですが、時間帯には要注意です。

担当者は普段通りに働きながら、大抵空いた時間に電話をかけています。

仕事の妨げにならないよう、10~12時14~16時の間がおすすめです。

特に9時~10時の始業直後や16~18時の終了間際の時間帯は、忙しいことが想定されるので避けましょう。

また社会人のマナーとして、お昼時の時間帯もNGです。

 

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内定を承諾するときの伝え方

電話で話す女性

内定を承諾するときの伝え方は、大まかにお礼・承諾の意思・今後の予定確認の順が理想的です。

承諾の意思を伝える際は、入社の意欲を一言添えると担当者に好印象を与えます。

今後の予定については大抵相手側から説明してくれますが、ないときは様子を見ながら確認するといいでしょう。

スムーズなやり取りは確認漏れを防ぎ、双方のメリットになります。

今後も入社の準備で担当者と関わることがあるので、しっかりと丁寧に対応しましょう。

まずはお礼

電話する女性

内定を告げられた際は、まず自分を選んでもらったことに対してお礼を言いましょう。

「内定をいただいてありがとうございます」というように簡単な一言で大丈夫です。

はきはきとした声で、心を込めて言うことが大切です。

メールや郵送ではなく声が伝わる電話だからこそ、担当者に感情が伝わり印象が良くなります。

承諾の意思と前向きな一言を

電話で話す女性

次に「ぜひ内定をお受けしたいと思います」と承諾の意思を伝えます。

その後に入社の意欲が伝わるような前向きな一言を添えると、担当者に良いイメージを与えられるでしょう。

例えば「早く活躍するためにも、入社日までにしっかり準備を整えておきます」というようなメッセージです。

少し緊張する場面ですが、内定いただいた感謝と自分を奮い立たせる両方の意味で重要な意味があります。

前向きな一言に相応しい感情をのせて伝えてみましょう。

今後の予定を確認

スケジュール確認

最後に、入社までの今後の予定について確認します。

大抵は担当者から説明があるので、様子を伺いましょう。

説明がないまま話が終わりそうであれば、自分のスケジュールを立てるためにも聞いておくのがおすすめです。

「差し支えなければ、しっかり準備しておきたいので今後の予定を教えていただけませんか?」と切り出してみましょう。

返答を保留するときの伝え方

ルームウェアの女性

内定の返答を保留するときの伝え方は、お礼・保留したい理由・返答期限の提示の順に話すのが理想的です。

返答を迷っているからと電話に出なかったり折り返さないといった行為は、印象が悪いので絶対にやめましょう。

保留したい理由を話せば、多くの企業は期限まで待ってくれます。

保留するケースはよくあることなので、マイナスイメージもほとんどありません。

お願いする立場なのを意識して、誠実な対応を心がけましょう。

お礼の言葉

白い電話

まずは承諾の時と同様に、内定をもらったことへのお礼を言いましょう。

保留の場合でも気後れせず、お礼を言うときは明るい声を心がけてください。

その後「申し訳ありませんが、返事については保留とさせていただくことは可能でしょうか」と切り出します。

担当者にとっては多少なりとも迷惑がかかることなので、必ず謝罪の気持ちを伝えましょう。

保留したい理由

iPhone

次に保留したい理由について、誠意をもって話しましょう。

理由で多いのは、他に希望している企業の回答待ちです。

また一度家族に相談したいと思う方もいるでしょう。

そのため例えば「現在他に2社の企業を検討していまして、結果が出てから回答させていただきたいと思います」となります。

理由は具体的に話した方が、担当者に理解してもらいやすいでしょう。

返答期限の提示

レトロな電話

最後に、自分から返答期限を提示します。

「〇月〇日までにお返事させていただきたいのですが、可能でしょうか?」というように問いかけてみましょう。

大体1週間程度が目安といわれていますが、企業によって大きく違うケースもあります。

返答が長引けばそれだけ担当者や会社に迷惑がかかるので、できるだけ早めの期限を設けるのがおすすめです。

自分の都合で保留をお願いしているということを意識して、誠実に対応しましょう。

内定を辞退するときの伝え方

黒い電話

内定辞退するときの伝え方は、お礼・辞退した理由・お詫びの言葉の順で話すのが理想的です。

内定を辞退するということは、時間を割いて対応してくれた担当者や会社に対して少なからず迷惑をかけます。

内定いただいた感謝と、申し訳ないと思う気持ちをしっかり言葉にして伝えましょう。

最後まで丁寧な対応を心がけてください。

内定へのお礼

固定電話

まずは、原則である内定へのお礼を言いましょう。

例えば「先日は内定の連絡をいただきありがとうございました」といった一言です。

内定を辞退するのは大抵保留した後になるので、こちら側からかけ直した場面を想定しています。

その後「大変申し訳ないのですが、御社への入社を辞退させていただきたく連絡いたしました」というように繋げましょう。

内定を辞退したい理由

電話をする女性

次に内定を辞退したい理由を慎重に伝えます。

「他社から内定をいただいたので」というような簡潔な内容で大丈夫です。

担当者からの心象を悪くしてしまう可能性があるので、他社を選ぶ理由まで具体的に話す必要はありません。

ただし多くの場合担当者から理由を訊かれることが想定されるため、必ず用意はしておきましょう。

そしてよく考えたうえでの判断であることを、誠実な対応で伝えるのがおすすめです。

お詫びの言葉

仕事用の電話

最後は、今一度丁寧にお詫びの言葉を言いましょう。

例文としては「貴重な時間を割いていただきながら、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした」となります。

内定に前向きだった会社に対して、特に時間と労力を費やした担当者に対して心を込めてお詫びしてください。

内定辞退のケースは少なからずあることなので、気持ちが伝われば担当者も前向きな気持ちで応援してくれるでしょう。

内定電話を受けるときのコツ

電話を受ける女性

内定電話を受けるコツは、感謝の気持ちと誠実な対応です。

辞退のケースのように伝えにくい内容でも、ふたつのポイントを心がければ担当者は納得してくれるでしょう。

また、スムーズなやり取りができるよう明るくはきはきした声で話すことも大切です。

さらに丁寧な言葉遣いをしたうえで、自分の言葉で話すと相手に気持ちが伝わりやすいでしょう。

まとめ

スマホを持つビジネスウーマン

内定電話を受けたときは、焦らず落ち着いて話すことが大切です。

面接を終えたらいつでも対応できるよう、心の準備をしておきましょう。

そしてどの返答を選んだとしても、内定をもらった感謝の気持ちは必ず担当者に伝えることが原則です。

マナーを守った電話対応が好印象に繋がるので、ぜひ実践してみてください。

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