転職活動において欠かせないのは何といっても履歴書職務経歴書の書き方です。

両者は似て非なるものであり、採用担当者は全く違うものとして見ています。

今回は転職活動で転職面接へこぎつけるための履歴書のフォーマットを解説しましょう。

テンプレートのダウンロードの方法や職務経歴書の書き方も併せて紹介致します。

Contents

履歴書の書き方

まずは履歴書の書き方について基本に立ち返って見直してみましょう。

書類審査で落ちないようにする為にはどういう点に気をつけて書くべきなのでしょうか?

志望動機は応募する企業に合わせて書く

書類

履歴書の中で特に大事なのは志望動機ですが、こちらは応募する企業に合わせて書いてください。

異なる業界・職種へ転職する場合はどのような経緯でその会社への転職を志したのかが大事になります。

特に大事なのは「なぜわざわざ自分の会社を志望したのか?」という独自の理由です。

その理由が志望動機と職務経歴書の2つから具体的に見えるように書きましょう。

手書き指定されている場合は丁寧に書く

丁寧に書く

現在では手書きではなくWordやテキストエディタなどで履歴書を書いてもいい会社が増えています。

しかし中には手書き指定の企業もありますので、その場合は丁寧な字で書いてください。

履歴書・職務経歴書の字が丁寧に書かれているかどうかでその人の人間性が評価されます。

どこに出しても恥ずかしくない字で採用担当者の印象に残るような字で書きましょう。

転職活動は書類選考の段階から既に始まっているといっても過言ではありません。

フォーマットの指定がなければ自由な形式で

フリー

特にフォーマットの指定がなければ応募者の自由な形式で書いて頂いても構いません。

しかし自由な形式で書けるからといって何を書いてもいいわけではないのです。

あくまでも履歴書・職務経歴書は相手の企業にお見せする公文書という意識を持ちましょう。

「自由」とは「自(みずか)らに由(よ)る」、即ち全ての責任が自分にあるという意味です。

自由には常に責任を伴うものなので、指定がないからこそ魅力的な書き方を考えなければいけません。

どのように書けば魅力的な文章として採用担当者の目に留まるかという視点で書いてください。

提出する日の日付で書く

日付

履歴書には日付の記入がありますが、こちらは提出する日の日付で書いてください。

そのため清書が出来上がるまでは日付を空欄にしておくといいでしょう。

しっかり推敲して書き上げ、提出できる日の日付を書くのがベストです。

また、いうまでもありませんが期日に到着するよう余裕をもって提出してください。

「必着」の場合はその期日までに書類が相手の元まで届いていなければなりません。

何事もスピード感と余裕をもって対処することが大事です。

誤字脱字があったら書き直す

誤字脱字があった場合はしっかり書き直しをした上で提出してください。

アドバイスとしては清書する前に別の紙で下書きを行うといいでしょう。

また、清書する前に下書きした文章を1度寝かせて次の日に見直すことが大事です。

そうすると完璧な文章を書いたつもりでも、意外と粗が目立つことに気づきます。

誤字脱字も含めてその粗を修正し完璧な文章へと近づけていきましょう。

何度も練り鍛えることで見違える程素敵な文章になるはずです。

履歴書テンプレートはダウンロードできる?

ダウンロード

履歴書並びに職務経歴書のテンプレートはダウンロード可能です。

履歴書はEXcel形式、職務経歴書がWord形式で書けるようになっています。

その為コンビニや文房具店などでわざわざ購入しなくてもいいのです。

また、現在ではスマートフォン及びiPhone用の作成アプリがあります。

顔写真も携帯のカメラで撮ったものを使用可能なので簡単に作成できます。

しかし、きちんとした写真を撮りたいのであればプロの方に撮ってもらいましょう。

履歴書テンプレートの選び方

それでは履歴書テンプレートの選び方について解説します。

目的別で必要なテンプレートは大体以下の通りです。

最も利用されている履歴書フォーマットは「JIS規格」

履歴書

職歴の多さ・長さをアピールしたい場合はJIS規格で定められている履歴書がおすすめです。

市販のものでもこのタイプがおすすめですが職歴が少ない方は空白が目立ちます。

従来品ということもあり、どちらかといえばベテラン向けでしょう。

逆にいえば若い女性の転職活動向きではないのかもしれません。

職務経歴書に多くを書きたい方は別のテンプレートをお勧めします。

長所や個性をアピールできるフォーマットを選ぶ場合

経歴が浅い若手女性の転職活動には長所個性をアピールするフォーマットがお勧めです。

この形式の場合学歴・経歴・資格・免許といった辺りの欄が小さく設定されています。

逆に趣味・特技や長所・短所をアピールできる構成になっているのです。

すなわちスキルや実績がまだなく人柄や熱意で勝負したい人向けといえるでしょう。

職歴は職務経歴書の方で補うことができるので、履歴書では人柄をアピールするといいかもしれません。

自己分析を徹底的に行った上で自分がどういう人間かを採用担当者に理解してもらいましょう。

職歴と志望動機をアピールできるフォーマットを選ぶ場合

職歴と志望動機を一体化させることでビジネススキルをよりアピールするフォーマットです。

人柄重視ではなくスキル・経歴重視の企業に応募するベテランの方向けといえるでしょう。

職務経歴書と合わせれば、かなり中身の充実した履歴書になることは間違いありません。

しかし、その分採用担当者のハードルも高くなるので相当な戦略が必要です。

徹底した自己分析はもちろん前職と転職先のつながりを強く持たせなければいけません。

純粋に実力で勝負したいという方はこちらのフォーマットを使ってみてください。

 

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履歴書テンプレートの選び方は基本的にこの2つ

上記の説明である程度履歴書のテンプレートの種類はご理解頂けたことでしょう。

ここでは履歴書テンプレートの選び方の基準を解説します。

経歴に自信がある人の場合

自信

経歴に自信がある人はJIS規格のものか職歴と志望動機が長いものがいいでしょう。

若い女性でもその経歴次第では若くして管理職や仕事を任せてもらえる人もいます。

そのように大きな実績を積み重ねて成果を出した方は職歴を長めに書いてください。

同種業界の場合であれば志望動機と合わせて一貫性のあるものにすることが出来るでしょう。

また、しっかり文章で言語化出来れば面接でもしっかりした説明が出来るはずです。

経歴に自信がないかまたは職歴が少ない人の場合

逆に経歴に自信がないか職歴が少ない人の場合は個性重視のフォーマットを選びましょう。

前職でいきなり大きい仕事を任される実績のある人はほんの一握りではないでしょうか。

多くの女性社員は明確なスキル・実績は若い段階だとまだありません。

そのためどうしても人柄や熱意といった若さを武器に勝負することになるかと思います。

ここで大事なことは自分の強みと弱みを徹底的に自己分析して詰めておくことです。

また、第2新卒やベンチャー企業などスキルをあまり重視しない企業を選びましょう。

企業の求める人材や方針に適したフォーマットを選ぶのもまた戦略です。

その他履歴書フォーマット

ここまでの説明でほぼ履歴書のフォーマットに関しては説明いたしました。

他にも履歴書フォーマットに関して3点補足説明をしておきましょう。

「志望動機・自己PR・趣味・特技」欄があるフォーマット

趣味

趣味・特技の欄がある場合は特に趣味のところを重視して書くといいでしょう。

志望動機・自己PRに関しては応募者の傾向が似てくるので差別化を図りにくいものです。

しかし、趣味や特技の範囲であればスキルとは別にその人の人間性を見せることができます。

面接で趣味を聞かれた時にアイスブレイクとして盛り込むといいアクセントになるでしょう。

ポイントとしてはその趣味を志望動機や自己PRとしっかり一致させてください。

それぞれの内容で書いてることが食い違っていると面接官に違和感を与えてしまいます。

「志望動機・自己PR・長所短所・健康状態」欄があるフォーマット

健康

こちらのフォーマットでは長所短所は勿論のこと健康状態に注意してください。

もし持病などがある場合はきちんと健康状態や備考欄などにしっかり記入しましょう。

特にそれが命に関わるものだったり治療が難しいものだったりすると尚更です。

不合格になりたくないからと隠していいことは何もありません。

あくまでも嘘をつかず正直に書いて受け入れてもらいましょう。

「経歴欄が広め」のフォーマット

経歴欄が広めのフォーマットの場合は仕事で得た経験などを書くといいでしょう。

小さな仕事であったとしてもそこで何かしらの成長や気づきが得られた経験があるはずです。

特に若い女性の転職では採用担当者はそうした人間的成長やドラマを知りたがります。

面接官も人間であり、決して表面上の実績やスキルだけを見ているわけではありません。

何よりもその人の奥にある熱意や人間性といった生の部分が見たいのです。

そういうエピソードを盛り込むとより魅力的な履歴書になるでしょう。

履歴書テンプレートに手書きで書く場合の注意点

手書き指定で履歴書を書く際の注意点をここでは解説します。

読みやすさに注意して書く

読みやすい

まずは「読みやすい文章」を心がけて書くようにしてください。

この場合の読みやすさとは主に文章の並びや字が丁寧で見やすいかどうかです。

文字の間隔は少し開け、また字の並びも綺麗に統一させましょう。

文字の並びに統一性がなかったり字が汚かったりすると、書類で跳ねられます。

繰り返し強調しますが、履歴書はあくまでも公文書です。

第一印象で落とされないようにする為にも読みやすさを重視しましょう。

分かりやすさに注意して書く

分かりやすい

次に文章の構成・内容を分かりやすく書くように注意してください。

まずは結論を書き、以後の文章で理由を述べて掘り下げるという構成です。

また1文は長くしすぎず50文字程度に収まるように書くといいでしょう。

履歴書で求められる文章は「上手い文章」ではなく「分かりやすい文章」です。

面接官が一目見てその内容がすんなり入るように心がけてください。

こまめに見直すこと

そしてこれが最も大切ですが、文章が出来たらこまめに見直してください

その為にも友人・知人や転職エージェントなど周りの人に出来た文章を見せてみましょう。

客観的なアドバイスはもちろん時として思いも寄らないアイデアを提供してくれることもあります。

転職活動で自分を評価するのは自分ではなく採用担当者であることを忘れてはなりません。

こまめな見直しや修正を重ねて是非とも素敵な履歴書を作り上げてください。

履歴書をメールで送る場合の注意点

企業によっては履歴書をデータファイルで送付するよう指示があるかもしれません。

ここでは履歴書をメールで送る際は以下の点に注意してください。

  • 指示があったら即座に送信する
  • 件名・ファイル名などは分かりやすくする
  • メールの文章は簡潔かつ丁寧に書く

以上のルールをしっかり遵守して履歴書をメールで送信しましょう。

それでは具体的に解説します。

証明写真の画像データの貼り付け方法

証明写真

履歴書用の写真データはプロのカメラマンからファイルをもらうようにしてください。

写真データがない場合はプリントされた写真をスキャナでデータ化して送りましょう。

コンビニなどでは安い価格でスキャンすることもできます。

また、今では履歴書アプリがあるのでスマホなどで撮影するのも1つの手です。

その場合は自撮りよりも家族などに撮ってもらってデータ化するといいでしょう。

データの保存方法

データの保存方法ですが、原本をWordで保存した後PDFとして別保存しましょう。

PDFであれば相手のPCのスペックやOSに関係なく誰でも閲覧可能です。

また、PDFはデータ容量が重くなるので場合によってはダウンロードが遅くなるかもしれません。

相手の負担も考慮してZIP形式のフォルダに圧縮して送付するといいでしょう。

ダウンロードも早くできますしファイルを開くのも早いです。

ファイル名はどうするべきか

ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」という形式にし、ZIPに圧縮する場合も「履歴書_氏名.zip」にしましょう。

とにかく大事なことはどういう書類か、そして誰の書類であるのかを明示することです。

企業によっては多数の応募者を見なければなりませんし、応募者以外にも多くのビジネスメールに目を通します。

相手の負担を少しでも減らす為の配慮と工夫が何よりも大切です。

そういう1つ1つの細やかな心配りは出来て当たり前のビジネスマナーなので慎重に行ってください。

パスワードをかけよう

パスワード

そしてこれが最も大切なことですが、必ずファイルにはパスワードをかけるようにしてください。

履歴書は住所・氏名・生年月日・職歴など大切な個人情報の塊であり、迂闊に外に漏れてはいけません。

パスワードをかけず間違って送ってしまった場合その個人情報を利用されかねないのです。

その為にもPDFないしZIPのオプションを用いてパスワードをかけ暗号化しておきましょう。

本文にきちんとパスワードを記載し、確認の上で送信してください。

履歴書を送信する場合の注意点

送信

履歴書を送信するのには当然メールマナーが必要ですが、以下のポイントに注意しましょう。

  • 指示されたら即座にメールを作成・送信する
  • 件名には名前と用件をシンプルに記入する
  • 本文は簡潔に書き添付ファイルと共に送る
  • 1通目でファイルを送信し2通目でパスワードを送る

これらの点に注意して履歴書を応募先の企業に送ってください。

履歴書は手書きとパソコン、どちらで作成すべき?

PCと手書き

手書きとパソコンのどちらがいいかというのは企業にもよるでしょう。

しかし、どちらでもいいという場合はなるべく手書きで書いて送ってください。

手書きの方がデータファイルに比べてその人の味や人間性が出やすいからです。

データファイルだと写真と文章でしかその人の味や人間性はやや出にくくなります。

デジタル時代の今だからこそアナログの手書きで作成することに意味があるのです。

履歴書と合わせて職務経歴書のフォーマットも確認

キャリア

最後に職務経歴書のフォーマットですが、こちらは以下の3つに分かれます。

  • 編年体形式(経歴を順番に説明する形式)
  • 逆編年体形式(経歴を遡って説明する形式)
  • キャリア形式(時系列ではなくスキル・業績で説明する形式)

いずれの方法でも構いませんが、こだわりがなければ編年体形式がおすすめです。

逆編年体形式やキャリア形式はよほど実績スキルのあるベテランでなければ厳しいでしょう。

まとめ

書類

いかがでしたでしょうか?

今回は女性が転職活動に使える履歴書・職務経歴書のフォーマットや書き方を説明してきました。

昔に比べるとバリエーションも増え、様々な形の履歴書・職務経歴書が作りやすくなっています。

市販で買わなくてもデータファイルで作成できる上、自分の好きなように作れるのです。

しかし、自由に作成できるからこそしっかり責任感をもって公文書として書く意識を持ちましょう。

本稿が魅力的な履歴書・職務経歴書の文書作成に役立てられれば幸いです。

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