大学事務とは、大学内で事務職として働いている人のことです。小中学校では総務や経理などオールマイティーにこなします。

対して大学事務は、学生課や国際課といったように部署に分かれることが多いのが特徴です。

ここでは、志望者が多い大学事務に採用されるためのポイントを紹介します。

仕事内容

大学を卒業して人であれば、学生と触れ合う仕事をイメージするのではないでしょうか。しかし、実際の仕事は多岐に渡ります。

学生と触れ合う大学事務として採用されたときに、関わる可能性のある仕事をみていきましょう。

学生生活支援

学生と関わる仕事です。学生をあらゆる面からサポートします。

大学試験の段階から関わっていて、大学入学共通テストや一般入試の実施、そして就活支援まで大学事務は携わるのです。

他にも、大学内でおこなう研究費用の申請や倫理審査委員会の手続きまで外部の人とやり取りをおこなうことも大学事務の役目。

さらに、海外交流が盛んな大学では、日本人学生の留学手続きや外国人留学生の入学手続きをおこなうこともあります。

大学事務と聞くと閉鎖的な空間で仕事をおこなうように感じますが、実際は外部とのやり取りも多く幅広い人と交流する機会がある職業です。

大学の運営

学生との交流が少なく、主に大学の運営に関わる仕事です。普通の企業と同じように総務や人事、広報のような仕事をします。

例えば、入学式などの式典の運営や手配、校則の制定などです。さらには、世間に大学のことをPRする広報のような仕事をすることも。

大学の運営に関わる大学事務は、簿記など経理で使える資格や事務職の経験が活きてきやすい仕事が多くみられます。

企画

少子化の影響で何年も定員割れしている大学が少なくありません。

そんな状況の大学に受験生を呼び込もうとさまざまな策を立てる大学が増えています。

例えば、高校生に向けた模擬授業、大人でも受講できる学習講座など。これらの企画も大学事務の仕事になることがあります。

世の中でなにが求められているかをいち早く察知するために、マーケティングをすることもあるとのこと。

そこで手に入れた情報を元に、授業や特別プログラムを提案することも大学事務の大切な仕事になります。
 
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志望動機のポイント

大学事務は人気が高い職種ですが求人が多くなく、倍率が高くなる傾向にあります。

大学事務として採用されやすい志望動機を紹介するので参考にしてください。

教育現場に携わりたいという気持ち

事務といっても教育機関の事務職です。教育に携わりたいという気持ちがないとなかなか採用してもらえません。

大学事務として自分がどのように教育現場に携われるのか、しっかりと答えられるようにしましょう。

近年の新卒採用では、即戦力となりそうかどうかという点もみられることが多いといいます。

企業で社会人経験がある人であれば、その経験を学生に伝えたい、といったように自分の経験を交えて答えられるとなお良いです。

なぜこの学校が良いのか

大学事務として働く場合、出身大学に応募すると採用される確率があがるといわれています。

それは、大学への理解度が高く相性も良いと思われているためです。

大学にはそれぞれタイプがあり、大学事務もそれに合った人が選ばれる傾向にあります。

出身校以外に応募するときには、大学のタイプを調べて自分の性格が合っていることをアピールしつつ、なぜ他校ではなくここがいいのかを述べましょう。

仕事を通じてどのように成長したいのか

基本的に大学は学生が成長する場ですが、自分自身が大学事務という仕事に就いてどのように成長したいのか、ということも大切になってきます。

成長意欲のない人は、一定のところまで学生の成長を手助けできたとしてもその先がありません。

学生に良い刺激を与えて、共に成長できるような人を大学側は望んでいます。

自己PRのポイント

まずはしっかりと自己分析をおこないましょう。

大学職員は、学生の自己分析を手伝っている場合もあり、生半可な自己分析では見抜かれてしまいます。

しっかり自己分析をおこなった後は、高校生向けに作られたオープンキャンパスのホームページをみてください。

通常の大学ホームページに比べて特色が分かりやすく書かれていると思います。

自己分析の結果とオープンキャンパスのホームページを見極めて、活かせる強みを中心に自己PRをすることをおすすめします。

例えば、国際化を目指している大学であれば｢留学時に挫折したことで成長できたので、この経験を学生にも伝えて留学率をあげたい｣など。

些細なことでも自己PRになり得るので、具体的にいえるように研究してください。
 
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伝え方のコツ

相手へ印象良く伝えるポイントは3つあります。1つ目は結論から話すことです。

面接は時間が限られているため、結論を述べたあとに理由を話すと分かりやすく簡潔に伝えられます。

2つ目は、なるべくゆっくり話し最後まで声が小さくならないようにすることです。

人は緊張すると早口になりやすく、自信がないと語尾がすぼんでしまいます。このような人は相手に不安を与えやすく、面接では不利な状況に。

なるべく話し方を意識して受け答えができるようにしましょう。

そして最後は抑揚をつけて話すことです。抑揚がないと気持ちが入っていないように聞こえてしまいます。

普段から抑揚をつけて話をしなれていないと難しいですが、これができているのといないのでは、受け手に与える印象が全く違ってくるのです。

志望動機の例文

今までお伝えしてきた点を盛り込みながら例文を作成しました。参考にしてください。

私は大学卒業後、3年間企業の営業事務として働いてきました。

社会人になって強く感じたことは、学生時代の経験は社会人でとても役に立つということです。

社会人では、バイトやサークルで得た些細な経験も活かせる機会があることが分かりました。

学生時代は3つバイトと大学の授業、そして友だちとの約束でスケジュールが埋まっていました。

その時に得た、スケジュール管理能力と全てをやり遂げる能力は営業事務で活かせています。

学生には無駄な経験はないということを伝え、さまざまな経験ができる場を紹介していきたいです。

そのためには、自分自身もあらゆることに目を付けて知識を増やし、学生に1つでも就職先の選択肢を与えられるようにしたいです。

自分の得た経験を混ぜつつ、大学でやりたいことを述べている例文です。

志望動機ができている人は、専門エージェントが添削をするのでご相談ください。

NGな志望動機の例

志望動機としてあげがちな、志望動機を紹介します。どちらも面接官への印象は良くないため、注意してください。

条件が良いから

大学は余程のことがない限り潰れず、不景気の影響も受けにくい職場です。

そのため、将来性や安定した給料から条件が良いという志望動機を述べる人が多くみられます。

条件が良いというのは、おそらくほとんどの人が志望動機の1つとしてあげるでしょう。ただ、面接で素直に述べてはいけません。

条件が良い大学や企業からヘッドハンティングされたら、すぐに退職してしまう印象を与えてしまうためです。

就職先を決める判断基準としての条件を比較するのは良いですが、志望動機にはしないようにしましょう。

勉強をさせてほしい

職場は勉強する場ではありません。

学べることがなくなったらすぐ転職してしまうのか？いつまでも受け身でいるのか？といったマイナスなイメージを与えてしまいます。

どうしても勉強させてほしいと伝えたい場合は、｢先輩から企画について学ばせていただきながら、1年後は自分が企画した模擬授業で多くの高校生を取り入れたい｣というように、勉強した上でどうしたいかを盛り込むことが大切です。

まとめ

大学事務についてまとめました。毎年1/4の学生が入れ替わるため、通常の企業と違いマンネリ化がしづらい大学事務。

専門職ではありませんが、さまざまなジャンルの仕事を任される可能性があるため、多くの知識を得られます。

人気が高い職種ではありますが、コツさえつかめれば他の人よりも少し有利になるはずです。
 
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