内定をもらった会社から提出が求められる内定承諾書。

内定後の書類ですが、実は書き方のマナーなどポイントもたくさんあります。

ここでは内定承諾書の書き方を解説していきます。

内定承諾書に入れる添え状や封筒を書くときに気を付けることなどもまとめています。

内定承諾書の返送時のマナーやポイントなどもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

内定承諾書とは？

内定承諾書とは、企業側が内定を出した内定者に対して送付する書類のことです。

内定をもらった内定者が企業に入社します、という意志を証明する書類となります。

就職時はもちろん、転職時にも提出を求められることがほとんどです。

企業側が内定を出した内定者が本当に会社に就職する気はあるのか、といった確認のためにも求められる書類となっています。

内定をもらった後には必要な書類となるため、書き方やポイントを学んでおくと良いでしょう。

内定承諾書を書く理由

内定を出した企業が内定承諾書を出す理由としてはいくつかあります。

まず、内定をだした内定者に入社の意志があるのか確認するためです。

いくつかの会社を併願しているケースもあるため、内定が出ても内定を辞退する人もいるでしょう。

そのため、内定を辞退せずに入社してくれるか企業が確認をするために承諾書の提出を求めるのです。

また、入社してからも企業側は採用する際にはパソコンや教育担当者など準備も必要になります。

その準備のため、入社数を把握するためにも内定承諾書で確認が必要となるのです。

内定承諾書の書き方

送られてきた内定承諾書ですが、書き方のポイントなどはあるのでしょうか？

ここでは内定承諾書の書き方について紹介していきます。

署名や住所を記載する

企業側から送付される内定承諾書には、基本的にはフォーマットが決まっているでしょう。

現住所や連絡先、署名などを記載する欄が明確にされているはずですので、該当欄に記載すると良いでしょう。

自分の情報以外にも、場合によっては家族などの保証人の署名が必要なこともあります。

その場合は両親や身内に依頼し、署名してもらうようにしましょう。

また、記載する場合には汚い字で記載すると印象も悪くなるかもしれません。

時間をかけて、丁寧な字で書くように意識してください。

内容をよく読みこんで捺印

内定承諾書には、就職してからの条件や契約内容が記載されています。

転職時に確認した条件に違いはないか、給料や就業時間など確認しておくようにしましょう。

内容に認識の違いがあれば担当者に確認をすると良いでしょう。

条件をしっかり読んで、認識に間違いがなければ必要事項に記載し捺印をします。

記入年月日なども忘れずに記載しておきましょう。

内定承諾書の添え状

内定承諾書には添え状を入れると良いといわれています。

ここでは添え状を入れる理由やポイントを解説します。

添え状を入れるのがマナー

内定承諾書が送付された場合、必要事項を記載し添え状をつけて返送するのがマナーといわれています。

添え状は返送した書類の表紙のようなものです。

日付やあて名、自分の名前などをはじめ本文や同封した書類について記載するレターとなります。

手書きでももちろん問題ありませんが、パソコンで作成して印刷したものを同封しても問題ないでしょう。

添え状があることで、企業側も誰から何が送られてきたかを明確に判断できます。

また、社会人としてのマナーもアピールできるので必ず添え状を忘れずに同封しましょう。

長くなりすぎないのがポイント

添え状には内定承諾書を同封した旨と内定のお礼、今後の抱負などを記載すると良いといわれています。

しかし、添え状に長くだらだらと記載してしまうのもよくありません。

A4 用紙のフォントで全部で5行程度に記載するようにしましょう。

内定のお礼や今後の抱負は1行程度で記載します。

最後に「下記の書類を同封しましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします」という文をいれましょう。

簡潔にまとめることで企業側も読みやすく、わかりやすい添え状となります。

気持ちがつい強くなり、長くなりがちになるので注意してください。

内定承諾書の封筒の書き方

内定承諾書の該当欄の記載と添え状が書けたら、あとは送付するだけです。

ここでは送付をする際に必要な封筒の書き方をまとめました。

A4の白封筒で送る

内定承諾書を返送する際には、封筒にいれて送付する必要があります。

企業側から指定された封筒があればもちろんそれを使って送付しましょう。

同封された封筒がない場合は自分で用意する必要があります。

封筒は茶封筒より素材がしっかりしている白封筒が良いでしょう。

小さいものではなくA4の書類を入れるようの封筒を準備してください。

また、封筒にいれる際には雨や折れ曲がったりするときのことを考えてファイルに入れて送付しましょう。

封筒やファイルはすべて100円均一ショップなどで手に入るので探してみてください。

「内定承諾書在中」の記載を忘れずに

封筒の宛名には企業の名前をしっかり記載しましょう。

基本的には縦書きで書きますが、英語名が入る企業などでは横書きで宛名を書いても問題ありません。

必要に応じて使い分けると良いでしょう。企業名は省略せずに正しい名称を記載してください。

また、封筒の宛名の横に「内定承諾書在中」と赤字で書くと良いでしょう。

企業側も担当者がすぐに判断できますし、重要な書類であることがすぐにわかります。

宛名や自分の名前を含めて、すべて丁寧な字で記載してください。

内定承諾書の返送時のマナー

内定承諾書の書き方については理解できた方も多いのではないでしょうか。

ここでは内定承諾書の返送時のマナーを紹介します。

届いてから早めに送付

内定承諾書は内定が出てから、数日以内に送付されることがほとんどです。

就職する気持ちを表すものなので、内定承諾書が送付されてから数日以内に返送するようにしましょう。

基本的に期日が決められていますが、期日がまだ先だからと余裕を持たずにすぐに返送してください。

早めに送付することで意志も表せますし、印象もよくなるかもしれません。

期日を過ぎるなどうっかりミスを防ぐことにもつながります。

内定承諾書は送付されたら、早めに返送することを覚えておきましょう。

忘れていた場合はお詫びの連絡を

ついうっかりとして、内定承諾書の返送を忘れてしまうこともあるかもしれません。

万が一、内定承諾書の返送を忘れて期日を過ぎてしまった場合にはすぐにお詫びの連絡をします。

担当者へ電話連絡をし、返送を忘れていた旨と手違いを謝罪するようにしましょう。

入社の意志がある場合にはその旨もしっかり伝え、丁寧にお詫びをしてください。

しかし、忘れることの内容に早めに返送することが一番大切です。

内定承諾書をきちんと書いてアピールしよう

内定承諾書について解説してきました。内定承諾書は、内定をもらった会社に求められる大切な書類です。

内定の意志を表す上でもかかせない書類で、マナーやポイントなどもいくつかあります。

添え状を入れたり封筒への記載ぶりなども細かいポイントがあったりするので、必ず確認するようにしてください。

内定をもらったからといって気持ちがゆるんではいけません。

内定後もしっかりとマナーを守り、転職を成功させるようにしましょう。

添え状の書き方や内定承諾書に不明点がある場合は、無料転職相談に聞いてみるのもおすすめです。

細かいことでも相談してみてください。