転職活動を進める中で、面接を辞退する場合も出てくるでしょう。

そんな時はどのように連絡したらよいでしょうか。

ここでは、面接辞退のためのメールの送り方について詳しく説明していきます。

気を付けるべきマナーや例文も載せていますのでぜひ参考にしてください。

面接辞退のメールの書き方

面接辞退のためにメールを送ることになった場合、どのような書き方をしたらよいでしょうか。

一口にメールと言っても、たった一言で簡単に済ませればいいというものではありません。

文字の情報だけで伝えなければならないため、お互いの表情や声から感情を読み取ることができません。

そのため、できる限り誤解や悪印象を与えないよう、注意して内容を考える必要があります。

画面の向こうには人間がいるということを忘れずに、誠意をもって丁寧に書くことがとても大切です。

面接を辞退する時のマナー

面接を辞退する際、その対応には気を付けるべき点がいくつかあります。

まずはどのようなマナーがあるのか確認しておきましょう。

基本的には、辞退を決めた時点で速やかに連絡を入れるのがベストです。

また、連絡なしに辞退することは社会人として避けなければなりません。

以下で詳しく見ていきましょう。

辞退を決めたらすぐに連絡しよう

辞退をしなくてはならなくなった場合は、その時点で担当者にメールを送るのが一般的なマナーです。

可能な限り早めに連絡することによって、担当者がその後のスケジュールを組み直しやすくなります。

そうすることで、担当者を始めとした応募先企業にかけてしまう迷惑を最小限に抑えることができるのです。

面接辞退することになったとはいえ、その企業の方々とどこかで再会しないとも限りません。

感情のしこりを残さないよう、最後まで誠意をもって対応しましょう。

無断で辞退はNG

余程の理由がない限り、無断で面接辞退するのは社会人として著しいマナー違反です。

面接のために準備を進めている企業側や担当者に多大な迷惑をかけてしまうことになります。

当然不採用になってしまうだけでなく、その後何らかの形で再び関係を持つことになった場合、かなりの悪印象は否めません。

例えば、身内に不幸があった場合・大病や大怪我をした場合は、その場ですぐに連絡できなくても仕方がないといえるでしょう。

この場合でも、連絡が取れるようになり次第速やかに状況を伝え、しっかりと事情を説明するようにしましょう。

面接辞退のメールを書く時のポイント

それでは、実際にメールを書く場合の手順を見ていきましょう。

それぞれどんなことに気を付けて書けばいいのか、件名・宛先・本文・締めの言葉とそれぞれ具体的にポイントを説明していきます。

「件名」を書くポイント

件名は見た人が内容をすぐに把握できるよう、短く簡潔にしましょう。

ただし「申し訳ありません」のように、本来は本文に書くべき言葉を書かないように注意しましょう。

このような件名は内容が分からないうえ、カジュアルで不躾な印象を与えてしまいます。

また、件名や送信者を見ていき、重要度が高い順にメールの中身を確認していくことも多いものです。

一目瞭然のメールにしておかないと、見落とされてしまったり後回しにされてしまう可能性があるので要注意です。

「面接辞退のご連絡　〇〇〇〇(フルネーム)」と、誰からのどんな内容のメールなのかが一目で分かる件名にしましょう。

「宛先」を書くポイント

社内メールは企業によって、1つのメールアドレスを個人で使っていたり部署全体で使っていたりと様々です。

確実に誰に宛てたメールなのかが伝わるよう、メールの冒頭には会社名・部署名・担当者名を明記しましょう。

「株式会社△△　人事部　採用担当　〇〇様」のように書きましょう。

「本文」を書くポイント

本文を書く際はあまりにも長文だと、まるで言い訳をしているかのような印象を与えてしまいます。

反対に2～3行程度と、あまりにも短い文章のメールではぶっきらぼうで失礼な印象になってしまいます。

シンプルで短い文章であり、かつ礼儀をわきまえた書き方を心がけましょう。

面接選考を辞退する旨と理由を簡潔に伝え、謝罪や感謝の意を分かりやすく伝えましょう。

「締めの言葉」を書くポイント

ビジネスメールでは締めの言葉を記すのが一般的なマナーです。

自分の言いたいことを伝えて終わりではなく、相手への気遣いを示すことが重要です。

面接辞退メールの場合は「貴社の益々のご発展を心より深くお祈り申し上げます。」などとするのがよいでしょう。

 

面接辞退をメールで送る時の注意点

メールを送る際に、内容以外にはどのようなことに気を付けたらよいでしょうか。

メールの送信時間や緊急の場合についてもご紹介します。

メールの送信は営業時間内に送ろう

メールはこちらの都合でいつでも送信できるのが利点ではありますが、面接辞退のメールは営業時間内に送るよう心がけましょう。

営業時間外に送ってしまうと、仕事がバタついている始業直後に担当者が目にすることになり、誠意が伝わりにくくなってしまいます。

同様に、終業間近の時間も担当者が時間に追われている可能性があるため、避けた方がよいでしょう。

できるだけ相手の立場に立ち、比較的余裕のある時間帯に見てもらえるよう送信時間に気を付けましょう。

緊急の場合は電話のほうが無難

面接の前日や当日に緊急で辞退することを伝える場合は、メールよりも電話で連絡した方が無難です。

メールでは担当者が忙しくて見られない場合がありますし、電話のほうが早いので、担当者がその分早くその後の対応に回れるからです。

もし、電話をかけた際に担当者が不在の場合は、いつ頃なら連絡が取れそうか確認し、改めてその時間にかけ直しましょう。

もし会社側から伝言で構わないといわれた場合は、面接辞退の旨を伝えて担当者へ伝言をお願いしましょう。

その場合は念のため、担当者宛に面接辞退のメールを送っておくことをおすすめします。

 

面接の辞退理由別の例文をチェック

ここまで見てきたメールの書き方のポイントや送り方のマナーを踏まえ、例文を見ていきましょう。

例文は辞退理由別に挙げてありますので、ご自分の状況に合わせて参考にしてください。

他社内定が出た場合

他社の内定が出た場合は下手に隠さず、正直にそのまま伝えましょう。

特に同じ業界で他社に内定が決まった場合、今後の仕事を通じて面接を辞退する企業とつながる可能性が大いにあります。

面接を辞退する企業に対してネガティブな印象を残さないよう、くれぐれも失礼のないように心がけましょう。

以下、本文の例です。

お忙しいところ失礼致します。

〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

選考の途中で誠に恐れ入りますが、他社から内定をいただき、そちらでお世話になるという決心を致しました。

つきましては、予定していた面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になり、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば、直接お詫びをすべきところですが、メールでの連絡になりましたことを、重ねて心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

企業とのミスマッチを感じた場合

十分に企業研究をしてから応募していても、選考が進むにつれてだんだんとミスマッチを感じる場合もあります。

中でも転職者に多いのは、企業から求められているスキルを自分が十分に満たしていないと感じる場合です。

この場合、無理に選考を続けて内定をもらったとしても、最終的にはお互いに「こんなはずではなかった」と後悔することになります。

応募者側がミスマッチを感じた場合はありのままを伝えましょう。

以下、本文の例です。

お忙しいところ失礼致します。

〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

選考の途中で誠に恐れ入りますが、企業理解を深めていく中で、当初描いていたイメージとの違いを大きく感じるようになりました。

自分の能力を改めて考えた結果、貴社に貢献していくことが難しいと感じました。

つきましては、予定していた面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になり、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば、直接お詫びをすべきところですが、メールでの連絡になりましたことを、重ねて心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

家庭の事情による辞退の場合

家庭の事情の場合は、その名の通りプライベートなことが含まれるので、事細かに報告する必要はありません。

しかし、選考を途中で辞退することに対するお詫びの気持ちが十分に伝わるようにしましょう。

以下、本文の例です。

お忙しいところ失礼致します。

〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

選考の途中で誠に恐れ入りますが、家庭の事情により、就業することが困難な状況になってしまいました。

つきましては、予定していた面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しいところ貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になり、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば、直接お詫びをすべきところですが、メールでの連絡になりましたことを、重ねて心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

面接辞退のメールに返信が届いたらどうする?

面接辞退を伝えるメールに、企業側から返信があった際は、基本的にはその時点で対応は終了になります。

そのため、返信をしなくても特に問題はありません。

もし返信をしたい場合には、以下のようなメールの書き方が適しています。

この際も、採用担当者の貴重な時間をできる限り割かせないよう、簡潔なメールを送るように配慮しましょう。

以下、本文の例です。

お忙しいところ、ご丁寧にお返事をいただきまして、誠にありがとうございます。

この度は、多大なご迷惑をおかけしまして大変申し訳ございません。

またご縁がありましたら、その際は宜しくお願い致します。

 

辞退理由を聞かれた時の答え方は?

もし面接辞退の理由を突っ込んで聞かれたらどのように答えたらよいのでしょう。

あまり正直に話しすぎていいものか悩んでしまう部分でもあります。

いくつか返答例を挙げていますので、あてはまるものがあるかどうか参考にしてみてください。

「一身上の都合の場合」

企業自体にあまり魅力を感じなかったり、雰囲気に不安を感じたりした場合、それを表に出すのは避けましょう。

あくまでも自分に原因があるという姿勢でお詫びをした方が心証がよくなります。

「自らの適性を考えた結果、御社のお役に立つことが難しいと感じたため」

「前回の面接で伺った業務内容によると、私のキャリアでは不十分であると感じたため」

「当初の想定業務よりも担当範囲を広く感じ、私としては、今後はより専門性を重視した働き方をしたいと考えているため」

以上のように、自分が力不足である、もしくは方向性が違うということを伝えましょう。

他社内定が出た場合

他社から内定が出ている場合はそのことを伝えて構いませんが、社名まで明かさないよう注意しましょう。

「別の企業から内定をいただき、自分の適正をよく考えた結果、その企業に入社する意思を固めたため」

このような伝え方で十分です。

 

面接辞退した後は取り下げられないことを意識しよう

1度でも面接を辞退してしまうと、「また受けたい」と思っても、再び企業に面接のスケジュールを組んでもらうことは非常に困難です。

原則として辞退は取り下げられないということをしっかり念頭においておきましょう。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

転職エージェントは、「仕事がうまくいかない」「やりがいを感じられない」「ハローワークは行きづらい」といった悩みを受け付けています。

また「自分が持っているスキルはどういったものがあるのか」などの初歩的な相談をしてももちろん構いません。

何を相談したらいいか分からない人でも、利用しやすい相談機関になっています。

転職エージェントは、転職活動に必要な書類作成や面談対策などの相談も受け付けています。

より納得のいく相談結果を得たい人は、複数の転職エージェントに相談するのがおすすめです。

これにより、転職の悩みをより早く解決できるというメリットがあります。

また、より多くの求人案件から選ぶことができるので、転職先の幅が広がります。

転職エージェントは無料で活用できるので、ぜひ転職活動に取り入れて効率よく活動を進めましょう。

まとめ

面接辞退のメールを送る際は、決まった型に従って文面を作るとよいでしょう。

メールは営業時間内に送るようにし、もし緊急の場合は先に電話で連絡するほうが確実です。

辞退の理由などは長々と述べずに簡潔に切り上げ、丁寧に謝罪と感謝の言葉を述べましょう。

また、一度辞退したら取り下げることはできませんので、慎重に考えて結論を出してください。