事務職と一言でいっても、その中には様々な職種が分かれます。

その中には「総務事務」と呼ばれる仕事があるのをご存知でしょうか?

そもそも総務部の仕事がどんなものかすら知らない人が多いかもしれません。

果たして若い女性が未経験で総務事務に転職することは可能なのでしょうか?

今回の記事はこの疑問に焦点を当て、やりがいやメリットを解説します。

また適性やおすすめの資格なども併せて紹介するので参考にしてください。

総務事務に未経験で転職するポイントを解説

総務事務

総務事務の仕事を解説する前に、事務職へ転職する意味について解説しましょう。

多くの人が勘違いしがちなのが「事務職は未経験者だから無理」という思い込みです。

特にスキルや経験が十分にない20代女性はそういう後ろ向きの考えを持つ傾向があります。

しかし、事務職に限らずどんな職種も20代で大きな成果を出すことはまずありません。

転職する20代の多くが未経験で転職することになるという条件は同じなのです。

よほど優秀な人や同職種でキャリアを積んでいる人は別ですが、それはごく一部です。

寧ろ異職種へ転職することで全く違う世界を経験できると前向きに捉えてください。

未経験でも総事務職に転職できる

初心者

総務事務という名前を聞いて多くの人が持つ仕事内容の印象はどのようなものでしょうか?

よくいえば「マルチタスク」、悪くいえば「雑用」というのが大雑把なイメージでしょう。

確かにそのイメージでは間違いありませんし、だからこそ「難しい」と思われがちです。

複数の仕事を同時にこなす器用さやセンスが求められるので、経験がないと難しいと思ってしまいます。

しかしそれは大きな間違いであり、総務事務の仕事には経験者でなくとも転職が可能です。

採用担当者は決して表面上の実務経験だけを見て採用を決める訳ではありません。

あくまでも「この人と一緒に仕事したい」と思えるかどうかが大事なのです。

スキル・経験以前の問題として人間性やフィーリング・相性をきちんと見ています。

そうしたものを総合的に評価して採用を決めるということを肝に銘じてください。

 
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企業が求める人材は?

事務職

それでは企業・会社が総務事務に求める人材はどういう人たちでしょうか?

いくつかポイントはありますが、具体的に挙げると以下の通りです。

  • 幅広い分野の業務に対応できる人(マルチタスクが可能な人)
  • 明るく前向きに対応できる人(感謝と謙虚さを持って取り組める人)
  • パソコンスキルがある人(Word・Excel・PowerPointなど)

特に大事な要素は真ん中にある「明るく前向きに対応できる人」でしょう。

誤解を恐れずいえば、マルチタスクとパソコンスキルは入社後でも習得可能です。

少しずつ覚えていけばいいのですから、努力次第で何とかなります。

しかし、明るさや前向きさは転職者自身の先天的な人間性が大きいでしょう。

まずこの感謝と謙虚さを持って人を支える姿勢こそが総務事務のエッセンスです。

会社内での総務の位置づけを理解する

総務事務の仕事内容を解説する前に会社内での総務の位置付けを理解しましょう。

果たして総務部とは何のために存在しているのでしょうか?

社員が快適に仕事をするためのサポート

サポート

まず全体の位置付けは他の部署の社員が快適に仕事をできるようにするサポート役です。

総務事務ほど「縁の下の力持ち」という言葉が似合う職種もなかなかないでしょう。

その業務内容は多岐に渡りますが、大まかに以下の4種類に分けられます。

  1. 会社で使用される物品のファイリング管理
  2. オフィス・建物の設備そのものの管理
  3. 株主総会の企画運営のサポート
  4. 社内イベントの企画運営

他の部署の方々が手が回らないところを手厚くフォローするのが役目です。

1つ目と2つ目の仕事に関してはそんなに大きな業務ではないかもしれません。

しかしその細かいサポート・フォローの積み重ねが土壇場で生きてきます。

備品が整理整頓されていなかったり、空調機が壊れているといい仕事はできないでしょう。

生産性の高い仕事は常に綺麗な職場環境から生まれてくるものです。

その環境を自分から先頭に立って作るのが総務事務の役割になります。

冠婚葬祭・トラブルへの対応

トラブルへの対応

2つ目に、これはややイレギュラーな仕事ですが冠婚葬祭やトラブルへの対応です。

これは社内外を問わず総務事務が先頭に立って運営しなければなりません。

取引先や懇意にしているお客様の慶弔事がある場合日程調整や必要な備品を揃えます。

社内での不幸があった場合社葬が行なわれることがあるので、その運営のサポートも行うのです。

また社内外を問わず緊急のトラブル発生があった時にも総務事務が対応しなければなりません。

落し物や忘れ物、また人事に関する不祥事など細かいフォローを徹底して行います。

 

ワンポイント
総務事務のキーワードは「塵も積もれば山となる」「縁の下の力持ち」である。

総務事務のやりがいを紹介

そんな多種多様な業務をこなす総務事務のやりがいを紹介します。

複数の部署の架け橋となれる

複数の部署

1つ目が営業部や人事部・企画部などあらゆる部署の架け橋になれることです。

特に規模が大きい会社や事業は部署ごとに派閥やグループができます。

そのためどうしても仲のいい社員同士で固まってしまいがちです。

総務事務はその点どの部署に対してもフラットに仲良くすることができます。

飲み会などでは率先してあちこちの席に回ることも多いでしょう。

そのため様々な部署の人との関係性を円滑にしやすいのです。

会社全体の問題に気付きやすい

2つ目に会社全体の問題に気付きやすいということです。

職場環境の整理整頓だけではなく、勤怠や業務の生産性・情報共有も含まれます。

そのため細かい社員の悩みや心情に寄り添ってあげることもできるのです。

そうした会社全体の問題を一歩引いたところから俯瞰で見ることができます。

どうしても部署内で見過ごされがちな業務上の問題が出るのです。

時には憎まれ役を買って出ることになるので嫌われることもあるでしょう。

しかしその役目があるからこそ組織全体が慢心することなく向上していけるのです。

様々な人に感謝してもらえる

感謝される女性

そして3つ目に様々な人に感謝してもらえることではないでしょうか。

社内の人たちはもちろん訪問に来た社外の方々にも感謝されます。

お客様や取引先に対して気持ちよく挨拶するだけでも雰囲気が異なるのです。

社内業務がメインですが、同時に会社の「」にして「象徴」でもあります。

だからこそ苦労が多くともそれが「感謝」という形で報われるのです。

とても温かい人柄の部署であることがこれらのやりがいから伺えます。

 

ワンポイント
・社内全体を俯瞰で見通すことができる
・社内のみならず社外の人たちも幸せにする

 

 

総務事務のメリットを紹介

こうしたやりがいとともに総務事務では大きなメリットが得られます。

はたして総務事務にはどのような利益があるのでしょうか?

未経験からでも始めやすい

未経験に教える女性

まず1つ目に未経験からでも始めやすい仕事であるということです。

上記したように総務事務が行う業務は多岐に渡るので「大変そう」とお思いでしょう。

しかし1つ1つの業務はそんなに難しいものではありません。

一見難しそうな運営やトラブの対応なども細かく親切に教えてもらえます。

そのため未経験であっても部署の人たちがしっかりと育ててくれるのです。

シビアな部署が多い中で総務事務はとても大らかな人材育成といえるでしょう。

基本的なビジネスマナーが身につく

2つ目に基本的なビジネスマナーを身につけることができるというメリットです。

基本的なビジネスマナーというと「できて当たり前」と思われるかもしれません。

しかし、その「できて当たり前」のことは意外とないがしろにされがちです。

出世すればするほど上ばかり見て足元が疎かになることも少なからずあります。

そのような油断・慢心を諌め常に初心を忘れないでいることができるのです。

基礎基本に忠実であることこそが最も難しく最も尊いことではないでしょうか。

その心構えと行動を身につければどこに出しても恥ずかしくない人材になれます。

PCスキルが身につく

PCスキル

そして3つ目に事務職に必須の基本的なPCスキルが身につくということです。

物の管理の中にはデータ入力や文書作成・見積書・請求書も含まれます。

また企画会議や運営にはPowerPointの使用が欠かせません。

基本的なPCスキルを身につけておくと別の企業でも大きな強みとなるでしょう。

今はどの企業に転職してもIT化による業務の効率化が求められます。

今後ますます高まる需要や将来性を鑑みても非常に大きなメリットです。

 

ワンポイント
・基礎基本をとにかく徹底することで初心を忘れずにいられる
・将来性や需要も高くどこに出しても恥ずかしくない人材になれる

総務事務に向いている人

それでは総務事務に向いている人はどのような人材なのでしょうか?

上記して来たこと以外の観点から解説します。

スケジュール管理能力がある

1つ目にスケジュール管理能力がある人が向いています。

上記したように総務事務は会社全体を見渡すのが役割であり使命です。

そのためには全部署のスケジュールを把握・管理できなければなりません。

そのスケジュールを基に仕事の段取りや自分の立ち位置が割り出されます。

分刻みでの細かいスケジュール調整が要求されるでしょう。

逆にいうと時間やスケジュールにこだわらない人には向いていません。

そういう繊細さがまずこの仕事には要求されると思ってください。

コミュニケーション能力がある人

コミュニケーション

2つ目に誰とでも話すことができるコミュニケーション能力がある人です。

総務事務はあらゆる職種の中でも社内の様々な人と接する機会が多くなります。

そうなると自分から話しかけて相手の懐に入る必要があるのです。

どの部署の社員に対しても臆することなく話しかけるようにしましょう。

多少気難しい人もいますが、そういう人も親身に話す内に打ち解けられます。

人に話しかけられるのを待つのではなく自分から積極的に話しかけてください。

それが苦手で黙々と作業に集中したい人にはあまり向きません。

デスクワークが苦にならない人

デスクワーク

そして3つ目にとても地味なデスクワークが苦にならない人です。

総務に限らず事務職は基本的に単調な作業を繰り返すことになります。

その作業の繰り返しを行う精神力忍耐力が総務事務には求められるのです。

逆にいえばフットワークが軽く、挑戦や変化・刺激を求める人には向いていません。

そういう人は営業や企画など発想力や挑戦心が求められる部署へ転職しましょう。

何事も適材適所という言葉通り、自分の適性を見極めて動くことが大事です。

 

ワンポイント
とにかく「支える」側に回れる人が総務事務に向いている。

総務事務の転職におすすめの資格

総務事務

それでは総務事務の転職にオススメの資格を2つ程紹介いたしましょう。

簿記

まず1つ目が日商簿記であり、2級〜1級を取得しておくと転職に有利です。

日商簿記というと経理事務だけが必要なスキルと思われるかもしれません。

しかし在庫管理や予算のやり繰りを総務事務が担うこともあります。

特に社内イベントの企画や運営は全般的に総務が担当するものです。

だからこそ日商簿記を取得しておくと、いろんな転職に応用が利きます

数字に強い人はどこの企業・業種に勤めたとしても強いのです。

将来性を考えても取得しておいて損はない資格ではないでしょうか。

MOS

MOS取得した女性

2つ目がPCスキルを証明するMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)です。

基礎的なスキルの証明としては認知度も高く転職で有利に働きます。

未経験者の場合特にこの資格があるかないかで採用率に大きく影響するでしょう。

もしPCを使った仕事の経験がないのであれば、勉強して取得しておいてください。

最低限のPCスキルがないと入社後に大きな苦労が待っています。

普段から使い慣れているからいいというものではなく、スキルは資格として形にしましょう。

転職のことなら転職エージェントに相談しよう

転職エージェント

総務事務に限らず、転職活動には何かと悩みや迷いが付き物です。

その不安を払拭するためにも是非転職エージェントに登録・相談してください。

総務事務に未経験で転職するためのノウハウやアドバイスを教えてもらえます。

また表には出回っていない非公開の求人情報も得ることができるのです。

市場価値を客観的に判断した上で最適な企業を紹介してくれます。

1人だと何かと心細い転職活動もエージェントの力を借りることで乗り越えられるでしょう。

憧れの企業へ入社し、素敵な総務事務としてのキャリアを形成してください。

 
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まとめ

総務事務

いかがでしたか?

今回は女性が総務事務に未経験で転職するポイントを解説してまいりました。

総務事務はこのように業務内容が多岐に渡り、段取りも非常に細かい仕事です。

何より他の部署を献身的に支えることができるかどうかにかかっています。

非常に大変な仕事ですが、その分やりがいもあり得られるスキル・経験は大きいでしょう。

総務事務として得た知識や心構えはどの業界・職種でも通用する普遍的な資質です。

感謝と謙虚さ、そして貢献を忘れずに素敵な総務事務になってください。

本稿が少しでも総務事務の転職に役立てば幸いです。

転職成功への近道は自分にあった転職サイトを見つけること!


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