総務事務は表立って目立つ仕事ではありませんが会社にとって大切な存在です。

今回はそんな総務事務の仕事内容ややりがりについてご紹介します。

未経験で総務事務を目指したいという女性も必見です。

総務事務の仕事内容を解説

書類をもつ女性

事務職の1つである総務事務はどのような仕事をしているのでしょうか。

総務事務は表立って目立つ存在ではありませんが会社に欠かせない縁の下の力持ちです。

それでは総務事務の仕事内容を見ていきましょう。

「備品」の管理

オフィスのコピー機

会社には多くの備品があり総務事務が管理しています。

備品とは社員が使うボールペン・付箋・ファイルといった文房具類を思う浮かべる人も多いのではないでしょうか。

総務事務はそういった細かな備品を始め、椅子や机といったオフィス家具の管理も行います。

またコピー機やパソコンのような機器の管理も総務事務の仕事の1つです。

機械に異常がないかを点検したり故障・メンテナンスの際は業者に立ち会うこともあります。

「施設」の管理

総務事務は会社の「施設」の管理も行っています。

施設の管理といわれると壮大で難しいイメージをもつ人もいるでしょう。

総務事務が仕事として管理するのは空調・防災機器・エレベーター・照明といったものです。

これらは社員が安心・安全に仕事をするために必要なものです。

日々の点検だけでなく異常があれば業者に修理依頼の連絡をするのが総務事務の仕事です。

また頻度としては多くありませんがオフィス移転する時は総務事務がスケジュールを立てることが多いです。

引っ越し業者の手配や必要な物品の準備などを行うのです。

書類の作成

会社のマニュアル・報告書・契約書といった書類作成も総務事務の仕事です。

総務事務がマニュアルなどを考えるというわけではありません。

他部署の依頼によって書類を作成することになります。

またどの部署の管轄かあいまいなものが総務事務に回ってくることもあるでしょう。

一般事務の業務を総務事務が行う会社もあります。

会社行事や社内イベントの企画

総務事務の仕事内容の1つに会社行事や社内イベントの企画があります。

会社の大きなイベントの中には1年に1回の株主総会があります。

株主総会の内容自体を考えるわけではありませんが会場のセッティングや案内を総務事務が担うことが多いのです。

また社員旅行や新人研修などを総務事務が企画する会社も。

宿泊先や移動手段の手配をしたりスケジュールを立てたり何かと仕事がたくさんあります。

電話やメール対応業務

電話応対

会社あての電話はまず総務部につながるという会社が多いです。

そのため総務事務がその電話対応をすることになります。

そして必要に応じて担当の部署に電話をつなぐのです。

会社あてに送信されたメールもまずは総務部がチェックすることもあります。

総務部が対応するのか他の部署に連絡をするのかといった対応も必要です。

また総務事務は他の仕事をしながら電話・メール対応をする場合もあるでしょう。

 

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総務事務に向いている女性の特徴は?

笑顔の女性

表立って目立つ仕事ではありませんが会社にとって欠かせない存在の総務事務。

そんな総務事務はどのような人が向いているのかをご紹介します。

人のために動くことにやりがいを感じる

総務事務は社員が安全・快適に仕事ができるようにしなければなりません。

備品や施設管理という仕事内容からもそれがわかりますね。

備品の管理は日々チェックしてなくならないうちに発注しておけば社員が困ることはありません。

自分ではなく他の社員がスムーズに仕事ができるサポートをしているということになります。

また書類作成の仕事は他の部署の補助で行うことも多いです。

そこで「人の手伝いなんて…」と思わず誰かのために仕事ができることにやりがいを感じる女性が総務事務に向いているのです。

ルールを決めたり物事を整理するのが得意

ルールを決めたり物事を整理するのが得意な女性も総務事務に向いています。

会社の縁の下の力持ちだけどルールを決めるの?と思う人もいるでしょう。

例えば備品の管理を任された時に自分の中でルールを決めることで効率化を図ることができます。

備品のチェックをどうするか、何がいくつになったら発注するかといったルールを決めるのです。

また会社の様々な仕事を請け負う総務事務は業務が煩雑になることもあるでしょう。

そういった業務内容を整理したり優先順位を立てて臨機応変に対応することも必要です。

そのため物事を整理することが得意な女性が向いている仕事なのです。

 

ワンポイント
総務事務は人のために動くことや物事を整理するのが得意な人に向いている。

総務事務は未経験でも目指せる

初心者マークを持つ女性

総務事務に転職したいけど未経験でも大丈夫?と思う人もいるのではないでしょうか。

オフィスワークをしたことがない女性や事務職の経験がない場合は不安になる人もいるはずです。

しかしそんな未経験の方でも総務事務の転職を目指すことはできます。

総務事務の仕事は必ず必要なスキルや資格がありません。

そのため「未経験可」「未経験歓迎」としている求人も多いのです。

しかし気をつけたいのが総務事務の求人があまり多くはないということです。

会社によっては一般事務や経理事務の仕事を兼任することもあります。

総務事務として転職者を募集するのではなく社内移動ということも多いでしょう。

未経験でも転職を目指せるものの求人がなかなか見つからず難易度が高く見えることがあるのです。

 

ワンポイント
 未経験で総務事務を目指す人は「未経験可」「未経験歓迎」の求人に応募しよう。
 

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総務事務に求められるスキル

ひらめき

総務事務の仕事は絶対にこの資格がないとできないというものはありません。

しかし会社の中の様々な業務を行うため必要とされるスキルはあります。

ここでは総務事務に求められるスキルについてご紹介します。

基本的なPCスキル

パソコン作業をする女性

書類の作成や備品の管理も総務事務の仕事の1つです。

総務事務にはこれらの仕事で必要な基本的なPCスキルが求められます。

多くの会社のPCで使用されるのがMicrosoft製品のWord・Excel・PowerPointです。

書類作成にはWordやPowerPointを用いることが多いでしょう。

また備品の管理はExcelを使えば効率よく業務を行うことができます。

情報処理スキル

総務事務はあらゆる情報を整理することもあります。

この時情報処理スキルがあれば効率よく仕事ができるでしょう。

先ほど総務事務の仕事内容で書類の作成をお伝えしました。

総務事務は他部署からの依頼で資料作成を行うこともあります。

そんな時に情報処理のスキルがあればきっと頼りにされることでしょう。

総務事務の仕事のやりがい

やりがいを感じる女性

会社のサポート役なのが総務事務の仕事です。

やりがいを感じて仕事をしている総務事務の女性も多いでしょう。

そんな総務事務の仕事のやりがいをご紹介します。

会社の組織全体に関わることができる

総務事務は会社のサポート役なのであらゆる部署と仕事をすることになります。

そのため会社の組織全体に関わることができるのです。

組織全体に関わるという意識は会社の一員としてのやりがいになるでしょう。

また他の部署の社員と接する機会があるというのは自分の学びにもつながります。

人をサポートする喜びがある

supportの文字と女性の手

人をサポートする喜びがあるということも総務事務の仕事のやりがいの1つです。

先ほど総務事務に向いている女性のところで「人のために動くことにやりがいを感じる」とご紹介しました。

自分が表立って何かをすることを望む人もいます。

そして誰かのためにサポート役に回ることにやりがいを感じる人もいるのです。

総務事務の仕事は営業職のように結果が数字にあらわれるわけではありません。

しかし自分が行ったことで他の社員が気持ちよく仕事ができたり効率化を図ることにつながります。

そんな人のサポートができるという喜びが総務事務の仕事にはあるのです。

 

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総務事務のメリット

メリット

総務事務の仕事内容を見ると会社の中でいろいろな業務を任されることがわかります。

そんな総務事務ですがどのようなメリットがあるのでしょうか。

総務事務として働くことで得られるメリットをご紹介します。

コミュニケーション能力が向上する

総務事務のメリットの1つにコミュニケーション能力の向上があります。

営業職のように取引先や顧客とのやりとりがあるわけじゃないのになぜ?と思う人もいるでしょう。

確かに総務事務は他の部署のように業務上で他社との取引があるわけではありません。

しかし先ほどお伝えしたように会社あての電話は総務事務が対応することが多いです。

また社員の要望を聞いたり書類作成・イベント企画などでやりとりをすることもあります。

取引はないものの社内外の人と接する機会は多く相手に合わせた会話も必要です。

そのため総務事務の仕事をしていくうちにコミュニケーション能力が向上するのです。

会社運営に欠かせない知識が身につく

会社運営に必要な知識が身につくというメリットもあります。

事務職なのにどうして会社運営の知識が身につくの?と思う人もいるでしょう。

それは先ほど総務事務の仕事内容のところでお伝えしたように書類作成やイベント企画に関わっているからです。

書類作成の中には会社の運営に必要な資料や規則の作成ということもあります。

また株主総会の資料作成や会場の準備に関わることもあるでしょう。

これらは他の部署ではなかなか経験できないことです。

そして総務事務は人事部や労務部と関わる機会もあります。

最初は知識がなくても仕事をしていくうちに法律に関する専門知識も身につけることができます。

 

ワンポイント
 総務事務の仕事はコミュニケーション能力や会社運営の知識を身につけることができる。

総務事務のデメリット

デメリット

仕事にはメリットもあればデメリットもあるものです。

それでは総務事務の仕事のデメリットを見ていきましょう。

  • 成果や実績が見えにくい
  • 社員からクレームを受けることがある
  • コツコツと進めないといけない業務も多い

まず総務事務のデメリットの中でもよくあげられるのが成果や実績が見えにくいというものです。

サポート役である総務事務の仕事は成果を数値化することが難しいです。

そのため自分がどの程度仕事ができているのか、どのような成果をあげたのかがわかりにくいのです。

しかし総務事務の仕事の評価はあいまいなわけではありません。

例えば書類作成の場合は完成した書類の精度やスピードで評価されます。

備品管理の面ではあまりに足りないものが多ければ総務事務としての評価が下がることになるでしょう。

そして総務事務は同じ会社の社員からクレームを受けることがあります。

備品の管理ができていない、頼んだ仕事が進んでいないといったことがクレームにつながる可能性があるのです。

また総務事務の仕事はルーティン業務も多いのでコツコツと進める必要があります。

計画性をもって地道に仕事をするのが苦手という人には辛く感じることもあるでしょう。

 

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総務事務の1日の流れをチェック

チェック

総務事務は様々な仕事をこなすことになります。

それでは総務事務の1日の流れをチェックしていきましょう。

  • 8:30 出勤(1日の業務の確認・メールチェック)
  • 9:00 備品のチェックと発注・設備のチェック
  • 11:00 電話対応
  • 12:00 お昼休憩
  • 13:00 他部署の社員と資料作成の打ち合わせ
  • 15:00 電話対応をしながら資料作成
  • 17:00 書類整理や翌日の業務の確認
  • 17:30 退勤

ルーティン業務としての備品・設備チェックはもちろんのこと電話対応も行っています。

そして他部署からの依頼があれば書類作成にも関わることになります。

総務事務はある程度自分でスケジュールを立てて進められることも多いです。

突発的なトラブルなどがなければ残業もあまりないでしょう。

 

ワンポイント
 総務事務の仕事は自分で計画を立てて進めることができる。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

悩む女性

未経験だけど総務事務に転職したいという人も多いのではないでしょうか。

しかしオフィスワークをしたことがない、事務職は初めてとなると不安になってしまいますね。

また総務事務は未経験でも転職できるものの求人が多いというわけではありません。

そんな転職の不安や悩みは転職エージェントに相談することをおすすめします。

事務職は未経験でも今までの経験で活かせるものはあるはずです。

その経験を転職活動でどのようにアピールするかが大切なのです。

転職相談に登録して転職エージェントに相談してみましょう。

 

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まとめ

女性、仕事

今回は総務事務の仕事内容ややりがいについてご紹介しました。

総務事務の仕事内容を見ていくと会社のサポート役だということがわかります。

誰かのために動くのが好きな人・やりがいを感じる人に向いている仕事です。

総務事務は未経験でも転職を目指すことができます。

転職相談に登録して転職を成功させましょう。

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