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転職活動の際に必須となる履歴書と職務経歴書についての特集です。
一見して同じような内容を書くイメージながら、実際の役割には違いがあります。
履歴書と職務経歴書の違いと、作成する際に気をつけたいポイントについて解説していきます。
Contents
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履歴書と職務経歴書の使い分け方
転職では、履歴書と職務経歴書の両方の提出を求めてくるのが普通です。
現在ではこの2つの書類が必須であり大きな役割を持っているといえるでしょう。
履歴書と職務経歴書の書き方次第で、書類選考通過をするかどうかが決まり、やがて面接を行う際にも重要な役割を果たします。
では、履歴書と職務経歴書を書く際の違いや、転職成功のために気をつけておくべきポイントはなんでしょうか？
今回は、転職活動を始める前に知っておきたい履歴書と職務経歴書の役割の違いや書き方を解説していきます。
履歴書と職務経歴書の役割
なぜ企業は、わざわざ類似したような書類を2通も応募者に書かせるのでしょうか？
履歴書と職務経歴書の2つの書類には各々に役割があるからです。履歴書では、採用担当者が応募者のプロフィールを確認する意味があります。
一方、職務経歴書は過去に行なってきた業務経験とスキルを確認するための書類です。ではさらに詳しく各書類について解説していきましょう。
「履歴書」の役割
履歴書とは、自分の今までの人生の略歴を記入する書類です。一般的には定型フォーマットになっていて、その1枚の中で自分の情報を伝えるために用います。
記入方式もほぼ決まっていて、用紙自体も市販されているので全国共通な内容といえます。
現住所・連絡先などの基本プロフィール・職歴だけではなく学歴や趣味・特技についても記入するのが決まりです。
「職務経歴書」の役割
職務経歴書とは、自分がこれから何ができる人材なのかアピールするための書類です。
A4サイズ1～2枚で記入するのが一般的とされています。
主に過去の業務経験を中心に、入社後に活かせる知識・スキルなどをアピールする内容を記入する用紙です。
ただし書式についてはとくに決まりがなく、自由度が高いのも特徴です。
履歴書と職務経歴書で書く内容の違い
履歴書と職務経歴書は類似しているようでいて、細かい記入方法には違いがあります。
履歴書は凡庸性が高いこともあり、一般的な学歴や職歴・連絡先などのプロフィールを中心に記入します。
しかし職務経歴書には、今までのキャリアを通じて自分のアピールすべきポイントを中心に記入すると思えばよいでしょう。
では、さらに詳しく各書類の書き方の違いについて述べていきます。
履歴書は決まった内容を書く必要がある
履歴書はフォーマットが一定になっています。多少の変動はあるにしても、必ずその書式に沿って記入することが常識です。
履歴書にある項目としては、住所・氏名・連絡先・本籍所在地・学歴と職歴欄があり、入学卒業年や入退社日などを事実に基づいて記入します。
応募者当人の基本事項や緊急連絡先などの活用とともに、採用後に保管する義務があります。
職務経歴書は書類選考を合格するための内容を書こう
職務経歴書は、今までの実績や経験やスキルについてを応募先企業に知らせる意味があります。履歴書の職歴欄の情報へさらに加えていくような感覚です。
あくまでも採用試験を通過させるための特別アイテムとして記入するものだと考えてよいでしょう。
応募先企業によっては提出を必要としない場合もありますが、現在はほぼ履歴書と一緒に提出することが多いものと思っておくべきです。
職務経歴書では、担当した職務の詳細・実際の成果・得たスキル・資格などについて、自分なりにアレンジをしながら強調することが可能です。
そのため、職務経歴書の書式には決まりはなく自由な点が特徴です。
詳しく書きながら、採用担当者への配慮とアピールをするために工夫した書き方をするほうがよいでしょう。
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履歴書と職務経歴書を書く量の違い
履歴書と職務経歴書は、似ているようでいて意外と違いが生じています。その中でも記入する分量についても差があることが特徴です。
履歴書に書く内容はある程度フォーマット化されていますが、職務経歴書は自由形式なので、多少は書く分量を考えておく必要があります。
履歴書はJIS規格のものが一般的
履歴書の書式については、すでにJIS規格で定められている市販のものがあるので、それを使用すれば問題ありません。
原則としてはA4またはB5サイズです。また、両面式になっているので、表裏2枚に分けて印刷したものを提出してもよいことになっています。
その際は２枚をクリップで留めるなどの補助をしておきましょう。できれば文具店などで普通に市販されているものを使うほうが無難だといえるでしょう。
職務経歴書は2枚以内に収めよう
職務経歴書は、履歴書と違って特に書式についての決まりがありません。自分なりに自由形式で書いて提出しても構わないことになっています。
実際には枚数について制限のルールも設けてはいません。ただし、採用担当者側のことを考慮した場合、最適な枚数はA4サイズ2枚だとされています。
職務経歴書を書く目的は、採用担当者へ好印象を与えて面接に呼んで会ってみたいと思わせることです。
そのためには多岐にわたった自分の情報を簡潔にまとめておく必要があります。読みやすく魅力のある書類作成をすることがポイントです。
職務経歴書はA4サイズ2枚までが標準的で読みやすい分量といえます。
履歴書の作成の仕方
履歴書を記入する際には所定のフォーマットに従って項目を埋めていくだけなので、書き方そのものについては特別に難しいことはありません。
ただし採用担当者が注目する履歴書を書くのであれば、学歴や職歴・志望動機などの書き方を工夫しておくことも大切です。
では、履歴書を作成するための重要ポイントについて解説していきましょう。
履歴書の基本的なマナー
履歴書を書く際のマナーとしては、やはり相手が読みやすいような工夫をすることが大切です。
あまり雑な履歴書ではいくら熱意があっても伝わりません。採用担当者は、限られた項目に記された情報から応募者のやる気や熱意を汲み取ろうとしています。
必要事項は欠かさず記入するようにしましょう。また、写真貼り付け・読みやすい文字なども考慮しておくことが大切です。
書くべき項目とポイント
履歴書はさまざまな項目がフォーマット化されています。その1つ1つの記入方法についても、それなりなマナーがあります。
まず忘れがちなのが履歴書を記入した日付を必ず明記することです。日付の基準は郵送もしくは持参する当日の日付にしておきます。
連絡先欄には、連絡が付けやすい電話番号や住所を明記します。また写真の貼り付けは、近影3ヵ月以内のものを使用するのがマナーとなっています。
学歴についての記入では、義務教育は卒業年次のみを記入しましょう。ただし職歴に関しては入社日と退職日の両方を記入します。
また、年号については原則として和暦で書きますが、西暦で記入すること自体が間違いではありません。ただしどちらかに必ず統一するようにしましょう。
職務経歴書の作成の仕方
職務経歴書の作成については、先述しているように共通な規格が存在しないため、自由形式で作成することができます。
概ねではA4サイズの用紙を2枚までとしておくほうがよいでしょう。
またネット上などで調べれば、職務経歴書のおすすめなフォーマットはたくさん掲載されています。
中にはダウンロードができるものもあるので、必要に応じて利用してみてもよいでしょう。
職務経歴書の基本的なマナー
職務経歴書を書く際に一番大切になってくるのが、簡潔で分かりやすい内容にすることです。
自分の経歴・キャリアを棚卸しするのがポイントといえるでしょう。
いきなり書き出すよりも、まずは自分のキャリアを整理しながら下書きを書いてみることです。今までの経験とスキルが何かを明確にしておきます。
過去の手帳やスケジュール表があれば見直してみるとよいでしょう。おそらく忘れかけていることもあるはずです。
あの時期にどのような仕事やプロジェクトに関わったかなどをすべて書き出しながら編集していきます。
採用担当者がその書類を見て興味を示してくれる内容を心掛けることです。
書くべき項目とポイント
職務経歴書でのメインとなる項目は職歴欄です。履歴書の職歴欄とは違って、さらに詳細を記載していきます。
棚卸した自分のキャリアを思い出しながら、いつ・何を・どのようにして、どんな結果になったかを明記しましょう。
その際の記入形式には、時系列に沿った「編年体形式」や「キャリア式」などいくつかパターンがあります。どの形式にするのかは自分の好みで構いません。
職務経歴書で伝えたいことは過去の実績です。売上や実績などは数値を用いて伝えるとよいでしょう。他にも自分が所持する資格や特技は重要です。
履歴書の記入よりも具体性を持って書ければ理想的でしょう。
例えば使用経験の高いツールやソフト・言語・開発環境、語学力といったクリエイティブな専門性があれば記入しておくことです。
履歴書と職務経歴書を作成する時の注意点
履歴書と職務経歴書は、どちらも応募企業先へ提出する大切な書類です。当然ながら作成をする際には注意点があります。
記入には細心の注意を払って、完成したら必ず見直して修正すべき点は正しく直すように心がけましょう。
では、履歴書と職務経歴書を書き上げる際には、どのような点に注意を払うとよいのでしょうか？
誤字や脱字がある
履歴書や職務経歴書を記入する際は、誤字・脱字がないように十分な配慮をすることが大切です。
もし間違ったまま提出してしまうとマイナスイメージになりかねません。
字を間違えたことによって不採用にするかどうかはその企業次第です。しかし社会人の常識として、公式な書類にミスは禁物だと自覚すべきでしょう。
まずは必ず下書きを作った上で、しっかり校正してから清書することが肝心です。
文字が小さすぎて読めない
とくに履歴書を記入する際に気をつけておきたいのが文字の大きさです。最近ではパソコンなどで打つことが主流ですが、手書きで書くことも考えられます。
その際は第三者が見ても理解できるような見やすい文字のサイズにすることが礼儀です。
またパソコンで打つ場合もそれは同様で、文字の級数が小さいものよりも多少大き目を意識しておきましょう。
空欄が多いと印象がよくない
履歴書も職務経歴書も余白部分の比率は重要です。あまり詰めた細かい文字がぎっしり書かれていると、見にくい書類になってしまいます。
その反面、空白欄が目立ってスカスカな状態の書類も印象が悪くなってしまうので気をつけましょう。
職務経歴書はフリーで作るので空欄が出ることは考えにくいのですが、履歴書はどうしても該当するものがなく書けない項目もあり得ます。
できる限りすべての項目を埋める工夫をすることです。
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履歴書と職務経歴書を上手に使い分けて自分をアピールしよう
履歴書と職務経歴書は転職活動に欠かせない書類なので、書き方は自分なりに最適な方法を考えておく必要があります。
どちらも企業に自分をアピールする書類であることをわきまえて書くようにしましょう。
キャリアや経験を中心に、その企業へ何を伝えたいのかを上手に使い分けて書くことがポイントです。
転職の悩みは転職エージェントに相談しよう
転職活動ではさまざまな不安や悩みが浮上します。
履歴書や職務経歴書を作成する際も、正解というものがないだけに、このまま提出してもいいのかといった疑問も浮かぶことでしょう。
転職についての悩みは転職エージェントに登録して相談することをおすすめします。転職エージェントは転職に関する専門家です。
些細な疑問についても適切なアドバイスができることでしょう。
まとめ
履歴書と職務経歴書の両方に共通することが1つあります。これまでの自分の人生を振り返ってみて、キャリアやスキルについて整理する必要がある点です。
どちらの書類を作成するにも、自分の過去を振り返って体系化する作業が欠かせないからです。
その当時、どのような想いやライフスタイルでその仕事と向き合っていたのでしょうか？
辛かったことや成果が出て喜んだことなどを探りながら、これからの自分の強みとして生かせるかどうかを判断してみてください。
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以下に転職サイトの選び方と比較を紹介します。
是非参考にしてみてください！
転職サイトの選び方
転職サイトは以下のような進め方で選ぶと最適なものを選ぶことができます。
- 「エージェント型」と「サイト（求人広告）型」を使い分ける
- 転職目的や職種など希望から選ぶ
これらをより詳しく見ていきましょう。
「エージェント型」と「サイト（求人広告）型」を使い分ける
転職サイトは大きく分けて2種類存在します。
- エージェント型：担当のキャリアアドバイザーがついて転職活動のサポートをしてくれる
- サイト（求人広告）型：求人広告が掲載されており、自身で転職活動を進める
それぞれメリット・デメリットはありますが、転職の成功率を上げるのであれば使い分けが重要です。
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