転職活動を始めようとしている方の中には退職届をメールで提出しようと考えている方もいるのではないでしょうか。

一般的に退職届は紙での提出が基本とされていますが、メールで提出するのは問題ないのでしょうか。

今回は退職届をメールで提出する場合の書き方や確認するべきことを解説していきます。

Contents

退職届はメールで提出してもいいの?

説明会

仕事を辞めるに当たって提出が必要となる書類が退職届です。

退職届は紙で提出するのが基本とされています。

しかしながら法的にルールが決まっていたり提出方法が指定されていたりするものではありません。

そのため、現在退職を検討している方の中にはメールで提出したいと考えている方もいるのではないでしょうか。

今回は退職届をメールで提出していいのか、メールではどんな書き方をすれば良いのかを解説していきます。

メールで送った退職届の効力は

マルとバツの札を持つ女性

退職届は基本的に紙の書類で提出するものですが、メールで送った場合その退職届の効力はどうなるのでしょうか。

退職の意思を伝えるための書類である退職届をメールで送った場合、それは法的・社会的に認められるのか。

具体的に解説していきましょう。

提出方法に明確なルールはない

退職届というのは本来、提出方法について明確なルールはありません。

そのため自身の退職の意思を明確にさえすれば、どのような方法であっても法的な効力は存在します。

そのためメールであっても、退職の意思表示さえすれば効力を発揮すると考えて良いでしょう。

しかし退職の14日前までにその意思を伝えることが法的に定められているため注意が必要です。

申し出から14日未満であった場合、双方の合意が無ければ退職は難しくなります。

社会人のマナーとしては望ましくない

NG

実は退職届をメールで送るという行為は、社会人のマナーとしてはNGとされています。

メールというのは一方的に自身の意思を伝えるための手段です。

そのため退職届のように職務上重大な内容を伝えるのには適していないと考えられています。

また、企業によっては退職届をメールで受け取ってもらえずスルーされてしまうこともあるようです。

退職届をメールで出すというのは、特別な事情が無い限り避けたほうが無難でしょう。

 

ワンポイント
・退職届の提出方法は決められていない
・メールで退職届を送るのはマナー的にNG

どうしても退職届をメールで提出する時の書き方

悩み

しかし場合によってはやむを得ない事情により退職届をメールで提出しなくてはならない場合もあるでしょう。

そうした場合、どのようにメールの文面を書くべきか解説していきます。

基本的な構成は紙の退職届と同じ

退職届の構成は紙であってもメールであっても基本的に同じであると考えて良いでしょう。

そのため、紙の退職届を参考にして文面を作っていくと間違い無いと思われます。

メールだからといって形式を変えることなく、基本的な構成は守って書くようにしましょう。

記載する項目をチェック

退職願

退職届を提出する場合にはその内容に注意が必要です。

基本的に紙の退職届と同じとなっていますが、横書きのメールだと記載する内容の順番が異なります。

以下の順番で記載すると横書きのメールに適したフォーマットになるでしょう。

  1. 届出年月日
  2. 宛名
  3. 所属部署・氏名
  4. 書き出し(私儀・私事)
  5. 退職理由
  6. 退職日
  7. 以上

メールで記載する場合にはまず冒頭に届出年月日を記載する必要があります。

その後、メールの宛名を書きましょう。

そして自身の正式な所属と氏名を書きます。

ここまで書いたら、次は本文となりますので、退職理由と退職日を簡潔に書きましょう。

そして「以上」という言葉でメールを締めます。

ここまでの流れを守って書けば、このメールが退職届であると分かってもらうことができるでしょう。

また、メールを出す際には件名を空白にせず、必ず「退職届」と入れるようにします。

退職届はフォーマットが決まっているため、自身で内容を考える必要はありません。

しかし形式が違うと受け取ってもらえないこともあるため注意が必要です。

必ず先述した形式を守って提出を行いましょう。

例文をチェック

退職願

令和○年○月○○日

株式会社××

代表取締役社長 ○○ ○○様

(所属部署)(氏名)

私儀、

この度、一身上の都合により、令和○年○月○○日を持って退職いたします。

以上

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記載しておいた方がいい一文

書類

退職届をメールで送る場合には「自己都合」「会社都合」の場合に応じて、以下の一文を記載しておくようにしましょう。

この一文が退職届における退職理由にあたる部分です。

退職理由にも決められた形式があるため、以下の内容を参考にしていただければと思います。

「自己都合」の場合

自己都合での退職の場合には、退職理由として「一身上の都合により」と記載するようにしましょう。

そうすることで退職が自己都合であるということがわかります。

自己都合というのは会社側の都合が関係なく、自身の結婚・転居・出産・介護などを理由として退職することを指します。

これらのように会社の都合関係なく退職する場合には全て自己都合であると考えられます。

そのためこのような場合には退職理由に「一身上の都合」と記載しておいたほうが良いでしょう。

また、退職届を書く際にはそれ以上の理由を書く必要はありません。

自己都合である場合には「一身上の都合」とだけ書けばそれ以上詳しく書く必要は無いとされています。

「会社都合」の場合

会社都合で退職をすることになった場合には、そのまま「会社都合による退職」と記載しましょう。

会社都合というのはリストラなどのように会社から退職をいい渡された場合や早期退職などの社内制度を利用して退職する場合を指します。

こうした場合には「一身上の都合」という記載を行うことはできません。

しっかりと「会社都合による退職」と記載するようにしましょう。

 

ワンポイント
・自己都合の場合には「一身上の都合により」と書く
・会社都合の場合には「会社都合により」と書く

退職届をメールで提出する時の件名は

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退職届をメールで提出する時には件名を空欄で出すことは避けましょう。

そのメールが退職届であるということを分かってもらうために、必ず件名を入力するようにしましょう。

ここでは退職届をメールで提出する際の件名について解説していきます。

件名はわかりやすく簡潔に

件名を書く際には簡潔かつ分かりやすくすることを心がけましょう。

退職届をメールで提出する際の件名は紙で提出する際の表書きであると考えれば何を書くべきかが明確になります。

「退職届(氏名)」のような形で、そのメールの中身が退職届であることと誰が送ったものであるかがわかる状態で送りましょう。

メールを送る相手やアドレスを確認しよう

退職届を出す相手というのは会社によって異なります。

事前に誰に対して退職届を出すべきなのかを調べ、メールを送る際には送り相手やアドレスに間違いがないかを確かめるようにしましょう。

退職届というのは本来、直接提出するべき重要な書類です。

そのためくれぐれも間違いのないように細心の注意を払ってメールを提出するように心がけましょう。

添付ファイルとして退職届をメールで送る場合

ワークスペース

次は退職届をメールで送る際、本文に退職届を書くのではなく添付ファイルとして送る場合に生じる疑問を解決していきます。

添付したメールの本文に記載すべきことや、横書きか縦書きかといったメールの記載内容や形式について解説していきましょう。

添付したメールの本文に記載すること

退職届を添付したメールの本文には、退職届を送信する上司や先輩に対しての挨拶を記載しましょう。

添付ファイルが退職届となっているため、メールの本文に退職に関して付け足して文章を書く必要はありません。

メールの宛名と退職届を添付ファイルで提出する旨を簡潔に書くのみで問題ないでしょう。

横書きと縦書きはどっちがいいの?

パソコンとノート

本文ではなく添付ファイルで退職届を送る場合には縦書き・横書き、どちらでも形式的には問題ありません

ただ、縦書きと横書きでは内容を書く順番が異なるため注意が必要です。

メールの本文に書く場合には横書きで書くこととなります。

しかし添付ファイルでは縦書きのデータを提出することも可能です。

手書きの場合は縦書きで書くことが多いため、もし手書きで書いてデータ化する場合には事前に縦書きでの書き方を調べておきましょう。

また、場合によっては会社でフォーマットが決まっている場合もあります。

フォーマット通りでない退職届は受理してもらえない可能性もあるため注意が必要です。

そのような場合にはそのフォーマットを使用して退職届を作成する必要があるため、事前に上司などに尋ねるなどして調べておきましょう。

 

ワンポイント
・メールの本文は簡潔に書く
・縦書きよ横書きはどちらでも良いが、会社によりフォーマットが決まっていることもある

退職届をメールで送る前に確認したいこと

悩む女性

退職届をメールで送る際に事前に確認しておきたいことをご紹介していきます。

退職届というのは職務上、重要な書類の1つです。

メールで送る際には確認を怠らず、万全の状態で提出できるようにしておきましょう。

直接の方が好ましいのは事実

この記事の冒頭でも言及しましたが、退職届をメールで送るというのは社会人のマナーとしてNGとされています。

そのため特別な事情が無い限り、退職届は直接手渡しで提出したほうが好ましいと考えられるでしょう。

しかしながら体調不良や何らかの事情によりメールで提出しなければいけない場合もあるかと思います。

そうした場合にもいきなり退職届を送るのではなく、周囲へ相談をするなどワンクッション置いた方が無難です。

社会人としてのマナーという観点を持って、会社となるべく円満で退職が出来るように提出方法も考えていく必要があります。

上司や先輩に退職の意思を相談すべき

前述したようにいきなり退職届を送ると社内での居心地が悪くなってしまったり周囲の心証が悪くなってしまったりする可能性があります。

そのため事前に上司や先輩などに退職の意思があることを伝え、その後の退職までの流れを確認しておくと良いでしょう。

もし体調不良などで出社できない場合には事前にメールや電話などで退職に関して相談をするとその後の手続きがスムーズになります。

メールで退職届を送る場合にも事前に連絡をして自身の退職の意思を明確にしてから退職届を提出することが大切です。

円満な退職を迎えられるように急にメールで退職届を送るのではなく、周囲に退職について相談しておきましょう。

 

ワンポイント
・退職届は直接提出するのが好ましい
・事前に上司や先輩に退職について相談する

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退職届をメールで送るタイミングはいつ?

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退職届をメールで送る際には事前に相談するのが大切だということをお伝えしました。

では、退職届を送るタイミングというのはいつが好ましいのでしょうか。

法的には退職の2週間前に届け出ることで退職が可能とされていますが、実際には退職届の提出期限は企業によって異なります。

退職の1ヶ月前、2ヶ月前までに退職届の提出が必要となる企業もあるため注意が必要です。

そういった決まりに関しては就業規則で決められているため、事前に確認しておくとスムーズに退職に向けて手続きを進められます。

また、退職の意思を固めた場合には上司や先輩に相談をして、なるべく早いタイミングで退職届を出すようにしましょう。

職務上の引継ぎ作業や退職までの手続きが必要となることもあるため、期限ギリギリだと忙しくなってしまう可能性もあります。

余裕を持って退職の意思を伝えるようにすると良いでしょう。

転職の悩みは転職エージェントに相談しよう

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入念な事前準備をすることで自身が入りたい企業への内定に近づくことが出来るでしょう。

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転職エージェントは職務経歴書や履歴書の作成を手伝ってくれたり、面接の対策を行ってくれたりします。

転職のプロの手を借りることによって、安心して転職活動を行っていくことができるでしょう。

まとめ

ガッツポーズする女性

今回は退職届をメールで送る場合の書き方や、送る前に確認しておくべきことなどを解説してきました。

退職届というのは退職する際に提出することとなるとても重要な書類の1つです。

そのため今回の記事の内容を参考にして、円満に退職できるように準備を行っていきましょう。

また、転職活動を行う方は転職エージェントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

転職に関する不安を解消し、内定に向けて具体的なアドバイスをもらうことができるため安心して転職活動を行うことができます。

もし転職に関して迷ったり悩んだりしている方は相談してみると良いでしょう。

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