退職が決まった、もしくは退職したいと考えると、そのための準備や手続きについて気になりますね。

その中の一つが、「退職願」ではないでしょうか。

退職願を扱うのは会社を辞める時だけです。

そのためどのように書くのかやいつ誰に提出するのかなど、具体的に考え出すとわからないことが多いはずです。

そこでこの記事では、退職願の書き方や提出時期について解説します。

他にもよく見聞きする「退職届」や「辞表」との違いも説明しますので、正しい書類を作成して円満な退職につなげてください。

Contents

退職願の正しい書き方を解説

悩む女性

普段の生活では書く機会が少ないため、退職願には何をどのように書けば良いのかわからない方も多いかもしれません。

しかし、退職願の書き方には決まりがあります。

そのフォーマットに添って作成すれば良いので、実はそれほど難しいものではありません。

書き方の順を以下に記載しますので参考にしてください。

縦書きと横書きで書き方に違いがありますのでご注意くださいね。

縦書きでの退職願の書き方

縦書きの場合は次のような順で書きます。

  1. 退職願
  2. 私儀もしくは私事
  3. 退職理由と退職希望日(本文)
  4. 届出年月日
  5. 自分の所属と氏名
  6. 宛名

あまり使う機会がない「私儀」ですが、「私事」と同様に「わたくしごとではございますが」という意味を持ちます。

退職理由は「結婚のため」や「親の介護のため」のような、具体的な内容を書くわけではありません。

自己都合の場合は「一身上の都合により」と書きましょう。

もし会社都合で退職する場合、基本的に退職願は提出する必要がありません。

万が一提出を求められた場合は「会社都合により」ではなく、「早期退職により」や「事業縮小により」など具体的に記載します。

また、会社と同意の上での退職なのに一身上の都合としてしまうと、会社に自己都合退職として処理されるかもしれません。

そうなると失業保険の支給開始時期が遅くなり、金額や給付期間にもデメリットが生じるので必ず正しい理由を記載しましょう。

届出年月日は退職願を提出する日を書いてくださいね。

宛名は社長や代表など会社のトップとし、自分の氏名や宛名には正式な所属や役職名を記載してください。

横書きでの退職願の書き方

横書きの場合も、記載する内容は縦書きと変わりません。

ただし順番が少し異なり、以下のようになります。

  1. 退職願
  2. 届出年月日
  3. 宛名
  4. 自分の所属と氏名
  5. 私儀もしくは私事
  6. 退職理由と退職希望日(本文)
  7. 以上

届出年月日・宛名・自分の所属と氏名を本文の後ではなく前に記載しますので、その点を注意してください。

また、文末の「以上」も忘れず記載しましょう。

「退職願」「退職届」「辞表」の関連性

退職願・退職届・辞表の封筒

「退職願」の書き方を説明しましたが、「退職届」や「辞表」と書くのではないかと思う人もおられるかもしれません。

実はこれらはそれぞれ違う意味を持っており、使用する場面が異なります。

それぞれの意味といつ必要になるのかを解説します。

「退職願」はいつ必要?

退職願は、文字通り「退職を願い出る」ための書類です。

退職の意思は直属の上司に伝えるのが通常ですが、その際に書面として提出する場合があります。

会社の規模や上司との関係性次第では、口頭の意思表示で承諾され退職願が必要ないケースもあるでしょう。

ただし一般的には、事前に上司に相談して承諾を得てから、改めて退職願を提出すると考えてください。

「退職届」はいつ必要?

退職届は退職の届け出です。

「退職したい」ではなく「退職します」という意味を持つと考えましょう。

退職が決定してから必要な書類ですから、一般的には「上司に退職を打診→退職願を提出→退職届を提出」という流れになります。

ただ雇用契約は、労働者の申し出後2週間経過すれば解約できると法律で定められており、会社の了承を得なくても退職は可能です。

極端なことをいえば、退職したい日の2週間前に突然退職届を提出し、そのまま辞めることもできます。

しかし一般論として、まずは上司に了承を得てから退職届を提出するほうがトラブルも少なく、円満に退職できるでしょう。

また会社の規定で、退職日の何日前までに申し出や退職届の提出が必要かや、指定の書式がある場合もあります。

提出先も直属の上司宛であったり、人事部宛てであったりとさまざまです。

まずは会社の就業規則を確認するか、上司に確認すると良いですね。

「辞表」はいつ必要?

辞表のイメージ

辞表も「会社を辞める意思を表すもの」ではありますが、退職願や退職届とは若干性質が異なります。

退職願や退職届が会社に雇用されている従業員が提出するものだったのに対し、辞表は雇用関係にない人が所属先に提出する書類です。

具体的には取締役など、雇用関係にない役職者がその役を辞任する際や、公務員が辞める時に使用します。

一般的な会社員は使わない書類ですので、間違わないように注意してください。

 

ワンポイント
  • 退職を申し出る際は退職願を提出、退職が決まってからは退職届を提出する
  • 辞表は役職者や公務員が使用する書類

 

退職願を書くときに必要なものと選び方

ボールペンと便箋

退職願のフォーマットや退職届・辞表との違いがわかりました。

それでは必要なものを揃えて作成することになります。

その際に何が必要で、何に注意して選べば良いのかを説明します。

「用紙」の選び方

退職願を書く際はまず用紙を用意しなければ始まりません。

用紙を準備する際は次のような点に注意してください。

  • サイズはB5かA4
  • 柄や色のない真っ白の用紙を用意する
  • 罫線もない無地のものが好ましい

もし罫線が入った便箋を使用するのであれば、罫線の色は薄目のフォーマルな印象のものを選びましょう。

もっとも好ましいのは真っ白の無地ですから、コピー用紙でも構いません。

真っすぐ書く自信がなければ、薄く線を引いて書いてから最後に消すか、下に罫線入りの用紙を敷いて書くと良いですよ。

「封筒」の選び方

さまざまな封筒

用紙が準備できたら続いてそれを入れる封筒が必要です。

封筒を選ぶ際は次のような点に注意してください。

  • 用紙に合うサイズの封筒を選ぶ
  • 色は白
  • 郵便番号の枠がないものを選ぶ
  • 二重封筒が望ましい

封筒は用紙に合うサイズを選ぶ必要があります。

小さく折りたたまなければならないサイズではいけませんし、大きすぎてもふさわしくありません。

用紙ごとにふさわしい封筒のサイズは以下の通りですので参考にしてください。

  • B5用紙 → 長形4号
  • A4用紙 → 長形3号

手持ちの封筒で間に合わせず、必ずこのサイズのものを準備しましょう。

また、茶封筒ではなく白色で郵便番号の枠がないものを選びます。

さらに退職願は機密文書ですので、中が透けて見えないように厚めでしっかりした素材や二重封筒が望ましいですよ。

「ペン」の選び方

退職願を書く際はボールペンを使います。

正式な印象がするからと筆ペンを使ってはいけませんし、文字がしっかり読めたほうが良いからとサインペンを使ってもいけません。

細すぎず太すぎない太さの、消えないタイプのボールペンを使用してください。

おすすめの太さは0.7mm程度です。

退職願を書くときのポイントをチェック

人差し指を立てる女性

退職願の書き方の順はすでに説明しておりますが、書く際には字の大きさやどの位置に書くのかも注意しなければなりません。

縦書き・横書きそれぞれの具体的な注意点を記載しますので、どちらかを選択してくださいね。

「縦書き」の場合

縦書きの場合、次のようなポイントを押さえて書くと、マナーも守られ読みやすくなります。

  1. 退職願:三~五字ほど下げた位置か中央に、他より一回り大きな字で書く
  2. 私儀もしくは私事:二行目の下方に記載
  3. 本文:一行空けて、「このたび○○により、△△年△△月△△日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と書く
  4. 届出年月日:退職願を提出する年月日を上方に記載する。本文の退職日と西暦か和暦かを合わせる
  5. 自分の所属と氏名:次の行の下方に正式な所属、フルネームを記載し押印する
  6. 宛名:次の行の上方に、提出する上司の正式な役職、フルネームを記載する

すべて丁寧な字で誤字がないように注意しましょう。

また、上司の敬称は「殿」か「様」を使用し、「○○部長様」ではなく、「部長○○様」のように正しく書いてください。

「横書き」の場合

横書きの場合も縦書き同様、右寄せ・左寄せのマナーがあります。

  1. 退職願:一行目に中央揃えで他より一回り大きな字で書く
  2. 届出年月日:退職願を提出する年月日を右寄せで記載する
  3. 宛名:提出する上司の正式な役職、フルネームを左寄せで記載する
  4. 自分の所属と氏名:自分の正式な所属とフルネームを右寄せで記載し、押印する
  5. 私儀もしくは私事:一行空けて右寄せで記載する
  6. 本文:左寄せで「このたび○○により、△△年△△月△△日に退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と書く
  7. 以上:一行空けて右寄せで記載する

基本的な書き方は縦書きと変わりませんので、順番と右寄せ・左寄せに注意して書いてくださいね。

 

ワンポイント
  • 上方・下方や右寄せ・左寄せのルールも守って、体裁の整った正しい退職を作成しましょう
  • 署名の最後の押印も忘れないように注意しましょう

 

封筒の書き方と入れ方をチェック

退職願と書かれた封筒退職願を書けたら用紙に合わせて選んだ封筒に入れますが、封筒にも必要事項を記入しなければなりません。

封筒には表も裏もありますので、両面の書き方と退職願の用の入れ方を解説します。

封筒「表」の書き方

封筒の表面には、「退職願」と書きます。

左右は中央に合わせ、上下は中央より少し上方に寄せて縦書きで書きましょう。

封筒も、退職願の用紙と同様にボールペンで書いてください。

封筒「裏」の書き方

裏面には自分の所属と氏名を記載します。

退職願に書いたものと同様に、正式な所属を書いてください。

封筒の左下に寄せて書きましょう。

退職願の用紙は三つ折りで入れよう

紙を折る手元

用紙も封筒も書けたなら、いよいよ中に入れて完成です。

その際、用紙は三つ折りにして入れます。三つ折りにしてぴったりに納まる封筒を選択しています。

縦書きの場合も横書きの場合も、折った状態で文字が見えないように内側にし、下側を折り上げてから上側を折りましょう。

封筒を裏返して三つ折りにした用紙を入れますが、その際用紙の右上にあたる部分が封筒を裏面から見て右上に来るように入れます。

折れ曲がらないように丁寧に入れ、封を閉めて糊付けをしたら「〆」と書いて封じてください。

退職願の渡し方やタイミングは?

退職願を差し出す手

作成した退職願は直属の上司などに提出します。

タイミングとしてはこれまでにも説明してきた通り、あらかじめ上司に相談して内諾を得たうえで後日手渡すのが良いマナーです。

相談の時期も繁忙期を避けるなど周りに配慮しましょう。

オフィスの席で突然話を始めるのではなく、「相談がある」と伝えてアポイントメントを取り、別室で個別に話します。

その際に退職願の書面が必要かどうかや、提出の期日などを伺うと良いでしょう。

一般的には退職日の1~2ヶ月前には相談し、退職願は2週間前までには提出するのが良いとされています。

しかし、会社により就業規則で定められている場合もあれば、職種や役職によって引継ぎの多さもさまざまです。

円満に退職するためにはどの程度の期間が必要かは、よく考えて行動しましょう。

 

ワンポイント
  • 退職希望日の1~2ヶ月前には上司に相談する
  • 退職願はその後提出する
  • タイミングは上司に相談すると良い

 

退職願に関する疑問

悩む女性

退職願の書き方や提出方法など、一通りの手順はご理解いただけているはずですが、まだ少し疑問が残るかもしれません。

よく聞かれる質問とその回答を二つ紹介しますので、あなたの疑問も解決してください。

退職願はパソコンで作成してもいいの?

「退職願は手書きでなければならないのか?」は、とてもよく聞かれる質問です。

結論をいうと、退職願はパソコンで作成してもマナーには反しませんが、極力手書きする方が望ましいとされています。

手書きのイメージが強いことや、手書きの方が手間をかけて作成した印象を与えるためです。

もちろん、会社側から「パソコンで作成して良い」と指示があれば従って構いませんよ。

ただ、その場合でも最後の署名部分だけは自署してください。

この点を押さえれば、パソコンで作成した退職願でも問題なく受理されると考えられます。

退職願の取り下げはできる?

退職の相談をして退職願も提出したけれど、やはり仕事に未練が…そのような意見も時々聞かれます。

一度提出した退職願を撤回できるかどうかは非常に難しいところではありますが、可能な場合もあります。

退職願は退職届や辞表とは異なり、「退職の希望を伝える」ためのものだからです。

しかし、願出を受けて人事異動や求人が開始されているなど、状況が進んでいる場合は不可能な場合もあります。

たとえ撤回できたとしても決して心証は良くありませんので、よく考えてから行動してください。

退職願の正しい書き方をチェックして円満退社をしよう

笑顔で花束を持つ女性

退職願は会社に提出する最後の書類ともいえる重要なものです。

「もう辞めるから」などと考えて適当なものを作成し、再提出になるようなことがあれば、非常にイメージが悪いです。

これまで培ってきたものを崩さないためにも、お世話になった会社へ感謝の気持ちを持って、丁寧にしたためましょう。

最後まで「優秀だった」と惜しまれつつ見送られるような円満退職のためにも、退職願は正しく作成してください。

 

ワンポイント
正しく美しい退職願は、円満退職を導き出します。

 

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スーツ姿の男女

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まとめ

グーサインをする女性

退職願の書き方や提出方法、退職届や辞表との違いを解説してきました。

退職願は必要ない場合もありますが、急に会社から提出を求められても困らないように、書き方を知っておくことはとても大切です。

縦書き・横書きの際の書き方のルールや、用紙と封筒の選び方、封筒への入れ方などは、ビジネスマナーとしても役立ちます。

印象良い退職願を提出して、退職までの残りの日数も居心地よく過ごしましょう。

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