会社を辞めるとなればその意向を会社にきちんと伝える必要があります。

その手段として会社に渡す退職届ですが、様々な事情で直接渡すことが難しいという人もいるでしょう。

実は退職届は郵送でも出すことができます。

今回は退職届を郵送する際の封筒の選び方や書き方などを解説します。

Contents

退職届の郵送する時の封筒の選び方と書き方は

白紙とペンとコーヒー

退職届は手渡しすることが基本ですが、病気や怪我で会社に出向くことが難しい場合は郵送することもできます。

どちらの場合も退職届をそのまま渡すのではなく封筒に入れて渡すものです。

しかし退職届は履歴書のように封筒や用紙がセットで売っているものではありません。

退職届の封筒や書き方にはマナーがあり、マナーがなっていないと礼儀を欠いたものになってしまいます。

会社の同僚や上司に聞けない退職届の封筒について解説していきます。

退職届の封筒の選び方をチェック

退職届を郵送する場合、封筒の選び方にもきちんと気を配りましょう。

封筒がきちんとしたものでなければ、会社側が受け取った時の第一印象が悪くなってしまう可能性があります。

例えば封筒が汚れていたり黄ばんでいるような封筒を使うのは厳禁です。

退職届を入れる封筒ひとつも気を引き締めて細心の注意を払って選びましょう。

白い封筒を用意しよう

ポストカードペンを持つ手

封筒には大きく分けて白い封筒茶色の封筒の2種類があり、それぞれ役割が違います。

一般的に茶色の封筒は事務的な用途でよく使われるものです。

一方白い封筒は社外の人に書類を渡すときや重要な書類を渡すときに使われます。

そのため茶色の封筒よりも白い封筒のほうが、清潔感があってフォーマルな印象を受けるでしょう。

退職届を入れる封筒はこちらの白い封筒を用意します。

なお、自分で封筒を準備せずに会社の備品の封筒で退職届を出すことはやめましょう。

また、退職届を入れる封筒と郵送用の封筒は別で用意します。

郵送用の封筒は退職届を入れた封筒が入らないといけないため、退職届用のものより一回り大きなサイズのものを選びましょう。

郵便番号の枠がなしで中身が見えないもの

退職届を入れる封筒は郵便番号の枠がないものを使います。

通常退職届は郵送せずに手渡して渡すものです。手渡しする書類のため郵便番号の枠は必要ないということになります。

また白い封筒なら何でもよいわけではなく、封筒の中に紫の封筒が入っている二重の封筒を使いましょう。

二重の封筒を使うことで中の書類が見えないようにします。

郵送用の封筒には郵便番号の枠があるものでも構いません。

用紙に合う封筒のサイズを選ぼう

次に封筒のサイズを選びます。封筒のサイズは退職届を書いた用紙のサイズで決まります。

会社に所定の退職届がある場合は、そのサイズにあわせた封筒を選ぶことになります。

退職届がA4サイズの場合は「長形3号」を選び、A5・B5サイズの場合は「長形4号」を使うようにしましょう。

退職届を3つ折りにしてピッタリ合うサイズよって封筒のサイズを選びます。

封筒を用意する前に退職届の用紙サイズはどれぐらいなのか、しっかり確認しておきましょう。

退職届の封筒の書き方をチェック

次に封筒の書き方をチェックしていきましょう。退職届に個性を出す必要はありません。

封筒は受け取る相手が最初に目にするもののため、丁寧に慎重に仕上げましょう。

黒いボールペンか万年筆で書こう

万年筆

封筒に書く際には黒いボールペン万年筆で書きましょう。

文字が途中でかすれたり、力をいれないと書けないペンの使用はおすすめしません。

ドラマでは退職届を出すシーンで達筆な毛筆で書かれていることがありますが、あれはドラマの中での話です。

現実ではこれらは文字が悪目立ちをしてしまう可能性があります。

自信があるからといって筆ペンを使ったり、辞める意思を強く伝えたいからと言って太いマーカーで書くのは絶対にやめましょう。

封筒「表」の書き方

退職届を入れる白い封筒

退職届を入れる封筒には中央やや上寄りに「退職届」とのみ書きます。

そして郵送用封筒には会社の住所・郵便番号・宛名を書きましょう。

退職届を郵送する場合、部署宛ではなく個人宛にします。

その際、部署の誰に送ってもよいわけではありません。事前に誰宛に出すべきなのかを会社に確認してから宛名を書きましょう。

また郵送用封筒の宛名の左下には「親展」と赤ペンで書きます。

これは宛名本人に開けてほしい、という意味です。

これを書くことによって他の人が誤って封筒をあけてしまわないように注意を促すことができます。

封筒「裏」の書き方

退職届を入れた封筒の裏には自分の名前と所属している部署を書きましょう。書く場所は封筒の左下です。

会社によっては通常の業務では営業2課を営2と略している場合があるかもしれません。

退職届は正式な書類のため、略さず全て正式名称で書きましょう。

そして郵送用封筒の裏には左下に自分の住所と名前を書きます。

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退職届に添え状は必要?

退職届と封筒

円満退職をするためにも退職届を郵送する場合は添え状を同封します。

添え状は退職届と同じサイズの用紙で、書式も退職届と揃えて書きましょう。

退職届が縦書きなら添え状も縦書き、横書きなら添え状も横書きに揃えます。

書くことは以下の4点です。

・退職届を提出する日付

・会社名と退職届を提出する上司の名前

・退職届を提出するという簡単な説明

・自分の名前

辞めることになった理由を誰かに聞いてほしいという気持ちが溢れて、つい書いてしまいそうになるかもしれません。

しかし添え状にそういった気持ちを書くことはふさわしくありません。

感謝の気持ちを添えてもいいのですが、添え状はあくまで事務的・簡潔に作成することを心がけましょう。

退職届の封入の時に確認したいこと

封筒の表も裏もしっかり書いて準備万端、あとは退職届を封筒に入れて郵送するだけです。

ここまできたらふと気持ちが緩みそうになりますが、退職届を郵便局に出すまでは気を抜いてはいけません。

意外と知らない封筒へ書類をきれいに入れる方法をここで確認していきましょう。

三つ折りの順番や向き

便せんと封筒

退職届や添え状は三つ折りにして入れるのが一般的です。

まずは文字の書いてある表面を上向きにして机におきましょう。

折り方は、下の部分を3分の1折ってから上の部分を折った部分まで持ってきます。

なるべくきれいに3等分となるように、折り目をつける前に目安となる位置を把握しておきましょう。

なお、退職届や添え状を折る前に作業する机の上が汚れていないかはしっかりチェックしておきます。

水滴や汚れがついており、それで退職届が汚れたら最初から書き直しになります。

そうならないように、作業する前に必ず確認しましょう。

三つ折りのコツをチェック

4つ折りなら端どうしを合わせていけば簡単に折ることができますが三つ折りは目印がありません。

三つ折りをきれいに折るコツは定規を使うことです。

このあたりかな?と目分量で折るのではなく、定規で長さを測って計算をしてから折りましょう。

一度折り目がついてしまったらやり直しがききません。

しっかり三つ折りになるようにここも慎重に作業をしましょう。

封筒へ入れる時の注意点

退職届の入れる向きをまず確認しましょう。

封筒は裏側が見えるように持ちます。

退職届の書き出しの部分、つまり書類の右上が封筒裏側の右上にきているか確認します。

無理に入れるとしわになってしまうため、入れる時は無理やり入れないようにしましょう。

特に二重の封筒に入れるときは、封筒と封筒の間に入ってしまったりもします。

封筒の口をしっかり開けて、奥まで広がっていることを確認してから丁寧に入れましょう。

普通の手紙であれば封筒に入れた後のり付けをして封印しますが、退職届はのり付けはしません

これは渡した後相手がすぐに中身を確認できるようにするための配慮です。

郵送用封筒はのり付けした後に「〆」の印をつけましょう。

郵送のタイミングを確認しよう

スケジュール帳とペン

会社によって退職日の何日前までに退職届を提出しなければいけないと決まっています。

このタイミングは退職日の2週間前や1か月前など企業によって様々です。

そのためいつまでに提出しなければいけないのかは必ず確認をしましょう。

会社によっては引継ぎが必要な場合もあるため、もっと早くに退職の意思を伝える必要がある場合もあります。

郵送で退職届を提出する場合も、いつまでに提出しなければいけないのか確認をして間に合うように準備をしましょう。

退職届は先にお話した通り手渡しで渡すことがよいとされていますが、郵送で退職届を提出しても効力は同じです。

しかし提出したタイミングによっては円満に退社することが難しくなる場合もあるので事前の確認は必ずしましょう。

退職届を送る時のマナー

ここまでは退職届を郵送する場合の封筒の書き方などのマナーを解説してきました。

しかし退職届を出す際には、退職届そのもの以外の場面でもマナーがあります。

退職届を送る時のマナーとはどのようなものがあるのか解説します。

事前に退職届を送ることを相談・確認しよう

資料を見る女性

退職届を郵送する理由として病気や怪我などで会社に出向いて退職届を提出できない場合が考えられます。

会社に出向けないからといっても、いきなり退職届を送りつけるのは大変失礼な行為です。

事前にこちらの事情を説明し、その上で郵送してもよいか会社にたずねておくようにしましょう。

いきなり退職届が届くのと、事前に相談があって届くのでは会社側の印象はまったくちがいます。

退職したらその会社と関係ないのだから、そんなに気を使わなくてもと考えてしまうかもしれません。

しかし今後働く上で今の会社と全く繋がらないとも限りません。

さらに退職した後も失業保険の手続きなどで連絡をしなければいけないこともあります。

円満退社し、その後の関係も良好に保つためにも退職届を郵送する前に相談をして了解を得るようにしましょう。

普通郵便か書留(内容証明郵便)を選んで郵送しよう

郵便ポスト

退職届の郵送手段に特に決まりはありません。

しかし退職届は普通の手紙とは違い重要な書類です。

届いた・届いていないというトラブルを防ぐためにも内容証明郵便で送るとより安心です。

普通郵便で送る場合は、家の近くのポストに投函するのではなく、郵便局まで出向いて郵送することが望ましいでしょう。

郵便局で郵送手続きをお勧めするもう1つの理由は、料金不足で会社に迷惑をかけないようにするためです。

封筒の大きさや重さで郵便料金は変わります。

郵便局に出向いて料金を支払うことで料金不足で迷惑をかけることを回避できるできます。

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退職届の郵送に関するよくある疑問は

退職届を郵送するケースとして、上司や同僚と喧嘩したなど精神的に会社に出向きにくい場合も考えられます。

しかし退職届を提出したら会社との関係は全く切れて終わりというわけではありません。

退職届を郵送した後に会社に出向かないとしても、会社を辞めれば様々な事務的手続きが必要です。

退職届を郵送する際に気になる疑問を解説します。

保険証も郵送していいのか

国民健康保険被保険者証

会社を退職したら返却しなければならないものの1つに健康保険証があります。

健康保険証は退職日から5日以内に返却しなければならないと決まっており、基本的には退職日に手渡しで返却するものです。

手渡しで返却が出来ない場合は会社に相談をして郵送で返却することが可能な場合があります。

健康保険証は病院で診察してもらう際に必要なだけでなく、身分証明書として使われる大切なものです。

そのため、郵送する場合は普通郵便ではなく書留で送ります。

退職届は退職を拒否されていても提出すれば有効?

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退職届を郵送したい人の中には会社側から退職届の受理を拒否されている場合もあるでしょう。

この場合は退職届を内容証明郵便で郵送することをおすすめします。

内容証明郵便で郵送することにより、誰がいつ会社にどのような内容の郵便物を送ったのかがわかります。

退職届を受け取った・受け取っていないというトラブルを回避することができるのです。

退職は会社側が受理しなくても退職日の2週間前に本人が退職の意思表示をしていれば辞めることができます。

これは民法で決められていることのため、会社側は意思表示をされたら本来は拒否できません。

いくら会社が退職を拒否しても、働く人には会社を辞める自由が認められているのです。

とはいえ、退職後も会社とは手続きのやり取りが続きます。

会社の就業規則を確認して、退職届を退職日の何週間前に提出しなければいけないのかなどチェックしておきましょう。

なお退職届は、退職願よりも影響力がより強く、受理された時点で退職が決まります。

事情が変わって会社に残りたい場合であっても、退職を撤回することはできないことは覚えておきましょう。

困ったら転職エージェントに相談しよう

資料を見ながら話す女性

結婚する時よりも離婚する方が何倍も労力が必要なように、会社も退職する時のほうが精神的にも体力的にも負担がかかります。

特に精神的に負担となるのが退職願や退職届を提出するまでの時間です。

今の仕事をいつものように頑張りながら、新しい仕事を探すというのは1人ではなかなか厳しいものです。

同僚や上司に新しい仕事を探していて体力的にも精神的にも辛いと相談することもできないでしょう。

そんな時に頼りになるのが転職エージェントです。

転職エージェントはあなたにぴったりの新しい仕事を一緒に探すだけでなく、今の会社を円満に退職できるサポートもしてくれます。

1人で抱えるのは辛いと感じたらぜひ転職エージェントに相談してみてください。

まとめ

メモを書く女性

退職届を提出するときに必要な封筒と郵送について解説しました。

退職届を出す際、しっかりとマナーを守ることでトラブルを避けることができます。

最後の最後に失礼な対応をしてしまえば、会社側の印象は非常に悪くなってしまうでしょう、

これきりだからとぞんざいにするのではなく、最後だからこそ失礼のないように心がけることが大切です。

トラブルなくスムーズに退職できることで、次の会社でも気持ちよく働けるでしょう。

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